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a) On examine dans la présente appendice certaines techniques
en vue de reporter ou redistribuer les dépenses afin d'obtenir
une identification plus précise des coûts. Il faut souligner que
des considérations relatives au contrôle parlementaire limitent
la liberté du ministère de redistribuer les coûts entre les
crédits. Quand les fonds d'un crédit sont destinés à une fin, ces
coûts ne peuvent être répartis de nouveau entre d'autres crédits,
sauf pour mémoire.
b) A l'intérieur d'un crédit, les ministères peuvent établir
plus précisément les coûts, à l'aide de comptes d'attente et de
comptes de contrepartie, ou bien de systèmes de répartition pour
mémoire, pour ainsi inclure les coûts imputables à d'autres
crédits ou d'autres exercices financiers. On exposera d'abord ces
deux méthodes possibles, puis des techniques de répartition selon
des pourcentages constants et selon des coûts normalisés.
a) Ces comptes permettent d'inscrire les coûts réels dans la
comptabilité à l'étape normale de l'émission des chèques et, plus
tard, une répartition plus significative est effectuée au moyen
d'écritures comptables supplémentaires. Voici en quoi diffèrent
les comptes d'attente et les comptes de contrepartie :
- le compte d'attente est débité des coûts réels lors
de l'émission des chèques. Plus tard, il est crédité et les
comptes de dépenses concernés sont débités lors du calcul de la
répartition des coûts.
- les comptes de contrepartie impliquent que l'un de
ces comptes est débité des coûts réels lors de l'émission des
chèques. Plus tard, au moment de la répartition des coûts, un
autre compte de contrepartie est crédité et les comptes de
dépenses concernés sont débités.
b) Voici les avantages que présentent ces deux procédés : le
bureau de la comptabilité a le contrôle total du montant débité
aux comptes de dépenses, dont rapport est fait à un gestionnaire
comme constituant ses coûts; la répartition des coûts est
pleinement intégrée à la comptabilité principale et au système
principal de rapport et la comptabilité de caisse n'en est pas
altérée de façon sensible.
c) Un autre avantage de l'utilisation de comptes de
contrepartie est que les montants bruts des opérations inscrites
à ces comptes restent inchangés pour référence ultérieure ou
comme comptes de contrôle pour grands livres auxiliaires.
d) Par l'utilisation d'un compte d'attente, les écarts sont
mis en évidence, car le reliquat d'un compte d'attente représente
la différence entre les coûts réels et les coûts répartis. Si ce
montant est important, il se peut qu'une erreur significative se
soit glissée dans les coûts réels ou dans le calcul de la
répartition des coûts. Si le montant n'est pas important, le
solde figurant au compte d'attente peut être reporté pour qu'on
le règle finalement à la fin de l'exercice financier.
e) L'utilisation des comptes d'attente et de contrepartie ne
modifie pas la somme totale des coûts imputés aux centres de
responsabilité parce que les coûts répartis sont les mêmes que
les dépenses réelles effectuées. Normalement il est bon de
consigner les comptes d'attente et de contrepartie dans un
rapport distinct servant seulement au bureau de la comptabilité
pour éviter d'obliger les gestionnaires à connaître des détails
de comptabilité dont ils n'ont pas besoin.
f) Les exemples suivants illustrent les divers usages auxquels
peuvent se prêter les comptes d'attente et de contrepartie aux
fins de la répartition des coûts.
Le centre de responsabilité d'entrepôt central est débité
initialement du coût du matériel acheté. D'autres centres de
responsabilité sont débités du coût du matériel à sa sortie
d'entrepôt, et le centre de responsabilité du dépôt en est
crédité. Dans ce cas, le montant net figurant au compte de
matériel, devenu en fait un compte d'attente du centre de
responsabilité, représentera la valeur des niveaux des stocks et
chaque centre de responsabilité ne sera débité que du coût du
matériel consommé.
Les charges salariales sont portées au débit d'un compte
d'attente du bureau de la comptabilité; le compte est crédité
lorsqu'on effectue la répartition entre les centres de
responsabilité. Les taux salariaux servant à la répartition des
charges peuvent se calculer d'après des normes, des moyennes ou
des estimations. La répartition peut se faire en fonction du
temps, de la production ou de toute autre norme acceptable. On
peut adopter cette pratique pour l'ensemble du ministère, un
groupe de centres de responsabilité ou un centre particulier qui
a besoin de répartir ses charges salariales.
Le centre de responsabilité qui assure le service est débité
des frais réels engagés à cette fin; d'autres centres de
responsabilité sont débités de la valeur calculée pour le service
fourni et le centre qui l'assure est crédité du même montant.
Nous avons ici un exemple où il serait préférable d'utiliser un
compte de contrepartie plutôt qu'un compte d'attente, car les
frais bruts et les frais répartis constituent une information
importante aux fins des rapports de la gestion de l'organisation
de service.
Les sommes non uniformes effectivement versées à l'égard d'un
article de dépense sont débitées à un compte d'attente. Mais
chaque mois, les centres de responsabilité sont débités et le
compte d'attente crédité du montant d'une répartition uniforme
des coûts. Cette façon de procéder peut servir à répartir
également des coûts payés périodiquement mais de façon inégale ou
incertaine.
a) Une répartition des coûts pour mémoire permet à un
organisme de calculer le coût total, en consignant dans les
rapports des postes comme les frais de logement, l'amortissement
de l'équipement ou des immeubles et le coût des services communs
imputés à d'autres crédits ou financés par d'autres ministères.
Les inscriptions pour mémoire n'entrent pas dans la comptabilité
principale puisqu'elle est dédiée surtout à contrôler les crédits
budgétaires et les affectations; elles sont plutôt destinées aux
rapports de gestion interne ou, au besoin, aux procédures
analytiques.
b) Les situations suivantes peuvent se prêter à des
allocations pour mémoire :
- pour tenir compte des actifs immobilisés qui n'entrent pas
dans les comptes du Canada;
- pour tenir compte des dettes, engagements et réserves, comme
les valeurs décroissantes des stocks, l'amortissement ou les
créances douteuses;
- pour imputer l'amortissement aux centres de
responsabilité;
- pour inscrire les coûts imputés à d'autres crédits
budgétaires ou d'autres exercices financiers.
a) C'est un procédé utile, en particulier lorsqu'il n'est pas
possible de répartir avec précision les coûts relatifs aux
activités, projets et articles. Des coûts sélectionnés sont
identifiés visuellement ou par ordinateur en même temps qu'ils
sont comptabilisés et répartis automatiquement selon des
pourcentages déterminés d'avance. Là où cette pratique est en
vigueur, on doit établir des procédures pour faire en sorte que
les pourcentages constants soient réalistes, qu'ils aient été
approuvés par la gestion et que leur bien-fondé sont vérifié au
moins une fois par année. Il faut prendre garde de ne répartir de
cette façon que les coûts qui ne peuvent pas être identifiés
spécifiquement.
b) Au cours du codage des articles économiques dont les
montants ne sont pas importants et dont l'analyse par article
économique détaillé est peu pratique, on peut imputer les
dépenses à un même article organique et les répartir selon un
pourcentage prédéterminé entre des articles économiques
détaillés. Les produits alimentaires, achetés pour les
cafétérias, sont un exemple d'article se prêtant à une
répartition procentuelle des coûts entre de nombreux articles
économiques.
a) Une méthode de coûts normalisés permet au système de
comptabilité de composer les coûts établis d'après des normes
prédéterminées avec les coûts réels subis. En mesurant ce qui
devrait être, aussi bien que ce qui est, la gestion dispose d'une
information plus utile. La méthode des coûts normalisés est
particulièrement utile pour mesurer des opérations importantes et
répétitives d'une organisation à forte intensité de main-d'oeuvre
où il est possible de contrôler un pourcentage important des
coûts. Cependant, les conventions peuvent souvent être appliquées
simplement et efficacement avec des avantages importants dans
d'autres organismes.
b) Les coûts normalisés se calculent en additionnant le coût
de chaque élément, après analyse de chaque opération, des
matériaux utilisés et des frais généraux. Les coûts normalisés
devraient être établis de façon réaliste de sorte que les écarts
par rapport à la norme soient révélateurs. Ils ne devraient pas
être établis d'après un rendement optimum réalisé dans des
conditions de travail non réalistes.
c) Si certains coûts de biens et services achetés ont une
importance particulière pour un centre de responsabilité et sont
aussi sujets à des fluctuations de prix sensibles, il peut être
avantageux d'identifier l'effet de ces écarts de prix au moment
de la comptabilisation. On peut le faire sans peine en
établissant des comptes distincts pour inscrire le coût normalisé
et tous les écarts.
d) Les écarts de prix sont identifiés sur le document
d'origine; le prix normalisé est affecté à un compte et les
différences de prix sont codées au compte des écarts. Prenons par
exemple un entrepôt dont les registres des stocks sont tenus
d'après des coûts normalisés. Le montant cumulatif des écarts de
prix constitue une information utile à la gestion du matériel et
on obtient un meilleur contrôle financier lorsque les écritures
relatives aux stocks et les écritures comptables principales sont
tenues en fonction de coûts normalisés. En effet, les écarts
significatifs entre ces écritures ne peuvent que traduire des
déficits ou des excédents des stocks, une fois que l'écart de
prix a été éliminé.
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