Questions à poser avant de signer un bail

Dernière vérification : 2005-10-06

Sommaire

En général, nos clients n'ont pas, ou très peu, d'expérience des baux commerciaux. Les dix points qui suivent constituent de bons éléments de départ pour les personnes qui connaissent mal les baux commerciaux.

Quelle est la durée du bail?

D'habitude, les baux commerciaux ont une durée de trois à dix ans et leur durée est négociable avec le locateur. Mais il est aussi tout important de déterminer quand le bail débutera que quand il se terminera. À moins que l'espace que vous louerez soit déjà vacant et parfaitement adapté à vos besoins, toutes sortes de problèmes de dernière minute peuvent surgir - un ex-locataire refuse de quitter; les travaux de construction ne sont pas terminés à temps; il y a mésentente sur la possibilité d'accéder aux locaux préalablement pour installer vos accessoires et apporter vos propres améliorations.

Votre bail doit clairement indiquer ce qui se passera si le local n'est pas prêt à la date d'entrée et quels seront les corrections au loyer apportées par le locateur. Méfiez-vous d'une clause qui permet au locateur de vous fournir un local « de remplacement » si les locaux prévus ne sont pas prêts à temps. Ce remède ne fait qu'aggraver les problèmes et augmente le coût de déménagement. Si vous pensez que le nouveau local ne sera pas prêt à temps, prévoyez rester plus longtemps dans vos locaux actuels. Autrement, vous pourriez vous trouver à exploiter votre entreprise dans un camion de déménagement pendant que les avocats se chamailleront sur les détails.

À combien s'élève le loyer?

Contrairement aux autres dépenses d'entreprise, le loyer est une partie plutôt inflexible de vos frais généraux et il peut être trompeur.

Un loyer commercial est habituellement calculé en fonction du coût annuel au pied carré de l'espace loué (voir plus loin « Combien d'espace louez-vous exactement? »), mais il y a au moins cinq façons courantes de l'établir, chacune d'elles utilisant la superficie au pied carré comme base de comparaison.

Les baux à loyer brut, les plus courants autrefois pour des locaux commerciaux, obligent tout simplement le locataire à payer un montant mensuel fixe; le locateur est responsable de toutes les dépenses d'exploitation de l'immeuble, dont les taxes, l'assurance et les réparations. (En raison de l'augmentation des coûts de l'énergie, de nombreux locateurs font payer séparément aux locataires le chauffage et l'électricité, qui faisaient auparavant partie du loyer fixe.)

Les baux à loyer net obligent le locataire à payer une partie ou la totalité de l'impôt foncier en plus du loyer de base.

Les baux à loyer supernet (net, net) vont plus loin. En plus du loyer de base et des taxes, le locataire paie l'assurance sur l'espace qu'il occupe.

Les baux à loyer hypernet (net, net, net), qui habituellement ne s'appliquent qu'aux propriétés industrielles, transfèrent au locataire la totalité des coûts d'exploitation de l'immeuble, dont l'entretien et les réparations.

Les baux à loyer proportionnel constituent un type spécial d'accord de location qui s'applique aux détaillants, en particulier dans des centres commerciaux ou immeubles à locataires multiples. Un bail à loyer proportionnel oblige le locataire à payer un taux fixe plus un pourcentage sur son revenu brut.

De combien augmentera le loyer?

Il n'y a pas très longtemps le propriétaire de l'immeuble pouvait compenser ses coûts d'exploitation, en particulier les coûts immobiliers, simplement en augmentant ses loyers chaque fois qu'un nouveau locataire s'amenait ou au moment du renouvellement d'un bail. Aujourd'hui cependant, les coûts sont si imprévisibles que la plupart des locateurs estiment qu'ils ont besoin d'une protection sous forme de clauses d'indexation, même dans un bail de courte durée.

Un type courant de clause d'indexation prévoit une progression régulière du loyer pendant la durée du bail; d'autres clauses transfèrent proportionnellement au locataire les augmentations de taxe, des coûts de chauffage et d'entretien et des autres coûts directs. Une autre clause d'indexation courante prévoit une hausse automatique du loyer suivant l'indice des prix à la consommation ou un indice d'inflation comparable. (Étant donné qu'en général l'IPC surestime l'incidence de l'inflation, un locataire ne devrait pas accepter de payer plus qu'une partie de l'augmentation annuelle de l'IPC, en particulier si le bail contient déjà des clauses d'indexation pour les taxes et les coûts directs d'exploitation.)

La plupart des locateurs négocieront les principaux éléments de la clause d'indexation, dont l'année de référence. Si vous emménagez au milieu de l'exercice financier par exemple, votre année de référence pour les taxes pourrait être l'une des trois années suivantes : l'année financière précédente, l'année en cours ou même l'année suivante. Il en va de même des coûts de chauffage et des autres éléments des frais généraux du propriétaire. Vous devriez en particulier vous montrer prudent en ce qui concerne l'année de référence si vous emménagez dans un nouvel immeuble, qui pourrait n'atteindre sa pleine capacité que dans un an ou deux, car le propriétaire n'aura pas d'antécédents de coûts d'exploitation stables qui puissent servir de référence valable.

Pouvez-vous sous-louer?

Après deux ans d'un bail de cinq ans, vous constatez que votre entreprise déborde d'activité et qu'il est temps de lui trouver un nouveau local. Ce qui se passera ensuite peut dépendre d'une négociation plutôt délicate avec votre locateur sur le genre de sous-location qu'il juge « raisonnable ».

À tout le moins, vous aurez à présenter un nouveau locataire qui répondra aux normes que le locateur applique aux autres locataires. Vous n'êtes pas sorti du bois si vous proposez un studio de massage pour vous remplacer dans un centre commercial prestigieux ou un groupe musical punk-rock pour utiliser votre local pour ses répétitions. De plus, si votre sous-locataire décide de disparaître, vous demeurez responsable du loyer selon le bail original.

Aujourd'hui en outre il y a un nouvel écueil à la négociation traditionnelle des privilèges de sous-location : la question de savoir qui garde les profits si votre nouveau locataire paie un loyer plus élevé que le vôtre. Dans le marché locatif très serré d'aujourd'hui, cette situation se présente assez souvent, et les locateurs sont naturellement enclins à rédiger des baux qui leur donnent plus de contrôle sur les ententes de sous-location. Récemment, un locataire ayant fusionné son entreprise a trouvé un avis d'expulsion dans son courrier. Le locateur soutenait que la « nouvelle » société n'avait pas de bail valide pour les locaux et qu'elle aurait à payer un loyer plus élevé.

Pouvez-vous renouveler votre bail?

À l'expiration d'un bail, le locateur n'a aucune obligation légale de vous offrir à vous le même local (ou un autre). À moins d'avoir convenu d'une formule de renouvellement et à moins qu'une clause du bail vous garantisse que vous aurez les premiers droits de location à l'expiration du bail, il n'y a pas de doute que vous paierez le prix du marché pour conserver le local.

Normalement, un locataire doit présenter un avis écrit pour exercer son droit de renouveler son bail, sinon le bail expire automatiquement. (Un avis d'un an pour les baux à long terme tandis qu'une période de seulement trois à quatre mois serait la norme pour les baux à court terme.) Certains baux, toutefois, sont renouvelés automatiquement jusqu'à ce que vous preniez des mesures pour l'annuler. Une telle clause peut se révéler commode pour les entreprises à plusieurs succursales, qui ne veulent pas prendre le risque de voir leurs baux expirer par accident.

Que se passe-t-il si votre locateur fait faillite?

Il y a quelques années, un médecin a emménagé dans un petit centre médical privé et a dépensé une fortune en rénovations et en matériel encastré. Puis un matin, un représentant de la banque se présente au médecin et lui annonce que son bail de dix ans est frappé de nullité parce que la banque avait saisi l'immeuble. Le médecin pouvait rester au double du loyer original ou quitter les lieux dans les trente jours.

Ce médecin aurait pu se protéger en faisant inscrire dans son bail une clause courante de «reconnaissance» ou de non-perturbation. Si un locateur hésite sur ce point, peut-être qu'il éprouve des difficultés financières.

Qui est responsable de l'assurance?

Dans l'empressement de conclure un bail, l'assurance reçoit rarement l'attention qu'elle mérite. Il en résulte que de nombreux immeubles - en particulier les immeubles à locataires multiples - sont protégés par un assemblage confus de garanties inadéquates et cumulatives. Non seulement cette situation est-elle coûteuse, elle se prête au désastre. En cas d'incendie ou d'un autre sinistre important, les diverses compagnies d'assurances peuvent prendre des années à démêler les demandes d'indemnité et déterminer ce qui est protégé et ce qui ne l'est pas.

En général, on s'attend à ce que les locateurs aient une police complète pour l'immeuble, englobant la responsabilité civile des aires communes telles les entrées, les escaliers et les ascenseurs et protègent l'immeuble lui-même contre les risques divers. Ils ont aussi le droit d'insister pour que les locataires aient leur propre assurance pour protéger le locateur contre les réclamations pouvant provenir de l'exploitation de leurs entreprises (un visiteur qui glisse sur une carpette par exemple) ainsi qu'une assurance sur le « contenu et les améliorations » qui protège son investissement dans la propriété.

Mais c'est vraiment le travail d'un agent d'assurance professionnel ou d'un avocat spécialisé en assurance de veiller à ce que les polices se complètent. Il doit pouvoir examiner les polices du propriétaire de l'immeuble, contribuer à combler les lacunes qui présentent des risques élevés et repérer les dépenses inutiles.

Quels services obtenez-vous?

Un locateur coincé par l'inflation n'a guère d'autre façon de réduire ses coûts que d'abaisser les thermostats et de diminuer les services d'entretien. Il est donc sage de définir par écrit à quels services exactement vous avez droit dans le cadre de votre bail. Voici quelques éléments :

L'électricité est souvent fournie dans les services de l'immeuble mais un locateur peut fixer des limites si vous prévoyez installer des machines électriques ou augmenter la climatisation de l'air.

Habituellement, le chauffage, la ventilation et la climatisation (CVC) sont également la responsabilité du locateur. Contrairement aux immeubles résidentiels cependant, les immeubles commerciaux offrent rarement un service de CVC de 24 heures. Vous devriez joindre un calendrier de CVC au bail et même préciser quels services seront offerts les jours fériés. (Un service de CVC normal est habituellement offert du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, et le samedi de 8 h à 13 h.)

Les services de nettoyage peuvent faire une grosse différence dans l'apparence de votre commerce. Vous devriez donc exiger un calendrier de nettoyage et préciser qui est chargé des tâches telles le nettoyage des toilettes et l'enlèvement des déchets.

Qui d'autre peut emménager?

Comment vous sentiriez-vous si un concurrent direct emménageait juste à côté? Ou une entreprise qui dégage de mauvaises odeurs ou fait beaucoup de bruit? Dans une certaine mesure, les règlements de zonage protègent les entreprises contre les usages « incompatibles », par exemple des commerces de détails dans un immeuble de bureaux ou une entreprise de fabrication dans un centre commercial. Mais vous pouvez négocier des limites plus strictes avec votre locateur si vous le jugez nécessaire.

N'oubliez pas que si vous devez sous-louer, ces exigences strictes peuvent donner à votre locateur une raison de rejeter le sous-locataire que vous aurez choisi.

Qui paie les améliorations?

Les immeubles à bureaux modernes prévoient habituellement une provision pour les améliorations - nouvelle subdivision, éclairage, tapis, peinture, etc. - mais elle peut varier selon les besoins des différents locataires et selon ce que sont disposés à offrir les locateurs. En fait, aucun autre élément du bail n'est aussi ouvert à la négociation ou aussi difficile à négocier avec le locateur.

Cette négociation est rendue encore plus ardue par le coût élevé des travaux de construction, même les petits travaux. Le coût d'installation d'une simple prise électrique, par exemple, peut s'élever à 20 dollars le mètre. Les peintres, les menuisiers et les plâtriers peuvent facturer de 15 à 30 dollars l'heure. Si le propriétaire de l'immeuble comptabilise l'espace aménagé sans loyer pendant les travaux, le coût pourrait être très élevé.

Vous aurez plus de chances de persuader un locateur d'assumer le coût d'importantes rénovations si les modifications demandées conviennent à des locataires futurs. Une subdivision inhabituelle, des tapis et du papier aux motifs ou aux couleurs étranges n'ajouteront pas à la valeur de la propriété. Il se peut même qu'on doive les retirer avant de pouvoir relouer le local.

Les ententes relatives aux rénovations devraient se conclure par écrit, de préférence accompagnées d'un plan détaillé du local et d'une estimation de coût d'un entrepreneur, avant la signature du bail. Ce document, qui porte le nom de « lettre de travail », devrait aussi préciser à qui appartiendront les améliorations. À moins d'en convenir autrement, tout ce qu'un locataire joint au local qu'il occupe - système de climatisation, luminaires, étagères, meubles encastrés, même son propre matériel de bureau et de fabrication - deviendra la propriété du locateur. Une personne qui venait d'installer un joli comptoir d'accueil l'a appris à ses dépens. Quelle ne fut pas sa surprise de constater qu'elle devrait laisser le comptoir dans le local quand elle le quitterait. Le pire dans ce scénario, c'est que le locataire a payé pour des améliorations dont profiterait gratuitement le nouveau locataire.

Combien d'espace louez-vous exactement?

Les loyers commerciaux sont presque toujours fixés au mètre carré, c'est-à-dire le montant de loyer annuel qu'un locataire verse pour chaque mètre carré d'espace occupé. Un entrepôt ou de l'espace d'usine à l'état brut peut se louer pour quelques dollars le mètre carré; des locaux à bureaux de premier ordre ou un local bien situé peuvent se louer 30 à 40 dollars le mètre carré.

La superficie en mètre carré est très utile pour la comparaison des loyers. Mais les locateurs ne mesurent pas tous la superficie au mètre carré de la même façon. Vous devez donc vous poser deux questions essentielles : Combien d'espace utilisable obtiendrez-vous pour votre argent? Quelle partie de votre loyer est attribuable à l'espace « public » telles les aires d'entrée, les couloirs, les toilettes et les installations mécaniques (25 et 30 p. 100 habituellement)?

Il existe plusieurs formules courantes qu'utilisent les spécialistes de l'immobilier pour mesurer et répartir l'espace, en particulier pour les immeubles à bureaux modernes de grande hauteur. La méthode de New York Multiple Tenancy Floor, par exemple, divise le coût des vestibules et des toilettes entre les locataires de chaque étage mais exclut les cages d'escalier et les gaines d'ascenseur. La méthode internationale BOMAS d'un autre côté, impute tous les coûts des aires communes des étages à locataires multiples à l'immeuble dans son ensemble tandis que la méthode de Boston fait payer les locataires pour les vestibules et les couloirs à chaque étage, mais exclut les toilettes, les gaines d'ascenseur et les salles de mécanique. Prenez-en note si vous louer seulement une partie d'un étage, car les différences peuvent constituer un gros montant sur toute la durée de votre bail. Il est rentable de savoir exactement ce que vous obtenez.

Préparé par : Saskatchewan Regional Economic and Co-operative Development
Traduit par : Secrétariat national, Centres de services aux entreprises du Canada