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Vol. 141, no 19 — Le 12 mai 2007 Règlement modifiant le Règlement sur l'accès à l'informationFondement législatif Loi sur l'accès à l'information Organisme responsable Secrétariat du Conseil du Trésor RÉSUMÉ DE L'ÉTUDE D'IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION (Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.) Description La Loi fédérale sur la responsabilité, sanctionnée le 12 décembre 2006, renferme plusieurs modifications et ajouts à la Loi sur l'accès à l'information. Ces nouvelles dispositions comprennent le nouveau paragraphe 4(2.1) qui se lit comme suit : Le responsable de l'institution fédérale fait tous les efforts raisonnables, sans égard à l'identité de la personne qui fait ou s'apprête à faire une demande, pour lui prêter toute l'assistance indiquée, donner suite à sa demande de façon précise et complète et, sous réserve des règlements, lui communiquer le document en temps utile sur le support demandé. (les caractères gras ont été ajoutés) L'autorisation du projet de règlement est le paragraphe 77(1) de la Loi sur l'accès à l'information, dans sa version modifiée par le paragraphe 163(1) de la Loi fédérale sur la responsabilité, qui se lit comme suit : 77(1) Le gouverneur en conseil peut, par règlement : a) prévoir les restrictions applicables au support sur lequel le document peut être communiqué aux termes du paragraphe 4(2.1); Le terme « document » dans ce règlement revêt la même signification que dans la Loi sur l'accès à l'information, notamment « éléments d'information, quel qu'en soit le support ». Cette définition comprend les documents écrits à la main ou dactylographiés, les dessins, les photographies, les cartes, les enregistrements sonores, les diagrammes, les fichiers électroniques, les films et tout autre élément d'information, quel que soit leur support ou leur forme. Le terme « support » est utilisé dans ce règlement pour faire la distinction entre l'enregistrement de la même information sur différents supports (par exemple une copie papier d'une lettre et un fichier électronique de la même lettre) ainsi que l'information présentée de différentes façons sur le même support (par exemple un document sur papier format lettre et le même document sur papier grand format ou un document électronique enregistré en plus d'un logiciel, tel que Word et WordPerfect). Ce règlement s'applique lorsqu'une personne obtient l'accès à un document en offrant à cette personne une copie du document et que cette personne demande que la copie soit fournie sur un support particulier. Les institutions fédérales doivent fournir la copie sur le support demandé si l'institution a déjà le document sur ce support et une copie peut être fournie. (L'article 8 du Règlement sur l'accès à l'information en vigueur détermine si une copie du document existant sera fournie ou non). Si le document demandé n'existe pas sur le support spécifié par la personne qui soumet la demande d'accès, le Règlement détermine les critères que le responsable de l'institution fédérale utilisera pour déterminer s'il est raisonnable de convertir le document sur le support demandé. Si le responsable de l'institution fédérale juge que la conversion au support demandé n'est pas raisonnable, le Règlement exige que l'institution transmette une copie du document sur le support choisi par la personne qui a soumis la demande d'accès, parmi les supports qui existent ou vers lesquels une conversion serait raisonnable. Solutions envisagées Étant donné que le paragraphe 163(1) de la Loi fédérale sur la responsabilité renfermait l'autorisation d'un nouveau règlement prévoyant des restrictions applicables au support sur lequel les documents sont communiqués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, il n'y a aucune autre solution que de publier un règlement à inclure dans le Règlement sur l'accès à l'information. Avantages et coûts Le projet de règlement préciserait, à l'intention des institutions fédérales et des personnes demandant des copies des documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les restrictions quant au droit de la personne de demander le support de son choix et aux obligations des institutions de communiquer les documents sur le support demandé tel qu'il est mentionné dans le nouveau paragraphe 4(2.1) de la Loi. Le projet de règlement permettrait de réduire les coûts pour les institutions fédérales comparativement aux coûts éventuels si le nouveau paragraphe était promulgué sans restrictions au droit d'une personne d'exiger que des documents soient fournis dans n'importe quel support demandé. Consultations Étant donné que le projet de règlement a trait au support sur lequel les documents sont communiqués en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, il est important pour les membres du public qui demandent et obtiennent des documents et pour les employés des institutions fédérales qui répondent aux demandes d'accès à des documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les personnes qui demandent l'accès à des documents sont consultées au moyen du site Web Consultations auprès des Canadiens. On consultera les employés qui répondent aux demandes d'accès à des documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en recueillant leurs commentaires et lors d'une discussion structurée pendant une réunion à Ottawa.
Madame Mary Anne Stevens
Avis est donné que la gouverneure en conseil, en vertu de l'alinéa 77(1)a) (voir référence a) de la Loi sur l'accès à l'information, se propose de prendre le Règlement modifiant le Règlement sur l'accès à l'information, ci-après. Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les trente jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d'y citer la Gazette du Canada Partie I, ainsi que la date de publication, et d'envoyer le tout à Mary Anne Stevens, conseillère principale en politique, Division des politiques de l'information, de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, Direction du dirigeant principal de l'information, Secrétariat du Conseil du Trésor, 14e étage, 219, avenue Laurier Ouest, Ottawa (Ontario) K1A 0R5 (tél. : 613-946-5199; téléc. : 613-957-8020). Ottawa, le 3 mai 2007
La greffière adjointe du Conseil privé
RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION MODIFICATION 1. Le Règlement sur l'accès à l'information (voir référence 1) est modifié par adjonction, après l'article 8, de ce qui suit : RESTRICTIONS APPLICABLES AU SUPPORT 8.1 (1) Pour l'application du paragraphe 4(2.1) de la Loi, dans le cas où l'accès à un document s'exerce par la délivrance de copies, la copie n'a pas à être communiquée sur le support demandé si le document n'existe pas sur ce support au sein de l'institution fédérale et que le responsable de celle-ci considère, compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3), que le transfert du document sur ce support n'est pas raisonnable. (2) Si le responsable de l'institution fédérale considère que le transfert du document sur le support demandé n'est pas raisonnable, la copie du document est communiquée sur le support que la personne faisant la demande choisit parmi les supports suivants : a) celui sur lequel le document existe au sein de l'institution fédérale; b) celui sur lequel le transfert est, selon le responsable de l'institution fédérale, raisonnable compte tenu des facteurs prévus au paragraphe (3). (3) Les facteurs à prendre en compte pour établir si le transfert du document sur le support demandé est raisonnable sont les suivants : a) les frais pour l'institution fédérale; b) le risque de détérioration du document; c) si la personne faisant la demande se voit donner accès à une partie seulement du document, la facilité avec laquelle des prélèvements sur le document pourraient être faits sur le support demandé; d) l'existence du document, au sein de l'institution fédérale, sur tout autre support pouvant être utile pour la personne faisant la demande; e) la possibilité de transférer le document sur tout autre support pouvant être utile pour la personne faisant la demande; f) les répercussions sur le fonctionnement de l'institution fédérale; g) la disponibilité du personnel requis ainsi que des ressources, technologies et matériel requis. ENTRÉE EN VIGUEUR 2. Le présent règlement entre en vigueur à la date d'entrée en vigueur du paragraphe 163(1) de la Loi fédérale sur la responsabilité, chapitre 9 des Lois du Canada (2006), ou, si elle est postérieure, à la date de son enregistrement. [19-1-o] L.C. 2006, ch. 9, par. 163(1) DORS/83-507 |
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AVIS :
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