1.1 La
présente directive entre en vigueur le 15 février 2007.
1.2 Elle
remplace les Lignes directrices sur Échanges Canada.
2.1 La
rubrique Application de la Politique du programme Échanges Canada
s'applique à la directive.
3.1 La
directive énonce, à l'intention des administrateurs généraux et de leurs
agents, des exigences obligatoires concernant la manière dont Échanges Canada
doit être géré de façon efficace et efficiente.
3.2 La directive est établie en application des articles 7 et 11.1 de
la Loi sur la gestion des finances publiques et de la Politique du
programme Échanges Canada.
4.1 Critères
d'admissibilité des participants
4.1.1 Tout
participant éventuel au programme Échanges Canada :
a) est un
employé d'un organisme parrain ou d'une corporation personnelle depuis six mois
avant que commence l'affectation;
b) possède
les compétences nécessaires pour répondre aux exigences opérationnelles et
organisationnelles de l'affectation;
c) n'est
pas en situation de conflit d'intérêts attribuable à l'affectation;
d) accepte
la durée limitée de l'affectation;
e) demeure
un employé de l'organisme parrain pendant toute la durée de l'affectation;
f) satisfait
à toutes les autres exigences du programme.
4.1.2 Les
personnes qui ne sont pas des employés d'une organisation ou d'une corporation
personnelle ne peuvent participer à Échanges Canada. Un participant provenant
de l'extérieur est un employé soit d'une organisation soit d'une corporation personnelle.
4.1.3 En
plus de satisfaire aux critères énoncés aux articles 4.1.1 et 4.1.2, le
participant qui est un employé d'une corporation personnelle doit :
a) obtenir
une assurance-accidents privée, une assurance médicale supplémentaire et une assurance-invalidité de longue durée, avant le début de l'affectation et pour
toute la période d'affectation;
b) prouver
que l'organisme parrain est enregistré à l'Agence du revenu du Canada pour les
paiements au titre de la TPS/TVH, du RPC/RRQ/AE et de l'impôt sur le revenu, le
cas échéant.
4.1.4 Les
membres du personnel ministériel ne peuvent pas participer aux affectations
d'Échanges Canada. Les employés ne peuvent pas utiliser Échanges Canada pour
assumer des affectations comme personnel ministériel.
4.2 Affectations
d'employés de corporations personnelles
4.2.1 L'affectation
de participants qui sont des employés de corporations personnelles est
considérée comme une situation exceptionnelle visant à atteindre des objectifs
opérationnels essentiels de l'organisation, lorsque les compétences uniques
qu'elle requiert ne sont pas disponibles dans l'administration publique centrale. Il s'agit d'une stratégie de renforcement temporaire des compétences,
en attendant la mise en place des compétences à l'interne dans le cadre des
plans des ressources humaines.
4.2.2 Les
ministères conservent les documents relatifs aux affectations de participants
qui sont des employés de corporations personnelles, à des fins de vérification,
pour une période de six ans suivant la fin de l'affectation.
4.3 Durée
des affectations
4.3.1 Les
affectations peuvent durer jusqu'à trois années consécutives, sans égard au
fait qu'elles se déroulent dans une ou dans plusieurs organisations. Dans des
circonstances exceptionnelles, une prolongation pouvant aller jusqu'à un an
additionnel au‑delà des trois années consécutives peut être obtenue à
condition qu'elle soit approuvée par l'administrateur général. À la fin de l'affectation, le participant réintègre son organisme
parrain.
4.3.2 Une
période minimale de deux ans doit s'écouler avant qu'un ancien participant
puisse participer de nouveau au programme Échanges Canada.
4.3.3 Il
peut être mis fin à une affectation plus tôt que la date prévue, au moyen d'un
avis écrit donné par l'une ou l'autre des parties signataires de la lettre d'entente. La période de préavis est d'au moins un mois civil, quelle que soit
la durée convenue de l'affectation. Le participant peut recevoir une indemnité
forfaitaire à titre de préavis, si l'administrateur général le juge opportun.
4.4 Lettre
d'entente
4.4.1 Une
lettre d'entente doit avoir été signée avant le début de l'affectation.
4.4.2 Les
modifications apportées aux conditions énoncées dans la lettre d'entente, par
exemple les prolongations de la date d'expiration de l'affectation, sont
confirmées dans l'addenda à la lettre d'entente.
4.4.3 La
lettre d'entente et l'addenda sont des documents essentiels pour énoncer les
responsabilités des parties en cause - c'est‑à-dire l'organisme parrain,
le participant et l'organisme d'accueil.
4.4.4 Le
contenu et la présentation obligatoires de la lettre d'entente est expliqués à
l'article 4.4.5. Les organisations doivent respecter les modèles fournis
par l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du
Canada (AGRHFPC).
4.4.5 La
lettre d'entente doit au moins :
a) être
signée par les parties en cause ou leur représentant avant le début de l'affectation;
b) établir
les conditions régissant l'affectation, par exemple les droits et les
responsabilités de l'organisme parrain, de l'organisme d'accueil et du
participant, conformément à la politique et à la directive;
c) pour
les participants en affectation à l'extérieur, inclure un énoncé concernant
leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction
publique et de la partie 7 (Activités politiques) de la Loi sur
l'emploi dans la fonction publique;
Pour les participants provenant de l'extérieur,
inclure un énoncé concernant leurs obligations aux termes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et l'obligation de s'abstenir de
participer à toute activité politique pouvant nuire, ou pouvant être perçue
comme pouvant nuire, à leur capacité d'exécuter leurs fonctions de manière
impartiale ou contrevenir au principe de l'impartialité politique dans la
fonction publique;
d) comprendre
un énoncé indiquant que le participant est un employé de l'organisme parrain et
le demeurera pendant toute la durée de l'affectation;
e) préciser
le montant de la rémunération qui devra être facturé ou remboursé par les
organisations;
f) prescrire
la façon dont les exigences en matière de langues officielles seront
satisfaites lorsqu'un participant unilingue est nommé à un poste bilingue;
g) indiquer
la date à laquelle l'affectation prend fin et prévoir un délai de préavis d'au
moins un mois civil, ou une indemnité forfaitaire discrétionnaire tenant lieu
de préavis, si l'affectation prend fin plus tôt que prévu;
h) établir
les éléments d'information que les parties acceptent de rendre publics;
i) comprendre
une disposition selon laquelle l'organisme d'accueil doit appuyer de documents
les paiements se rapportant aux heures supplémentaires et rendre compte des
congés, une fois par mois ou par trimestre;
j) mentionner
les prévisions quant aux congés prolongés, au paiement des congés, aux congés
sans solde et/ou aux mesures d'adaptation qui sont négociées dès le début de l'affectation, dans le respect des droits de la
personne;
k) comprendre
l'énoncé suivant : « Il incombe en fin de compte à (nom de
l'organisme parrain) d'absorber les coûts liés à l'indemnisation des accidents
du travail, quelle que soit la personne désignée responsable par la commission
provinciale ou territoriale des accidents du travail. »
4.4.6 Pour
les affectations d'arrivée, la lettre d'entente inclut aussi une clause
établissant que le participant doit respecter les dispositions des lois, des
règlements, des politiques et autres instruments pertinents (p. ex. la Loi
sur les langues officielles, les droits de propriété intellectuelle et la Loi
sur la protection de l'information).
4.4.7 Pour
les affectations d'arrivée et de départ, la lettre d'entente indique l'approche
à adopter en ce qui touche l'évaluation du rendement. Lorsque la rémunération
est fonction du rendement ou variable (p. ex. pour les membres du groupe
Direction), l'organisme d'accueil prépare une évaluation du rendement par écrit
en collaboration avec l'organisme parrain, selon les instructions de ce dernier.
4.4.8 Pour
toutes les affectations, la lettre d'entente doit, au moins :
a) être
rédigée dans les deux langues officielles, sauf si les signataires appartiennent
à un même groupe de langue officielle et sont dans une région unilingue;
b) être
préparée en trois exemplaires, chacun étant signé par les parties en cause ou
leur représentant avant le début de l'affectation, un exemplaire étant remis à
chacune des parties. Les signataires incluent l'administrateur général ou un
représentant autorisé, un cadre de direction de niveau équivalent de
l'organisation de l'extérieur et le participant.
4.5 Affectations
dans le cadre d'échanges internationaux
4.5.1 Avant
de consentir à une affectation dans le cadre d'un échange international, il
revient aux participants de remplir les conditions suivantes :
a) Permis
de travail et documents d'immigration : les participants et les membres de leur famille, le cas échéant, doivent obtenir les documents d'immigration et les
permis de travail auprès des autorités compétentes du pays de l'organisme parrain, avant la date de départ.
b) Assurance-maladie : les participants et les membres de
leur famille doivent obtenir une couverture d'assurance-santé valable pendant
leur séjour à l'extérieur du pays de l'organisme parrain.
c) Impôt
sur le revenu :
pour obtenir des renseignements au sujet de l'impôt sur le revenu à payer,
l'imposition double et la pension de retraite pour les participants qui
prévoient travailler à l'étranger, on peut s'adresser au Bureau international
des services fiscaux, Agence du revenu du Canada, au 1‑800‑267‑5177.
4.6 Salaire
et avantages sociaux
4.6.1 Les
organisations ne peuvent imposer des frais au titre de la gestion des exigences
administratives de l'affectation ou du participant.
4.6.2 Le régime de rémunération est expliqué clairement aux
participants avant le début de l'affectation, pour s'assurer qu'ils comprennent
parfaitement les droits et les procédures, et les acceptent.
4.6.3 Pendant l'affectation, l'organisme parrain continue de verser au participant
l'intégralité du salaire et des avantages sociaux en vigueur avant
l'affectation à l'exception des dispositions prévues à l'article 4.16 de
la présente directive. Toutes les autres conditions du poste d'attache du
participant au sein de l'organisme parrain s'appliquent, par exemple les
rajustements qui leur reviennent pendant la période d'affectation. Pour les
affectations d'arrivée, les congés annuels inutilisés, accumulés pendant l'affectation, peuvent être payés à l'organisme parrain par l'organisme
d'accueil à la fin de l'affectation.
4.6.4 L'organisme
d'accueil rembourse à l'organisme parrain l'intégralité du salaire du
participant, le coût des avantages sociaux à la charge de l'employeur (c.‑à‑d.
l'organisme parrain), les heures supplémentaires et, le cas échéant, la
rémunération au rendement et les indemnités comme la prime au bilinguisme.
L'organisme parrain doit, quant à lui, payer le participant. Les organismes
d'accueil ne peuvent rémunérer directement les participants.
4.6.5 Les
coûts qui se rattachent aux avantages sociaux à la charge de l'employeur sont
exprimés en un pourcentage du salaire. Le pourcentage actuel pour les
participants en affectation à l'extérieur est 26,43 %.
4.6.6 Les
participants sont assujettis aux conditions de travail de l'organisme d'accueil, notamment l'autorisation de faire des heures supplémentaires, ou de
prendre des vacances ou des congés non payés lorsque les exigences
opérationnelles le permettent. Les heures supplémentaires doivent être
autorisées et rétribuées selon les taux en vigueur au sein de l'organisme parrain. L'organisme d'accueil remet un relevé des congés ou des heures
supplémentaires à l'organisme parrain, une fois par mois ou par trimestre.
4.6.7 Les
organismes d'accueil assument tous les frais professionnels, y compris le coût
des entrevues préliminaires, les frais de déplacement et la formation régulière
reçue pendant l'affectation.
4.6.8 Le
participant a le droit de prendre un congé de maladie raisonnable. Si le congé
de maladie se prolonge, la période d'affectation restante peut être reportée,
avec l'accord de toutes les parties, jusqu'au retour du participant au travail.
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