Listes de diffusion

Définition

Les listes de diffusion distribuent le courrier électronique à des groupes de personnes inscrits sur une liste centrale. Ces listes sont généralement établies selon des sujets d'intérêt. L'inscription est facultative. Les participants s'inscrivent ou annulent leur inscription en envoyant un message électronique à l'adresse de la liste.

Listes d'annonce et listes de discussion

On trouve deux types de listes : les listes d'annonce et les listes de discussion.

Les listes d'annonce ressemblent aux bulletins traditionnels, où les messages de la liste sont diffusés dans un sens, de l'éditeur à l'abonné. Elles sont souvent diffusées périodiquement, et sont l'équivalent du publipostage, où l'on présente un catalogue ou de l'information sur un produit à un grand nombre d'abonnés.

Les listes de discussion sont essentiellement des tribunes publiques où l'on peut poser des questions, offrir des conseils et échanger des points de vue avec d'autres abonnés. À l'opposé des listes d'annonce, non seulement les abonnés des listes de discussion reçoivent de l'information, mais ils peuvent également afficher des renseignements, des questions ou des commentaires à l'intention d'autres abonnés.

Les listes de discussion peuvent être animées ou non. Dans le premier cas, les messages affichés sont triés et éventuellement édités par un animateur chargé de s'assurer qu'ils sont pertinents. Une fois que les messages reçoivent le feu vert de ce dernier, le logiciel les réachemine à l'ensemble des abonnés. Dans le cas des tribunes non animées, personne ne lit, n'édite ou ne filtre les messages avant leur diffusion. Le logiciel ne fait que recevoir et retransmettre l'ensemble des messages à l'ensemble des abonnés.

Avantages

Les listes de diffusion sont un moyen peu coûteux de diffusion d'information générale à des clients et associés. Elles remplacent avantageusement le publipostage en : 

1. éliminant les coûts d'impression et d'expédition;
2. joignant immédiatement le public cible.

L'abonnement à des listes de diffusion peut se révéler un moyen facile de se renseigner sur l'évolution de son secteur, sur divers produits et événements, et de rester en relation avec des gens aux intérêts communs.

Les listes de diffusion sont utilisées pour envoyer des messages aux abonnés sans que ceux-ci en fassent la demande, à l'exception de l'inscription initiale. Les listes de diffusion conviennent aux personnes qui n'ont pas le temps de surveiller activement un grand nombre de communications élargies, mais qui désirent être informées sur un sujet donné.

Gestion des attentes

Les listes de diffusion sont des sources de renseignements utiles, mais il faut les consulter de façon sélective. Elles contitutent un moyen rentable de diffusion de l'information à des clients ou à des groupes intéressés, mais leur gestion, surtout la gestion d'une liste de discussion, exige beaucoup de temps. Avant d'en créer une, il vaut mieux voir si une liste existante peut répondre à ses besoins. Il existe des milliers de listes semblables, et les abonnés ne s'intéresseront pas nécessairement à une autre liste qui ressemble à d'autres à maints égards.

Bien qu'il soit tentant de transférer tout bonnement la liste d'adresses électroniques de clients dans une liste de diffusion, sachez que peu de gens aiment recevoir du courrier électronique non sollicité. L'étiquette veut qu'on envoie plutôt une invitation à un abonné, ce qui risque moins de l'importuner que si on se contente de lui envoyer du courrier périodiquement.

Seuil

N'importe qui peut s'abonner à une liste de diffusion liée à son domaine d'intérêt en présentant une demande à cette fin. L'abonné reçoit alors automatiquement l'information demandée par courrier électronique, jusqu'à ce qu'il décide d'interrompre son abonnement.

N'importe qui peut aussi établir une liste de diffusion en créant une liste d'adresses dans son programme de messagerie, lequel permet alors l'envoi d'un seul message à toutes les adresses électroniques de la liste. Ainsi, il suffit d'avoir le courrier électronique, et le besoin de diffuser de l'information à un groupe de personnes qui disposent aussi d'un courrier électronique, pour dresser une liste d'annonce.

Les personnes désireuses de créer des listes à grande diffusion, d'offrir à d'autres utilisateurs la possibilité de s'abonner automatiquement ou de mettre sur pied des listes de discussion opteront pour un service à caractère plus officiel. Ces services sont généralement peu coûteux, mais ils exigent beaucoup de temps et d'énergie, surtout s'il s'agit d'un groupe de discussion animé.

Mise en œuvre

Recherche de listes de diffusion utiles

Le bouche à oreille est un des meilleurs moyens de connaître les listes de diffusion qui correspondent à des intérêts commerciaux définis. Internet abonde en index de listes de toutes sortes, notamment Topica, à www.topica.com (en anglais seulement), et Lsoft.com, à www.lsoft.com/catalist.html (en anglais seulement). On peut intérroger ces index qui montrent comment s'inscrire à chaque liste.

Abonnement

L'abonnement est très simple. Dans la plupart des cas, il s'agit d'envoyer un message, à l'adresse électronique d'inscription de la liste. Le message est souvent traité automatiquement par un logiciel. La demande doit suivre une structure donnée, aux fins de traitement.

En général, les listes ont deux adresses : une pour le soutien administratif, à laquelle on peut adresser les demandes d'abonnement, d'annulation d'abonnement, d'aide ou de renseignements, et une autre pour afficher des messages. Il faut envoyer la demande d'abonnement à l'adresse administrative.

Création d'une liste de diffusion

La première étape de la création d'une liste de diffusion est la recherche d'un service d'hébergement. Il peut s'agir d'un réseau d'entreprise pour des annonces internes et des discussions de groupe. Pour utiliser une liste dans Internet, ceux qui disposent d'une connexion permanente peuvent se procurer un logiciel, ou faire appel à un FSI ou à un service d'hébergement de liste de diffusion. Ceux-ci fournissent le logiciel d'exploitation de la liste et se chargent de l'entreposage et de la diffusion des messages. Ces services peuvent coûter aussi peu que dix dollars par mois.

Il existe plusieurs logiciels de liste de diffusion, dont les coûts et les fonctions varient. Certains programmes sont des gratuiciels, c'est-à-dire qu'ils sont distribués gratuitement. Étant donné que les fonctions varient d'un programme à l'autre, les personnes désireuses de créer une liste de diffusion devraient songer à utiliser les services d'un FSI ou d'hébergement. Parmi les fonctions, on trouve le service regroupe les messages et les achemine par intervalles sous forme d'envoi unique, ce qui réduit le trafic dans le cas de listes à volume élevé. La plupart des abonnés apprécient cette fonction. L'archivage automatique permet la sauvegarde des messages dans des archives, accessibles en tout temps et quel'on peut interroger dans certains cas. La protection antivirus protège contre les virus présents dans les fichiers joints. L'importation de listes de diffusion existantes dans une liste d'abonnement permettra d'épargner du temps au moment de l'installation originale, surtout s'il s'agit d'une liste volumineuse.

Les questions à régler au moment de la création d'une liste de diffusion incluent l'élaboration d'une charte des objectifs, de la portée et des règles de conduite de la liste. La création d'une foire aux questions (FAQ) permettra de répondre aux questions concernant la liste et les sujets qu'elle renferme. Ce fichier peut être envoyé aux nouveaux abonnés, accompagné d'un message de bienvenue. On peut annoncer la liste en l'inscrivant dans des index centraux et des chercheurs. Une page d'accompagnement sur le Web qui comporte une charte et une FAQ peut contribuer à intéresser des abonnés éventuels et présenter des directives sur les modalités d'abonnement et d'annulation.

La mise à jour de la liste est essentielle pour en garantir l'efficacité et pour conserver les abonnés. L'animateur doit veiller au bon déroulement de la discussion et orienter celle-ci dans des directions utiles. En outre, il faut consacrer le temps nécessaire pour aider les gens à s'abonner et à annuler leur abonnement, répondre à leurs questions et gérer le courrier qui ne parvient pas à destination. Cela peut exiger beaucoup de temps, et il faut y songer sérieusement. À qui confiera-t-on ce rôle? L'entreprise désire-t-elle investir dans l'exploitation d'une liste de diffusion?