Examen du projet pilote
Accès.ca – Phase II
le 9 avril 2001

Sommaire

Contexte

Nous avons entrepris une vérification du projet pilote Accès.ca en guise de suivi au rapport de vérification des programmes sélectionnés de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information (DGAAI), effectué par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation (DGVE) d'Industrie Canada en septembre 2000. Le projet pilote Accès.ca relève de la gestion et du contrôle de la DGAAI d'Industrie Canada. Au nom de la DGVE, les services de Kroll Lindquist Avey (KLA) ont été retenus pour mener une vérification de la deuxième phase du projet Accès.ca (l'étape de démonstration d'Accès.ca).

La vérification du projet pilote avait pour objet de déterminer :

• si les politiques gouvernementales en matière de passation de marchés, de paiement de transfert, ainsi que les autres politiques gouvernementales de gestion financière ont été respectées;



• s'il existe des contrôles financiers appropriés pour la gestion du projet; et



• si la gestion est raisonnablement assurée de la bonne gestion et de la mise en oeuvre opportune du programme.

Principales constatations

Bon nombre des constatations dans la vérification actuelle ont une nature similaire à celle des constatations énoncées dans la vérification de la DGVE en septembre 2000, mais elles semblent plus importantes. De plus, nous avons constaté une irrégularité dans les procédures de passation de marchés, de la part d'un certain membre de la DGAAI, qui va à l'encontre de la politique et des règlements sur la passation de marchés et ce, malgré le fait que la gestion de la DGAAI ait suivi une formation sur l'approvisionnement. L'information concernant l'irrégularité nous a été fournie par la Direction générale de la vérification et de l'évaluation. Voici un résumé des constatations.

Questions relatives au processus d'approvisionnement

a) Marchés conclus avec un seul fournisseur

Bien que la DGAAI soit avisée, par son agent contractuel provincial, et par les actions des représentants des autres ministères du gouvernement fédéral, qu'il n'y avait aucune préoccupation relative aux processus et aux procédures en matière d'approvisionnement, la DGAAI et un autre organisme provincial partenaire ont eu recours à un autre organisme provincial afin de faciliter l'approvisionnement de tiers fournisseurs selon des marchés conclus avec un seul fournisseur, sans recourir à un processus de concours. Cela a permis à la DGAAI de procéder rapidement sans utiliser les processus fédéraux de passation de marchés.

b) Antidatage des accords

Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, la DGAAI et un autre organisme provincial partenaire ont dû recourir à un nouvel organisme provincial pour faciliter son approvisionnement à fournisseur unique lorsque l'agent contractuel provincial original s'est retiré de l'entente le 10 mars 2000. L'accord entre Industrie Canada et le nouvel organisme provincial a été conclu vers la fin de mars ou le début d'avril 2000, mais a été « antidaté » au 27 janvier 2000 par toutes les parties à l'accord. La DGAAI nous a avisés que cet antidatage avait pour but de refléter la date de début réelle du travail aux termes du contrat.

c) Aucun examen légal par le conseiller juridique d'IC

Les accords de financement et de propriété intellectuelle ont été conclus par Industrie Canada par l'intermédiaire de la DGAAI sans aucun examen de la part du conseiller juridique d'Industrie Canada. En outre, la gestion de la DGAAI a ajouté à l'accord de financement ou y a supprimé certaines clauses susceptible de mettre Industrie Canada à risque.

d) Frais – Nouvel organisme provincial

Industrie Canada a établi un CAFE (créditeurs établis à la fin de l'exercice) à la fin de l'exercice financier du 31 mars 2000, sous forme de frais de 50 000 $ au nouvel organisme provincial pour assurer la sélection de fournisseurs sans un processus de concours et pour transférer les fonds d'Industrie Canada aux tiers fournisseurs sélectionnés par la DGAAI.

e) Élément subséquent à la formation sur l'approvisionnement

Bien que la gestion de la DGAAI ait été impliquée dans une formation sur l'approvisionnement à la suite de la vérification de la DGAAI par la DGVE, il reste que, dans le cadre d'un approvisionnement vers la fin de l'automne 2000, le directeur du projet Accès.ca a demandé à un employé de la DGAAI d'ajouter un nom à la proposition provisoire d'une firme de consultation, contrairement à la politique et aux pratiques sur la passation de marchés.

Paiement dans le cadre de l'Accord de la Phase II

Les accords en place pour l'élaboration de l'application Accès.ca indiquent un total de 2 447 960 $ à être payés à deux entreprises en regard des produits livrables établis par les accords. En mars 2000, la DGAAI a reçu des factures des deux tiers fournisseurs, avec un total de 1 950 680 $ pour les produits livrables, apparemment fournis avant le 31 mars 2000. Les factures ont été approuvées et établies en tant que des CAFE (créditeurs établis en fin d'exercice) pour l'exercice financier 1999/2000. Vu le moment où nous avons effectué cet examen et la nature technique/théorique des produits livrables facturés, nous ne sommes pas en mesure de commenter la question quant à savoir si les produits facturés étaient suffisants pour répondre aux exigences des accords.

Toutefois, nous avons constaté que la majorité des membres de la DGAAI, responsable pour l'approbation des factures, ont signalé que les produits/services avaient été reçus, mais un des membres de la DGAAI a jugé que les produits livrables étaient insuffisants. Cette personne a accepté d'approuver le paiement de la facture uniquement après que son directeur lui ait demandé de faire preuve d' un « esprit d'équipe ». La gestion du projet Accès.ca de la DGAAI nous a avisés que la personne avait pris cela hors contexte et que le directeur du projet Accès.ca avait envisagé cela en tant qu'un exercice de constitution d'équipe.

De plus, nous ne sommes pas en mesure de déterminer si tous les biens et services, associés à la portion restante (684 320 $) de la facture provenant du nouvel agent contractuel provincial, aient été reçus au 31 mars 2000 (2 635 000 $ – 1 950 680 $). En plus des frais de facilitation d'approvisionnement (d'au moins 50 000 $), le nouvel agent contractuel provincial devait utiliser ces fonds pour des projets provinciaux spécifiques. On note cependant, que la documentation à l'appui de la facture démontre que certains biens et services n'étaient pas prévus avant le 31 mars 2000.

Examen technique

Les fonds supplémentaires à payer aux entreprises dépendent de l'acceptation des versions Beta internes et externes de l'application Accès.ca par la DGAAI. La DGAAI a retenu les services d'un tiers conseiller pour examiner les versions Beta de l'application Accès.ca avant de les accepter. Le tiers a conçu des procédures d'essai pour déterminer si les versions Beta de l'application Accès.ca se conformaient aux exigences du contrat entre le nouvel organisme provincial et les entreprises.

Cependant, la DGAAI a imposé des limites sur la portée de l'examen du tiers, à un tel point que ce dernier a affirmé dans son dernier rapport qu'il n'était pas en mesure de commenter l'état de l'application dans son ensemble. À notre connaissance, la DGAAI entend utiliser ce rapport comme la base pour sa décision d'accepter la version Beta interne de l'application et comme un fondement pour approuver le paiement de 75 p. 100 des fonds restants dans le cadre de l'accord entre le nouvel organisme provincial et les entreprises. Ceci faisant, la DGAAI semble toutefois ne pas avoir l'assurance que la version Beta satisfait aux exigences du contrat.

Nous ne sommes pas en mesure de commenter la pertinence des limites de la portée placées par la DGAAI sur le tiers; toutefois, nous croyons que les questions en matière de fonctionnalité qu'avait dégagées le tiers examinateur dans les rapports antérieurs, conjugées aux limites de portée imposées par la DGAAI, soulèvent des préoccupations quant à l'état actuel de l'application Accès.ca.

Conclusion relative aux objectifs

En regard des objectifs de la présente vérification, nous tirons les conclusions suivantes :

• L'esprit des politiques gouvernementales sur la passation de marché, le paiement de transfert, ainsi que des autres politiques de gestion, n'a pas été respecté dans le cadre du projet;



• Des contrôles financiers appropriés n'étaient pas en place pour le projet; et



• En raison de l'état actuel du projet, il existe des préoccupations quant à savoir si la gestion est raisonnablement assurée de la bonne gestion et de la mise en oeuvre opportune du projet.

Mesures prises par la gestion

Industrie Canada (IC) accepte les constatations, les conclusions et les recommandations de la vérification concernant l'étape de démonstration du projet Accès.ca et a dressé un plan d'action en vue de remédier aux problèmes soulevés. La direction convient que les pratiques de gestion comportaient des faiblesses et que des erreurs de jugement ont été commises.

Une fonction efficace de vérification interne fournit des examens objectifs en vue d'assurer des évaluations indépendantes de la gestion des risques, des cadres de contrôle de la gestion, des pratiques et des renseignements utilisés pour la prise de décision et la reddition des comptes. Quelques programmes gérés par la Direction générale des application de l'autoroute de l'information (DGAAI) ont fait l'objet d'une vérification en 2000 (voir Vérification financière et de gestion des programmes sélectionnés de la Direction générale des applications de l'autoroute de l'information (DGAAI), septembre 2000). La vérification a débouché sur un plan d'action dressé pour remédier aux lacunes définies au chapitre du contrôle. Le plan d'action préconisait, entre autres, d'assujettir à une vérification ultérieure le projet pilote Accès.ca. Bon nombre des activités avaient eu lieu pendant la même période que celle visé par la vérification antérieure de la DGAAI (1998-1999 et 1999-2000 pour l'examen des subventions et des contributions et un examen des contrats de 1995 à 2000).

Outre les mesures incluses dans le plan d'action issu de la vérification de la DGAAI, des mesures particulières ont été prises en réponse aux recommandations et aux constations découlant de la vérification du projet Accès.ca.

• Évaluation technique: Les agents du Centre de recherches sur les communications d'Industrie Canada, un centre de télécommunications, de recherche et d'apprentissage de pointe, ont effectué une évaluation technique du logiciel. Ils ont confirmé que la version Beta interne est un programme de pointe unique en son genre, qu'elle peut faire l'objet d'un lancement et que l'optimisation des ressources a bel et bien eu lieu.



• Accords de propriété intellectuelle et de partage des recettes: Suivant la recommandation des vérificateurs, le conseiller juridique d'IC a examiné les accords sur la propriété intellectuelle et le partage des recettes conclus par la DGAAI. La majorité était exempte de problèmes, mais certaines faiblesses ont été repérées et seront corrigées dans les accords à venir, car la DGAAI doit consulter le conseiller juridique d'IC pour tous les accords.



• Lancement: Selon la politique d'Industrie Canada, les contrats doivent être attribués conformément aux lois applicables, aux accords commerciaux et aux politiques et pratiques établies en matière d'acquisition. Le ministère suivra les pratiques fédérales établies en matière de passation de marchés avant tout lancement d'Accès.ca.



• Recouvrement des fonds: Le Ministère est en train d'établir s'il y a eu optimisation totale des frais payés à l'organisme provincial et il prendra des mesures pour recouvrer les fonds au besoin. Dans le cadre du processus visant à voir si les produits qu'a fournis et facturés l'organisme provincial suffisaient pour respecter les exigences de l'accord, la DGAAI a demandé à l'organisme provincial de justifier ses frais de facilitation. La DGAAI a engagé des vérificateurs indépendants pour examiner les réclamations pour établir s'il y avait une optimisation totale des ressources. S'il y a eu trop-payé, des mesures de recouvrement seront prises.



• Mesures de contrôle ultérieures: Outre que les Services juridiques ont examiné les accords et les contrats de la DGAAI d'une valeur supérieure à 5 000 $, les contrôles ont été renforcés. Toutes les marchés à fournisseur unique de plus de 25 000 $ passés par Industrie Canada, les modifications qui font passer le total à 25 000 $ ou les autres marchés complexes sont désormais sujets à un examen du Conseil des programmes et des services (conseil de gestion interne d'Industrie Canada), afin de guarantir l'intégrité des marchés de F et E passés par le Ministère.



• Directives données aux gestionnaires/attentes: Le 5 février 2001, tous les gestionnaires d'Industrie Canada ont été informés du rôle essentiel qu'ils jouent pour assurer l'utilisation de contrôles appropriés de la gestion financière dans le processus décisionnel et la dépense des deniers publics. De plus, on leur a rappelé qu'il leur incombe d'agir avec probité et avec prudence et en ce souciant de la valeur.




Tous les gestionnaires de la DGAAI, y compris ceux d'Accès.ca, ont reçu des directives particulières sur la reddition des comptes, les responsabilités et les normes de gestion des programmes de la DGAAI.

Tous les employés de la DGAAI ont dû mettre à jour leurs déclarations de conflit d'intérêts avant le 11 avril 2001, et de fournir, le cas échéant, un rapport « Sans objet » à cet égard.

• Vérification de suivi: Enfin, pour l'obligation redditionnelle, la transparence et une gestion de qualité chez Industrie Canada, on assujettira à une vérification de conformité certains programmes de la DGAAI, dont Accès.ca, d'ici l'automne 2001.

Examen du projet pilote Accès.ca – Phase II (PDF - 116Ko - 27 pages)

Réponse de la gestion et plan d'action (PDF - 76Ko - 11 pages)

Remarque : Pour lire la version PDF, vous avez besoin de télécharger le logiciel Adobe Acrobat Reader sur votre système. Si vous n'avez pas accès au site de téléchargement d'Adobe, vous pouvez télécharger le logiciel Acrobat Reader à partir d'une page accessible. Si l'accessibilité à un document PDF pose un problème, vous pouvez convertir le fichier en format texte HTML ou ASCII en utilisant l'un des services d'accès offerts par Adobe.