Publier sur Internet

Dans bon nombre d'entreprises, la diffusion de l'information est une pratique courante au sein des services des communications et du marketing. La diffusion de l'information a pour but de transmettre des renseignements à un auditoire afin de le sensibiliser davantage à certains produits ou services, aux activités de l'entreprise, à des possibilités d'affaires, etc.

Les activités de diffusion de l'information sont traditionnellement réservées aux médias imprimés, mais le réseau Internet offre maintenant de nouvelles possibilités et davantage de moyens. Contrairement aux médias imprimés, le réseau Internet permet de recourir à toutes sortes d'outils évolués, notamment des moteurs de recherche puissants, des interfaces utilisateurs personnalisables sophistiqués, ou de créer des documents multimédias. Le réseau Internet augmente la portée de diffusion des médias électroniques. En tant que réseau de distribution global, il est devenu un outil de diffusion qui permet de joindre des auditoires cibles de façon rapide, efficace et à peu de frais.

Puisqu'il faut tenir compte de plusieurs technologies, le défi consiste à choisir celles qui permettent de joindre l'auditoire cible de la façon la plus efficace. Si l'objectif est de joindre le plus grand nombre de personnes possible, la meilleure stratégie consiste à diffuser l'information simultanément au moyen de plusieurs technologies Internet différentes. Ce type de diffusion redondante permet de répondre aux exigences techniques particulières de chaque membre de l'auditoire afin de lui réserver une voie de communication adéquate. Par contre, si la diffusion vise à transmettre l'information à un groupe précis, d'autres technologies possèdent des avantages intrinsèques.

Les technologies suivantes permettent de diffuser par Internet :

Courrier électronique

De par sa nature, le courrier électronique est un outil conçu pour la diffusion restreinte. Il se classe parmi les moyens de diffusion les plus efficaces et les moins dispendieux. Le courrier électronique permet de créer rapidement des messages et de les transmettre à des groupes de personnes connues à l'aide de listes de diffusion, et ce, même si on a peu ou pas de connaissances techniques.

Dans plusieurs cas, l'envoi d'un simple message électronique en temps opportun permet de combler les besoins en matière de communication et de tenir l'auditoire à jour. Toutefois, la diffusion par courrier électronique est beaucoup plus efficace si le contenu est programmé pour interagir avec un serveur Web. Le courrier électronique peut alors contenir des liens vers des renseignements spécifiques se trouvant sur un site Web et le contenu peut être modifié ou personnalisé de façon à répondre aux besoins de divers auditoires. Lorsqu'on désire utiliser le courrier électronique de cette façon, il faut recourir à des applications pour serveurs de liste de diffusion complexes. Celles-ci peuvent être programmées pour diffuser divers renseignements en fonction des critères qui se trouvent dans le dossier du destinataire, comme l'emplacement géographique, les intérêts ou tout renseignement démographique.

Listes de diffusion

Les listes de diffusion sont des listes de personnes ayant consenti explicitement à ce qu'on leur envoie de temps à autre des renseignements par courrier électronique. Puisqu'une liste de diffusion est essentiellement une liste d'adresses électroniques, on considère qu'il s'agit d'une méthode de diffusion restreinte, car tous les destinataires font partie d'un groupe particulier.

Processus de conception d'un site Web

Les sites Web sont des outils qui permettent de diffuser efficacement des renseignements aux personnes intéressées, ce qui permet de les considérer comme des outils de diffusion élargie. La diffusion sur un site Web peut prendre plusieurs formes : l'information mise à jour peut être publiée sur le site sous forme de texte ou de graphique, les courriers électroniques et les listes de diffusion peuvent être employés pour signaler aux personnes intéressées que l'information est disponible ou l'information publiée peut figurer dans des documents téléchargeables au format pdf ou dans des fichiers multimédias. Récemment, la méthode de diffusion en format RSS (Real Simple Syndication) est devenue très populaire. Les utilisateurs peuvent s'abonner aux canaux de diffusion RSS d'un site Web à l'aide d'un logiciel de lectures de nouvelles ou d'un agrégateur. De cette façon, toute nouvelle information publiée sur le site Web peut être « extraite » et agrégée automatiquement sans que l'intervention de l'utilisateur ne soit nécessaire.

Systèmes de gestion de contenu (SGC)

L'utilisation de systèmes SGC qui permettent aux personnes non spécialisées de publier de l'information sur les sites Web est de plus en plus répandue. Ces systèmes exploitent des bases de données et sont munis d'écrans de saisie conviviaux. Les diffuseurs peuvent saisir des renseignements, des images, des prix ou autres données et mettre à jour le site Web de façon instantanée. Les systèmes SCG augmentent la rapidité et l'efficacité de la diffusion en éliminant le recours à un tiers pour procéder à la mise à jour du site.

Communications élargies

Le groupe de discussion est considéré comme une méthode de diffusion élargie puisqu'aucun abonnement n'est nécessaire pour recevoir ou afficher de l'information. Les forums et les carnets Web sont soit des méthodes de diffusion élargie, soit des méthodes de diffusion restreinte, selon la façon dont ils sont organisés. La diffusion de l'information au moyen de carnets Web est de plus en plus populaire en raison de sa rapidité et de sa convivialité.

Services de télécopie par Internet

La transmission de télécopies par Internet est une façon peu coûteuse de diffuser l'information à des auditoires qui n'ont pas accès au réseau Internet. Elle permet d'éviter les coûts des appels interurbains conventionnels et de créer une copie papier.

Téléphonie

Le téléphone est un outil de communication interactif puissant qui permet de diffuser de l'information à un auditoire restreint ou élargi. Les nouvelles fonctions de tableau blanc et de réseaux de collaborateurs ont rendu les Webémissions interactives très populaires auprès de plusieurs entreprises. Les systèmes de transmission simultanée de la voix et de l'image sont propices à la présentation d'idées complexes qui exigent des éclaircissements. Les dispositifs de téléphonie sur Internet (VOIP) augmentent grandement le caractère désirable de cette technologie puisqu'elle diminue fortement ou élimine totalement les frais d'appels interurbains.

Lecture en transit de fichier visuel et sonore

La technologie de lecture en transit permet de lire des fichiers volumineux pendant leur téléchargement, ce qui permet de transmettre en temps quasi-réel. Bien que la qualité de l'image et du son ne soit pas encore comparable à celle des technologies en différé, comme les CD-ROM ou les DVD, l'adoption croissante de l'accès Internet à haute vitesse a rendu cette technologie populaire et légitime. La réalisation de fichiers multimédias de haute qualité est dispendieuse, il est donc important d'en évaluer la pertinence.

Avantages

La publication et la distribution de documents imprimés à grande échelle est très dispendieuse, car les coûts d'impression et de distribution sont récurrents (c.-à-d. que l'impression de chaque page entraîne des coûts supplémentaires). Par contre, les coûts reliés à la diffusion par Internet se calculent surtout en termes de temps et d'efforts, en plus du matériel et du logiciel requis pour créer l'information. Une fois qu'un document électronique est terminé, sa diffusion à grande échelle n'entraîne aucun coût supplémentaire (sauf en ce qui concerne les frais supplémentaires reliés à l'utilisation d'une largeur de bande accrue). Les petites et moyennes entreprises sont donc sur un pied d'égalité avec les grandes compagnies lorsqu'il s'agit de projets de diffusion à grande échelle.

Un avantage important du courrier électronique par rapport aux médias imprimés traditionnels est qu'il permet de vérifier et de produire des statistiques sur le nombre de messages reçus, le nombre de messages ouverts et le nombre de messages ayant incité les destinataires à accéder à l'information proposée (clics publicitaires).

La diffusion par Internet permet de toujours présenter des renseignements à jour alors que la diffusion sur papier exige la réimpression du document entier. Un site Web peut être mis à jour lorsque de nouveaux renseignements sont disponibles, et ces mises à jour peuvent être diffusées de façon restreinte aux personnes intéressées au moyen de différentes voies de communication. Ces mises à jour sont particulièrement utiles aux clients ou aux employés qui ont besoin de renseignements sur une entreprise, ses produits ou ses politiques. La diffusion par Internet est également plus rapide que la diffusion sur papier puisque les étapes d'impression, de livraison et de distribution sont éliminées.

La diffusion par Internet peut s'intégrer à d'autres activités afin de créer des processus d'affaires rationnels et continus. Par exemple, l'intégration du catalogue publié sur un site Web aux formulaires de commande et aux systèmes électroniques de paiement permet de mieux servir les clients qui passent de l'étape de la sensibilisation à celle de l'achat d'un produit. Les divers auditoires peuvent recevoir différentes trousses de renseignements ou choisir le type de publication qu'ils souhaitent consulter.

Restrictions

La diffusion par Internet est assujettie à certaines restrictions. La largeur de bande (la quantité de données qui peuvent être transmises pendant une période fixe) n'est pas illimitée; donc la taille des fichiers de renseignements diffusés, comme celle des fichiers multimédias, doit être prise en considération. En raison de la nature de la technologie, les fichiers doivent être de la plus petite taille possible pour que la transmission soit efficace. Cela ne pose pas trop de problèmes lorsqu'il s'agit de diffuser l'information sous forme de texte, mais il en va tout autrement lorsqu'il s'agit de diffuser des fichiers de formats complexes, comme les fichiers audio et vidéo.

Les différences au niveau du matériel et de la vitesse de raccordement à Internet sont d'autres facteurs qui compliquent la conception et la livraison de documents. Pour surmonter ces problèmes, la pratique courante est de concevoir le document en fonction d'un utilisateur moyen qui n'a ni l'ordinateur, ni le raccordement à Internet le plus rapide. Certaines entreprises évitent une partie du problème en diffusant une version différente du document aux utilisateurs qui sont munis d'un raccordement à basse ou à haute vitesse. Les diffuseurs qui publient des versions multilingues d'un document peuvent en publier quatre versions ou davantage. Cette pratique permet de répondre aux besoins des différents auditoires, mais elle entraîne une augmentation de la charge de travail et des coûts reliés à la diffusion et à la mise à jour de l'information.

Les modules d'extension des navigateurs Web ont une autre restriction. Ces programmes d'aide permettent au navigateur d'afficher des fichiers en formats non implicites. Le but de la diffusion par Internet est de joindre les membres de l'auditoire et de leur fournir des documents qu'ils sont capables d'afficher. Ils ne sont pas tous munis des modules d'extension nécessaires et n'ont peut-être pas la compétence (ni le désir) de les télécharger au besoin. En pratique, cela restreint les types de formats de fichiers et la complexité des documents qui peuvent être diffusés.

Catalogues en ligne

La publication d'un catalogue de produits sur Internet est une excellente façon d'augmenter les ventes d'une entreprise. Un catalogue en ligne permet d'énumérer, d'afficher et d'annoter les produits, les caractéristiques et les prix. Il peut également prendre plusieurs formes. Sous sa forme la plus simple, il peut s'agir d'un fichier texte d'un style des plus sobre. Toutefois, un catalogue illustré dans lequel on peut consulter des graphiques pertinents est beaucoup plus attrayant.

Il est possible de l'améliorer en ajoutant des fonctions de recherche, un panier d'achat en ligne, une caisse, des listes d'articles semblables, des listes des achats les plus populaires ou des recommandations sur des produits supplémentaires. Le catalogue peut également être raccordé aux bases de données d'inventaire afin de gérer les niveaux des stocks. Si le dispositif de ventes en ligne est activé, il permet de produire des rapports sur les transactions selon des critères prédéfinis. Plus la complexité augmente, plus il est possible d'améliorer les interactions avec le client et d'augmenter l'efficacité des activités d'exploitation.

Plus les fonctions sont complexes, plus il faut consacrer de temps, d'efforts et d'expertise au développement et à la mise à jour du système. Il est possible de réaliser des systèmes de catalogue plus simples à l'aide d'outils logiciels de série ou disponibles en ligne, mais les systèmes plus complexes qui intègrent des outils d'inventaire sont généralement développés sur commande.

Documents existants

Une technologie existante est une technologie qui s'appuie sur l'utilisation de logiciel ou de matériel plus ancien que la norme en vigueur. Une base de données ou un fichier conçu pour un système plus ancien peut contenir de l'information qui n'est ni périmée ni désuète. On peut redonner vie à une base de données existante en créant un outil pour y accéder à partir d'un site Web. Au moyen de scripts de programmation, il est possible de réaliser une page Web qui permet d'accéder à une base de données existante et d'afficher l'information que désire consulter l'utilisateur dans une autre page Web. En matière de diffusion par Internet, la réutilisation de l'information permet de diminuer considérablement les coûts reliés à la création de contenu.

La conversion de documents électroniques stockés sous des formats exclusifs en documents qui peuvent être diffusés par Internet est généralement plus simple que la conversion de documents imprimés. Bon nombre de logiciels de traitement de texte permettent de les exporter sous plusieurs formats, bien que la qualité soit généralement piètre et que des modifications supplémentaires soient nécessaires. La conversion de documents électroniques réduit les coûts de production de nouveau contenu en prolongeant l'utilisation d'information existante.

Systèmes de diffusion intégrés

Un des avantages de la diffusion par Internet est qu'il est possible de diffuser l'information au moyen de plusieurs technologies afin de joindre divers auditoires, à divers moments, pour diverses raisons. Le succès de la diffusion par Internet repose sur l'utilisation de plusieurs technologies. Des méthodes de diffusion comme les listes de diffusion et la télécopie par Internet et des méthodes d'extraction comme les groupes de discussion et la téléphonie par Internet permettent de diriger efficacement les abonnés vers l'information publiée. Par exemple, un courrier électronique concis, transmis au moyen d'une liste de diffusion permet d'informer les abonnés du lancement d'un nouveau produit et de les diriger vers le site Web où une description plus détaillée et le prix sont publiés.

Les systèmes de diffusion par Internet sont généralement conçus sur commande, car les exigences en matière de contenu, d'auditoire et de possibilités techniques varient d'une entreprise à l'autre. L'intégration de toutes les composantes augmente la probabilité de joindre un auditoire cible puisqu'il est alors possible de réutiliser l'information, d'en modifier la présentation et de la distribuer à différents auditoires pour différentes raisons.