Dans le marché mondialisé d'aujourd'hui, il est primordial d'améliorer la rentabilité de votre entreprise en accroissant sa productivité. Après tout, vous faites concurrence à des pays comme la Chine et l'Inde qui arrivent à obtenir de meilleurs résultats à moindre coût.
Qu'il s'agisse d'intégrer vos processus, d'améliorer votre fonction de marketing auprès d'une clientèle donnée, de mieux gérer vos comptes clients ou de perfectionner la gestion de votre chaîne d'approvisionnement, vous pouvez améliorer radicalement l'exploitation de votre entreprise si vous avez la bonne technologie. Bien que cette technologie puisse parfois nécessiter un investissement considérable, ses avantages à long terme finissent par l'emporter largement sur les coûts initiaux.
Quelques applications classiques
Le meilleur moyen d'améliorer la performance de votre entreprise consiste à recenser vos méthodes internes, qui sont gérées individuellement, et à tenter de les gérer globalement et intégralement. Il peut s'agir de la paie, de la comptabilité, des relations avec la clientèle, du contrôle des stocks, du contrôle de la production et des communications aux employés ou aux clients. Voici certaines des applications les plus courantes que vous trouverez sur le marché:
Système de PRE et de comptabilité
PRE est l'acronyme de «planification des ressources de l'entreprise». Ce type d'application, développé dans les années 1990, est utilisé par des petites et des grandes entreprises du monde entier. La PRE permet aux sociétés de décomposer les structures verticales traditionnelles et de les remplacer par des structures solidement intégrées qui incluent les processus, les ressources humaines, la technologie et la stratégie organisationnelle. Les modules d'application classiques d'une PRE sont la comptabilité, la gestion
vente-marketing-clients, la gestion des achats, la gestion de la production, l'établissement des coûts, le contrôle des stocks et la gestion des ressources humaines.
Gestion de la chaîne d'approvisionnement
Le terme «chaîne d'approvisionnement» désigne au fond toutes les étapes de l'acheminement d'un produit ou d'un service à un client. En plus de vous assurer que votre société est exploitée efficacement, vous devez en outre veiller à l'optimisation d'autres aspects de votre chaîne d'approvisionnement, vos fournisseurs externes par exemple. Un logiciel de gestion de chaîne d'approvisionnement vous aide à automatiser vos processus et à garder la trace des données sur les commandes et les livraisons. Vous pourriez, par exemple, prévoir l'offre et la demande avec plus de précision et ainsi vous assurer que vos stocks vous permettront de satisfaire aux commandes de la clientèle.
Certains des avantages:
- Réduction des erreurs découlant des opérations manuelles
- Accélération de la livraison aux clients et du suivi de leurs commandes
- Réduction de la superficie d'entrepôt grâce à un contrôle accru des stocks
- Réduction des coûts d'administration grâce au recours à l'électronique
Gestion des relations avec la clientèle
Dans le domaine du commerce électronique, un terme revient fréquemment : gestion des relations avec la clientèle (GRC). Utilisée dans le cadre de la GRC, la technologie vous permet en somme d'obtenir un meilleur aperçu des besoins et des attitudes de la clientèle, et de mieux gérer vos relations avec elle. Par exemple, certaines sociétés y ont recours pour créer des centres d'appels personnalisés dotés d'une technologie qui reconnaît les numéros de téléphone entrants, et qui récupère automatiquement les renseignements sur le client pour le représentant qui répond. Un système de GRC permet éventuellement à des employés de vente ou de réparation en déplacement d'utiliser des communications sans fil mobiles pour saisir des données sur les clients.
Certains des avantages:
- Prévision améliorée des besoins des clients grâce aux tendances historiques
- Marketing ciblé permettant de joindre efficacement un public précis
- Accroissement des ventes grâce à de meilleures relations avec la clientèle
Si votre budget ne vous permet pas de vous doter de la technologie GRC, vous pouvez tout simplement recourir aux pratiques de base. Par exemple, dans la plupart des entreprises, les entrepreneurs communiquent avec les clients et traitent avec eux en recourant à divers moyens, dont le courriel, le télécopieur, le téléphone et la poste. Le regroupement de ces renseignements peut vous aider à améliorer votre service à la clientèle :
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Suivez l'évolution de vos relations avec vos clients (qui a dit quoi à qui et quand) au moyen d'une simple feuille de calcul.
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Cernez vos meilleurs clients afin de pouvoir leur présenter des promotions spéciales.
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Utilisez vos données pour adapter vos produits aux besoins particuliers de vos clients.
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Utilisez vos données pour transmettre des bulletins à valeur ajoutée à des clients ciblés.
Web 2.0
Issu de l'évolution du Web et du commerce électronique, Web 2.0 est un concept qui s'appuie sur la nouvelle technologie. Il englobe la réseautique, les carnets Web, les balados et les systèmes de réseautage social en ligne. Les PME peuvent tirer parti des technologies qui leur permettent de communiquer avec des clients et des associés et qui favorisent la collaboration interne.
Réseau d'homologues
Les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser cet outil pour partager des fichiers avec d'autres sociétés et fournisseurs. Vous pouvez faire appel à cette technologie pour améliorer votre chaîne et votre processus d'approvisionnement. Par exemple, une société et son fournisseur pourraient communiquer au moyen des services Web et mettre à jour leurs stocks et leurs catalogues respectifs, qui pourraient par la suite être intégrés à leur PRE respective. Ce type d'intégration permet de réduire les frais d'exploitation, d'accroître la productivité et de réduire le nombre d'erreurs humaines.
Baladodiffusion ou enregistrement vidéo
Les entrepreneurs peuvent recourir à ce moyen pour communiquer avec leurs employés ou des groupes de clients particuliers et promouvoir de nouveaux produits ou de nouvelles caractéristiques.
RSS (Really Simple Syndication)
Vous pourriez offrir à vos clients de s'abonner à des nouvelles en ligne, à des carnets Web ou à des balados, et leur transmettre des renseignements d'actualité sur votre entreprise.
Systèmes de réseautage social
Ces systèmes peuvent être mis en place à l'interne en vue de permettre aux employés d'échanger des renseignements, des compétences et des connaissances. Ce type de technologie pourrait vous servir à concevoir et développer les produits et les processus de votre entreprise, et à innover grâce à ceux-ci.
Gestion de base de données
Les bases de données vous permettent de gérer l'information de façon systématique et contrôlée. Un exemple tout simple serait une liste d'adresses de clients, que vous pourriez avoir besoin de mettre à jour régulièrement. Un système de gestion de bases de données relationnelles, terme fréquent de nos jours, permet de relier électroniquement divers aspects de votre entreprise. Vous pourriez, par exemple, relier un client avec un produit ou un service particulier que celui-ci achète couramment. Votre entreprise pourrait par la suite suivre l'évolution du comportement du client et s'assurer que des activités de marketing particulières sont axées sur ce client.
Certains des avantages :
- Rapprochement de vos clients grâce à une meilleure compréhension de leurs besoins
- Traitement d'une plus grande quantité d'information sur votre entreprise, par exemple les profils de vente applicables à certains clients
- Analyse des données de différentes façons pour lever le voile sur un aspect particulier de votre entreprise, p. ex., techniques de marketing
- Réduction du temps consacré à la gestion de vos données
Votre choix de logiciel de gestion de base de données doit dépendre de la complexité de votre entreprise.
Magasinez!
Avant d'effectuer cet investissement, assurez-vous d'évaluer avec soin les offres du marché. Appelée «veille technologique», votre stratégie doit consister à collecter l'information et à l'analyser pour déterminer la technologie ou le matériel qui convient le mieux à votre société. (La plupart du temps, vous devriez être en mesure de trouver une solution propre à votre industrie). Voici une liste de méthodes couramment employées :
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Techniques de recherche, p. ex. abonnement à des sources d'information spécialisée: publications électroniques, bases de données ou services de recherche.
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Les foires commerciales constituent une autre source inestimable d'information sur la technologie. Les fournisseurs de logiciel mettent l'information à la disposition immédiate des visiteurs.
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Réseautage avec des entreprises de votre industrie qui peuvent avoir déjà mis à l'essai de nouvelles technologies. Découvrez ce que font vos concurrents pour limiter la portée de votre recherche de solutions à des problèmes qui ont trait à votre industrie.
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Le Web constitue également une excellente source d'information; vous pouvez consulter les sites d'universités, qui publient des résultats de recherches sur les innovations technologiques. Ou encore, inscrire simplement «veille technologique» dans un moteur de recherche pour accéder à une mine d'information sur les dernières tendances
Toutes ces technologies sont accessibles aujourd'hui, et à un prix abordable pour les PME. Chaque produit et chaque fournisseur a ses points forts et ses points faibles. Certains systèmes sont riches en fonctions propres à l'industrie, mais médiocres en fonctions comptables. D'autres proposent un ensemble de caractéristiques plus vaste et personnalisable de façon à répondre aux besoins de nombreuses méthodologies de fabrication différentes et aux exigences commerciales.
Au moment de prendre une décision au sujet de votre logiciel, vous devez tenir compte des aspects suivants :
- votre croissance future;
- la viabilité des fournisseurs;
- la stabilité et la fonctionnalité des produits;
- la disponibilité de solutions complémentaires indépendantes;
- le coût d'acquisition total;
- le rendement éventuel du capital investi.
