Rapport sur l'examen rétrospectif de la mise en oeuvre du Système de gestion des ressources humaines / PeopleSoft
janvier 1998
Sommaire
La Direction générale des ressources humaines a mis en oeuvre le SGRH/PeopleSoft pour consolider les données en provenance de 29 systèmes anciens, hérités lorsque plusieurs ministères ont fusionné en 1993, en un seul système d'information ministériel de gestion des ressources humaines. Les principaux modules du système PeopleSoft sont utilisés par la collectivité des Ressources humaines (RH) à travers le pays. Les phases subséquentes de cette initiative pluriannuelle fourniront plus d'outils aux utilisateurs de RH, élargiront le groupe d'utilisateurs pour inclure les collectivités autres que celle des RH et assureront des interfaces pour le partage des données avec les autres systèmes ministériels.
Industrie Canada a été l'un des premiers ministères du gouvernement à mettre en oeuvre le système PeopleSoft. La mise en oeuvre de PeopleSoft a été entreprise rapidement en réaction aux besoins d'un ministère qui subissait des changements organisationnels majeurs. L'objectif de l'équipe de mise en oeuvre consistait à mettre en oeuvre le système et, par la suite, à apporter des ajustements selon les besoins. En conséquence, d'importantes modifications ont été apportées au système sans connaître entièrement leur impact à long terme.
Un Plan opérationnel de PeopleSoft a été élaboré pour le présent exercice. Le Plan souligne les principales initiatives que l'Équipe de soutien de PeopleSoft poursuivra. Le plan couvre la plupart des grandes questions et préoccupations identifiées dans le présent document, mais il doit être complété par un document supplémentaire qui englobe les priorités, les graphiques Gantt des activités, les exigences d'utilisation des ressources et les affectations de fonds pour chacune des initiatives. La gestion prépare actuellement ce supplément au plan. En raison des ressources limitées, il est suggéré que le plan mette l'accent sur les principales questions et préoccupations indiquées dans le présent rapport.
La première analyse de rentabilisation de PeopleSoft a évalué qu'une mise en oeuvre triennale, composée de trois phases distinctes, coûterait 3,0 millions de dollars. Selon le directeur, Planification stratégique et coordination, le coût total pour la mise en oeuvre s'est chiffré à 3,1 millions de dollars : 900 000 $ en provenance des fonds du CGI et le restant, soit 2,2 millions de dollars, en provenance du budget de fonctionnement non salarial de la DGRH. Le directeur, Planification stratégique et coordination, a également noté que les estimations initiales du financement n'ont pas tenu compte des coûts associés à la conversion du produit PeopleSoft à la version du Gouvernement du Canada (GC), qui a presque doublé les taux quotidiens pour les experts conseil et qui a nécessité des exigences supplémentaires de fonctionnalité pour le système. En outre, pour assurer la conformité à l'an 2000, il faut ajouter une estimation supplémentaire de 500 000 $ afin de mettre à niveau le système à la Version 7.0.
L'Équipe de soutien actuelle de PeopleSoft est petite comparativement aux équipes précédentes du projet PeopleSoft et aux équipes dans les autres ministères de taille similaire qui participent au soutien du système PeopleSoft. Le roulement de plusieurs gestionnaires de projet et d'experts conseils a entraîné une perte de la continuité en ce qui a trait à la réalisation des objectifs à long terme. À l'exception du gestionnaire de projet actuel, qui sera en congé au printemps 1998, l'équipe de projet est constituée des employés de premier échelon qui sont en formation et qui assument de nouvelles responsabilités.
L'Équipe de soutien de PeopleSoft travaille fort pour réagir aux demandes des utilisateurs, afin de garder le système fonctionnel et l'intégrité des données intacte. Cet effort est reconnu par bon nombre des utilisateurs que nous avons interrogés. Plusieurs accomplissements ont amélioré l'utilité du système. Toutefois, l'Équipe de soutien de PeopleSoft a hérité de nombreuses questions qui auraient dû être réglées rapidement durant la phase de mise en oeuvre. Ces questions causent actuellement une insatisfaction chez les utilisateurs à l'égard du système. Les constatations découlant de notre examen indiquent cinq domaines sur lesquels l'Équipe de soutien de PeopleSoft devrait concentrer ses efforts pour regagner la satisfaction des utilisateurs à l'égard le système :
- Satisfaction des besoins des gestionnaires et des assistants de RH (travailler avec les gestionnaires de RH pour répondre à leurs besoins grâce à une plus grande disponibilité des données requises et grâce à la réduction de la complexité d'utilisation du système.);
- Mise en oeuvre de mesures de sécurité rigoureuses (élaborer une approche coordonnée et uniforme en matière de sécurité pour l'application PeopleSoft);
- Renforcement du cadre de contrôle de l'intégrité des données (élaborer un cadre de contrôle de l'intégrité pour préserver l'intégrité des données grâce à la mise en oeuvre des contrôles informatiques, des processus opérationnels, de la sécurité appropriée, des outils, etc.);
- Amélioration de la qualité des rapports (améliorer l'exactitude et la pertinence des rapports; réduire la redondance);
- Stabilisation de l'équipe de projet (définir clairement les rôles et les responsabilités).
Mesures prises par la gestion
On a élaboré un plan d'action afin de suivre les recommandations formulées dans le rapport d'examen :
- satisfaire les besoins des gestionnaires et adjoints des ressources humaines
- renforcer les mesures de sécurité
- renforcer le cadre de contrôle de l'intégrité des données
- améliorer la qualité des rapports
- stabiliser l'équipe du projet
Voir aussi…
Version Adobe Acrobat (PDF - 115Ko - 29 pages)
Remarque : Pour lire la version PDF, vous avez besoin de télécharger le logiciel Adobe Acrobat Reader sur votre système. Si vous n'avez pas accès au site de téléchargement d'Adobe, vous pouvez télécharger le logiciel Acrobat Reader à partir d'une page accessible. Si l'accessibilité à un document PDF pose un problème, vous pouvez convertir le fichier en format texte HTML ou ASCII en utilisant l'un des services d'accès offerts par Adobe.