Restrictions juridiques
Première partie : Contexte et argumentation
Agence de commercialisation contrôlée par les producteurs, la CCB se doit de leur fournir des renseignements pertinents. L'information est un élément capital à une meilleure compréhension par les producteurs des activités et du rendement (performance) de la CCB; cet échange d'informations est directement proportionnel à la responsabilité de la CCB, à sa transparence et à l'assurance qu'elle répond bien aux besoins des producteurs.
Cette Politique de l'information a pour objectifs :
- Permettre aux agriculteurs de se rendre compte de façon satisfaisante du rendement (performance) de la CCB;
- Fournir des données pertinentes aux agriculteurs pour la bonne marche de leurs opérations
- Veiller à ce que les intérêts commerciaux et stratégiques des agriculteurs et de la CCB ne soient pas compromis par la divulgation de telle ou telle information.
RENSEIGNEMENTS QUI DEVRONT ÊTRE COMMUNIQUÉS
La CCB est une agence contrôlée par les producteurs avec un conseil d'administration de 15 individus, dont dix élus par les producteurs. Ces administrateurs élus sont la voix des agriculteurs des Prairies, qui veillent à la sauvegarde et à l'avancement des intérêts des agriculteurs. Le conseil d'administration doit se montrer satisfait que la CCB agit dans le sens des intérêts de la CCB. Ces administrateurs ont accès à des renseignements confidentiels sur tel ou tel contrat de vente et à d'autres renseignements concernant le fonctionnement de l'entreprise pour s'assurer que la CCB travaille bien dans le sens des intérêts des agriculteurs. Les agriculteurs doivent être renseignés sur le principe de l'agence de commercialisation à guichet unique et doivent pouvoir accéder à toute information relative à la CCB pertinente, qui les aidera dans leurs prises de décisions économiques. La CCB communique déjà un certain nombre de ces renseignements par l'intermédiaire de : PDR , études de marchés, détails concernant les livraisons. et bien d'autres rubriques encore. La CCB communique également toutes modifications et tous renseignements qui auraient une influence sur le revenu des agriculteurs.
De façon à faire progresser et à défendre les intérêts des agriculteurs, la CCB doit rester concurrentielle sur les marchés mondiaux. Il n'est par conséquent pas raisonnable de s'attendre à ce que la CCB divulgue des renseignements stratégiques ou commerciaux qui pourraient être utilisés par ses concurrents pour obtenir un avantage ou accroître leur part du marché. Il faut rappeler qu'aucune autre agence commerciale ne divulgue de renseignements relatifs à telle ou telle transaction spécifique et qu'aucun organisme ne communique d'informations identifiant tel client ou intervenant.
INFORMATION EN MATIÈRE DE VALORISATION
Les agriculteurs doivent être tenus au courant de la valorisation que leur apporte la CCB par rapport à ce qu'ils toucheraient en l'absence de la CCB. Tandis que les actionnaires d'une compagnie librement négociable sont en mesure de mesurer ce que lui rapporte son investissement : bénéfices et autres communiqués de la part de la compagnie, l'agriculteur qui livre à la CCB doit pouvoir disposer d'un autre mécanisme d'évaluation. Ainsi, le rendement du service des ventes de la CCB ainsi que d'autres aspects des opérations seront analysés et étalonnés; ces renseignements seront communiqués aux producteurs.
INFORMATIONS PRATIQUES
La CCB avise présentement les agriculteurs de tous changements pratiques significatifs concernant les activités et les affaires de la CCB. Ce genre d'informations couvre tous changements dans la structure de l'entreprise, tous renseignements concernant les activités ou les affaires de la CCB qui modifieraient sensiblement la marge ou les revenus des producteurs et qui ne sont ni sensibles du point de vue commercial et/ou stratégique. Exemples : mise en place de politiques par nos concurrents, par des pays importateurs/exportateurs susceptibles d'affecter la part de marché de la CCB, ou qui se traduirait par d'importants changements de direction.
RENSEIGNEMENTS DE NATURE COMMERCIALE OU STRATÉGIQUE
Une société ne divulgue en général pas de renseignements de nature commerciale ou stratégiquement sensible. Ce faisant, cette société compromettrait sa part de marché ou sa situation commerciale. Dans le cas de la CCB, la divulgation de renseignements de renseignements de nature stratégique ou commerciale risquerait de gravement compromettre les intérêts des producteurs des Prairies. Si la CCB devait rendre publics de tels renseignements, clients, concurrents et prestataires de services disposeraient d'informations auxquelles ils n'auraient pas accès autrement. La CCB se trouverait alors désavantagée par rapport à la concurrence.
Deuxième partie La politique de l'information de la CCB
La politique de l'information définit les principes accompagnant la divulgation d'information lorsqu'un membre du public en fait la demande. Signalons que la CCB communique régulièrement toutes sortes d'informations dans les formats suivants : communiqués de presse, rapport annuel, Perspectives de Rendement, site web, Info-Céréales et autres publications.
La CCB a pris l'engagement de communiquer de manière à répondre à toutes les exigences légales et aux critères énoncés à cette Politique de l'information. Compte tenu de ce qui précède, les renseignements sont disponibles équitablement et sans préjugé.
COMMENT PROCÉDER À UNE DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS
Formuler votre demande de renseignements à l'intention du Service d'information, Bureau de la secrétaire générale, Commission canadienne du blé. Cette demande doit se faire par écrit et indiquer dans quel but ces renseignements ou données sont demandés, les délais souhaités et tous autres paramètres pertinents à cette demande.
QUAND VOUS AVEZ FAIT UNE DEMANDE
Vous obtiendrez habituellement une réponse à votre demande dans les 15 jours. Cette réponse indiquera si votre demande a été autorisée et révélera les frais qui lui sont associés ainsi que la date de communication de l'information; si votre demande est refusée, le motif du refus sera indiqué. Si la demande devait se révéler onéreuse, la CCB avertira par téléphone le demandeur du temps qu'il en coûtera de formuler une réponse. En outre, dans le cas de demandes onéreuses ou insuffisamment précises, l'agent d'information contactera le demandeur pour qu'il précise sa question et/ou qu'il en réduise le champ. Au cas où la demande ne pourrait être précisée davantage et au cas où la CCB se révélerait dans l'incapacité de fournir une réponse sans recourir à des ressources supplémentaires, la CCB se réserve le droit de décliner de fournir une réponse.
TARIFS
Le tarif est établi sur la base des frais administratifs nécessaires à l'évaluation de la demande, à la compilation des données et à la formulation du renseignement. L'information pourra se révéler gratuite si la demande concerne le détail de l'administration d'un programme agricole du gouvernement tels que : assurance de la récolte, programmes de sécurisation du revenu, tous renseignements relatifs aux détenteurs de carnets de livraisons. L'information est également gratuite dans le cas de renseignements communiqués, à fins administratives exclusivement, aux compagnies de grains en tant qu'agents de la CCB. En revanche, la CCB percevra des droits en cas de demande d'information hors de l'ordinaire. Ces droits correspondent aux coûts en personnel, en informatique et autres frais associés à la compilation des renseignements. Par 'information hors de l'ordinaire', entendre tous renseignements confidentiels qui n'ont jamais été divulgués, ou bien demandes dont le champ est trop vaste, trop peu précis.
INFORMATION QUI SERONT COMMUNIQUÉES
Le mandat de la CCB consiste à produire une valeur ajoutée au compte des producteurs des Prairies en se montrant un leader innovateur dans la commercialisation de céréales dans le monde. Dans le cadre de ce mandat et conformément aux stipulations énoncées en Partie Un de cette Politique, la CCB se prêtera à la divulgation des rubriques d'information suivantes :
- marchés, rendement, renseignements relatifs aux livraisons
- informations pratiques et tous changements relatifs aux activités de la CCB susceptibles d'avoir un impact sensible sur les prix
- changements en matière de commercialisation et des opérations de la CCB
- renseignements destinés à assister les producteurs dans leurs opérations de tous les jours
- renseignements destinés à aider les producteurs à apprécier la plus-value qu'apporte la CCB à leurs opérations
La version définitive d'une politique, d'un programme ou d'un rapport sera disponible; en revanche, les ébauches, correspondances et recherches internes effectuées à ces fins ne seront pas communiquées. Toue demande de renseignements de nature personnelle ne pourra être honorée que si elle est conforme aux stipulations de la Privacy Act / Loi manitobaine sur la protection de la vie privée; les renseignements communiqués seront accompagnés d'un courrier spécifiant que ces renseignements doivent être utilisés de façon confidentielle et ne peuvent être utilisés qu'aux fins indiquées.
DROIT DE REGARD DE LA CCB SUR RAPPORTS EXTERNES
Lorsque la CCB aura communiqué des renseignements ou de l'information à des analystes de l'extérieur pour utilisation dans le cadre de leurs recherches ou modélisations propres, la CCB se réserve le droit d'examiner lesdites recherches ou modélisations pour en vérifier l'exactitude factuelle. C'est le documentaliste ou agent d'information qui assurera la coordination du processus, en collaboration avec le vice-président, Politique de l'entreprise et/ou avec les agents dont les activités seraient concernées.
INFORMATION CONJECTURALE OU PROSPECTIVE
Dans la mesure où la CCB communiquerait des documents d'information de nature conjecturale ou prospective, ceux-ci seront accompagnés des réserves qui auront été dûment été autorisées par l'agent d'information.
INFORMATIONS FOURNIES SUR LE SITE WEB
Avant que soit publiée sur le site web aucune information de nature sensible ou confidentielle, cette information aura au préalable été visée par l'agent d'information après consultation avec les agents concernés par cette communication. La CCB déploiera la plus grande diligence pour s'assurer que les renseignements figurant sur son site web sont corrects et ne prêtent pas à confusion : informations périmées, incomplètes, inexactes ou de telle nature qu'une autre prise de position prête à confusion.
Aucun communiqué de presse ne sera publié sur le site web ni transmis par courrier électronique avant d'avoir été transmis à un service de dépêches.
INFORMATIONS QUI NE SERONT PAS DIVULGUÉES
- renseignements personnels concernant un producteur/un employé
- renseignements critiques, stratégiques ou commerciaux, de nature confidentielle
- avis ou recommandations aux gouvernements
- renseignements relevant d'une relation avocat-client ou en contentieux
- tous renseignements dont la divulgation compromettrait la bonne marche des activités économiques ou commerciales de l'entreprise.
'Renseignements critiques' de nature commerciale couvrent tous renseignements, historiques ou courants, qui permettraient à des concurrents, à des clients et/ou à des prestataires de services de retirer des avantages commerciaux sur la CCB ou sur un tiers. À savoir, sans s'y limiter : renseignements privatifs, détails d'une campagne de marketing, tarification.
'Renseignements critiques' de nature stratégique couvrent tous renseignements, historiques ou courants, qui tendraient à divulguer ou à compromettre les stratégies concernant, sans toutefois s'y restreindre, les opérations de la CCB, ses négociations, les tarifs pratiqués par le passé, processus de planification et/ou situation commerciale qui pourraient permettre à un concurrent, à un client et/ou à un prestataire de service d'obtenir un/des avantages commerciaux sur la CCB, sur un tiers.
L'AGENT(E) D'INFORMATION
Le secrétaire de la corporation (ou quiconque aura été désigné à ces fins par le président-directeur général) aura la responsabilité de mettre en application cette politique de l'information. Les chefs de services qui ne seraient pas porte-parole autorisés transmettront tous les appels portant sur des renseignements critiques à l'agent(e) d'information ou à l'agent(e) désigné approprié(e).
RESPONSABILITÉS DE L'AGENT D'INFORMATION
L'agent(e) d'information sera responsable de voir à ce qu'aucune information critique relative à l'entreprise ne soit communiquée sans autorisation préalable. Le cas échéant, l'agent d'information consultera les chefs de services concernant telle ou telle nouvelle demande de renseignements susceptible d'affecter leurs activités et/ou le président -directeur général lorsque le besoin s'en ferait sentir.
L'agent (e) d'information remet tous les trois mois un rapport au président-directeur général, au conseil d'administration et aux cadres supérieurs; ce rapport contient le nombre de demandes exprimées lors du trimestre précédent et des indications sur la nature des demandes qui auront été approuvées.