La présente section a pour but d'énoncer les exigences imposées par la directive. Ces exigences ont été
classées en fonction des quatre principaux stades de gestion du cycle de vie d'un bien : la planification;
l'acquisition; l'exploitation, l'utilisation et l'entretien, et l'aliénation. Le stade d'exploitation, d'utilisation
et d'entretien a lui-même été divisé en sous-sections pour simplifier la consultation du document.
Les ministères doivent s'assurer qu'un processus existe pour déterminer si leurs besoins courants et leurs
nouveaux besoins en matière de transport peuvent être satisfaits au moyen du parc automobile existant ou du recours
à des moyens de transport de remplacement, qui soient écologiques.
Les ministères doivent tenir compte des délais de production des fabricants dans leur cycle de planification des
achats de véhicules.
Les ministères doivent choisir la catégorie (conformément aux spécifications du Guide
de commande des véhicules automobiles du gouvernement) et le type de véhicules qui répondent le mieux à
leurs besoins opérationnels, tout en essayant de rationaliser le plus possible la dimension des véhicules et la
taille du parc automobile. Les ministères doivent tenir compte des facteurs de sélection suivants : comparaison
du coût des différents types de carburant par rapport à la consommation prévue de carburant; données concernant
l'entretien et les réparations; valeur probable de revente; besoins opérationnels; niveau d'émission projeté, et
existence possible d'un véhicule de catégorie inférieure qui a pu bénéficier des apports de la technologie
actuelle.
5.2.1 Achat du véhicule
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a le pouvoir exclusif d'acheter des véhicules pour
inclusion dans le parc automobile des véhicules légers du gouvernement du Canada. Les ministères doivent conclure
tous les achats de véhicules légers, y compris les achats concernant les véhicules exemplaires, avec le personnel
de l'administration centrale de TPSGC et ne doivent discuter d'aucune modalité d'achat avec les concessionnaires.
- Les ministères doivent communiquer directement avec
l'administration centrale de TPSGC dans le cas des besoins urgents.
- Les achats de véhicules conclus directement avec les
concessionnaires sont généralement plus coûteux que s'ils sont effectués au moyen du système d'offres à
commandes individuelles et ministérielles de TPSGC. Dans la mesure du possible, il faut éviter d'acheter un
véhicule chez un concessionnaire. Seules des circonstances exceptionnelles permettront de procéder de cette façon,
et, si c'est le cas, l'approbation de TPSGC est requise.
- Les ministères ne doivent pas échanger leurs véhicules
légers pour d'autres, ni acheter des véhicules usagés pour inclusion dans le parc automobile de véhicules légers,
car ces pratiques ne sont pas rentables pour le gouvernement.
Les ministères doivent tenir compte des répercussions sur l'environnement qu'aura l'achat, l'utilisation et
l'entretien des véhicules légers. Le Guide du gestionnaire sur la gestion du cycle de vie des véhicules
automobiles comporte une liste de contrôles de gestion d'un parc automobile écologique, qui vise à aider les
ministères à gérer leur parc automobile d'une manière qui respecte l'environnement.
Les ministères doivent acheter des véhicules dont les catégories correspondent à celles énumérées dans le Guide
de commande des véhicules automobiles du gouvernement publié par TPSGC, à moins que le Secrétariat du
Conseil du Trésor du Canada (SCT) n'ait donné une approbation distincte particulière.
- Les ministères doivent acheter des véhicules qui comportent
les caractéristiques minimales présentées dans le Guide
de commande des véhicules automobiles du gouvernement, telles qu'elles ont été établies par le comité
technique sur les véhicules automobiles du gouvernement et fait l'objet de négociations par l'administration
centrale de TPSGC dans le cadre de la sélection des véhicules, à l'exception des cas nécessitant une approbation
distincte du SCT[1].
Les ministères doivent respecter les exigences de la Loi
sur les carburants de remplacement dans le cadre de toute décision concernant l'achat d'un véhicule
automobile.
- Pour toute acquisition de véhicule, les ministères doivent
évaluer la rentabilité et la faisabilité opérationnelle d'acquérir un véhicule qui fonctionne avec un carburant
de remplacement. Ils doivent s'assurer que 75 p. 100 des véhicules qui répondent aux critères de
rentabilité et de faisabilité opérationnelle fonctionnent effectivement avec un carburant de remplacement quand
celui-ci est disponible.
Les ministères qui examinent la possibilité d'acheter des véhicules exemplaires doivent donner un poids égal
aux critères concernant la rentabilité, les avantages pour l'environnement et les avantages réels sur le plan de la
nature exemplaire du véhicule.
5.2.2 Location du véhicule
La location de véhicules n'est pas permise, sauf si elle permet de répondre à des besoins temporaires, à court
terme ou saisonniers. La location ne doit pas être utilisée pour les besoins de transports permanents reliés aux
programmes. S'il est nécessaire de louer un véhicule, seuls les contrats de location-exploitation sont permis. Il
est interdit d'acheter le véhicule à la fin de la période de location de celui-ci.
Les catégories, les moteurs, les options et les caractéristiques minimales des véhicules loués doivent
correspondre aux spécifications présentées dans le Guide
de commande des véhicules automobiles du gouvernement.
Les locations de véhicules constituent des marchés et doivent être conclues conformément à la Politique
sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor.
Les systèmes d'information de gestion que les ministères utilisent pour recueillir des données sur leurs
véhicules automobiles doivent être en mesure de recueillir les mêmes données pour les véhicules loués à long
terme, y compris la durée de la location (dates de début et de fin de la location) et le coût de celle-ci.
5.3.1 Carburant
Les conducteurs de véhicules gouvernementaux qui fonctionnent avec de l'essence doivent faire le plein avec le
carburant E10, dans la mesure du possible.
Le supercarburant ne doit pas être acheté, à moins qu'il s'agisse d'une exigence du fabriquant du véhicule ou
que le carburant E10 ne soit disponible que sous la forme de supercarburant.
Le carburant E10 doit être utilisé dans des réservoirs de stockage de carburant en vrac, quand cela est
possible.
Les carburants de remplacement doivent être utilisés pour les véhicules qui sont en mesure de fonctionner avec
ce genre de carburant et quand il a été déterminé que cette option était rentable et faisable sur le plan
opérationnel, aux termes de la Loi sur les carburants de
remplacement.
Les ministères qui examinent la possibilité d'utiliser des carburants de remplacement doivent donner un poids
égal aux critères concernant la rentabilité, les avantages pour l'environnement et les avantages réels sur le plan
de la nature exemplaire du véhicule.
5.3.2 Gestion des risques
Les ministères et les organismes doivent prendre les mesures appropriées pour cerner, évaluer et réduire les
risques liés à l'acquisition, à l'exploitation, à l'utilisation et à l'aliénation des véhicules. Les facteurs
de risques peuvent comprendre, mais sans s'y limiter, les risques financiers, juridiques et professionnels, ainsi que
les risques touchant l'organisation, la santé, la sécurité et l'environnement.
Les personnes qui ne sont pas des fonctionnaires (comme les entrepreneurs, les bénévoles et les étudiants)
peuvent conduire des véhicules gouvernementaux ou être passagers dans ceux-ci, et les invités et les représentants
d'entreprises du secteur privé peuvent être passagers dans des véhicules gouvernementaux. Ces personnes seront
assurées en vertu de la politique d'auto-assurance du ministère, dans la mesure où le déplacement en question est
autorisé (le déplacement doit être fait uniquement pour le compte du gouvernement) et que des pratiques de saine
gestion des risques ont été suivies pour déterminer le degré de risque assumé par l'État. De telles pratiques
doivent au moins comprendre ce qui suit :
- s'assurer que chaque conducteur de véhicule automobile possède
un permis valide pour conduire le véhicule qui lui a été attribué, conformément à la loi provinciale ou
territoriale pertinente;
- déterminer la meilleure façon de protéger l'État contre les
risques de dommages au véhicule, de blessures subies par le conducteur ou un passager, ou de réclamations par une
tierce partie.
5.3.3 Attribution du véhicule et gestion de son utilisation
Les données concernant l'utilisation des véhicules (soit la distance parcourue et la durée d'utilisation)
doivent être recueillies pour tous les déplacements effectués.
- Les ministères doivent s'assurer qu'un carnet de route est
attribué pour chaque véhicule (ou tout autre outil approprié de gestion de l'utilisation du véhicule) et qu'un
livre de bord du véhicule est disponible quand il s'agit d'un véhicule mis en commun.
- Les ministères doivent s'assurer que les carnets de route et
les livres de bord sont utilisés rigoureusement afin qu'ils puissent disposer en tout temps de données sur
l'utilisation des véhicules.
- Les ministères doivent analyser les données recueillies afin
de connaître les tendances en matière d'utilisation des véhicules aux fins d'une gestion efficace des transports.
5.3.4 Exploitation et utilisation du véhicule
Les ministères doivent s'assurer que des mesures suffisantes sont prises pour éviter que les véhicules
gouvernementaux ne servent à d'autres fins que celles dûment autorisées.
Les ministères doivent prendre des mesures pour éviter de faire fonctionner inutilement au ralenti les véhicules
gouvernementaux (par exemple, une campagne visant à réduire la marche au ralenti, ou une utilisation optimale des
technologies qui permettent de réduire la marche au ralenti, comme les groupes auxiliaires de bord et les radiateurs
de chauffage de cabine).
Les remises offertes par les stations-service et les garages doivent être appliquées directement sur les factures
d'achat.
5.3.5 Collecte de données, cartes de crédit et systèmes d'information de gestion sur le parc automobile
Les ministères doivent s'assurer que les renseignements essentiels concernant leur parc automobile sont recueillis
aux fins de la gestion de celui-ci et de l'établissement de rapports. Ils y arrivent en utilisant un système
d'information de gestion sur le parc automobile et des cartes de crédit s'y rattachant, ou un système équivalent,
qui permettent de contrôler les coûts liés à l'entretien, à la réparation et à l'utilisation des véhicules
dans le cadre d'une démarche axée sur la gestion du cycle de vie du parc automobile. Les systèmes d'information de
gestion sur le parc automobile doivent comporter les caractéristiques qui suivent.
- Les systèmes doivent pouvoir fournir une vue d'ensemble à
l'échelle du ministère, qui soit unique et cohérente, des dépenses liées à l'entretien, à l'utilisation et à
la réparation des véhicules, aux fins de la gestion du parc automobile.
- Les ministères doivent s'assurer que leurs systèmes, qu'ils
soient alimentés en données par le ministère ou par un fournisseur externe de services de gestion de parcs
automobiles, sont en mesure d'alimenter une base de données et un système destinés à respecter les exigences
internes et externes en matière d'établissement de rapports. La liste des champs de données obligatoires pour les
véhicules de l'État et les véhicules loués à long terme est présentée à l'annexe B de la présente directive.
- Un gestionnaire de l'administration centrale doit être chargé
de la responsabilité de tenir une base de données complète et exacte sur le parc automobile, et qui satisfait aux
exigences en matière d'établissement de rapports.
- Les relevés de compteurs kilométriques doivent être transmis
à intervalles périodiques à la personne compétente afin d'alimenter la base de données servant à gérer le parc
automobile.
- Les ministères doivent s'assurer que les cartes de crédit de
parc automobile servent à payer toutes les dépenses liées à l'utilisation et à l'entretien des véhicules du parc
automobile. (Le fait d'utiliser uniquement ces cartes de crédit pour payer les dépenses liées à l'utilisation et
à l'entretien des véhicules gouvernementaux donne l'assurance que toutes les dépenses liées aux véhicules
gouvernementaux sont saisies dans le système d'information de gestion sur le parc automobile et que ces données
peuvent être utilisées pour soutenir des négociations concernant des remises ou des exemptions de taxes
provinciales ou toute autre remise du genre concernant le parc automobile.) Le Guide du gestionnaire sur la
gestion du cycle de vie des véhicules automobiles renferme des renseignements importants sur l'utilisation
judicieuse des cartes de crédit de parc automobile ainsi que sur ce que l'on entend par dépenses liées à
l'utilisation et à l'entretien des véhicules.
- Si un marchand refuse qu'un paiement soit effectué au moyen
d'une carte de crédit de parc automobile, d'autres modes de paiement peuvent être utilisés. Toute dépense liée à
l'utilisation ou à l'entretien d'un véhicule gouvernemental pour laquelle le paiement n'a pas été effectué au
moyen d'une telle carte de crédit doit être signalée à la personne compétente afin qu'elle soit entrée dans la
base de données concernant la gestion du parc automobile.
5.3.6 Responsabilité et assurance concernant le parc automobile
Les ministères ne sont pas tenus d'obtenir une assurance pour les véhicules de l'État et les véhicules loués
puisque le gouvernement se protège contre ses propres risques. Il faut toutefois tenir compte des exceptions
suivantes :
- les véhicules de l'État et les véhicules loués qui sont
utilisés aux États-Unis. (Ces véhicules doivent être assurés contre les risques de recours de tiers et de
préjudices corporels au moyen d'une assurance offerte sur le marché. Des documents de preuve de cette assurance
doivent être laissés dans le véhicule lors des déplacements aux États-Unis).
- les véhicules attribués aux ministres, aux ministres d'État,
aux secrétaires d'État, aux sous-ministres et aux hauts fonctionnaires admissibles. La Directive sur la
gestion du parc automobile : Voitures de fonction fournit de plus amples renseignements sur les exigences
en matière d'assurance pour ces véhicules.
Les véhicules doivent être aliénés conformément aux exigences de la Politique sur la gestion du
matériel du Conseil du Trésor et de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus,
également du Conseil du Trésor.
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