La présente section donne une vue d'ensemble et
fournit aux agents de programme et à leurs superviseurs du
soutien et des conseils concernant un contrôle essentiel,
c'est-à-dire, la surveillance. Il vise à préciser quand et
comment la fonction de vérification peut appuyer la saine gestion
et administration des programmes de transfert. Veuillez consulter
les professionnels de la vérification de votre ministère pour
obtenir des conseils plus détaillés à l'égard de la section.
La plupart des éléments mentionnés à la section 7
concernant la gestion du risque s'appliquent à la présente
section.
L'accord de transfert suppose que des fonds
publics seront transmis à des particuliers, à des groupes ou à
des organisations. Les ministères sont tenus responsables de la
manipulation adéquate de ces fonds par leurs employés et de leur
utilisation à bon escient par le destinataire. Une surveillance
efficace exercée par les agents de programme peut couvrir ce
dernier élément, tandis que les vérifications fournissent des
assurances sur les deux volets.
Bien que toutes les vérifications doivent
respecter des normes fondamentales, les vérificateurs peuvent
fournir deux niveaux élémentaires d'assurance dans leurs
rapports. La profondeur et l'étendue des enquêtes varient d'une
mission à l'autre.
- On pourra disposer d'un niveau supérieur, quoique non absolu,
d'assurance grâce à la conception de procédures qui ramènent,
selon le jugement professionnel du vérificateur interne, le
risque d'une conclusion inadéquate à un niveau inférieur par des
procédures telles que l'inspection, l'observation, l'enquête, la
confirmation, les calculs, l'analyse et les discussions. Ce
niveau entraîne des coûts plus élevés et prolonge le temps
d'exécution de la vérification.
- On pourra disposer d'un niveau modéré d'assurance grâce à la
conception de procédures qui ramènent, selon le jugement
professionnel du vérificateur interne, le risque d'une conclusion
inadéquate à un niveau plus modéré par des procédures qui se
limitent habituellement à l'enquête, à l'analyse et aux
discussions.
9.1.1 Évaluation de la gestion de programme
En ce qui a trait aux subventions, aux
contributions ou aux autres genres de programmes de transfert,
les vérifications visent principalement à formuler une opinion
sur la gestion du programme et, avec le temps, à formuler des
recommandations pour son amélioration. Pour ce faire, il convient
d'examiner objectivement les preuves et d'évaluer indépendamment
le cadre et les pratiques de contrôle de la gestion. Les
vérificateurs peuvent aussi évaluer la gestion du risque et les
pratiques à cet égard, l'information servant au processus
décisionnel ainsi que les pratiques en matière d'établissement de
rapports.
Dans le cas de transferts inconditionnels, comme
les subventions, la vérification porte uniquement sur le
processus de sélection et d'approbation du destinataire ainsi que
sur son admissibilité. Dans le cas de transferts conditionnels,
comme les contributions, la vérification devrait également viser
le respect des conditions de l'accord et des étapes clés par le
destinataire.
Les vérifications peuvent, dans certaines
circonstances, être menées à l'égard de projets de contribution
et de destinataires particuliers, mais elles ne devraient pas
remplacer la surveillance financière et opérationnelle
périodique. La vérification des destinataires, tout autant que la
surveillance financière et opérationnelle, sont au nombre des
responsabilités de la gestion du programme.
Essentiellement, la vérification d'un programme
de transfert conditionnel ou inconditionnel évalue
systématiquement le cadre de gestion et de contrôle du programme.
De façon plus précise, les vérificateurs déterminent si :
- les politiques et lignes directrices essentielles à
respecter, les procédures à suivre, la qualité du travail,
l'efficacité et l'efficience opérationnelles, les extrants
attendus et les résultats du programme ont été bien définis et
communiqués;
- des indicateurs régissant ce qui précède, comme des taux
d'erreur, le coût unitaire et la vitesse du traitement, ont été
instaurés;
- la direction et les employés ont les connaissances et les
habiletés nécessaires pour s'acquitter de leurs fonctions;
- les contrôles administratifs, financiers et opérationnels
essentiels ont été instaurés et sont efficaces;
- les gestionnaires de programme reçoivent de l'information
récente, digne de foi relativement à fiable et complète sur la
gestion et l'administration des programmes.
9.2.1 Généralités
Du seul point de vue des processus, la
surveillance et la vérification des accords particuliers de
contribution ont beaucoup en commun. Dans les deux cas, elles
veillent à ce que les conditions de l'accord soient respectées et
à ce que les dépenses dont le remboursement est demandé soient
admissibles et permises.
Les principales différences se situent au niveau
de la profondeur, de la couverture, de l'impartialité et du
respect de normes professionnelles rigoureuses par les
vérificateurs. C'est pour cette raison que le terme
« vérification » devrait être réservé aux missions exécutées par
des vérificateurs.
La surveillance est habituellement effectuée par
l'agent de programme chargé du projet et, par conséquent, elle ne
traite que les activités du destinataire. En revanche, une
vérification passe généralement en revue les activités de l'agent
de projet et du destinataire. L'agent chargé du projet qui se
voit confier la surveillance pourrait ne pas être aussi impartial
qu'un vérificateur indépendant. Enfin, que les vérificateurs
fournissent un niveau élevé ou modéré d'assurance, ils doivent
respecter des normes comptables strictes qui pourraient ne pas
être justifiées dans le cadre d'une surveillance opérationnelle
ou financière.
9.2.2 Surveillance par les agents de programme
On s'attend à ce que les agents de programme
surveillent périodiquement les progrès et les activités des
destinataires de contributions ou d'autres transferts
conditionnels. La surveillance est un élément essentiel du cadre
de contrôle d'un programme de transfert.
La surveillance peut être opérationnelle ou
financière. Dans le premier cas, elle comporte la tenue
d'entrevues et l'examen de documents afin d'assurer que le
destinataire rencontre et continue à rencontrer les conditions et
atteint les événements clés indiqués dans l'accord de
contribution. Dans le deuxième cas, l'agent chargé de la
surveillance examine les demandes pour s'assurer que les coûts et
les dépenses dont le remboursement est demandé correspondent aux
coûts et dépenses admissibles énumérés dans l'accord et ne
dépassent pas le plafond autorisé pour chaque catégorie. L'agent
examine les pièces justificatives des coûts et des dépenses,
comme les factures et les listes de paie, pour s'assurer qu'ils
ont de fait été engagés au cours de la période visée par la
demande de remboursement et se rapportent directement à l'accord.
Si le requérant est tenu de verser au projet une contribution en
nature ou en espèces, cette contribution doit également être
surveillée.
9.2.3 Vérification des accords de transfert particuliers
Les vérifications d'accords de transfert
particuliers peuvent se faire aux deux niveaux déjà mentionnés, à
savoir élevé et modéré. Dans le premier cas, les vérificateurs
consacrent habituellement plusieurs jours à examiner et à
analyser sur place les dossiers financiers et opérationnels du
bénéficiaire pour savoir si toutes les conditions de l'accord ont
été respectées. Dans le second cas, les vérificateurs peuvent
limiter leur examen à un ou deux secteurs, notamment la qualité
du service ou l'achat d'équipement ou à quelques demandes de
remboursement choisies présentées par le destinataire.
- Les vérifications d'attestation constituent un genre
particulier de vérification qui font habituellement partie de la
catégorie du niveau élevé d'assurance. Elles sont généralement
menées par des vérificateurs externes qui appliquent des critères
stricts de vérification financière afin de fournir une opinion
sur les états financiers se rapportant à l'accord. Cette opinion,
si elle est favorable, se résume généralement comme suit : « ces
états financiers donnent, à tous les égards importants, une image
fidèle de la situation financière de (commanditaire ou
bénéficiaire) au (date) ». En règle générale, ces vérifications
ne traitent pas de la pertinence des dépenses ni de leur
conformité aux conditions de l'accord.
- Les vérifications judiciaires sont essentiellement des
vérifications d'assurance élevée qui suivent des règles
particulières de collecte de faits et de preuves et qui assurent
que les constatations et les conclusions satisferont aux
exigences d'un tribunal en cas de poursuites judiciaires. Les
vérifications judiciaires sont généralement effectuées uniquement
si l'on soupçonne une fraude.
Les accords de transfert inconditionnel, comme
les subventions, n'exigent pas de surveillance parce qu'aucune
condition ne doit être remplie après le versement. Les
gestionnaires devraient toutefois assurer un contrôle
satisfaisant sur le processus de sélection, d'approbation et de
paiement. Les accords de subvention peuvent faire l'objet d'une
vérification qui veille principalement à ce que les destinataires
respectent les critères d'admissibilité qui s'appliquent.
L'accord de transfert peut indiquer que le
destinataire, pour sa part, conclura des accords auxiliaires avec
une ou plusieurs organisations non gouvernementales pour la
prestation des fonds et pour atteindre les événements clés
indiqués dans le premier accord, appelé l'accord-cadre. Ces
accords-cadres doivent autoriser le ministère à surveiller et à
vérifier le destinataire. Dans la mesure du possible, le droit de
vérifier le destinataire final devrait également être inclus dans
les accords auxiliaires.
Même si le ministère se réserve le droit de
surveiller et de vérifier le destinataire final, il n'exercera
pas nécessairement ce droit à moins d'avoir des raisons
impérieuses de le faire, comme une augmentation du niveau de
risque ou le fait que le destinataire n'ait pas agi avec la
diligence raisonnable. Dans la mesure du possible, la
responsabilité de surveiller et de vérifier le destinataire final
doit incomber au destinataire, qui demeure responsable du respect
des conditions des accords auxiliaires.
Le destinataire devrait pouvoir faire la preuve à
l'agent de projet du ministère qu'il a instauré un cadre de
gestion et de contrôle assurant que le destinataire final
respecte les conditions des accords auxiliaires. Il devrait
appliquer à la gestion de ces accords auxiliaires la même
diligence et responsabilité que celles auxquelles le ministère
s'attend concernant son accord.
Toutefois, on peut demander au groupe de
vérification interne du ministère de vérifier le destinataire
pourra fournir une assurance que tel est exactement ce qui se
passe. Pour ce faire, le groupe devra avoir accès aux livres,
dossiers et locaux du destinataire final et des
bénéficiaires.
Annexe des pratiques exemplaires -
Diversification de l'économie de l'Ouest (DEO) a dressé une liste
de contrôle pour la vérification et l'examen des dossiers
d'évaluation.
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