Le Conseil du Trésor et la Commission de la
Fonction publique ont délégué aux sous-chefs des pouvoirs
considérables en gestion du personnel en vue de favoriser
l'administration efficace des programmes des ministères. La
délégation de ces pouvoirs doit être encouragée autant que
possible.
Aux termes des ententes signées en 1982 par le
Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission de la Fonction
publique, la responsabilité de la vérification d'un certain
nombre de fonctions concernant le personnel a été déléguée à la
Commission de la Fonction publique et la responsabilité de
l'évaluation de certaines politiques de dotation en personnel a
été déléguée au Secrétariat du Conseil du Trésor. De cette
manière, la vérification dans le domaine du personnel est
centralisée à la Commission et l'évaluation des politiques
touchant le personnel est centralisée au Secrétariat.
Le contrôle, la vérification et l'évaluation des
politiques et des pratiques de gestion du personnel permettent
aux sous-chefs et aux organismes centraux de déterminer si
lesdites politiques et pratiques permettent d'obtenir les
résultats voulus, si elles sont appliquées de façon efficace et
si les pouvoirs délégués en matière de gestion du personnel sont
exercés de façon appropriée.
L'objet du présent chapitre est d'énoncer la
politique du Conseil du Trésor et de la Commission de la Fonction
publique concernant le contrôle, la vérification et l'évaluation
des politiques et des pratiques de gestion du personnel et des
pouvoirs délégués dans ce domaine dans le cadre du processus
d'ensemble qui permet aux organismes centraux et aux ministères
d'effectuer un contrôle efficace de la gestion du personnel.
Cette politique s'adresse aux ministères et
organismes de la Fonction publique énumérés à l'annexe I,
partie I de la Loi sur les relations de travail dans la
Fonction publique et à ceux qui exercent le pouvoir que la
Commission de la Fonction publique leur a délégué.
Les définitions suivantes ont été mises au point
de concert avec le Bureau du Contrôleur général:
Contrôle (monitoring): Examen
permanent et répétitif des activités et des opérations que le
gestionnaire effectue en fonction des plans, de la marche à
suivre ou des normes de rendement en vue de déterminer si ces
activités et opérations sont exécutées de la façon prévue et si
elles donnent les résultats souhaités. L'objet de cette fonction
consiste à évaluer périodiquement (chaque semaine, chaque mois ou
chaque trimestre), le rendement et les résultats obtenus sur les
plans quantitatif et qualitatif et, s'il y a lieu, à prendre les
mesures correctives qui s'imposent.
Le contrôle des activités et des opérations ayant
trait à la gestion du personnel prend plusieurs formes. Par
exemple, en ce qui concerne la dotation en personnel et la
classification, le contrôle comprend l'examen d'un échantillon de
décisions et de dossiers en vue de déterminer la justesse des
décisions prises et la conformité avec les normes, les directives
et les lignes directrices relatives à la dotation ou à la
classification. Il comporte aussi l'examen des principes
directeurs et des méthodes des ministères en matière de dotation
ou de classification ainsi que la vérification de leur mise en
application, la collecte de l'analyse des données en vue
d'évaluer les résultats, les délais d'achèvement et la charge de
travail.
Vérification (audit): Examen et
évaluation méthodiques et distincts de toutes les opérations
(relatives au personnel) des ministères afin d'évaluer
l'efficacité, l'efficience et la rentabilité des règles et des
contrôles de gestion du personnel des ministères.
Les vérifications de la fonction gestion du
personnel sont habituellement effectuées à des intervalles de
trois à cinq ans par les groupes de vérification interne des
ministères et par les organismes centraux. Celles qui sont faites
par les groupes de vérification interne portent, en particulier,
sur la pertinence de tous les contrôles de gestion du personnel
(y compris les activités de contrôle), sur le degré de conformité
avec la loi, les politiques et les lignes directrices des
organismes centraux et des ministères en matière de gestion du
personnel ainsi que sur l'efficacité, l'efficience et la
rentabilité du système de gestion du personnel. Les vérifications
du Secrétariat du Conseil du Trésor et de la Commission de la
Fonction publique déterminent le degré de conformité avec la loi,
les politiques et les pratiques en matière de gestion du
personnel à l'échelle de la Fonction publique et, relativement à
la classification et à la dotation en personnel, dans quelle
mesure les pouvoirs officiellement délégués sont exercées de
façon satisfaisante.
Les vérifications effectuées par les ministères
et organismes centraux s'étendront à la planification des
ressources humaines, à la rémunération et aux avantages sociaux,
aux relations de travail, à la formation et au perfectionnement
et à toute autre activité liée au personnel.
Chaque année, à l'échelle du centre de
responsabilité, les groupes de vérification interne font une
vérification du système de gestion du personnel dans le cadre de
vérifications distinctes des opérations des ministères.
Évaluation (evaluation): Examen et
évaluation périodiques et distincts des politiques de gestion du
personnel en vue de déterminer si les buts visés sont atteints et
dans quelle mesure ces buts contribuent à la réalisation des
objectifs de la Fonction publique au chapitre de la gestion du
personnel.
Conformément aux ententes signées en 1982 par les
organismes centraux susmentionnés, l'évaluation des politiques de
gestion du personnel appliquées à l'échelle de la Fonction
publique, y compris certaines politiques de dotation en
personnel, sera normalement effectuée par le Secrétariat du
Conseil du Trésor. Dans certains cas, cette évaluation pourra
être effectuée conjointement par le Secrétariat du Conseil du
Trésor et par la Commission de la Fonction publique.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor évalue, par
exemple, les politiques relatives à la formation et au
perfectionnement, à la rémunération au rendement, à la santé et à
la sécurité au travail, à la planification des ressources
humaines, à la délégation des pouvoirs en matière de dotation,
aux stages et aux mutations. L'évaluation des politiques
spéciales se fait habituellement tous les trois ou quatre ans,
mais elle pourrait se faire plus souvent, au besoin.
Le Conseil du Trésor et la Commission de la
Fonction publique ont pour politique de surveiller et de vérifier
l'application des politiques et des pratiques de gestion du
personnel ainsi que l'exercice des pouvoirs délégués, et de
mesurer l'efficacité et la pertinence des politiques de gestion
du personnel. À cette fin, ils se fonderont principalement sur
les données recueillies dans le cadre des vérifications internes
des ministères afin de limiter l'ampleur des activités sur place
et de ne pas perturber les opérations ministérielles.
La politique susmentionnée a pour but d'assurer
que la qualité et l'efficacité des politiques et pratiques de
gestion du personnel des ministères et de l'ensemble de la
Fonction publique sont mesurées et évaluées de façon régulière et
appropriée.
Secrétariat du Conseil du Trésor
Le secrétaire du Conseil du Trésor est
responsable devant le Conseil du Trésor pour ce qui est d'assurer
que les politiques et les pratiques de gestion du personnel de la
Fonction publique permettent d'obtenir les résultats voulus,
qu'elles sont appliquées de façon efficace et que les pouvoirs
délégués en matière de gestion du personnel sont exercés de façon
satisfaisante.
Commission de la fonction publique
La Commission de la fonction publique est
responsable devant le Parlement pour ce qui est d'assurer que les
politiques et les pratiques en matière de dotation en personnel
dans la fonction publique permettent d'obtenir les résultats
voulus, qu'elles sont appliquées de façon efficace et que les
pouvoirs délégués à ce chapitre sont exercés de façon
satisfaisante.
Ministères
Les ministères sont responsables devant le
Conseil du Trésor pour ce qui est d'appliquer les politiques et
les pratiques de gestion du personnel et d'assurer leur
conformité avec celles qui sont appliquées à l'échelle de la
fonction publique, et d'exercer le pouvoir qui leur est délégué
au chapitre de la gestion du personnel conformément aux
conditions de la délégation.
De même, les ministères qui exercent le pouvoir
qui leur a été délégué par la Commission de la fonction publique
en matière de dotation en personnel doivent rendre compte à la
Commission pour ce qui est d'appliquer les lignes directrices et
les politiques en matière de dotation en personnel et d'assurer
leur conformité avec celles qui sont appliquées à l'échelle de la
fonction publique, et d'exercer le pouvoir qui leur est délégué
conformément aux conditions de la délégation.
Responsabilités relatives à l'application de la
politique
Le Secrétariat du Conseil du Trésor doit:
- surveiller l'application des politiques et des pratiques de
gestion du personnel;
- vérifier les opérations ministérielles dans le cadre de
l'examen de la gestion du personnel;*
- évaluer l'efficacité et la pertinence des politiques de
gestion du personnel de la fonction publique;
- fournir des conseils aux ministères concernant les méthodes
de collecte de données, les techniques et les critères à
appliquer pour les vérifications relatives à la gestion du
personnel;
- coordonner ses activités avec celles du Bureau du Contrôleur
général, de la Commission de la fonction publique, des groupes
ministériels de vérification interne et d'autres organismes.
La Commission de la fonction publique doit:
- surveiller l'application des politiques et des pratiques en
matière de dotation en personnel;
- vérifier les opérations de dotation en personnel dans les
ministères;
- évaluer l'efficacité et la pertinence des politiques de la
Commission de la fonction publique;*
*Remarque: Conformément à l'entente signée
en 1982 par le Secrétariat du Conseil du Trésor et la Commission
de la fonction publique, la responsabilité de vérifier certaines
politiques du personnel est passée du Conseil du Trésor à la
Commission de la fonction publique.
- fournir des conseils au sujet des méthodes de collecte des
données, des techniques et des critères concernant la
vérification de la dotation en personnel;
- coordonner ses activités avec celles du Secrétariat du
Conseil du Trésor, du Bureau du Contrôleur général, des groupes
de vérification interne des ministères et d'autres
organismes;
- consigner les conclusions de ses activités de vérification
dans son rapport annuel au Parlement.
Conformément aux politiques, directives et normes
du Bureau du Contrôleur général, les ministères doivent:
- établir, pour les besoins de la surveillance, des mesures et
des normes de rendement applicables à leurs activités et
opérations en matière de gestion du personnel;
- surveiller les activités et les opérations relatives à leur
propre gestion du personnel;
- vérifier la pertinence de leurs contrôles du système de
gestion du personnel et de leurs méthodes de surveillance;
- vérifier le degré de conformité avec la loi, les politiques
du Conseil du Trésor et de la Commission de la fonction publique
et les conditions de la délégation de pouvoir par ces deux
organismes à ce chapitre ainsi que les politiques et directives
ministérielles, et déterminer l'efficacité, l'efficience et la
rentabilité du système de gestion du personnel dans leurs
ministères respectifs;
- fournir les conclusions de leurs vérifications au Secrétariat
du Conseil du Trésor ou à la Commission de la fonction publique,
selon le cas.
(Remarque: L'utilisation par les ministères des
méthodes de vérification concernant le personnel approuvées par
le BCG, le SCT et la CFP réduira le nombre des vérifications en
matière de personnel que la Commission doit effectuer.)
Les résultats prévus et imprévues de
l'application de la présente politique ainsi que la pertinence
future de cette politique seront évalués dans le cadre du plan
d'évaluation à long terme approuvé de la Direction de la
politique du personnel.
Le présent chapitre remplace le chapitre 15 du
volume 1 du MGP.
Les demandes de renseignements doivent être
adressées au:
Évaluation, vérification et revue
Division de l'équité en matière d'emploi, de la
planification,
et de l'élaboration des politiques
Direction de la politique du personnel
Secrétariat du Conseil du Trésor
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