Ce document contient le texte complet de la politique révisée
le 1 ier juillet 1995. Cette politique remplace les sections
10.7.1 à 10.7.6 du Guide d'administration financière pour les
ministères et les organismes du gouvernement du Canada,
révision consolidée, avril 1991.
Protéger les fonds de l'État et réduire ses besoins
d'emprunt.
Le gouvernement a pour politique de veiller à ce que les fonds
publics qu'il reçoit soient déposés dans les meilleurs délais,
afin de prévenir et de limiter le plus possible les cas
d'erreurs, de fraude ou d'omission et de réduire les besoins
d'emprunt.
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés
comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
a) Tous les fonds publics doivent être déposés au Trésor, le
plus rapidement possible, mais au minimum à la fréquence et selon
les modalités exigées dans le Règlement sur la réception et le
dépôt des deniers publics.
b) Tous les fonds publics perçus ou reçus doivent être déposés
dans un compte établi à cette fin par le receveur général, auprès
d'une institution financière, auprès d'un service de dépôt ou
auprès d'un autre agent financier désigné. Référez à l'appendice
A pour des informations relatives aux dépôts électroniques.
c) Quiconque perçoit ou reçoit des deniers publics doit aussi
maintenir un registre de toutes les rentrées de fonds et de tous
les dépôts conformément à ce même règlement.
d) Toute somme reçue doit être versée au Trésor avant de
pouvoir être remboursée conformément au règlement sur le
remboursement des recettes.
e) La garde des fonds publics, y inclus les fonds devant être
déposés, doit être assurée en tout temps.
f) Toute réception de fausse monnaie doit être signalée
immédiatement à la police. Les ministères doivent alors établir
ou rétablir rapidement un compte débiteur; si ils peuvent
identifier la personne qui a remis la fausse monnaie; sinon, ils
doivent radier la somme pour perte d'argent.
g) Les déficits de caisse sont habituellement la
responsabilité des employés qui les encourent et devraient être
recouvrés des intéressés conformément aux dispositions de la
Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphe
76(4) ou article 78. Ils doivent faire l'objet d'un rapport et
d'une enquête et être comptabilisés de la façon indiquée au
chapitre 4-7, Politique sur les pertes de deniers et infractions
et autres actes illégaux commis contre la Couronne.
h) Les excédents de caisse non identifiables doivent être
déposés, inscrits comme tels aux livres comptables ministériels
et portés au crédit d'un compte de recettes non fiscales. Si un
excédent peut être relié à un paiement en particulier, il doit
être traité comme un paiement en trop et remboursé conformément
au Règlement sur le remboursement des recettes.
i) Les ministères doivent suivre les exigences décrites à
l'appendice B lorsqu'ils traitent dépôts de garantie des
entrepreneurs suite à un appel d'offre. Les chèques certifiés
reçus à titre de dépôt de garantie pour des fins autres qu'une
soumission faite dans le cadre d'un appel d'offres doivent être
versés immédiatement au Trésor.
6.1 Fonds reçus par le courrier
a) Les ministères doivent veiller à ce que les procédures
d'ouverture du courrier et le contenu du registre quotidien des
recettes répondent aux exigences financières minimales énoncées
dans le guide intitulé La gestion du courrier dans les
ministères et organismes du gouvernement, publié par les
Archives nationales du Canada.
b) Deux personnes doivent être présentes lors de l'ouverture
du courrier et les recettes doivent être inscrites
immédiatement.
c) Tous les chèques et autres titres négociables reçus doivent
être endossés rapidement de la façon suivante : «Pour dépôt au
compte du receveur général du Canada».
6.2 Garde des fonds publics
L'agent financier supérieur doit s'assurer que les
dispositions prises pour la garde et le transport des fonds
répondent aux normes administrées par l'agent de sécurité du
ministère et qu'il y a une délimitation claire des
responsabilités et une attribution de la responsabilisation.
6.3 Reçus des institutions financières
Les ministères doivent obtenir et conserver les reçus de
dépôts remis par les institutions financières au moment du
dépôt.
6.4 Chèques postdatés
Les ministères doivent assurer un contrôle efficace de tous
les chèques postdatés. Les procédures de contrôle doivent
inclure: inscrire tous les détails au moment de leur réception;
garder les chèques en lieu sûr jusqu'à leur encaissement; noter
sur le registre des débiteurs la date où ils pourront être
encaissés; administrer un système de rappel pour s'assurer que
les chèques postdatés sont toujours déposés à la date
d'échéance.
6.5 Rapprochement des dépôts
Il incombe aux ministères de veiller à ce que leurs registres
de dépôts concordent avec les rentrées déclarées à la Banque du
Canada. Pour plus de renseignements, prière de consulter la
Directive du receveur général 1986-8, «Dépôt électronique des
deniers publics au crédit du receveur général du Canada».
6.6 Chèques sans provision
Lorsqu'un chèque sans provision a été déposé au Trésor, le
ministère concerné doit établir ou rétablir rapidement un compte
débiteur, puis demander au tireur du chèque sans provision soit
de faire certifier le chèque soit de le remplacer par un chèque
valide.
6.7 Sécurité physique
Les ministères doivent avoir des systèmes, auxquels sont
intégrées des méthodes de contrôle efficaces incluant la
responsabilisation et des contrôles internes, afin de protéger
les fonds publics gardés pendant et après les heures de travail.
L'appendice A contient les lignes directrices sur la sécurité
physique.
a) Les ministères doivent s'assurer du fonctionnement efficace
et efficient de leurs activités de dépôt.
b) Les ministères devraient effectuer des examens et des
vérifications périodiques de leur activités de dépôt afin de
s'assurer que ces dernières sont établies et fonctionnent
conformément à la présente politique.
c) Le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifiera l'efficacité
de la présente politique par l'examen des rapports ministériels
de surveillance de la vérification et de l'exécution.
8.1 Autorité
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
8.2 Législation pertinente
Articles 2, 17, 17.1, 17(3), 20, 76(4) et 78 de la Loi sur
la gestion des finances publiques (L.R.C. 1985, chapitre
F-11).
Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics,
C.R.C., c. 728, tel que modifié par DORS/80-449, 83-828 et
94-402.
Règlement sur le remboursement de recettes, C.R.C., c. 729,
modifié par DORS/81-920 et le DORS/93-258.
Partie VI du Règlement sur les marchés de l'État C.P.
1987-1355, 30 juin 1987 (DORS/87-402, tel que modifié par
DORS/91-651 et DORS/92-503).
8.3 Publications du Secrétariat du conseil du trésor
Politique sur les inscriptions des rentrées et des créances
(débiteurs), chapitre 3-2, volume «Fonction de contrôleur»,
Manuel du Conseil du Trésor.
Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres
actes illégaux commis contre la Couronne, chapitre 4-7, volume
«Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
8.4 Autres publications
Directive du receveur général 1986-8, Dépôt électronique des
deniers publics au crédit du receveur général du Canada.
Directive du receveur général 1987-7, Acceptation de cartes de
crédit aux fins du paiement de biens et services fournis par le
gouvernement.
Directive du receveur général 1995-2, Renseignements qui
doivent figurer sur les chèques reçus pour dépôt au crédit du
receveur général du Canada.
Archives nationales du Canada; La gestion du courrier dans les
ministères et organismes du gouvernement, collection de la
gestion des documents, 1979.
Ordre en conseil C.P. 1970-300, 17 février 1970.
Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à
cette politique à l'administration centrale de votre ministère.
Pour l'interprétation de la politique, les agents de
l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec
:
En ce qui a trait à la politique générale,
Division de la politique de la gestionfinancière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
En ce qui a trait aux procédures de dépôt de fonds
publics,
Directeur, Direction des accords interbancaires
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie
Travaux publics et services gouvernementaux Canada
8A1
Place du portage, Phase III
11 rue Laurier
Hull, Québec
>K1A 0S5
Téléphone: (819) 956-2945
Télécopieur: (819) 956-7595
1. Définition : dépôts de garantie des entrepreneurs suite à
un appel d'offre
Les dépôts de garantie des entrepreneurs suite à un appel
d'offre comprennent : des chèques certifiés, des obligations
garanties par le gouvernement (dont les bons du Trésor du
gouvernement du Canada) et des obligations de cautionnement
émises par des compagnies de cautionnement reconnues qui ont été
approuvées par le Conseil du Trésor.
2. Dépôts électroniques
Les ministères peuvent accepter de leurs clients des paiements
effectués au moyen d'un transfert électronique de fonds (TEF). Le
receveur général offre aussi aux ministères la possibilité
d'enregistrer électroniquement les transactions de cartes de
débit et de crédit au point de vente. Ces systèmes permettent de
réduire les frais administratifs et, dans certains cas, de verser
plus rapidement les fonds au Trésor et de réduire ainsi les frais
d'intérêt du gouvernement.
3. Sécurité physique
Les contrôles pour la sécurité physique consistent au moins
habituellement à restreindre le nombre et la circulation des
clés, à exiger que deux personnes soient présentes pour avoir
accès aux coffres-forts, aux chambres fortes et aux caisses
enregistreuses, et à établir des procédures en ce qui concerne
:
- le prompt dépôt et la prompte comptabilisation des fonds
reçus (les dépôts représentant des sommes importantes devraient
être effectués avant 14h00, heure d'Ottawa);
- le comptage à effectuer et la signature à obtenir lorsque des
sommes d'argent changent de main;
- les dispositions à prendre pour modifier les itinéraires et
les heures de dépôts;
- les dépôts fréquents qu'il faut effectuer afin d'avoir en
main le moins d'argent possible;
- le recours aux services de dépôt de nuit pour éviter que de
fortes sommes d'argent ne soient gardées dans les locaux au cours
de la nuit; et
- l'utilisation de camions blindés lorsque la valeur des
numéraires inclus dans le dépôt le justifie.
1. Dépôts de garantie, information générale
a) Les chèques certifiés et les obligations garanties par le
gouvernement qui sont versés à titre de dépôts de garantie
doivent être consignés à la fois à l'actif et au passif dans les
registres comptables du ministère et dans les comptes publics du
Canada, peu importe s'ils sont conservés par le ministère ou
versés au Trésor.
b) Les ministères doivent entreposer en lieu sûr les chèques
de dépôt de garantie non encaissés et les obligations,
conformément à la partie VI du Règlement sur les marchés de
l'État, ou, s'ils ne disposent pas des installations
nécessaires, en confier la garde à la Division des dépôts de
valeurs, du ministère des Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada.
2. Chèques certifiés
a) Un chèque certifié remis à titre de dépôts de garantie à la
suite d'un appel d'offre doit être conservé sans être encaissé
jusqu'à ce que l'adjudicataire du marché soit choisi, et ce,
pendant une période maximale d'un an.
b) Lorsque la soumission est acceptée et que le chèque
certifié est alors requis à titre de cautionnement jusqu'au terme
du marché, le chèque doit être versé au Trésor, à moins que
l'entrepreneur ne demande au ministère de ne pas l'encaisser.
c) Tout chèque certifié non encaissé doit être remplacé par un
chèque certifié valide avant qu'il ne devienne périmé; un chèque
est habituellement périmé six mois après la date inscrite sur le
chèque.
d) Si la soumission est rejetée, ou si elle est acceptée et
que le chèque certifié accompagnant la soumission n'est pas
requis à titre de cautionnement jusqu'au terme du marché, le
chèque doit être retourné à l'entrepreneur.
3. Intérêts sur les dépôts de garantie
a) Des intérêts simples doivent être payés sur tous les dépôts
de garantie versés au Trésor. Si l'échéance du dépôt est de moins
de 12 mois, l'intérêt doit être payé au moment du retour du dépôt
à l'entrepreneur. Si l'échéance est de 12 mois ou plus, l'intérêt
doit être payé annuellement, à la date anniversaire du versement
du dépôt de garantie, ou à la fin de l'exercice si le ministère
juge qu'il est plus facile ainsi d'administrer les paiements
d'intérêts. L'intérêt couru qui demeure impayé à la fin de
l'exercice est assujetti à la Politique sur les créditeurs à la
fin de l'exercice (CAFE) (voir le chapitre 5-5). Aucun intérêt ne
doit être versé sur des chèques qui sont détenus mais non
encaissés ou lorsque l'entrepreneur remet une caution, ou
présente une valeur mobilière ou un instrument de garantie de
bonne exécution qui est tout simplement placé en fiducie.
b) L'intérêt doit être calculé selon les taux que le ministère
des Finances publie tous les mois. Conformément au décret C.P.
1970-300, du 17 février 1970, le taux d'intérêt doit correspondre
à 90 p. 100 de la moyenne arithmétique simple des taux
d'adjudication hebdomadaires reconnus des bons du Trésor de trois
mois pour le mois qui précède immédiatement le mois à l'égard
duquel l'intérêt est payé.
c) L'intérêt payé sur les dépôts de garantie constitue une
dépense législative et peut être recouvré auprès de la Section de
la dette publique, Division des services financiers, ministère
des Finances. Les ministères et organismes qui établissent et
présentent des pièces de journal pour récupérer des frais
d'intérêt à l'égard de dépôts de garantie doivent fournir tous
les renseignements pertinents concernant l'intérêt payé.
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