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On examine ici quelques techniques que les centres de
responsabilité pourraient utiliser pour accumuler les coûts des
biens et services. On y souligne également la nécessité de
s'assurer que l'accumulation automatique des coûts en salaires et
autres rémunérations est adéquate.
a) Les inscriptions devraient être effectuées d'abord en
fonction d'une comptabilité de caisse, les frais courus en fin de
mois étant inscrits lorsque ceci peut améliorer l'utilité des
rapports. Une comptabilité complète d'exercice, que l'on retrouve
fréquemment dans le secteur privé où la plupart des opérations
sont enregistrées sur réception des biens et des services, ne
sera normalement pas nécessaire dans la plupart des
ministères.
b) Les inscriptions d'exercice en fin de mois devraient être
annulées automatiquement le mois suivant. De cette façon, tous
les déboursés peuvent être imputés immédiatement au budget du
centre de responsabilité, sans crainte que les opérations visées
aient déjà été inscrites à titre de données d'exercice. En outre,
les inexactitudes ou les omissions de moindre importance
survenues dans la détermination des données d'exercice
s'annuleront, n'entraînant ainsi aucune difficulté au cours des
périodes subséquentes.
a) Les gestionnaires des centres de responsabilité devraient
prendre l'initiative d'inscrire les frais courus et avoir à leur
disposition un document servant à la communication de leurs frais
courus aux agents comptables à la fin de chaque mois. Ce document
devrait convenir à une inscription directe dans le système de
comptabilité après approbation par le gestionnaire concerné.
b) Il faudrait établir un mécanisme dans les bureaux de
comptabilité pour s'assurer que tous les centres de
responsabilité soumettent un rapport sur les frais courus, même
si ceux-ci sont nuls, à la fin de chaque mois.
c) Pour les ministères qui ont recours au système Travaux
publics et Services gouvernementaux sur les rapports des
ministères, de les frais courus peuvent être inscrits dans le
système et automatiquement annulés le mois suivant.
a) Pour établir les frais courus en fin de mois de façon
satisfaisante, on peut utiliser un dossier actif de données
d'exercice. Pour les marchandises reçues, on disposera
probablement d'un document d'expédition et/ou de réception et
d'un bulletin d'achat, ou des deux, pour calculer les frais
courus.
b) Dans les cas d'un fort volume d'opérations, comme dans un
dépôt considérable d'approvisionnements ou un entrepôt, ces
documents devraient être assujettis à des contrôles comptables
séquentiels ou autres. Il peut convenir alors de tenir un
registre de contrôle indiquant un solde permanent des frais
courus jusqu'à présent, attesté par des documents d'origine.
c) Au cas où il n'y aurait pas de pièces justificatives
spécifiques du montant couru à la fin du mois, il faudrait
estimer les sommes importantes qui sont dues, en particulier dans
le cas de services achetés. Les frais courus à estimer
comprennent les imputations importantes pour services
professionnels, loyers et frais de voyage.
a) Pour se conformer aux procédés exposés dans la circulaire
du Conseil du Trésor RA-1-69, portant sur le rapport financier
mensuel relatif à la paye, une inscription comptable du montant
différé ou couru en fin de mois est automatiquement faite à la
comptabilité du ministère, exploité par Travaux publics et
Services gouvernementaux, par l'intermédiaire du système de paye.
À la fin de la période 12, ce montant couru est aussi inscrit
dans le système d'information des organismes centraux et dans les
comptes centraux du Canada. Ce montant couru, calculé en fonction
du coût brut de la plus récente paye bimensuelle et du nombre de
jours de travail qui reste à courir dans le mois, est incomplet
et, selon les besoins du ministère, peut s'avérer inadéquat pour
les raisons suivantes :
- le montant couru s'applique seulement à la paye régulière du
personnel salarié employé pour une durée indéterminée,
indéterminé employé, à plein temps, et ne comprend pas les
salaires du personnel occasionnel et rémunéré à l'heure qui, au
besoin, doivent être calculés par le ministère;
- le montant couru ne comprend pas tous les ajustements, tels
que les heures supplémentaires, les congés non rémunérés, les
nouveaux employés, les cessations d'emploi ou autres changements
survenus après la date de la paye;
- les payes elles-mêmes, à partir desquelles le montant couru
est calculé, sont préparées plusieurs jours à l'avance; par
conséquent, elles ne comprennent pas tous les ajustements
applicables avant la date de la paye;
- le montant couru, calculé en fonction du nombre de jours de
travail qui reste à courir dans un mois, n'est pas nécessairement
aussi utile qu'un montant couru calculé d'après un système de
répartition du temps hebdomadaire ou horaire, ou d'après les
jours ouvrables du mois, en particulier si les données
financières périodiques doivent être comparées à des données non
financières, telles que des mesures de rendement, aux fins de
l'information des gestionnaires.
b) Lorsque ces lacunes paraissent importantes,
particulièrement à la fin de l'exercice lorsque les montants
courus ont un impact sur les crédits d'un ministère, les
ministères devraient établir d'autres procédés de comptabilité
des frais courus pour les salaires et autres rémunérations en
introduisant des montants courus calculés avec précision à la fin
de chaque mois, combinés avec toutes les techniques d'allocation
des coûts jugées nécessaires.
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