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Aide aux projets - Accueil
Finalités
Le programme Aide aux projets vise à :
- Accroître l'offre d'activités, de services ou de biens pouvant contribuer significativement à l'atteinte des objectifs du Ministère concernant la consolidation ou le développement de la culture et des communications
- Favoriser l'innovation, l'expérimentation et le renouvellement de la création.
L'aide financière accordée par le Ministère doit permettre la réalisation sur une période déterminée d'actions circonscrites ne pouvant être automatiquement reconduites.
Objectifs
Par le volet Accueil de son programme Aide aux projets, le Ministère vise les objectifs suivants :
- Améliorer la qualité et augmenter l'offre, dans ses différents secteurs d'intervention sur l'ensemble du territoire québécois, de biens, d'activités ou de services culturels ou de communication
- Augmenter le nombre de personnes bénéficiant des biens, activités ou services qui résultent de ces projets.
Admissibilité
du demandeur
L'accueil de projets est réservé :
- Soit aux personnes morales ayant leur siège social et leur principal établissement au Québec – la priorité est donnée aux personnes morales sans but lucratif (organismes ou autorités publiques)
- Soit aux individus âgés d'au moins 18 ans qui détiennent la citoyenneté canadienne et qui ont leur résidence permanente au Québec.
Les demandeurs doivent avoir respecté leurs engagements envers le Ministère lors de l'attribution, le cas échéant, d'une précédente subvention.
Pour être admissible, un demandeur doit appartenir, selon le secteur d'intervention dans lequel s'inscrit son projet, à l'une ou l'autre des catégories figurant dans le tableau suivant.
Secteur d'intervention dans lequel s'inscrit le projet du demandeur | |
Lecture et livre | |
Demandeurs admissibles |
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Patrimoine | |
Demandeurs admissibles |
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Muséologie | |
Demandeurs admissibles |
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Arts de la scène | |
Demandeurs admissibles |
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Médias, télécommunications et télédistribution | |
Demandeurs admissibles |
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Multimédia | |
Demandeurs admissibles |
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Cinéma et audiovisuel | |
Demandeurs admissibles |
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Tous les secteurs d'intervention pour des projets visant l'éducation et la formation | |
Demandeurs admissibles |
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Tous les secteurs d'intervention pour des projets visant la jeune relève amateur et le loisir culturel | |
Demandeurs admissibles |
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Tous les secteurs d'intervention pour des projets visant l'action internationale | |
Demandeurs admissibles |
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Tous les secteurs d'intervention pour des projets visant l'action régionale et locale | |
Demandeurs admissibles |
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Tous les secteurs d'intervention pour des projets visant le tourisme culturel | |
Demandeurs admissibles |
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Du projet
Pour être accueilli, un projet doit :
- S'inscrire dans l'un des secteurs d'intervention listés dans le tableau précédent
- Correspondre aux objectifs et priorités du Ministère tant dans le secteur d'intervention où il s'inscrit que sur le territoire concerné par sa réalisation (local, régional, interrégional, national ou international) – ces objectifs et priorités sont énoncés dans les politiques, les cadres de référence et les plans d'action territoriaux du Ministère ainsi que dans sa planification stratégique
- Revêtir un caractère d'originalité, d'innovation ou de structuration sectorielle ou territoriale.
Exclusions
Ne sont pas recevables les projets :
- Admissibles à l'un des autres programmes d'aide du Ministère
- Admissibles à l'un des programmes d'aide du Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ), de la Société de développement des entreprises culturelles (SODEC) ou de la Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ)
- Provenant d'organismes à but lucratif des divers secteurs d'intervention des communications
- Portant sur le fonctionnement courant d'un organisme déjà établi qui reçoit une aide au fonctionnement du Ministère.
Présentation de la demande
La demande d'aide financière est normalement produite en ligne sur un formulaire accessible dans di@pason et automatiquement acheminée à la direction du Ministère responsable de son traitement. Elle peut aussi, sur demande, être soumise sur un formulaire en version papier lequel doit être transmis à la direction régionale du Ministère de la région du demandeur.
Une demande d'aide financière peut être déposée à tout moment de l'année.
Le demandeur doit présenter, dans le formulaire ou dans des documents joints, les renseignements permettant d'évaluer sa demande, notamment :
- Une description du projet précisant :
- Ses objectifs
- Son contenu
- Sa pertinence et sa cohérence par rapport à la mission du demandeur
- Les dates de sa réalisation
- Les résultats attendus et les retombées escomptées.
- L'identification des partenaires associés au projet et la description des contributions qu'ils comptent y apporter
- Une présentation de l'équipe prévue pour la réalisation du projet, mettant en évidence son expérience et ses compétences
- Le budget détaillé du projet
- Dans le cas d'un organisme :
- Ses états financiers les plus récents
- La résolution prise par ses autorités compétentes de produire une demande d'aide financière.
- Tout autre renseignement pertinent permettant d'appuyer la demande.
Au cours de l'analyse du projet, le demandeur devra fournir les renseignements et les documents complémentaires que le Ministère lui réclamera, notamment les lettres d'engagement des partenaires qui auront confirmé leur participation.
Pour être soumis à l'évaluation, les dossiers doivent être complets, compréhensibles et fondés sur des données exactes. Sinon, il appartiendra au demandeur d'en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère.
Évaluation de la demande
L'évaluation des demandes est faite par le Ministère. Celui-ci peut avoir recours, au besoin, à des expertises externes.
Une demande est évaluée d'après :
- La pertinence du projet, révélée notamment par :
- Sa cohérence avec la mission principale du demandeur
- Sa concordance avec :
- Les objectifs du Ministère, énoncés dans ses politiques, ses cadres de référence et sa planification stratégique
- Le plan d'action du Ministère visant le territoire concerné (régional, national, international).
- L'absence de chevauchement ou de concurrence avec des activités existantes ou des projets en cours.
- La qualité du projet, révélée notamment par :
- Son caractère d'originalité ou d'innovation
- La nature du plan prévu pour sa réalisation
- L'expérience et les compétences de l'équipe qui s'en chargera
- La qualité des partenaires et la nature de leur engagement
- La répartition judicieuse des ressources
- Le réalisme des prévisions budgétaires
- La diversité des sources de financement et leur part relative dans le montage financier prévu
- La proportion des frais d'administration par rapport aux dépenses totales
- Les garanties de réalisation offertes
- L'appui du milieu
- La viabilité du projet, dans le cas où celui-ci se poursuivrait après l'épuisement de l'aide financière consentie par le Ministère.
- Les retombées prévisibles du projet, notamment :
- Ses effets structurants
- Son apport au secteur ou au territoire d'intervention concernés
- Son impact sur la société et le public québécois
- Son incidence sur le rayonnement de la culture et des communications québécoises.
Attribution de l'aide financière
Outre les clauses relatives au versement et à l'utilisation de l'aide, la convention de résultat que le bénéficiaire doit signer pour recevoir la subvention comporte :
- L'énoncé des obligations se rapportant à la reddition de comptes
- Des clauses relatives aux cessions des droits d'auteur
- Des engagements ayant trait aux communications entourant l'objet de la subvention.
Seules sont admissibles les dépenses directement liées à la réalisation du projet. Il peut s'agir :
- Des coûts de main-d'œuvre (avantages sociaux compris)
- Des coûts de location d'équipement ou de locaux
- Des coûts d'achat de matériel ou d'équipement
- Des frais d'étude et d'expertise-conseil
- Des frais de sous-traitance
- Des frais de promotion
- Des frais de déplacement
- D'autres frais afférents à la réalisation du projet – ceux-ci devront être détaillés
- Des frais d'administration (jusqu'à concurrence de 5 % du total des dépenses admissibles énumérées ci-dessus).
Les dépenses effectuées avant que le projet n'ait été officiellement accepté par le Ministère ne sont pas considérées comme admissibles et doivent être clairement signalées comme telles dans le budget.
La contribution du demandeur à la réalisation de son projet doit équivaloir à au moins 10 % du total des dépenses admissibles.
La contribution que le demandeur compte verser pour la réalisation du projet devant être comptabilisée, elle doit obligatoirement faire partie de la présentation du budget. Cette contribution peut inclure :
- Les biens et services qui seront fournis, accompagnés d'une estimation de leur valeur au marché
- Le nombre d'heures de travail bénévole prévu, le cas échéant.
Le programme permet d'accorder une aide financière pouvant représenter jusqu'à 75 % des dépenses admissibles liées à la réalisation du projet. Cependant, selon la nature de ce dernier, le secteur d'intervention visé ou le type de demandeur concerné (notamment pour les organismes à but lucratif), le maximum permis pourrait être inférieur.
Le cumul de la subvention accordée par le Ministère et de l'aide financière obtenue d'autres sources gouvernementales ne doit pas représenter plus de 90 % du coût total du projet. Cependant, selon le secteur visé ou le type de demandeur concerné (notamment pour les organismes à but lucratif), le maximum pourrait être inférieur.
En règle générale, le Ministère verse à la signature de la convention un montant représentant au moins 50 % de sa subvention. Le reste est payé selon des modalités et des étapes qui dépendent de la nature du projet, de sa durée et des biens livrables attendus. Les subventions importantes peuvent faire l'objet de plusieurs versements répartis selon les phases du projet déterminées dans la convention.
Mesures de contrôle
La reddition de comptes se fait conformément aux dispositions de la convention de résultat :
- Elle est produite suivant la périodicité qui y est établie ou au terme du projet, selon la nature et la durée de celui-ci.
- Elle suit l'une ou l'autre des démarches suivantes :
- Soit le demandeur participe à une ou des rencontres convoquées par le Ministère, rencontres dont le contenu est consigné dans un rapport écrit
- Soit le demandeur rédige lui-même un rapport final et, le cas échéant, des rapports d'étape.
Cette reddition de comptes comprend obligatoirement :
- Le bilan des activités réalisées
- La description des résultats du projet et leur évaluation au regard des objectifs poursuivis
- Un rapport d'utilisation de la subvention permettant de vérifier que les sommes versées ont été affectées aux fins auxquelles elles étaient destinées
- Tout renseignement ou tout document requis par le Ministère, suivant ce qui figure dans la convention de résultat
- Tout autre renseignement ou tout autre document demandés par le Ministère.
Le Ministère se réserve le droit de visiter les lieux où se déroule le projet et de vérifier l'affectation des subventions accordées, et ce, en tout temps.
