Vos produits subissent-ils des délais onéreux à la frontière canado-américaine? Devez-vous verser de coûteuses indemnités d'accident du travail à vos employés? Faites-vous face à un problème de moral parmi votre personnel? La qualité actuelle de la production nuit-elle à vos ventes?
Pour les entreprises qui doivent respecter des exigences extrêmement rigoureuses en matière d'exportation, de sécurité ou de qualité, il existe des normes et des programmes qui ciblent ces aspects spécifiques.
Systèmes de gestion de la qualité (SGQ)
Les SGQ sont des normes générales qui englobent tout ce que fait une organisation pour gérer ses procédés et ses activités. Il est reconnu que la mise en œuvre d'un SGQ offre des avantages à toute industrie ou entreprise, quelle que soit sa taille et peu importe qu'elle fabrique des produits ou offre des services. Les SGQ les mieux connus sont les normes internationales ISO:
Avantages et coûts des normes spécialisées
Le marché est de plus en plus concurrentiel et les clients ont plus de choix que jamais. Les normes spécialisées peuvent être de portée nationale ou mondiale, s'appliquer à des industries particulières ou à certains processus que l'on retrouve dans toutes les industries. Elles peuvent rendre votre entreprise plus concurrentielle en vous aidant à:
- Réduire vos dépenses
- Accroître la productivité
- Détecter les problèmes plus rapidement
- Ouvrir de nouveaux marchés
- Répondre aux besoins des clients ou les dépasser
- Satisfaire la demande sur le marché
- Améliorer les relations avec les fournisseurs
- Obtenir la confiance des consommateurs
- Accroître la participation des employés
- Utiliser les pratiques exemplaires de l'industrie
Les frais que supposent l'élaboration et l'enregistrement de normes spécialisées sont fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise et de sa structure interne. De façon générale, vous devez prévoir les coûts suivants à votre budget:
- Élaboration: documentation et mise en œuvre du système
- Formation: plan, documentation et vérification
- Enregistrement
Santé et sécurité: OHSAS 18000
Cette norme internationale peut être utilisée par des organisations de toutes tailles, où qu'elles soient situées et quelle que soit la nature de leurs activités, afin d'identifier les risques sur le plan de la sécurité et de neutraliser les risques liés au travail. En outre, l'adoption de la norme OHSAS 18000 (anglais seulement) suscite souvent des changements positifs de portée plus générale au sein de l'entreprise. Parmi les effets observés:
- Baisse du nombre de demandes d'indemnités pour accident ou maladie
- Diminution de l'absentéisme au travail
- Augmentation de la production
- Reconnaissance de la part des assureurs et des partenaires
- Amélioration de la satisfaction et du maintien des effectifs
- Meilleures communications internes et externes
Si vous êtes intéressé à faire un examen des questions de santé et de sécurité dans votre lieu de travail, vous pourriez envisager de retenir les services de professionnels en formation ou de consultants qui pourront vous aider à élaborer un plan OHSAS et à en guider la mise en oeuvre jusqu'à l'étape de la vérification. L'organisme responsable de l'OHSAS vend également un manuel type sur la santé et la sécurité au travail (en anglais seulement) qui renferme des procédures, des formulaires et des politiques. Si vous êtes intéressé à mettre en œuvre l'OHSAS, ce manuel constitue un bon point de départ.
Conformité aux règles en vigueur à la frontière canado-américaine
Lorsque vous exportez aux États-Unis, le fait de ne pas livrer votre produit à temps peut vous faire perdre des ventes et des occasions d'affaires. Cela est particulièrement vrai si vous évoluez dans une industrie soumise à des contraintes de temps. Au lendemain du 11 septembre 2001, le Canada et les États-Unis ont resserré les mesures de sécurité à la frontière et cela a entraîné des ralentissements pour les exportateurs.
Qu'est-ce qu'un programme de conformité à la frontière?
Ces programmes adoptés par les gouvernements canadien et américain visent à accélérer la circulation des biens à la frontière tout en assurant une protection contre d'éventuelles activités terroristes. La participation à des programmes tels que le Programme d'autocotisation des douanes (PAD), Expéditions rapides et sécuritaires (EXPRES), Partenaires en protection (PEP) et Trade Partnership against Terrorism (C-TPAT) (anglais seulement) peuvent aider votre entreprise à exporter de façon plus efficace.
Ces programmes vous obligent à élaborer à l'avance vos déclarations d'exportation à l'aide de logiciels sur Internet. Ces systèmes peuvent choisir et produire les bons documents d'exportation pour votre entreprise. Certains programmes de conformité comme EXPRES vous obligent aussi à utiliser la technologie des codes à barres pour l'emballage de vos marchandises, lesquels peuvent ensuite être lus simplement par un dispositif optique à la frontière.
Coûts et avantages de la certification
La conformité à la frontière comporte trois grands avantages. Le plus important est la réduction des délais de livraison du fait que vos marchandises sont acheminées sur des voies réservées spéciales aux points de passage de la frontière, où ils font l'objet d'inspections moins nombreuses. Ces programmes réduisent aussi vos coûts frontaliers et accroissent la crédibilité de votre entreprise. Bien que les coûts précis varient considérablement d'un cas à l'autre, ils peuvent englober certains ou la totalité des coûts suivants selon la nature des programmes:
- Planification
- Processus de demande
- Sécurité et processus de vérification
- Achat de matériel
- Achat de logiciels
- Formation du personnel
Comment participer
Dans tous les programmes, les entreprises doivent fournir de l'information sur leurs activités commerciales et la sécurité de leurs opérations ou de leurs fournisseurs et signer une entente avec les autorités gouvernementales. Pour certains programmes, les entreprises doivent aussi investir dans des systèmes informatiques et la technologie des codes à barres ou des transpondeurs.
La Trousse d'information sur la certification aux mesures de contrôle des flux frontaliers, disponible sur le site Strategis, est un bon point de départ pour obtenir de l'information sur les divers programmes et les modalités de présentation d'une demande. Cette trousse vous aidera aussi à évaluer le rendement du capital investi et à choisir les programmes qui conviennent le mieux à votre entreprise.
Aliments et boissons
Dans l'industrie des aliments et boissons, chaque pays possède sa propre réglementation, qui vise à protéger la santé des consommateurs et l'environnement. En utilisant des normes reconnues à l'échelle internationale, vous pouvez éviter d'avoir à élaborer et à tenir à jour de multiples normes pour différents marchés.
HACCP (Analyse des risques — point critique pour leur maîtrise): ce système vous aide à garantir la sécurité de vos produits en exerçant un contrôle sur vos matières premières, vos procédés, l'environnement de votre établissement et vos employés. Puisque la norme HACCP est reconnue partout dans le monde par l'industrie et les gouvernements, son adoption est avantageuse. Elle peut:
- Répondre aux attentes des clients quant à la salubrité des aliments
- Réduire le risque d'un rappel de produit
- Placer votre entreprise en position d'exporter
- Vous fournir de l'information essentielle pour faciliter la prise de décision
- Donner à votre entreprise un avantage concurrentiel
- Abaisser vos frais d'exploitation courants
Sept principes fondamentaux encadrent l'élaboration des systèmes HACCP:
1. Analyser les risques
2. Identifier les points critiques où ces risques peuvent être neutralisés
3. Établir les seuils de sécurité critiques pour ces points de contrôle
4. Élaborer des procédures de suivi
5. Planifier des mesures correctives
6. Établir des mécanismes de vérification
7. Mettre en place une procédure de tenue de dossiers et de documentation
Si vous êtes intéressé à élaborer un système HACCP, votre entreprise peut envisager de faire appel à un conseiller professionnel ou embaucher un coordonnateur qui se chargera d'élaborer, de mettre en œuvre et de tenir à jour le système. L'élaboration et la mise en place réussies d'un système HACCP peuvent demander plusieurs mois ou même plusieurs années. Il pourra être nécessaire de donner de la formation aux employés, d'ajouter des tâches supplémentaires ou de renforcer les procédures de manutention des aliments. L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) offre des systèmes HACCP génériques qui constituent un bon point de départ pour vous aider à élaborer un système pour votre entreprise. BDC offre aussi des services de consultants et des programmes de formation, ainsi que du financement pour vous aider à mettre en place votre système HACCP.
PASA (Programme d'amélioration de la salubrité des aliments): L'approche adoptée par le gouvernement canadien pour assurer la salubrité des aliments. Étant donné que ce programme repose sur le HACCP, il est internationalement reconnu et permet aux entreprises de percer sur les marchés internationaux ou de trouver de nouveaux débouchés.
Selon les termes du PASA, vous devez mettre en œuvre six programmes préalables avant d'élaborer votre système HACCP. Ces programmes ressemblent aux Bonnes pratiques de fabrication, qui sont familières à de nombreux transformateurs. Les programmes préalables formeront l'assise de votre système HACCP car ils traitent des procédures et des conditions que vous devez maîtriser dans un établissement alimentaire:
1. Les locaux
2. Le transport et l'entreposage
3. Le matériel
4. Le personnel
5. L'hygiène et la lutte antiparasitaire
6. Les rappels
Une fois mis en œuvre les programmes préalables et le système HACCP, si votre entreprise souhaite être reconnue, elle doit communiquer avec l'ACIA. La certification comprend habituellement des rencontres et des examens de la documentation de l'entreprise, ainsi que des vérifications.
L'Agence canadienne d'inspection des aliments offre divers outils pour vous guider tout au long du processus des programmes préalables et du système HACCP. Parmi ceux-ci, il y a les manuels de mise en œuvre du PASA, une base de données de référence sur les risques, des modèles et des formulaires électroniques, ainsi que des exemples génériques de programmes préalables et de systèmes HACCP.
ISO 22000: Cette norme pourrait éventuellement permettre à toute organisation du secteur alimentaire de se conformer à une norme unique qui ne varie pas d'un pays et d'un produit alimentaire à l'autre. Elle intègre les exigences en matière de prévention des risques alimentaires du HACCP et des exigences administratives plus générales. La norme peut facilement être conjuguée à d'autres normes de système de gestion telles que ISO 9000 ou ISO 14000 parce que leurs structures sont similaires.
La norme ISO 22000 est conçue pour être souple et peut être adaptée à tout segment de la chaîne alimentaire. Si votre entreprise souhaite passer à cette norme à partir d'un autre système, divers aspects devront être examinés, par exemple les processus de communication et de gestion. Si votre entreprise a déjà mis en œuvre un système HACCP ou un autre système de gestion ISO, le processus est plus simple.
