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a) Cette appendice décrit les aspects que l'agent financier
doit étudier lorsqu'il examine les documents à l'appui d'un
projet d'élaboration de systèmes financiers. La nature du système
en voie d'élaboration déterminera le niveau de responsabilité que
doit assumer l'organisme de services financiers dans l'examen de
ces aspects.
b) L'appendice suit les étapes de réalisation d'un projet
d'élaboration de systèmes financiers, telles que décrites dans la
politique informatique du Conseil du Trésor. Pour chaque étape,
elle indique les documents que l'agent financier doit examiner
pour réaliser une analyse adéquate.
a) La première étape d'un projet d'élaboration de systèmes
financiers consiste à déterminer les besoins de la direction et à
obtenir l'autorisation d'exécuter le projet.
b) Les documents à l'appui devraient fournir :
(i) Un énoncé du problème approuvé par les gestionnaires qui
ont lancé le projet. On doit y retrouver les indications
suivantes :
- le nom du client;
- la détermination des ressources disponibles pour le
projet;
- un résumé des problèmes à régler;
- les répercussions des problèmes s'ils ne sont pas
corrigés;
- un résumé des avantages prévus.
(ii) Le mandat officiel relatif au projet, à savoir :
- les méthodes de gestion du projet;
- le nom des responsables du projet et les exigences
concernant les rapports de subordination établis entre les
différents paliers hiérarchiques, y compris les membres de
l'équipe de projet et leurs responsabilités.
(iii) Une description du secteur représentant des difficultés
et des modifications qu'il serait souhaitable d'apporter, à la
lumière de l'analyse préliminaire. Elle doit contenir les
indications suivantes :
- une explication sommaire du système en vigueur;
- l'indication des secteurs où se produiront des
modifications;
- la portée et les objectifs des modifications;
- les coûts probables pour l'élaboration et l'exploitation du
système;
- le plan des étapes initiales du projet.
Cette étape du projet consiste à présenter une analyse des
solutions de rechange pratiques qui permettra de recommander la
solution la plus appropriée. Les documents à l'appui devraient
contenir les indications suivantes :
a) Le mandat exact relatif à l'étude de faisabilité;
b) Une présentation de solutions de rechange et leur analyse
pour déterminer celles qui sont réalisables, à savoir :
- la conservation du processus actuel en y apportant des
modifications;
- d'autres techniques utilisables (informatique, micrographie,
etc.);
- d'autres moyens d'obtenir le service (comme l'utilisation
des installations gouvernementales plutôt que celles du secteur
privé);
- une conception générale du système pour chaque
possibilité;
- les raisons objectives justifiant l'exclusion de certaines
possibilités.
c) Une énumération des coûts et des avantages prévus par
l'étude, à savoir :
- la quantification des coûts et des avantages du système
actuel ainsi que de toutes les solutions de rechange
utilisables;
- une énumération de tous les aspects des coûts et des
avantages qui n'ont pas été quantifiés ainsi qu'une explication
de la façon dont on les a traités.
d) La conclusion de l'étude, où l'on indiquera :
- les raisons qui ont motivé le choix de la solution la plus
appropriée;
- les ressources financières et les années-personnes
supplémentaires nécessaires pour mettre en oeuvre la solution
recommandée (à savoir les ressources pour l'élaboration et celles
pour l'exploitation);
- les étapes clés particulières où la direction devra prendre
des décisions tout au long des étapes du projet qui n'ont pas
encore été abordées.
Cette étape du projet consiste à définir les objectifs et à
analyser les exigences du système afin d'obtenir une vue
d'ensemble de la structure de base du nouveau système sur le plan
des exigences relatives à la collecte et au traitement des
données, à la présentation de rapports ainsi que sur le plan de
l'acheminement de l'information. Les documents à l'appui
devraient contenir les éléments suivants :
a) Une indication générale des exigences à respecter, à savoir
:
- les buts et les objectifs du système;
- toutes les exigences juridiques et réglementaires qui
influent sur le système;
- les directives et les lignes directrices du Conseil du
Trésor applicables au système;
- les exigences administratives du ministère;
- les besoins des utilisateurs;
- les objectifs de contrôle financier s'appliquant au
système;
- les objectifs de vérification du système (pour minimiser les
coûts d'examen et de vérification du système).
b) Une vue d'ensemble de la conception du système comprenant
les éléments suivants :
- des graphiques de cheminement montrant la structure générale
du système;
- les exigences en matière de collecte et de traitement de
l'information ainsi que les rapports à présenter;
- un cadre de conception du contrôle interne indiquant :
- les exigences à propos du contrôle exercé avant et après le
traitement;
- les exigences concernant un contrôle du traitement
simultané, lorsque les contrôles consécutifs au traitement ne
peuvent assurer l'exactitude et le bon fonctionnement du
système;
- des éléments structurels permettant de faciliter la
vérification et l'évaluation du bon fonctionnement du système et
de l'efficacité de son exploitation.
c) Les rapports, les comptes rendus de réunion ou les échanges
entre la direction et le ou les utilisateurs du système.
d) L'explication de toutes les questions en suspens soulevées
au cours de l'étape de conception générale.
a) À cette étape, la conception d'un système fait état de tous
les contrôles financiers ainsi que des précisions sur la
collecte, le stockage et le traitement des données, la recherche
d'information et la présentation de rapports.
b) Les documents à l'appui devraient comprendre les
indications suivantes :
(i) Des données prouvant que les éléments de contrôle prévus
satisfont vraiment :
- aux exigences juridiques et réglementaires;
- aux politiques du Conseil du Trésor;
- aux exigences en matière de contrôle financier du
ministère;
- aux exigences de contrôle propres au projet en
particulier.
(ii) Une description détaillée de la structure du système
comprenant des graphiques de cheminement et des textes
explicatifs portant sur :
- des précisions à propos de la collecte, du traitement et du
stockage des données;
- la justification de toutes les opérations et de tous les
calculs;
- le processus de contrôle à suivre avant, pendant et après le
traitement.
(iii) Les documents de travail du projet devraient comprendre
:
- les comptes rendus des réunions et la correspondance
concernant le projet;
- la mention de toutes les questions en suspens après l'étape
de conception détaillée ainsi que des solutions envisagées pour
les régler.
a) Cette étape comporte des activités de mise au point, telles
la programmation de l'ordinateur, la mise à l'essai du système,
la mise au point de documents portant sur les procédures ou sur
d'autres sujets, et la formation. En grande partie, il y aura
simultanéité entre le rôle de l'agent financier et celui des
autres personnes qui participent au projet d'élaboration de
systèmes financiers . La plupart du temps, l'agent ne participera
pas à la programmation de cette étape, à moins que des
modifications importantes ne soient apportées à la conception
détaillée, auquel cas il faudra revoir les éléments de cette
conception à la lumière des nouveaux renseignements disponibles.
Normalement, l'agent financier s'occupera surtout de l'examen des
documents relatifs à la programmation, des méthodes de mise à
l'essai des programmes informatiques et, par la suite, de la
validation des résultats de l'essai.
b) Les documents devraient faire l'objet d'un examen
approfondi englobant tous les aspects du contrôle interne ainsi
que les opérations mathématiques importantes du système.
c) Les documents à l'appui devraient contenir les indications
suivantes :
(i) les méthodes comptables informatisées jugées importantes
du point de vue du contrôle financier, et la date de leur mise à
l'essai;
(ii) la marche à suivre pour l'essai;
(iii) les données des essais dans le cas des calculs
essentiels;
(iv) la comparaison des résultats des essais et des résultats
escomptés;
(v) les procédures permettant la mise en oeuvre complète du
système, y compris une documentation détaillée portant sur les
procédures de formation, et les procédures de traitement, telles
que le stockage, la validation et la correction des données;
(vi) toutes les questions en suspens accompagnées des
solutions proposées.
a) Au cours de cette étape, l'agent financier s'assurera que
les procédures décrites lors de l'étape de la conception
détaillée ont été mises en oeuvre et fonctionnent correctement.
Pour installer un nouveau système, il se peut que l'on doive
avoir recours à la conversion pour faciliter le passage d'un
système à un autre; la conversion sera alors un élément essentiel
lorsqu'il s'agira de vérifier l'exactitude des données sur
lesquelles le nouveau système s'appuiera.
b) Les documents à l'appui devraient contenir les indications
suivantes :
(i) la marche à suivre, pour la conversion des données et des
dossiers;
(ii) des précisions sur tous les secteurs qui ont soulevé des
difficultés au cours de l'étape de la mise en place et les
solutions envisagées.
a) La dernière étape de l'élaboration d'un système doit
permettre de vérifier que les objectifs du système approuvés par
la direction ont été atteints, que les contrôles financiers ont
été réévalués et rajustés, et que le système a atteint avec
succès les stades d'exploitation et d'entretien.
b) Les documents à l'appui devraient comprendre les
indications suivantes :
(i) la marche à suivre pour l'examen postérieur à la mise en
place et son résultat;
(ii) les questions en suspens et les solutions proposées;
(iii) les modifications apportées aux documents relatifs au
système, aux documents de formation et aux méthodes de contrôle,
à la suite de l'examen postérieur à la mise en place.
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