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a) Tous les ministères doivent établir un plan comptable,
permettant l'analyse de l'information financière conformément
d'abord aux structures par article, autorisation, objet, et
centre de responsabilité du ministère, ensuite aux besoins des
gestionnaires opérationnels et financiers quant à des
informations supplémentaires sur les coûts, actifs, passifs et
autres données financières et enfin, quant aux exigences de la
comptabilité centrale ou des organismes centraux. Le système de
codage doit aussi satisfaire aux besoins du personnel affecté au
traitement des opérations comptables. Travaux publics et Services
gouvernementaux peut mieux fournir ses services aux ministères si
ceux-ci établissent un plan comptable d'après des systèmes de
codage uniformes.
b) Le plan comptable constitue le moyen d'identifier chaque
opération avec les codes utilisés pour accumuler les données
globales dans le système comptable. Il détermine donc
l'information qui peut être obtenue des écritures comptables.
a) Le système de codage désiré pour les systèmes de comptes
centraux comprend une partie établie par Travaux publics et
Services gouvernementaux et une partie établie individuellement
par les ministères.
b) Certains codes uniformes sont assignés à chaque opération
au moyen des méthodes de contrôle des lots appliquées par Travaux
publics et Services gouvernementaux afin que les opérations
affectant l'encaisse soient identifiées séparément des autres
opérations et que la piste de vérification soit préservée pour
toutes les opérations entrées dans le système. Ces codes
identifient le ministère, le bureau régional des services, le lot
et l'origine.
c) Ce sont les ministères qui assignent les codes reliés au
plan comptable selon leur propre plan, en utilisant le système de
numérotation et le format qui leur conviennent le mieux, sous
réserve des restrictions suivantes :
- le système de comptabilité centrale doit pouvoir identifier
le crédit parlementaire, ou bien le compte de revenu, d'actif ou
de passif (numéro du compte central) auquel l'opération doit être
imputée ou créditée dans les comptes du Canada;
- les articles ministériels (ou d'exécution) ou les codes de
ressource des ministères, constituant le niveau le plus bas
d'analyse par article dans chaque ministère, doivent être
compatibles avec les articles économiques, d'origine ou de
classification, qui représentent le niveau le plus bas d'analyse
par article pour l'ensemble du gouvernement;
- l'élément d'activité doit être compatible;
- les champs de codage doivent être disposés selon un ordre
prescrit;
- le nombre total de chiffres dans un champ donné ne doit pas
dépasser 9;
- le nombre total de chiffres dans un bloc de codage ne doit
pas dépasser 25.
d) Dans ces limites, chaque ministère a mis au point un plan
comptable et un système de codage qui, normalement, identifient
les postes suivants (voir le chapitre 5-1 du volume «Fonction de
contrôleur» du Manuel du Conseil du Trésor) :
- le crédit budgétaire alloué par le Parlement, l'affectation
du Conseil du Trésor, ou un compte d'actif ou de passif
(autorisation);
- la sous-section organisationnelle à laquelle l'opération
devrait être dûment imputée ou créditée (le centre de
responsabilité ou le centre de coût);
- l'élément d'activité ou le plus bas niveau de sous-activité
auquel l'opération devrait dûment être imputée ou créditée
(l'objet);
- la nature des biens et services acquis ou paiements de
transfert effectués, l'origine du revenu reçu, ou la cause de
l'augmentation ou de la diminution des créances et des dettes
(l'article);
- tout élément de coût, opération, projet, processus, élément,
tâche, poste, travail, comité, région géographique, groupe de
consommateurs ou de produits, individu, ou forme d'analyse
particulière autre que les postes précédents (codes
facultatifs).
a) Le code d'interclasseur permet de simplifier le codage des
pièces comptables, tout en accroissant la souplesse du système de
codage et en réduisant la possibilité d'erreurs. Pour tout centre
de responsabilité distinct, dans la classification du codage des
dépenses, la plupart des chiffres se répètent pour toutes les
opérations. Ainsi, toutes les dépenses ont généralement les mêmes
codes pour le programme, le crédit parlementaire, le centre de
responsabilité, l'activité et le premier niveau de sous-activité.
N'importe lequel de ces champs d'information peut être porté à
une longueur de 9 chiffres, mais ils totalisent collectivement 12
chiffres dans la plupart des ministères. Si l'on a recours à un
code d'interclasseur, un numéro d'interclasseur de 4 ou 5
chiffres peut remplacer ces 12 chiffres lors du codage des
opérations. Par la suite, à l'étape du traitement électronique,
le code d'interclasseur peut être interprété de façon à imposer
en entier les codes voulus à chaque opération exactement comme si
le codage détaillé était inscrit sur chaque document
d'origine.
b) L'utilisation des codes d'interclasseur comporte plusieurs
avantages :
- Le volume de codage manuel nécessaire pour chaque document
d'origine se trouve réduit et simplifié, et le risque d'erreurs
est moins grand à l'étape du codage des documents d'origine dans
les ministères et à l'étape de la saisie des données dans les
centres d'informatique.
- Certaines incohérences qui se produisent fréquemment par
suite d'erreurs de codage passées inaperçues se trouvent
éliminées, par exemple, lorsque les totaux par activité ne
concordent pas avec les totaux par responsabilité à l'intérieur
d'un même centre de responsabilité.
- Les codes d'interclasseur peuvent être établis selon un
ordre qui en facilite l'utilisation par le personnel de soutien
et les gestionnaires opérationnels dans un centre de
responsabilité et les libère de l'obligation de connaître en
entier le système de codage du ministère.
- Les codes d'interclasseur facilitent l'épurement des données
d'entrée à l'étape du traitement électronique; en effet, si
l'interclasseur est bon, le codage prescrit le sera aussi. La
majorité des données non valables seront rejetées à la première
étape du traitement plutôt qu'à plusieurs étapes ultérieures.
- Le codage du ministère pouvant être transmis à Travaux
publics et Services gouvernementaux est limité à 25 chiffres au
maximum; cependant, à l'aide d'interclasseurs, on peut augmenter
ce nombre au cours du traitement à 50 chiffres au moins. Cette
souplesse permet un nombre considérable d'analyses financières
spéciales ou de ventilation des coûts.
c) Lorsque des interclasseurs sont utilisés, chaque centre de
responsabilité aura besoin d'ordinaire d'un interclasseur pour
chacun des plus bas niveaux de sous-activité auquel il participe
et, au besoin, d'un interclasseur par compte de revenu, d'actif
et de passif.
a) Tous les ministères devraient expliquer pleinement leur
plan comptable dans un manuel de codage complet qui ferait partie
intégrante de leur manuel de gestion financière. Ce manuel
devrait expliquer l'utilisation et l'importance de chaque champ
du système de codage du ministère; il devrait expliquer toute
mesure spéciale ou tout traitement exceptionnel nécessaire pour
les comptes de contrepartie ou d'annulation, d'actif et
d'attente; il devrait également énumérer tous les codes valables
pour le ministère en ajoutant un texte descriptif adéquat à
chacun d'eux afin que tous puissent s'en servir avec assurance.
Chaque bureau où se fait le codage devrait en avoir un exemplaire
à sa disposition.
b) Ce manuel devrait avoir comme complément un plan comptable
adapté à chaque centre de responsabilité afin que le gestionnaire
et le commis préposé à la fonction de codage y trouvent
facilement et simplement les codes dont ils ont besoin. Toutes
ces feuilles supplémentaires devraient renvoyer au manuel pour
avis au sujet des opérations exceptionnelles.
c) Il faudrait élaborer des procédures particulières pour
tenir à jour le manuel de codage du ministère et les feuilles
supplémentaires à l'intention de chaque centre de responsabilité
et aussi pour communiquer les modifications aux intéressés, y
compris les sous-sections du personnel et des achats. Chaque page
du manuel de codage et des feuilles supplémentaires devrait
porter une date d'entrée en vigueur et le manuel de codage
devrait être mis à jour au moins une fois par année.
Tous les ministères ne sont pas tenus de se servir d'un bloc
de codage uniforme. Toutefois, on invite les ministères à
collaborer avec Travaux publics et Services gouvernementaux pour
éliminer toutes les divergences inutiles. Une utilisation
judicieuse des codes d'interclasseur devrait permettre à tous les
ministères de répondre à leurs propres besoins d'un plan
comptable particulier, établi dans le cadre d'une structure de
codage standard.
a) Tous les systèmes de collecte, traitement et rapport de
renseignements financiers ou non financiers connexes doivent
comprendre des contrôles en vue d'assurer l'intégrité des
renseignements qu'ils renferment.
b) Ces contrôles doivent constituer une partie intégrante de
la comptabilité des ministères pour assurer : que toutes les
opérations devant être consignées dans le système le sont sans
omission ou duplication; que toutes les opérations sont inscrites
et traitées avec précision; que seule l'information dûment
autorisée est acceptée par le système. Les normes d'exactitude et
de fiabilité imposées aux opérations financières valent également
pour les données opérationnelles.
c) L'appréciation du bien-fondé des contrôles est matière de
jugement; elle se base surtout sur l'expérience. Ce jugement doit
se fonder sur une évaluation complète de la contribution et
l'importance de chacun des contrôles particuliers exercés dans le
cadre de l'ensemble du système, et sur la portée de l'information
traitée, les possibilités d'erreur, l'importance des erreurs
éventuelles et le coût d'application des contrôles
nécessaires.
d) Tous les agents financiers et tout le personnel affecté à
l'élaboration et à la mise en oeuvre des systèmes financiers
devraient avoir une bonne compréhension d'un certain nombre de
techniques reconnues de contrôle. En effet, c'est à eux qu'il
appartient de choisir la combinaison de contrôles convenant le
mieux à chaque système. Lorsque le système recourt en partie à
l'informatique, les contrôles établis manuellement doivent être
conçus de façon à compléter les contrôles exercés
électroniquement pour qu'il ne se produise aucune brèche dans le
contrôle, pour éviter le chevauchement inutile et pour maintenir
un contrôle aussi économique que possible.
e) Les résultats des contrôles représentent en pratique la
seule preuve de leur existence. Une signature est la forme
d'élément de preuve la plus souhaitable parce qu'elle atteste que
le travail a été accompli, désigne clairement qui assume la
responsabilité de chaque fonction de contrôle, et convient à tous
les échelons de responsabilité. Une opération ne devrait pas
franchir une étape de son processus de traitement sans qu'il y
ait preuve qu'elle a franchi l'étape précédente. Par exemple, il
peut être nécessaire de constater l'inscription d'une opération
dans un compte auxiliaire, la vérification de l'exactitude
mathématique, la comptabilité de certains éléments d'information
avec d'autres sources ou l'obtention d'autorisations
particulières. Il faut aussi apporter aux surveillants et aux
gestionnaires une preuve du maintien de certains contrôles
effectués après le traitement, par exemple, les conciliations et
balances. Les contrôles par ordinateur doivent aussi être prouvés
au moyen d'une combinaison d'impressions spéciales destinées aux
opérateurs et aux utilisateurs, et par confirmation périodique ou
test du programme en cause.
f) Des erreurs peuvent se produire à tous les niveaux d'un
système financier. Les erreurs à prévoir dans les opérations
effectuées manuellement comprennent les erreurs de transcription
de l'information d'un document à l'autre, les erreurs d'additions
et de calculs, les erreurs dans l'attribution des codes de
comptabilité ou autres codes de référence, les omissions ou
pertes d'opérations ou de données importantes d'une opération et
les chevauchements. Les erreurs à prévoir dans un système
informatique comprennent les erreurs mécaniques, les erreurs dues
à des pannes d'électricité, les erreurs dans la programmation de
l'ordinateur, les inexactitudes, les chevauchements ou les
omissions de données durant le traitement, et les pertes ou
l'endommagement de fiches renfermant des renseignements
financiers.
g) Dans l'administration publique, étant donné les notions de
comptabilité décentralisée tenue en fonction des centres de
responsabilité et de l'utilisation maximale des services communs,
il est particulièrement nécessaire de maintenir des contrôles
pour empêcher qu'une opération imputable à un centre de
responsabilité, à un bureau de comptabilité ou à un ministère
soit imputée ailleurs, intentionnellement ou par erreur.
h) Dans tout système, le contrôle doit être établi dès que
possible et, dès lors, maintenu à toutes les étapes du
traitement, qu'il soit manuel, mécanique ou électronique. Dans la
plupart des systèmes, il faudra recourir à des combinaisons de
techniques de contrôle appliquées manuellement et
électroniquement.
i) Dans les systèmes plus simples, il peut être possible
d'établir un contrôle au moyen de données vérifiables avant et
après le traitement. Toutefois, dans la plupart des systèmes, une
combinaison intégrée de contrôles exercés manuellement et
électroniquement s'imposera. Au cours de l'acheminement d'une
opération dans le système, un contrôle établi ne doit pas être
abandonné avant l'établissement d'un contrôle complémentaire,
afin d'éviter toute interruption du contrôle.
j) L'appendice C expose les techniques de contrôle normalement
utilisées dans un système informatique. Bon nombre de ces
techniques de contrôle s'appliquent également aux systèmes
manuels.
a) Les agents financiers devraient participer à l'élaboration
des systèmes pour s'assurer que les conseils des spécialistes en
matière de finances sont fournis aux projets d'élaboration des
systèmes et qu'ils renferment des contrôles financiers
convenables.
b) Le niveau de responsabilité que l'agent financier devra
assumer dans l'élaboration des systèmes sera fonction des
objectifs visés par ces derniers. Le temps qu'il lui faudra
consacrer au projet dans le but d'assumer cette responsabilité
variera selon la compétence financière des autres participants.
Pour ce qui est de certains projets visant la mise au point de
systèmes axés sur un programme, l'agent financier pourra s'en
acquitter en se fiant sur le travail des spécialistes en contrôle
financier du programme.
En tant que membre de l'équipe de gestion supérieure du
ministère, l'agent financier supérieur participera généralement à
l'examen et à l'approbation de chaque étape de l'élaboration d'un
système par la direction.
Dans l'élaboration des systèmes financiers liés à des
programmes du ministère, l'agent financier joue le rôle de
spécialiste des finances. Pour assumer cette responsabilité
limitée, il doit jouer un double rôle : il prendra les mesures
nécessaires pour s'assurer que les contrôles financiers sont
adéquats et agira comme conseiller financier à l'égard du projet
sur des questions comme l'analyse des avantages par rapport au
coût et l'évaluation postérieure à l'installation.
a) Dans l'élaboration des systèmes d'administration
financière, l'agent financier participe comme usager et comme
spécialiste des finances. Pour s'acquitter de sa responsabilité
globale à l'égard de l'élaboration d'un système, l'agent
financier doit approuver (signer) les documents relatifs à
l'étape concernée du projet après s'être assuré qu'ils sont
conformes aux responsabilités fonctionnelles de l'agent financier
supérieur.
b) L'appendice D décrit les aspects que l'agent financier doit
étudier lorsqu'il examine les documents à l'appui d'un projet
d'élaboration des systèmes financiers.
Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez
vous adresser à l'administration centrale de votre ministère. En
ce qui concerne l'interprétation de la politique,
l'administration centrale doit s'adresser au :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
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