Examen des communications
décembre 1999

Sommaire

• La présente étude a évalué la pertinence et l'efficacité de la gestion et de la coordination des principaux volets des communications externes à Industrie Canada. Bien qu'elle ait passé en revue les activités de tous les secteurs, elle s'est concentrée sur la Direction générale des communications, qui doit rendre compte de la gestion des communications.



• L'étude propose comme norme de rendement un « modèle » de communication. Ce modèle intègre une vision ministérielle, des messages cohérents et uniformes, une définition claire du rôle des principaux intervenants, le financement initial des coûts des communication et l'utilisation d'avant-garde des technologies de communication.



• Industrie Canada s'adapte aux nombreux changements qui s'opèrent au sein de l'administration fédérale et sur les marchés.



• Les renseignements sur les marchés et l'analyse des marchés sont devenus son atout le plus précieux.



• Il mise désormais sur l'échange d'information et le partenariat pour exercer ses activités.



• Il est un chef de file national dans le développement et l'exploitation des technologies de communication du Canada.


• Il existe, au sein du Ministère, un consensus selon lequel les services de communication desservant les secteurs et les organismes de services spéciaux (OSS) s'occupent des communications relatives à des programmes en particulier et en font la promotion, tandis que la Direction générale des communications est responsable des communications et des initiatives d'envergure ministérielle. Comme cette distinction n'est pas toujours évidente dans les différents dossiers, il peut y avoir une certaine confusion quant au rôle de chacun et au sens donné aux termes « promotion » et « ministérielle ».



• Les programmes ministériels, dont les capacités en matière de communications varient énormément, comptent à divers degrés sur la Direction générale des communications pour obtenir des avis en matière de communications ainsi que pour la publication, les relations avec les médias et d'autres formes de soutien.



• Le leadership solide du ministre et la vision claire et précise des priorités que soutient le sous-ministre se révèlent de précieux atouts pour le Ministère. Celui-ci profite également de l'expérience diversifiée et du point de vue des gestionnaires de programme sur les communications et sur les attentes du personnel responsable des communications.



• La fonction des communications à Industrie Canada est l'une des plus décentralisées de l'administration fédérale. Environ 98 employés de la catégorie IS et 4 employés de la catégorie EX travaillent dans les services de communication situés au sein des secteurs et des OSS. (Certains des quatre employés de la catégorie EX ne s'occupent pas exclusivement des communications.) Comme plusieurs secteurs comptent plus d'un groupe chargé des communications, il est parfois difficile de déterminer qui coordonne les initiatives de communication lorsqu'on doit connaître le point de vue d'un secteur sur une question précise.



• Dans la foulée de l'Examen des programmes, le nombre d'équivalents temps plein (ÉTP) de la Direction générale des communications a été ramené de 96 à 55. Les gestionnaires, déjà fort peu nombreux, sont surchargés. Six directeurs généraux permanents ou intérimaires s'y sont succédé depuis 1993 et le roulement du personnel est élevé dans d'autres postes.

Observations générales

• Industrie Canada répond aux exigences fondamentales de la Politique sur les communications du gouvernement et on ne constate aucune transgression ou lacune flagrante.



• Des gestionnaires de programme ont fait observer que le personnel de la Direction générale des communications travaille d'arrache-pied pour répondre aux besoins du ministre en matière de communications et assumer les responsabilités connexes se rattachant aux initiatives ministérielles, sans oublier qu'elle doit aussi répondre aux besoins des programmes et en assurer la coordination générale. Les gestionnaires de la Direction générale conviennent que leur personnel travaille de très longues heures dans des conditions fort stressantes.



• Le personnel de la Direction générale des communications et celui des programmes entretiennent généralement de bonnes relations de travail. Cependant, les communicateurs des secteurs et ceux de la Direction générale des communications semblent fréquemment travailler chacun de leur côté. Au moment de l'examen, il n'existait aucun mécanisme en bonne et due forme permettant aux communicateurs d'Industrie Canada de partager directement l'information sur les grandes orientations du Ministère. Si les contacts sont peu fréquents, les communicateurs des secteurs risquent de perdre la perspective générale du Ministère; de son côté, la Direction générale des communications peut ne pas être au courant d'importantes initiatives sectorielles en matière de communications.



• Malgré les efforts déployés par la Direction générale des communications à l'automne 1997 dans le but de faire connaître son rôle au sein du Ministère, il subsiste beaucoup d'incertitude quant au rôle et aux responsabilités de chacun en ce qui a trait aux communications dans des situations particulières.

Services de communication

• Recherche sur l'opinion publique : Un seul poste à temps partiel est consacré à cette fonction essentielle des communications. En général, les gens souhaitent une analyse des tendances et un plus grand partage des résultats avec les échelons inférieurs et supérieurs ainsi que dans l'ensemble du Ministère.



• Planification des communications :



• L'élaboration d'un plan stratégique de communication au sein du Ministère est vue d'un bon oeil. Les gestionnaires, qui le considèrent comme un guide précieux pour orienter les stratégies sectorielles, veulent avoir voix au chapitre tout au long de l'évolution de ce plan.



• L'initiative de communication Un Canada branché permet de réunir sous un seul concept authentique et facile à comprendre plusieurs programmes connexes. On la considère comme un modèle possible pour faire connaître d'autres priorités stratégiques.



• Les responsabilités en matière de planification des communications relatives aux programmes ne sont pas clairement divisées et les plans qui sont élaborés font parfois l'objet de critiques.


• Conseils en matière de communications : Les conseillers en communications affectés aux secteurs par la Direction générale des communications jouent, généralement à la satisfaction de leurs clients, un rôle de premier plan qui varie grandement d'un conseiller à l'autre. Les communicateurs des secteurs donnent eux aussi des conseils.



• Soutien au ministre : On estime que la Direction générale des communications fait un bon travail dans son rôle parfois difficile et délicat d'intermédiaire entre les responsables des programmes et le Cabinet du ministre. En règle générale, la planification des possibilités d'intervention du ministre, la rédaction des discours et la préparation des fiches pour la période des questions semblent fonctionner relativement bien.



• Les Services multimédias constituent un groupe important et bien géré en ce qui concerne les programmes.



• Relations avec les médias : Grâce à un système d'approbation efficace, Industrie Canada peut gérer les communiqués beaucoup plus facilement que de nombreux autres ministères. Son système de porte-parole est conforme aux meilleures pratiques en vigueur à l'échelle de l'administration fédérale.



• Publicité : En raison des compressions, le role de la Direction générale des communications doit se limiter à participer à la planification, à coordonner les approbations et à établir des rapports, conformément aux exigences de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Les conseillers en communications continuent également de donner des conseils dans le cadre des initiatives publicitaires. Les secteurs traitent directement avec l'agence de publicité du Ministère.



• Événements : Les nombreux événements publics organisés par le Ministère remportent toujours beaucoup de succès.



• Communications régionales : Les agents de communications doivent répondre à de lourdes exigences pour mettre en oeuvre les initiatives ministérielles et appuyer les déplacements du ministre et les événements auxquels il participe. Leur rendement et leur engagement sont très appréciés.

Conclusions et recommandations

• Industrie Canada répond aux exigences fondamentales de la Politique sur les communications du gouvernement. Force est de constater le dynamisme et la créativité des activités de communication dans tout le pays, les partenariats externes créés dans le domaine des communications et l'intégration énergique de la technologie dans les communications des clients.



• Avec les ressources dont elle dispose actuellement, la Direction générale des communications peut difficilement jouer un rôle direct plus important dans la coordination des communications ou le soutien aux programmes.

Recommandations :

1. Instaurer en matière de communications une politique ministérielle expliquant clairement les objectifs, les rôles, les responsabilités et les procédures de communication. Utiliser cette politique comme base de négociation d'ententes de prestation de services (sous forme de protocoles d'entente) entre la Direction générale des communications et les secteurs.



2. Assurer le financement initial des coûts des communications dans les nouvelles initiatives en matière de politiques et de programmes.



3. Resserrer les liens entre les communicateurs d'Industrie Canada en saisissant les occasions de réunir les communicateurs du Ministère en tant que membres d'une seule et même équipe.



4. Se concentrer sur le plan stratégique de communication comme outil de travail permettant de respecter les priorités du Ministère et d'améliorer la cohérence des messages dans l'ensemble de l'organisation.



5. Envisager la possibilité d'étendre à d'autres priorités du Ministère l'approche de l'initiative Un Canada branché (c'est-à-dire l'élaboration d'une stratégie de communication intégrée à l'égard d'une priorité ministérielle).



6. Définir clairement les responsabilités en ce qui concerne la planification des communications des programmes et adopter une présentation synoptique plus rationalisée pour l'élaboration des plans de communication courants.



7. Concentrer le travail des conseillers en communications sur les secteurs de service clés et préciser ces secteurs à l'intention des gestionnaires de programme.



8. Accroître la capacité relative aux services multimédias, augmenter les prix demandés aux clients et utiliser les recettes pour financer des ÉTP supplémentaires. Il faudrait les attribuer en priorité aux conseillers en communications, aux gestionnaires supérieurs des directions générales, à la recherche en communications et au soutien à la préparation des fiches pour la période des questions.

Mesures prises par la gestion

Recommandation 1 : Adopter une politique des communications pour le Ministère

La Direction générale des communications (DGC) élaborera une politique des communications qui établira les rôles et responsabilités. Cette politique inclura également les différents processus et lignes directrices ainsi que les services et produits offerts par la DGC.

Recommandation 2 : Obtenir à l'avance les crédits voulus pour financer les communications

La politique des communications, qui sera élaborée conformément à la recommandation 1, devra examiner de plus près la question du financement nécessaire à la réalisation des volets « communications » des nouvelles initiatives lancées dans le cadre des politiques et programmes.

Recommandation 3 : Renforcer la communauté des communicateurs

La DGC joue un rôle déterminant dans la mise sur pied d'une véritable communauté de communicateurs à Industrie Canada. Pour ce faire, la DGC a mis à la disposition des communicateurs du Ministère une gamme complète de documents, d'informations, de banques de données et de sites Intranet afin de faciliter le partage et l'accès à de l'information pertinente et nécessaire. La DGC organise également, pour les communicateurs du ministère, plusieurs réunions et séances d'information ainsi que des appels conférence hebdomadaires. De plus, l'ensemble des conseillers principaux en communications de la DGC travaille en étroite collaboration avec les communicateurs du ministère.

Recommandation 4 : Utiliser le plan stratégique en communication comme outil de travail

La DGC a élaboré en 1999 un plan stratégique en communications et l'ensemble des communicateurs du ministère en tiennent compte dans la préparation des plans de communications.

Recommandation 5 : Envisager d'utiliser, à l'égard d'autres priorités, la démarche employée pour Un Canada branché

La DGC a entamé l'élaboration d'une stratégie de communication autour du pilier de l'Innovation. Notre intention est d'organiser cette dernière selon la même approche que l'initiative d'Un Canada branché.

Recommandation 6 : Rationaliser la planification des communications pour les programmes; recourir à une présentation synoptique

La DGC a mis à la disposition des secteurs et des communicateurs du ministère un ensemble de banques de données, de guides et de documents types pour les aider dans la préparation de leurs activités de communication. La DGC, tout comme l'ensemble des directions de communications du gouvernement du Canada, utilise le modèle de plan de communication préparé par le Bureau du Conseil privé. De plus, l'ensemble des conseillers de la DGC fournissent avis et soutient à l'ensemble du ministère.

Recommandation 7 : Concentrer le travail des conseillers sur les services clés

La DGC tente de répondre aux diverses priorités du ministère. Afin de servir les différents secteurs en fonction de leurs besoins et priorités, la DGC a choisi de négocier des ententes de services avec certains d'entre eux ce qui leur assure un appui exclusif en matière de communication.

L'élaboration de nouveaux programmes et l'émergence de nouvelles priorités exercent des pressions additionnelles sur la DGC, particulièrement en ce qui concerne les ressources humaines et financières. Ces questions devront être examinées dans le cadre de la politique des communications.

Recommandation 8 : Accroître la capacité d'assurer des services multimédias, de préparer des exposés et de facturer des frais plus élevés aux clients

La DGC ne donnera pas suite à cette recommandation car les services multimédias de la DGC ont été restructurés au moment de l'examen des programmes de manière à ré-affecter les ressources différemment. Cependant, les rôles et responsabilités des services multimédias seront examinés dans le cadre plus large de la politique des communications qui sera élaborée conformément à la recommandation 1.

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