Politique sur la petite caisse
Table des matières
Preface
Objectif de la
politique
Application
Exigences de la
politique
Modalités
d'application
Surveillance
Références
Demandes de
renseignements
Appendice A -
Définitions
Appendice B - Exigences
réglementaires
Cette politique est émise sous l'autorité de l'article 38 de
la Loi sur la gestion des finances publiques. Elle est un
complément aux Règlements sur les avances comptables du
Conseil du Trésor et elle établit un cadre de contrôle pour la
petite caisse comme méthode de paiement.
Le fonds de petite caisse est destiné à faciliter et à
accélérer le traitement des transactions de faible valeur. Compte
tenu des coûts inhérents et du temps requis liés au traitement
d'une transaction financière, il est pratique, économique et
recommandé d'utiliser la petite caisse pour traiter les paiements
de faible valeur lorsque la carte d'achat n'est pas disponible ou
lorsque son usage n'est pas approprié.
Un fonds de petite caisse est une avance de petite caisse
émise en espèces à un dépositaire qui assure la sécurité du fonds
et le contrôle des déboursés faits sur le fonds dont il est
responsable. Le montant du fonds est établi en fonction des
besoins opérationnels.
Veiller à l'utilisation rentable et efficiente des fonds de
petite caisse tout en assurant le niveau de contrôle requis.
Le gouvernement a pour politique de recourir aux fonds de
petite caisse pour effectuer des paiements divers de faible
valeur lorsque le règlement doit se faire immédiatement, ou
lorsque cette méthode de paiement est plus rentable.
Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés
comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la
gestion des finances publiques (LGFP).
Exigences de la politique
- L'administrateur général doit s'assurer que des politiques et
des procédures sont établies et suivies pour garantir le contrôle
et la garde des fonds de petite caisse (incluant les serrures,
clefs ou les combinaisons appropriées) conformément au règlement
et aux politiques.
- Les excédents, les découverts, les pertes et les vols doivent
être signalés et inscrits rapidement conformément au chapitre 4-7
du volume sur la fonction de contrôleur du Manuel du Conseil
du Trésor.
Remarque : Les exigences obligatoires du Règlement
sur les avances comptables concernant la petite caisse
figurent à l'appendice B.
Modalités d'application
Comptabilité et contrôle
- La petite caisse doit être utilisée lorsque cette méthode de
paiement est plus rentable que les autres, notamment les chèques
du receveur général, ceux du compte de banque ministériel ou les
cartes d'achat.
- Avant d'établir un fonds de petite caisse ou d'en majorer le
montant, l'administrateur général doit s'assurer que les mesures
de sécurité et de garde sont proportionnelles au risque de vol et
à l'importance du fonds de petite caisse.
- Le dépositaire doit signer une déclaration indiquant qu'il a
reçu, lu et compris les politiques, les règlements, les
procédures et les instructions et par laquelle il reconnaît être
personnellement responsable de l'avance.
- Il ne doit y avoir qu'un seul dépositaire pour un fonds de
petite caisse. Il faut faire le décompte chaque année et
lorsqu'il y a un changement de dépositaire. Il faut aussi, dans
ce dernier cas, obtenir une reconnaissance.
- Les avances de petite caisse ne doivent pas servir à faire la
monnaie, à octroyer des avances salariales aux employés ou à
encaisser des chèques.
- Lorsqu'il y a un découvert, il faut le signaler rapidement au
supérieur du dépositaire et à l'agent financier à temps plein du
ministère qui, après avoir examiné les détails du dossier,
prendra les mesures de redressement ou de recouvrement qui
s'imposent.
Surveillance
Les ministères feront évaluer la façon dont ils appliquent
cette politique par leur service de vérification interne.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor se servira des rapports
ministériels de vérification interne pour déterminer l'efficacité
de la politique.
Références
Cette politique est émise en vertu de l'article 38 de la
Loi sur la gestion des finances publiques et doit être lue
conjointement avec les documents suivants :
Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438;
Règlement sur la réception et le dépôt de deniers publics,
C.R.C. ch. 728, modifié par DORS/80-449 et 83-828;
Manuel du Conseil du Trésor, volume sur la Fonction de
contrôleur, chapitre 4-7 «Pertes de deniers et autres délits
contre la Couronne».
Annulation
Ce chapitre annule le chapitre 3-10 du volume «Gestion
financière» en date du 1er août 1993; et
ce chapitre remplace la section 9.8 du Guide sur la gestion
des finances publiques qui a été révisé en avril 1991.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant cette politique
devraient être adressées à l'administration centrale de votre
ministère.
Pour l'interprétation de la politique, les agents de
l'administration centrale des ministères peuvent communiquer avec
le:
Secteur du contrôleur
Direction des programmes
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Lignes directrices
- Le dépositaire devrait normalement être un employé permanent
à plein temps qui n'a aucune autre responsabilité liée au
traitement des comptes clients, à la vérification des comptes et
aux demandes de paiement.
- Les manuels ministériels devraient préciser les procédures
appropriées pour la création, l'établissement de rapports, la
comptabilité et le contrôle des fonds de petite caisse.
-
Le ministre ou ses délégués sont autorisés à imputer les
pertes aux crédits ministériels. Le dépositaire est tenu de
rembourser les pertes et déficits à moins que : les procédures
établies aient été suivies et la petite caisse ait été conservée
en lieu sûr; on constate des signes d'effraction et aucune action
ou omission de la part du dépositaire n'a pu contribuer à la
perte, comme le précise la politique «Pertes de fonds et
infractions et autres actes illégaux commis contre la
Couronne».
- Les fonds de petite caisse devraient être déposés dans un
coffret de sûreté ou un classeur approuvé par la GRC ou par les
services de sécurité ministériels non seulement après les heures
de bureau mais aussi pendant les heures normales de bureau. Les
clés et les combinaisons devraient être gardées dans un endroit
sûr (pas un tiroir de bureau) par le dépositaire.
- Lorsqu'il n'effectue pas souvent de décaissements, le
dépositaire devrait vérifier les fonds de la petite caisse au
moins une fois par semaine pour s'assurer qu'il n'y a pas eu de
vol.
- L'administrateur général peut invoquer le paragraphe 38(2) de
la Loi sur la gestion des finances publiques pour
recouvrer une avance à même les sommes dues à un dépositaire si
le paragraphe 7(2) du Règlement sur les avances comptables
n'a pas été respecté.
-
Paragraphe 38(2) de la LGFP : pouvoir légal de déduire
les avances de toute somme due à la personne à qui l'avance a été
versée.
Paragraphe 7(2) du RAC : l'administrateur général peut,
par avis écrit, exiger du dépositaire de l'avance un compte rendu
et un remboursement du solde de l'avance, dans les 30 jours
suivant la réception de l'avis.
- Des vérifications périodiques sans préavis des avances de
petite caisse devraient être effectuées par des groupes de
vérification interne ou par la gestion pour déterminer si les
fonds sont utilisés adéquatement et pour s'assurer qu'ils sont
protégés adéquatement contre la perte ou l'usage abusif et qu'ils
sont bien comptabilisés.
- Il y a deux méthodes pour effectuer le transfert d'un fonds
de petite caisse d'un dépositaire à un autre. La première
consiste à fermer le fonds en exigeant que le dépositaire actuel
enregistre les pièces justificatives qu'il a en sa possession et
rembourse la différence avant d'établir un nouveau fonds par une
demande d'avance au nom du nouveau dépositaire. La seconde
consiste à transférer le fonds à l'aide d'une déclaration écrite
qui doit contenir des précisions sur le transfert, les signatures
du cédant et du cessionnaire et l'approbation d'un supérieur
après une vérification concrète des espèces et des pièces
justificatives en présence de toutes les parties. Cette méthode
peut être employée lorsqu'il n'y a pas assez de temps pour
établir un nouveau fonds de petite caisse au nom du nouveau
dépositaire.
- Au lieu d'établir un fonds de petite caisse d'un montant
élevé, il peut être préférable d'en créer plusieurs de petite
taille ou de raccourcir le cycle de remboursement.
- Le montant autorisé d'un fonds de petite caisse devrait tenir
compte des besoins saisonniers et du temps nécessaire pour
obtenir un remboursement sans dépasser la somme nécessaire pour
régler les dépenses prévues.
- L'utilisation de la carte d'achat pour l'acquisition des
articles de faible valeur est une méthode de paiement très
rentable et il ne faudrait recourir à la petite caisse que
lorsque la carte d'achat ne peut être utilisée.
- Toutes les pièces justificatives présentées à l'appui d'une
demande de remboursement devraient être annulées de façon à
éliminer toute possibilité de réutilisation.
- Lorsqu'il y a un excédent dans un fonds de petite caisse, il
faut mener une enquête afin d'en découvrir la cause. Lorsque la
somme ne peut pas être remise à son propriétaire légitime, il
faut la déposer au crédit du receveur général, conformément au
Règlement sur la réception et le dépôt des deniers
publics, l'inscrire comme un excédent et la porter au crédit
d'un compte de recettes non fiscales diverses du ministère.
Appendice B - Exigences
réglementaires
Généralités
Les ministères et les organismes doivent satisfaire aux
exigences réglementaires. Ils ne sont pas inclus dans cette
politique afin d'éliminer le chevauchement.
Exigences
- Un particulier à qui une avance de petite caisse est émise en
est personnellement responsable et tous les déficits ou pertes
concernant cette avance peuvent être recouvrés auprès de ce
particulier.
- L'administrateur général peut émettre une avance comptable
pour constituer un fonds de petite caisse.
- Un fonds de petite caisse ne doit pas dépasser 2 000 $ et
aucune dépense particulière imputée sur ce fonds ne doit dépasser
200 $ sans avoir été préalablement autorisée par le Conseil du
Trésor.
- À titre d'avance permanente, un fonds de petite caisse ne
doit pas dépasser le montant nécessaire pour régler les dépenses
prévues au cours d'une période déterminée en fonction des besoins
opérationnels et de la rotation de l'avance.
- Le dépositaire d'un fonds de petite caisse doit en rendre
compte dans les 10 jours ouvrables suivant le mois au cours
duquel les dépenses ont eu lieu en montrant que les espèces en
caisse ou le solde bancaire plus les reçus ou les pièces à
l'appui payées égalent le montant de l'avance.
- À la fin de chaque exercice, l'administrateur général :
-
a) obtient du dépositaire de l'avance de petite caisse, dans
les 30 jours suivant la fin de l'exercice, une reconnaissance
écrite attestant le montant de l'avance et sa responsabilité à
l'égard de cette avance; et
b) fournit au receveur général les rapports et les certificats
concernant toutes les avances de petite caisse dont celui-ci peut
avoir besoin aux fins des Comptes publics.
- Lorsque l'administrateur général émet une avance de petite
caisse, il peut en tout temps, par avis écrit, exiger du
détenteur ou du dépositaire de l'avance un compte rendu et un
remboursement du solde de l'avance, et le détenteur ou le
dépositaire doit, dans les 30 jours suivant la réception de
l'avis, rendre compte et rembourser l'avance.
- Le remboursement de la totalité ou d'une partie d'une avance
de petite caisse à rembourser sera effectué au complet par le
dépositaire en un seul versement.