Vol. 139, n^o 47 — Le 19 novembre 2005

Règlement modifiant le Règlement précisant les organismes d'enquête

Fondement législatif

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Ministère responsable

Ministère de l'Industrie

RÉSUMÉ DE L'ÉTUDE D'IMPACT
DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Description

La partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) établit des règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels par les organisations dans le cadre d'activités commerciales. Les dispositions législatives obligent l'organisation qui communique des renseignements personnels à obtenir dans la plupart des cas le consentement de l'intéressé. Une exception à cette règle est énoncée aux alinéas 7(3)d) et h.2) de la Loi qui autorisent la communication de renseignements personnels à un organisme d'enquête et par celui-ci à l'insu de l'intéressé et sans son consentement, lorsqu'il s'agit d'un organisme précisé dans le règlement précisant les organismes d'enquête. La présente modification au règlement précisant les organismes d'enquête a pour but de désigner d'autres organismes d'enquête en vue de l'application de l'alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Loi.

Il arrive de plus en plus souvent que des organisations du secteur privé mènent une enquête sur des soupçons de fraude et dans le cas d'une violation d'un accord, soit en faisant appel à un organisme d'enquête indépendant qui n'est pas gouvernemental, soit en agissant à ce titre. Lorsque l'enquête préliminaire de l'organisme révèle l'existence de motifs de soupçonner une fraude ou une contravention au droit, l'organisation peut alors transmettre les résultats à la police ou à un autre organisme chargé de l'application de la loi afin que des mesures supplémentaires soient prises ou encore (comme c'est le cas pour des organismes professionnels de réglementation comme une association provinciale d'ingénieurs), celle-ci peut prendre des mesures disciplinaires appropriées, conformément au pouvoir que lui confère la loi. L'alinéa 7(3)d) de la Loi permet à une organisation de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé à un organisme d'enquête du secteur privé afin de lui permettre de mener une enquête préliminaire ou de la faciliter. L'alinéa 7(3)h.2) de la Loi permet à un organisme d'enquête de communiquer les renseignements personnels à une autre organisation du secteur privé, y compris l'organisation cliente au nom de laquelle il mène l'enquête. La communication est circonscrite, dans la mesure où l'organisme doit avoir des motifs raisonnables de croire que les renseignements concernent une enquête relative à la violation d'un accord ou à une contravention au droit.

L'alinéa 7(3)h.2) de la Loi étend à la communication la portée de l'exception prévue à l'alinéa 7(1)b) de la Loi à l'égard de la collecte des renseignements sans le consentement de l'intéressé pour prévenir une fraude. En effet, la collecte à elle seule aurait une utilité restreinte pour ceux qui luttent contre la fraude et tentent de prévenir d'autres violations d'accord, à moins que les renseignements puissent être communiqués aux parties qui en ont besoin. Cependant, sans l'alinéa 7(3)h.2) de la Loi, la communication de l'information ne pourrait être faite que dans un sens, c'est-à-dire par l'organisation à l'organisme d'enquête qui ne pourrait transmettre les résultats de son enquête à son client ou à d'autres parties concernées sans le consentement de l'intéressé.

La possibilité pour des organisations privées de s'échanger des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé aux fins d'enquête est la seule exception que le Règlement prévoit en leur faveur. Les organisations et les organismes d'enquête qui s'échangent des renseignements personnels devront respecter les autres exigences de la Loi et seront assujettis à la surveillance du commissaire à la protection de la vie privée du Canada et aux demandes de réparation que les intéressés pourraient présenter à la Cour fédérale du Canada. Plus précisément, l'exigence générale de la LPRPDE sont tenues de respecter toutes les organisations pour obtenir le consentement de l'intéressé avant de communiquer des renseignements personnels ne saurait être modifiée du fait que l'on accorde à une organisation le statut d'organisme d'enquête. Les organisations investies du statut d'organisme d'enquête pourront communiquer des renseignements personnels dans le cadre de leurs enquêtes sans le consentement de l'intéressé seulement dans des circonstances exceptionnelles où l'obtention d'un consentement est impossible, peu réalisable ou non souhaitable parce que cela aurait pour effet d'entraver l'enquête.

Au cours de la préparation initiale du présent règlement, Industrie Canada a élaboré un ensemble de critères en fonction desquels seraient évalués les organismes d'enquête pouvant être visés par l'exception. Ces critères avaient pour but de tenir compte des préoccupations liées à la vie privée tout en permettant aux organisations de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé aux fins d'enquête. Les critères ne s'appliqueraient pas nécessairement tous à chaque organisme d'enquête. Ces critères comprennent les suivants :

• les contraventions au droit ou les violations d'accords sur lesquelles portent les activités d'enquête;
• les renseignements personnels particuliers que d'autres organisations communiquent à l'organisme; les renseignements personnels particuliers que l'organisme transmet à l'organisation; l'utilisation que l'organisme fait des renseignements, notamment la communication; la tenue à jour de pistes de vérification; la période au cours de laquelle les renseignements sont conservés; les normes et les méthodes de sécurité en vigueur au sujet de la préservation et de l'élimination des renseignements;
• la mesure dans laquelle la structure opérationnelle de l'organisme ou la démarche est documentée et formalisée et la mesure dans laquelle les centres d'autorisation, de responsabilité et d'imputabilité sont recensés;
• la mesure dans laquelle l'organisme est assujetti à un régime juridique, à des exigences en matière d'octroi de licence ou à des mécanismes de réglementation ou de surveillance qui lui sont propres ainsi qu'à des sanctions ou à des pénalités en cas de manquement;
• les politiques et les procédures qu'applique l'organisme en matière de protection des renseignements personnels, notamment un code, et la mesure dans laquelle lesdites politiques et procédures respectent la partie 1 de la Loi;
• la mesure dans laquelle l'organisme d'enquête est indépendant de l'association des membres ou des organisations à qui il fournit des services;
• la mesure dans laquelle toutes les autres méthodes visant à assurer le respect de la Loi, comme le contrat ou le consentement, ont été utilisées sans succès;
• la quantité de renseignements communiqués aux intéressés au sujet de l'existence et des activités de l'organisme ainsi que sur la façon de présenter une plainte ou une demande de réparation.

Industrie Canada continuera de faire preuve de circonspection lors de la nomination d'organismes d'enquêtes additionnels, car ces organismes sont autorisés à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sans consentement dans certaines circonstances, contrairement aux dispositions générales de la Loi. En règle générale, seule une organisation qui mène véritablement des enquêtes peut être nommée organisme d'enquête — les organisations qui n'effectuent pas d'enquêtes ne seront pas prises en considération. Les demandes soumises par des organisations qui veulent être reconnues comme organismes d'enquête, mais dont seulement une partie des activités est consacrée aux enquêtes, soulèveront de l'inquiétude quant à la possibilité d'un abus de pouvoir. Les demandes soumises par un grand nombre de petites organisations en vue d'être reconnues comme organismes d'enquête soulèveront de l'inquiétude relativement à une surveillance efficace.

Industrie Canada aimerait également souligner que les critères actuels pour devenir un organisme d'enquête doivent être interprétés conformément aux dispositions générales de la Loi relativement à la conformité. Cela signifie qu'un organisme d'enquête doit exercer ses activités en portant atteinte le moins possible à la vie privée, de manière à lui permettre de s'acquitter de ses fonctions d'enquête. Il faut également que, dans le cadre des d'enquêtes, la défense de l'intérêt public l'emporte sur la violation du droit à la vie privée. Enfin, les organisations qui, selon le Règlement, sont désignées par le nom ou la catégorie comme étant des organismes d'enquête doivent comprendre que la désignation s'applique uniquement à la partie de l'organisation qui nécessite l'exemption et seulement aux activités d'enquête menées par cette partie. Par exemple, lorsqu'un organisme professionnel de réglementation, comme une association provinciale d'ingénieurs, est désigné organisme d'enquête, seules les entités et les activités définies par l'organisation et se rapportant directement aux fonctions d'enquête de l'association sont reconnues comme organisme d'enquête, et la désignation s'applique uniquement aux activités d'enquête effectuées par ces entités.

La partie 1 de la Loi a été mise en œuvre en deux étapes. Le 1^er janvier 2001, elle s'appliquait aux renseignements personnels des clients et employés des entreprises du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés de téléphone et de transport, les radiodiffuseurs et les banques. Elle s'appliquait également aux organisations qui vendent des renseignements personnels en dehors des frontières provinciales, c'est-à-dire les entreprises qui vendent ou qui louent des listes de publipostage. Le 1^er janvier 2004, la Loi s'appliquait à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d'activités commerciales.

Étant donné que la Loi est mise en œuvre par étapes et qu'elle est nouvelle pour le secteur privé, on s'attendait à ce qu'il soit nécessaire d'ajouter d'autres organisations à la liste d'organismes d'enquête. C'est pourquoi le Ministère a indiqué qu'il continuerait dorénavant à examiner les demandes en fonction de chaque cas. Le Ministère tient à souligner que le comportement des organisations qui reçoivent le statut d'organisme d'enquête continuera d'être surveillé par Industrie Canada. Si des inquiétudes étaient exprimées au sujet de la conformité d'un organisme d'enquête à toutes les exigences de la LPRPDE, par exemple, en raison des conclusions auxquelles le commissaire à la protection de la vie privée du Canada est arrivé, la désignation comme organisme d'enquête serait retirée par modification du Règlement.

Industrie Canada a maintenant terminé l'examen des nouvelles demandes. Les demandeurs sont composés de divers organismes de réglementation professionnels qui détiennent le pouvoir légal de mener des enquêtes sur le manquement professionnel d'un de leurs membres. Parmi ces organismes on trouve les ingénieurs, les professionnels de l'insolvabilité et de la réorganisation du Canada, les arpenteurs-géomètres, les architectes, les forestiers, les enseignantes et les enseignants et les vétérinaires de l'Ontario, et d'autres organisations qui règlent les services funéraires, le commerce des véhicules automobiles, l'industrie immobilière, l'industrie touristique et la sécurité industrielle, et les dentistes et l'industrie immobilière de l'Alberta, les médecins et les chirurgiens du Manitoba et les infirmières de la Nouvelle-Écosse.

À la lumière de la documentation soumise, qui décrit leurs activités liées aux opérations et aux enquêtes, Industrie Canada a jugé que le Règlement devrait être modifié par l'ajout des organismes énumérés. Il est possible d'obtenir des copies de leurs soumissions en communiquant avec Industrie Canada ou en consultant son site Web portant sur le commerce électronique à l'adresse suivante : http://e-com.ic.gc.ca/epic/internet/inecic-ceac. nsf/fr/h_gv00206f.html.

Solutions envisagées

Selon le cadre législatif de la partie 1 de la Loi, l'organisme d'enquête doit être précisé dans le Règlement aux fins de l'alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Loi. Aucune autre solution de rechange n'existe en ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ces renseignements sans le consentement.

Avantages et coûts

Les organismes professionnels d'autoréglementation enquêtent sur la conduite de leurs membres en vue de prévenir des pratiques incompétentes, proscrites et contraires à la déontologie, ce qui profite en général à toutes les personnes qui font appel à leurs services professionnels.

Coûts

Le règlement précisant les organismes ne devrait pas imposer de frais supplémentaires importants aux organisations auxquelles il s'applique puisqu'il permet simplement le maintien des liens déjà existants qui caractérisent l'échange de renseignements entre lesdites organisations et les organismes d'enquête précisés. Certains organismes qui ne sont pas eux-mêmes assujettis à la LPRPDE, comme les organismes de réglementation professionnels, devront peut-être engager certains coûts administratifs, comme les coûts de l'Association canadienne de normalisation (CSA) liés à l'élaboration d'un code de protection des renseignements personnels conforme.

Le règlement précisant les organismes d'enquête n'aura aucune répercussion sur les ressources du Ministère.

Consultations

Depuis la publication préalable du règlement précisant les organismes dans la Partie I de la Gazette du Canada en 2000 et 2003, Industrie Canada n'a reçu aucune plainte ou expression d'inquiétude au sujet du fonctionnement de ces organismes ou du Règlement.

Industrie Canada a entamé d'importantes discussions avec des demandeurs concernant leurs activités d'enquête et la nécessité de modifier le Règlement de manière à ce qu'ils figurent sur la liste des organismes d'enquête. On a également engagé des consultations avec des représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

Respect et exécution

Les intéressés pourront formuler des plaintes au sujet des pratiques d'une organisation en s'adressant au commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui fera enquête et remettra un rapport aux parties. Le commissaire pourra formuler des recommandations à une organisation au sujet des pratiques de celles-ci et tenter de déterminer si elle envisage de prendre les mesures nécessaires en vue de respecter la partie 1 de la Loi. Cependant, il n'a pas le pouvoir de prononcer une ordonnance exécutoire à l'encontre de l'organisation. L'intéressé et le commissaire à la protection de la vie privée pourront, séparément ou conjointement, porter les plaintes non réglées devant la Cour fédérale du Canada qui, elle, a le pouvoir d'ordonner à une organisation de modifier une pratique et de verser une indemnité à l'intéressé.

Personne-ressource

Monsieur Richard Simpson, Directeur général, Direction générale sur le commerce électronique, Industrie Canada, 300, rue Slater, Pièce D2090, Ottawa (Ontario) K1A 0P8, (613) 990-4292 (téléphone), (613) 941-1164 (télécopieur), simpson.richard@ic.gc.ca (courriel).

PROJET DE RÉGLEMENTATION

Avis est donné que la gouverneure en conseil, en vertu de l'alinéa 26(1)a.01) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (voir référence a), se propose de prendre le Règlement modifiant le Règlement précisant les organismes d'enquête, ci-après.

Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les trente jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d'y citer la Gazette du Canada Partie I, ainsi que la date de publication, et d'envoyer le tout à Richard Simpson, directeur général, Direction générale sur le commerce électronique, Industrie Canada, 300, rue Slater, Ottawa (Ontario) K1A 0C8 (tél. : (613) 990-4292; téléc. : (613) 941-1164; courriel : simpson.richard@ic.gc.ca).

Ils sont également priés d'indiquer, d'une part, celles de ces observations dont la communication devrait être refusée aux termes de la Loi sur l'accès à l'information, notamment des articles 19 et 20, en précisant les motifs et la période de non-communication et, d'autre part, celles dont la communication fait l'objet d'un consentement pour l'application de cette loi.

Ottawa, le 14 novembre 2005

La greffière adjointe intérimaire du Conseil privé, 
DIANE LABELLE 

RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT PRÉCISANT LES ORGANISMES D'ENQUÊTE

MODIFICATION

1. L'article 1 du Règlement précisant les organismes d'enquête (voir référence 1) est modifié par adjonction, après l'alinéa z.23), de ce qui suit :

z.24) l'Alberta Dental Association and College;

z.25) l'Ordre des arpenteurs-géomètres de l'Ontario;

z.26) le Conseil des services funéraires;

z.27) l'Association canadienne des professionnels de l'insolvabilité et de la réorganisation;

z.28) le Collège des médecins et chirurgiens du Manitoba;

z.29) l'Ordre des vétérinaires de l'Ontario;

z.30) l'Ordre des architectes de l'Ontario;

z.31) l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario;

z.32) le Conseil ontarien du commerce des véhicules automobiles;

z.33) l'Association des forestiers professionnels de l'Ontario;

z.34) l'Ordre des ingénieurs du Yukon;

z.35) l'Association of Professional Engineers and Geoscientists of the Province of British Columbia;

z.36) l'Association of Professional Engineers, Geologists and Geophysicists of Alberta;

z.37) l'Association des ingénieurs, des géologues et des géophysiciens des Territoires du Nord-Ouest;

z.38) l'Association of Professional Engineers and Geoscientists of Saskatchewan;

z.39) l'Association des ingénieurs et des géoscientifiques du Manitoba;

z.40) l'Ordre des ingénieurs de l'Ontario;

z.41) l'Ordre des ingénieurs du Québec;

z.42) l'Association des ingénieurs et des géoscientifiques du Nouveau-Brunswick;

z.43) l'Association of Professional Engineers of the Province of Nova Scotia;

z.44) l'Association of Professional Engineers of Prince Edward Island;

z.45) l'Association of Professional Engineers and Geoscientists of Newfoundland;

z.46) le Real Estate Council of Alberta;

z.47) le Conseil immobilier de l'Ontario;

z.48) la Technical Standards & Safety Authority;

z.49) le Travel Industry Council of Ontario;

z.50) le College of Registered Nurses of Nova Scotia.

ENTRÉE EN VIGUEUR

2. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

[47-1-o]

Référence a

L.C. 2000, ch. 5

Référence 1

DORS/2001-6

AVIS :
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