Vérification de la gestion des systèmes de bâtiment
— Centre de recherches sur les communications Canada

Direction générale de la vérification et de l'évaluation
Industrie Canada

Avril 2006

Sommaire

1.0 Sommaire

Le Centre de recherches sur les communications (CRC) est un organisme d'Industrie Canada (IC). Le CRC est l'un des meilleurs laboratoires de recherche et de développement du pays dans le domaine des télécommunications de pointe, de la radiodiffusion et des technologies de l'information. Il est situé dans l'ouest d'Ottawa, au campus du Centre de recherche de Shirleys Bay - une série d'installations et d'aires d'essai, y compris 157 bâtiments permanents et temporaires, qui couvrent 600 hectares de terre reliée par 13 kilomètres de route. Le président du CRC est le gardien désigné du campus de Shirleys Bay. Au sein du CRC, la gestion et les opérations liées aux biens immobiliers relèvent de la Direction générale des opérations du campus.

Cette vérification avait pour objectif de déterminer si les processus actuels de gestion et opérationnels liés aux biens immobiliers au CRC appuient efficacement les objectifs organisationnels, ainsi que la santé et la sécurité des employés, conformément aux autorités existantes. Dans la réalisation de cette vérification, on a évalué la pertinence du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en matière de biens immobiliers établi pour le CRC, par rapport à l'évaluation des risques dans les biens immobiliers de l'organisme (p. ex., en inspectant les bâtiments aux installations de Shirleys Bay).

On a utilisé comme point de repère le CRG du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) pour cette vérification.

Principales constatations

La gestion et le personnel de la Direction générale des opérations du campus sont hautement réputés pour leurs compétences, expertise et éthique de travail. Les employés exécutent leurs responsabilités dans une atmosphère qui appuie les valeurs de base de la fonction publique et le comportement éthique. Néanmoins, les employés font souvent face à des enjeux difficiles au moment de relever des défis de longue date dans la gestion des biens immobiliers du CRC à Shirleys Bay.

Par exemple, la recapitalisation systémique des actifs n'a pas été effectuée, et le budget de fonctionnement et d'entretien (F-E) a été de plus en plus consommé par des dépenses inévitables comme l'eau et l'énergie, ainsi que l'entretien et la réparation de système de santé et de sécurité au travail. Comme résultat, il est nécessaire de différer d'autres exigences d'entretien. L'arriéré des exigences différées de recapitalisation ne cesse de croître. La Direction générale des opérations du campus a estimé qu'il existe maintenant un manque à combler de 1,5 à 3,8 millions de dollars dans le financement annuel des biens immobiliers, ainsi qu'un arriéré de recapitalisation d'environ 26 millions de dollars.

Parallèlement, le CRC encoure des coûts inutiles dans le fonctionnement et l'entretien des biens immobiliers. Les pannes (p. ex., dans les systèmes de chauffage et électriques) surviennent à une fréquence accrue, et les coûts de chauffage et de refroidissement de bâtiments vieillissants, qui n'étaient pas conçus pour être efficaces en matière d'énergie, continuent d'augmenter. Les vérificateurs ont conclu que les dépenses pour les biens immobiliers au CRC sont des bas prix non viables, et que, pour l'instant, les exigences de biens immobiliers ne sont pas remplies au plus bas coût possible.

Conclusions

Les gestionnaires du CRC sont d'avis que la situation actuelle est le résultat direct des pressions financières prolongées. Les vérificateurs sont d'accord pour dire qu'avec plus de fonds, on aurait pu et on pourrait faire plus en ce qui concerne la mise à niveau des éléments d'actif du CRC. Toutefois, les vérificateurs ont conclu que l'absence d'un cadre de gestion fondamental pour les biens immobiliers a également contribué aux failles et aux manques actuels qu'il faut combler.

Plus précisément, les vérificateurs ont noté que plusieurs éléments du CRG du CRC pour les biens immobiliers, notamment la Gouvernance et les orientations stratégiques et la Gestion des risques, avaient besoin d'être améliorés. Par exemple, la section sur la Gouvernance et les orientations stratégiques du CRG du SCT fait appel à un besoin d'alignement entre les objectifs organisationnels, les résultats et la façon dont l'organisation est réellement gérée. Au CRC, l'affectation et la réaffectation des ressources stratégiques entre les fonctions de sciences et la fonction de biens immobiliers ne reposent pas sur le rendement, mais plutôt sur le maintien des niveaux de financement antérieurs pour les directions générales et les programmes scientifiques. Les biens immobiliers sont considérés comme des frais généraux coûteux plutôt qu'une exigence essentielle pour s'acquitter du mandat de recherche du CRC.

En 2004, lors d'une vérification de la fonction de contrôleur, les gestionnaires du CRC ont noté que les principes et les fondements de la gestion des risques étaient appliqués. Le Profil préliminaire des risques du CRC et Plan d'action ainsi que les sections sur les biens immobiliers de la version provisoire du Plan d'immobilisations à long terme cernent les pratiques de gestion des risques. En pratique, toutefois, pour ce qui est des risques de gestion liés aux biens immobiliers, le CRC attend généralement jusqu'à ce que les problèmes surviennent avant de poser une action.

Selon les vérificateurs, un cadre de gestion général pour les biens immobiliers devrait être établi afin de veiller à ce que les ressources et les données nécessaires pour gérer la propriété réelle d'une manière plus efficiente et efficace soient immédiatement disponibles pour fins de prise de décisions en matière de gestion.

Rapport final (PDF - 127  Ko - 34 pages)

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