Communication :
(Communication)
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inclut toute communication, qu'elle soit écrite, orale, visuelle,
télévisuelle ou électronique. Le contenu et la présentation doivent
refléter en tout temps l'égalité de statut des deux langues officielles
au sein des institutions fédérales. Les communications comprennent la
signalisation, les annonces publicitaires, les brochures destinées au
public et aux employés, les publications, les rapports aussi bien que les
séances d'information et les consultations.
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Demande importante :
(Significant demand)
|
pour un bureau ou point de service fédéral donné, la détermination
de la demande importante de services en français et en anglais comprend
deux ensembles de règles:
des règles d'application générale qui reposent, pour la plupart, sur
les données du recensement (nombre et proportion) sur la population
linguistique minoritaire;
des règles sur certains services particuliers qui s'appuient, pour la
plupart, sur le volume de la demande dans la langue de la minorité parce
que dans ces cas, l'utilisation de données démographiques n'est pas
pertinente.
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Dotation impérative :
(Imperative staffing)
|
s'applique à un poste bilingue dont la dotation exige que le candidat
satisfasse aux exigences linguistiques du poste au moment de sa
nomination.
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Exigences linguistiques :
(Language requirements)
|
désignent les exigences linguistiques essentielles dans l'une ou
l'autre ou les deux langues officielles qui permettent aux employés de
remplir leurs fonctions de manière à ce que l'institution puisse
s'acquitter de ses obligations en matière de langues officielles.
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Instruments d'usage
courant et généralisé :
(Regularly and widely
used instruments)
|
outils de travail communs : par exemple, manuels de procédures,
politiques, directives, formulaires, questionnaires, etc., qu'ils soient
distribués sur support électronique ou sur papier et produits par
l'institution ou pour son compte. Peut également inclure des logiciels.
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Milieu de travail propice :
(Conducive work environment)
|
environnement de travail tel que l'infrastructure existante facilite
l'usage des deux langues officielles et que les employés peuvent
travailler dans la langue officielle de leur choix.
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Offre active :
(Active offer)
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moyen d'indiquer spontanément et clairement au public que des services
de qualité comparable sont disponibles dans la langue officielle de son
choix aux bureaux ou points de service désignés. Dans ce contexte,
l'accueil dans les deux langues officielles devient particulièrement
important. Le public doit ressentir qu'il a le choix de s'exprimer dans
l'une ou l'autre des deux langues officielles et que le bureau/point de
service est en mesure de lui rendre effectivement le service dans la
langue officielle de son choix. Par exemple, la réception du public
devrait se faire de façon bilingue afin de permettre au client de choisir
la langue dans laquelle il veut s'exprimer et se faire servir.
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Participation équitable :
(Equitable participation)
|
principe signifiant que, quelle que soit leur origine ethnique ou la
première langue officielle qu'ils ont apprise, les Canadiens d'expression
française et d'expression anglaise devraient avoir des chances égales
d'emploi et d'avancement dans les institutions fédérales et que, par
conséquent, les effectifs des institutions fédérales devraient tendre
à refléter la présence au Canada des deux groupes linguistiques, compte
tenu de la nature de chaque institution, notamment de son mandat, de son
public et de l'emplacement de ses bureaux.
|
Point de service :
(Service point)
|
lieu où un service est rendu en personne, par écrit, au téléphone,
ou par système automatisé tel un guichet, une vidéo, un message
enregistré, un terminal d'ordinateur, etc.
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Poste bilingue :
(Bilingual position)
|
expression utilisée dans la fonction publique pour désigner un poste
dont au moins une fonction exige la connaissance et l'utilisation des deux
langues officielles. Certaines sociétés d'État n'utilisent pas
l'expression «poste bilingue» mais ont des fonctions qui nécessitent
l'utilisation des deux langues officielles.
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Système automatisé :
(Automated system)
|
aux fins du service au public, désigne un système automatisé mis à
la disposition du public par un bureau ou point de service fédéral
grâce auquel le public peut obtenir de la documentation ou de
l'information provenant de l'institution; aux fins de la langue de
travail, désigne un système automatisé d'usage courant et généralisé
dans une institution fédérale (y compris les claviers, les recueils
d'instructions, les dispositifs de navigation et autres logiciels) servant
au traitement et à la transmission des données, acquis ou produit par
une institution fédérale après le 1er janvier 1991 ou mis à jour
après cette date.
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Services centraux :
(Central services)
|
services internes qu'une institution offre à ses employés pour leur
permettre de s'acquitter de leurs fonctions et qui comprennent, par
exemple, les services administratifs, financiers, juridiques, de dotation
en personnel, d'évaluation, de vérification et de bibliothèque.
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Services conventionnés :
(Services provided to the travelling public pursuant
to a contract)
|
services prévus dans le Règlement offerts aux voyageurs par des tiers
dans les aéroports, gares ferroviaires et gares de traversiers fédéraux
où la demande est importante. Il s'agit, par exemple, des restaurants,
des bureaux de change, des boutiques hors taxes, d'appareils libre service
(guichets bancaires), du contrôle et de l'embarquement des passagers, de
communications, d'annonces et d'autres renseignements au public et des
services fournis par les transporteurs.
|
Services personnels :
(Personal services)
|
services internes offerts par une institution qui touchent les
employés sur le plan personnel et qui comprennent, par exemple, les
services de la paye et les avantages sociaux, les services de santé,
l'orientation professionnelle et le counselling.
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Système informatique :
(Computer system)
|
signifie tout système et logiciel utilisé pour fins de communication
ou pour accomplir une tâche, par exemple, le courrier électronique,
les logiciels de traitement de textes, les ordinateurs, les guichets
automatisés, etc.
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Vocation du bureau :
(Nature of the office)
|
s'applique aux services offerts par un bureau dont la nature est telle
qu'ils doivent être assurés dans les deux langues officielles quelle que
soit l'importance de la demande; il s'agit notamment des bureaux
fournissant divers services touchant la santé et la sécurité du public
(par exemple, la signalisation ou la prestation de services de premiers
soins), des bureaux dont l'emplacement justifie la prestation des services
dans les deux langues officielles (par exemple, dans les parcs nationaux
ou au Yukon et dans les Territoires du Nord-Ouest) ou encore des bureaux
ayant un mandat national ou international (par exemple, les missions
diplomatiques et les bureaux organisant des événements d'envergure
nationale ou internationale).
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ANNEXE B -
Documents à obtenir au début de la vérification
Le plus tôt possible au début de la vérification, les vérificateurs
devraient communiquer avec les responsables des langues officielles de leur
institution afin d'obtenir les documents suivants :
- Cadre de responsabilisation des langues officielles
- Protocole d'entente entre le Conseil du Trésor et le ministère ou
organisme ou accord entre le Conseil du Trésor et la société d'État
- Rapport annuel de gestion au Secrétariat du Conseil du Trésor dont fait
annuellement l'objet le protocole ou l'accord
- Liste à jour soumise au Conseil du Trésor par l'institution pour
recenser ses bureaux devant offrir leurs services dans les deux langues
officielles (incluant la région de la Capitale nationale) conformément à
la Loi sur les langues officielles et au Règlement sur
les langues officielles - communications avec le public et
prestation des services
- Plans de formation linguistique
- Politiques et procédures internes
- Dossiers des plaintes et mesures correctives prises ou prévues
- Statistiques et données tirées entre autres du Système d'information
sur les postes et la classification (SIPC) telles :
- postes bilingues et situation des titulaires;
- formation linguistique (heures de formation et coûts);
- traduction (coûts);
- prime au bilinguisme;
- rapports sur la participation équitable, par région, par groupe
professionnel;
- profils linguistiques des postes et des titulaires;
- autres.
- dotation (liste de postes identifiés bilingues, nominations
impératives, etc.);
- organigrammes et numéros de postes; et
- rapports de vérification antérieurs et suivis à ces rapports.
- liste des systèmes informatiques d'usage courant
Les vérificateurs sont également invités à consulter le Réseau
d'information des langues officielles (RILO) qui renferme toutes les
références pertinentes en matière de langues officielles, notamment la Loi,
le Règlement, les directives et les circulaires, ainsi que des rapports et des
statistiques
ANNEXE C -
Législation et principales politiques
La Charte canadienne des droits et libertés, 1982
La Loi sur les langues officielles, 1988
Le Règlement sur les langues officielles - communications avec le public
et prestation des services, 1991
Le Décret d'exclusion sur les langues officielles dans la Fonction
publique et les règlements y afférents
Les Politiques du Conseil du Trésor en matière de langues officielles,
Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor, juin 1993
D'autres politiques des langues officielles figurent dans d'autres volumes du
Manuel du Conseil du Trésor ou dans des circulaires du Conseil du
Trésor :
- Assistance scolaire pour les enfants d'employés,
Chapitre 7-3, Appendice B, Manuel du Conseil du Trésor,
Volume - Services aux employés.
- Directives du Conseil du Trésor sur les mutations et le recours
aux mutations, Chapitre 1-7, Appendice A, Manuel du
Conseil du Trésor, Volume - Ressources humaines.
- Appendice F, Langues officielles, Manuel du
Conseil du Trésor, Volume - Marchés.
- Annexe A, Langues officielles, Appendice C,
Chapitre 1, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Communications.
- Programme de coordination de l'image de marque,
Chapitre 2, Manuel du Conseil du Trésor, Volume - Communications.
- Langues officielles et technologie de l'information,
Chapitre 2-1, Appendices A et C, et Norme
numéro 5, Appendice A aux lignes directrices, Manuel
du Conseil du Trésor, Volume - Gestion de l'information
ANNEXE D - Principales
obligations des institutions fédérales
en matière de langues officielles
I SERVICE AU PUBLIC
- Obligation de l'institution fédérale de :
1. Communiquer avec le public dans l'une ou l'autre langue officielle :
- à son siège ou à son administration centrale (LLO, art. 22);
- à ses bureaux dans la région de la Capitale nationale (LLO, art. 22);
- à ses bureaux situés dans les autres régions du Canada ou à
l'étranger, qui font l'objet d'une demande importante selon le Règlement
sur les langues officielles - communications avec la public et
prestation des services (LLO, art. 22 et 23; Règlement);
- dans les cas, fixés par le Règlement, où la vocation du bureau le
justifie (LLO, art. 24; Règlement);
- dans les cas, fixés par le Règlement, où il s'agit de services offerts
aux voyageurs par des tiers conventionnés (LLO, art. 23;
Règlement);
- à tout bureau d'une institution fédérale, tant au Canada qu'à
l'étranger, tenue de rendre directement compte au Parlement de ses
activités (LLO, art. 24).
2. Veiller à ce que les services décrits en 1. soient dispensés dans les
deux langues officielles lorsque ceux-ci sont fournis par un tiers pour le
compte d'une institution fédérale (LLO, art. 25).
3. Veiller, si une institution fédérale réglemente les activités de tiers
exercées en matière de santé ou de sécurité du public et si les
circonstances le justifient, à ce que le public puisse, grâce à cette
réglementation, communiquer avec les organismes réglementés et en recevoir
les services dans les deux langues officielles (LLO, art 26).
4. Fournir efficacement -- notamment au niveau linguistique requis --
les services décrits en 1. et 2. dans les deux langues officielles tant sur le
plan de l'écrit que de l'oral (LLO, art. 27).
5. Veiller à ce que les services décrits en 1. et 2. soient offerts de
façon «active» dans l'une et l'autre langue officielle et ce, en
s'assurant que les modalités suivantes sont respectées (LLO, art. 28) :
- les services d'accueil, soit au téléphone soit au bureau même, sont
bilingues et le suivi se déroule dans la langue choisie par
l'interlocuteur;
- les services bilingues sont identifiés à l'aide du symbole prescrit;
- la signalisation et les avis sont dans les deux langues officielles;
- les publications sont disponibles dans l'une et l'autre langue officielle.
6. Utiliser les médias qui permettent une communication efficace dans l'une
et l'autre langue officielle, lorsque l'institution communique avec le public
dans les deux langues officielles (LLO, art. 30 et lettre de
clarification du 6 mai 1991 sur les obligations découlant des
articles 11 et 30 de la LLO).
7. Veiller à ce que les panneaux et enseignes identifiant tous ses bureaux
soient dans les deux langues officielles et que chaque langue soit également en
évidence (LLO, art. 29).
8. Faire paraître les avis et annonces découlant d'une exigence d'une loi
fédérale dans au moins une publication de langue française et une de langue
anglaise dans chacune des régions visées ou, en l'absence de telles
publications, dans les deux langues officielles dans au moins une publication
qui est largement diffusée dans la région (LLO, art. 11 et lettre
de clarification du 6 mai 1991 sur les obligations découlant des
articles 11 et 30 de la LLO).
9. Fournir dans les deux langues officielles les documents que l'institution
dépose au Sénat ou à la Chambre des communes (LLO, art. 8).
10. Veiller à ce que les accords fédéraux-provinciaux répondant aux
critères selon la Loi soient établis dans les deux langues officielles (LLO, art. 10).
11. Veiller au respect de l'égalité de statut des deux langues officielles
lorsqu'une institution fédérale ou un tiers agissant pour son compte organise
des foires, expositions, compétitions ou jeux d'envergure nationale ou
internationale ouverts au grand public, y participe ou en est l'hôte (Règlement,
alinéas 10(b) et 10(c)).
12. Veiller à ce que les institutions fédérales qui accordent des
subventions ou des contributions à des organismes bénévoles non
gouvernementaux, lesquels offrent des services au public des deux collectivités
de langue officielle, prennent les mesures nécessaires pour s'assurer que ces
organismes respectent l'esprit de la LLO.
II LANGUE DE TRAVAIL
- Obligation de l'institution fédérale de :
1. Veiller à ce que le milieu de travail soit propice à l'usage effectif
des deux langues tout en permettant à son personnel d'utiliser l'une et l'autre
langue officielle aux endroits suivants :
- la région de la Capitale nationale;
- le Nouveau-Brunswick;
- certaines parties de la Gaspésie, de l'ouest du Québec et des Cantons de
l'Est;
- la région de Montréal;
- certaines parties du nord et de l'est de l'Ontario (LLO,
art. 35).
2. Dans les régions décrites en 1 :
- fournir dans les deux langues officielles les services personnels et
centraux, et les instruments de travail d'usage courant et généralisé, y
compris les systèmes informatisés d'usage courant et généralisé acquis
ou produits depuis le 1er janvier 1991. (LLO, art. 36);
- veiller à ce que les supérieurs, là où il est indiqué de le faire,
soient aptes à communiquer efficacement -- notamment au niveau
linguistique requis -- dans l'une et l'autre langue officielle, avec leurs
subordonnés qui occupent des postes bilingues (LLO, art. 36);
- veiller à ce que la haute direction, en tant que groupe, soit en mesure
de fonctionner dans les deux langues officielles (LLO,
art. 36) et que les gestionnaires possèdent les connaissances
linguistiques nécessaires.
3. Dans les régions autres que celles décrites en 1., veiller à ce que
dans les bureaux de l'institution, le français, là où il est minoritaire,
soit traité de façon comparable à l'anglais, là où il est minoritaire, et
réciproquement, et à ce que le français, là où il est majoritaire,
soit traité de façon comparable à l'anglais, là où il est majoritaire, et
réciproquement (LLO, art. 35).
4. Veiller à ce que son siège ou administration centrale communique dans la
langue ou les langues du bureau qui reçoit la communication.
5. Veiller à ce que les institutions fédérales qui ont autorité sur
d'autres institutions fédérales (organismes centraux ou organismes de services
communs), ou qui les desservent, respectent l'usage des deux langues
officielles fait par le personnel de celles-ci (LLO, art. 37).
III PARTICIPATION ÉQUITABLE
- Obligation de l'institution fédérale de :
1. Veiller à ce que tous les Canadiens, tant d'expression française que
d'expression anglaise, aient des chances égales d'emploi et d'avancement au
sein de l'institution, dans le respect total du principe du mérite (LLO, art. 39).
2. Veiller à ce que ses effectifs tendent à refléter la présence au
Canada des deux collectivités de langue officielle, compte tenu notamment de
son mandat, de son emplacement et de son public (LLO, art. 39).
IV MESURES À L'APPUI DU BILINGUISME INSTITUTIONNEL
EXIGENCES LINGUISTIQUES DES POSTES OU DES FONCTIONS
- Obligation de l'institution fédérale de :
1. Veiller à ce que les exigences linguistiques des fonctions ou des postes
soient fondées sur des exigences réelles de communication avec le public et
entre les fonctionnaires fédéraux (LLO, art. 91 et lettre du
4 juillet 1991 sur l'article 91 de la LLO et les pratiques
d'embauche).
2. Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la dotation impérative
et non impérative des postes bilingues dans les institutions fédérales soient
respectées.
A. FORMATION LINGUISTIQUE
- Obligation de l'institution fédérale de :
1. Faire en sorte que les employés qui répondent aux critères
d'admissibilité selon les politiques du SCT aient accès à la formation
linguistique aux frais de l'État.
2. Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la formation
linguistique soient respectées.
B. PRODUCTION DE TEXTES DANS LES DEUX LANGUES
OFFICIELLES
- Obligation de l'institution fédérale de :
- Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la production de
textes dans les deux langues officielles soient respectées.
C. PRIME AU BILINGUISME
- Obligation de l'institution fédérale de :
- Veiller à ce que les politiques du SCT régissant la prime au
bilinguisme soient respectées.
Légende
DLOÉE : Direction des langues officielles et de l'équité en emploi du
Secrétariat du Conseil du Trésor
LLO : Loi sur les langues officielles
Règlement : Règlement sur les langues officielles -
communications avec le public et prestation des services
SCT : Secrétariat du Conseil du Trésor
ANNEXE E -
Obligations particulières à certains types d'institutions
SERVICE AU PUBLIC (objectifs de vérification à venir)
1. Utilisation des médias (articles 11 et 30 de la Loi sur
les langues officielles; Chapitre 1-5, Partie I, Volume des
langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)
2. Dépôt de documents devant le Sénat et la Chambre des communes (article 8
de la Loi sur les langues officielles)
3. Traités et conventions conclus avec d'autres États, et accords
fédéraux-provinciaux (article 10 de la Loi sur les langues
officielles)
4. Subventions et contributions accordées à des organismes bénévoles non
gouvernementaux qui servent le public (Chapitre 1-4, Partie I,
Volume des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)
5. Participation à des événements d'envergure nationale ou internationale
à l'intention du grand public (alinéas 10 (b) et 10 (c) du
Règlement sur les langues officielles et Chapitre 1-3, Partie I, Volume
des langues officielles, Manuel du Conseil du Trésor)
6. Pouvoirs de réglementation en matière de santé ou de sécurité
publiques (article 26 de la Loi sur les langues officielles)
LANGUE DE TRAVAIL (objectifs de vérification à venir)
1. Communications entre les bureaux des organismes centraux ou des organismes
de services communs qui ont autorité sur d'autres institutions ou qui les
desservent (article 37 de la Loi sur les langues officielles
et Chapitre 2-3, Partie II, Volume des langues officielles, Manuel du
Conseil du Trésor)
ANNEXE F - Guide
d'utilisation d'Internet au gouvernement fédéral - partie sur
l'utilisation des deux langues officielles sur Internet
Question
La Loi sur les langues officielles assure le respect du français et
de l'anglais à titre de langues officielles du Canada, leur égalité de statut
et l'égalité de droits et privilèges quant à leur usage dans les
institutions fédérales, y compris les sociétés d'État.
Les circonstances dans lesquelles les bureaux fédéraux qui utilisent le
réseau Internet doivent diffuser leur information dans les deux langues
officielles sont indiquées ci-après. La marche à suivre indiquée ci-dessous
reflète les exigences de la Loi sur les langues officielles et du
règlement afférent.
Marche à suivre
- Les bureaux tenus de servir le public dans les deux langues officielles
doivent veiller non seulement à ce que l'information provenant d'eux et
diffusée sur Internet à titre de service au public soit disponible dans
les deux langues officielles mais également qu'elle soit mise sur Internet
dans les deux langues officielles simultanément.
- Les bureaux qui ne sont pas tenus de servir le public dans les deux
langues officielles peuvent communiquer sur Internet dans une seule langue
officielle avec le public de la région qu'il desservent habituellement,
mais ils doivent préciser que ces communications proviennent d'un bureau
qui n'est pas tenu de fournir des services dans les deux langues
officielles.
- Toutes les communications diffusées sur Internet doivent porter la
signature ministérielle bilingue du Programme de coordination de l'image de
marque (PCIM) ou une autre identification institutionnelle précisant
leur source (le PCIM énonce les principes régissant l'ordre des deux
langues officielles dans la signature et dans d'autres applications). De
plus, dans le cas des bureaux tenus de communiquer dans les deux langues
officielles, le français et l'anglais doivent être présentés de telle
sorte que, dès l'accès au site ministériel (p. ex. : page
d'accueil WWW ou menu Gopher), il soit clair pour les utilisateurs que le
style de présentation accorde un traitement égal à chacune des deux
langues. Cela peut se faire, par exemple, en présentant les directives
d'accès dans les deux langues, puis en fournissant les instructions
requises pour diriger les utilisateurs vers la version de leur choix. Voir
également la section portant sur le PCIM.
- Lorsqu'ils diffusent sur Internet des renseignements provenant d'un autre
bureau fédéral, les bureaux qui sont tenus de servir le public dans les
deux langues officielles doivent veiller à ce que cette information soit
offerte dans les deux langues officielles. Les bureaux fédéraux peuvent
diffuser sur Internet, à titre d'information pouvant intéresser leur
clientèle, des renseignements unilingues provenant ou rendus disponibles
par un organisme non fédéral, à condition que le matériel ne soit pas
modifié par un bureau fédéral et que la source non fédérale de ces
renseignements soit clairement identifiée.
- La politique en matière de langue de travail stipule que les institutions
fédérales situées dans les régions désignées bilingues aux fins de la
langue de travail sont tenues de fournir à leur personnel, dans les deux
langues officielles, la documentation et le matériel d'usage courant et
généralisé produits par elles-mêmes ou pour leur compte. Ainsi, dans les
régions désignées bilingues, la documentation diffusée sur Internet à
titre d'instrument de travail de ce genre ou de service central doit être
disponible dans les deux langues officielles. Les institutions fédérales
doivent également veiller à ce que les logiciels d'usage courant et
généralisé permettant d'accéder à l'information diffusée sur Internet
puissent être utilisés par leurs employés dans l'une ou l'autre des deux
langues officielles dans les régions bilingues. Dans les régions
unilingues, ces logiciels doivent être disponibles dans la langue de
travail habituelle.
- Lorsque d'autres personnes ou organismes diffusent pour le compte de
bureaux fédéraux des communications destinées au public sur Internet, ces
derniers doivent veiller à ce que ces communications respectent toutes les
dispositions relatives aux langues officielles, comme si c'était eux-mêmes
qui les diffusaient.
- Le bureaux doivent veiller à ce que la version française de tout
document qu'ils diffusent sur Internet comprenne tous les accents
nécessaires en français. Les employés tenus ou ayant le droit d'utiliser
des documents en version française devraient également pouvoir visualiser
et imprimer ces documents avec les caractères accentués.
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