Les contrôles financiers ministériels ont fait l'objet d'une vérification, conformément au Plan de vérification interne approuvé pour 2004-2005. La vérification s'est penchée sur les dépenses engagées durant l'année financière (AF) 2003-2004 et l'AF 2004-2005 jusqu'à la fin octobre 2004.

L'équipe de vérification a tenté de savoir si le cadre de contrôles financiers d'Industrie Canada était adéquat pour garantir : que les fonds affectés sont dépensés aux fins prévues et à l'intérieur des limites approuvées; que l'information financière est exacte; et les dépenses font l'objet de contrôles appropriés. L'équipe de vérification a également évalué si le ministère s'acquittait efficacement de ses responsabilités, en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

La portée de la vérification a visé l'ensemble du ministère et a englobé les responsabilités financières assignées à tous les niveaux de gestionnaires d'Industrie Canada, ainsi que le cadre des contrôles financiers des dépenses au sein du ministère et les politiques et procédures applicables. La vérification a inclus un examen des programmes de paiement de transfert et les dépenses de fonctionnement régulières. Étaient exclus les salaires et les revenus.

Principales constatations

Pour disposer de contrôles efficaces nécessaires à une intendance judicieuse des deniers publics, il faut des rôles et responsabilités qui sont clairement définis, des pouvoirs délégués proportionnels à ces responsabilités et des mécanismes de responsabilisation appropriés. La délégation actuelle des pouvoirs financiers et l'organisation des fonctions financières au sein du ministère sont établies en fonction de la structure organisationnelle du ministère; mais, en même temps, cela pose le risque d'avoir des contrôles inadéquats au sein du cadre de contrôles financiers du ministère. Par exemple, au sein du ministère, bien que les organismes et secteurs autonomes exercent un pouvoir de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP, les agents financiers ne rendent pas compte (que ce soit dans la capacité fonctionnelle ou administrative) à l'agent financier supérieur (AFS). De plus, les agents financiers ne relèvent pas de l'AFS pour la conception et le fonctionnement des processus et contrôles financiers connexes.

D'autres complications se manifestent au niveau régional où Industrie Canada exécute divers programmes. Les bureaux régionaux reçoivent des services financiers de la part du Secteur des opérations. Toutefois, les agents financiers régionaux approuvent les transactions des bureaux satellites, dans la plupart des cas, sans demander la documentation justificative. Par ailleurs, certains adjoints financiers qui travaillent dans les bureaux satellites sont sous la supervision directe d'un autre programme ou secteur et ne relèvent pas des agents financiers régionaux ayant un pouvoir de paiement en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Conclusion

Sans une structure organisationnelle financière clairement documentée et axée au niveau ministériel, assortie d'une fonction de surveillance et d'examen efficace et de mécanismes de responsabilisation connexes, il n'y a aucune assurance que les processus financiers sont exécutés d'une manière cohérente et que tous les contrôles financiers requis sont en place et fonctionnent comme il se doit. En l'absence de ces contrôles importants, l'AFS et le sous-ministre risquent de ne pas être en mesure d'évaluer la conception, la mise en œuvre et la maintenance des contrôles internes à un niveau ministériel. C'est pourquoi les vérificateurs ne sont pas en mesure de fournir l'assurance que les responsabilités ministérielles liées à la fonction de contrôleur soient gérées efficacement.

Recommandations

Le fait de mettre en œuvre un point unique de responsabilisation pour assurer la présence et l'efficacité des contrôles financiers augmenterait l'assurance que les gestionnaires exercent adéquatement leurs responsabilités liées à la fonction de contrôleur. Par conséquent, il est recommandé :

qu'une fonction de surveillance et d'examen efficace soit mise en œuvre dans l'ensemble du ministère, ainsi que des mécanismes de responsabilisation qui s'y rattachent
que les fonctions de surveillance et d'examen, ainsi que les mécanismes de responsabilisation, soient surveillées par une autorité fonctionnelle pour assurer qu'elles sont efficaces et qu'elles sont exécutées de manière cohérente.

Les recommandations supplémentaires détaillées sont présentées dans la section 6 du présent rapport.

Rapport final (PDF - 159 Ko - 46 pages)

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