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La Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme oblige l'inscription (déclaration initiale), la mise à jour (avis de modification) et le renouvellement, sur le Registre des lobbyistes, d'un certain nombre de renseignements portant sur les lobbyistes et leurs activités. L'inscription est faite, dans le cas d'un lobbyiste-conseil, par le lobbyiste lui-même et, dans le cas d'un lobbyiste d'entreprise ou d'un lobbyiste d'organisation, par le plus haut dirigeant de l'entreprise ou du groupement pour le compte duquel le lobbyiste exerce ses activités. Les déclarants peuvent aussi mandater (procuration) une autre personne pour préparer, signer et présenter les différentes déclarations et avis au Registre des lobbyistes.
Pour déclarer des activités de lobbyisme, il est nécessaire, dans tous les cas, d'obtenir d'abord un code de client. Une fois ce code de client en main, il sera possible d'utiliser, après avoir suivi certaines étapes préalables, le service de transmission par voie électronique. Celui-ci permet de signer numériquement les déclarations et avis et de les expédier électroniquement sans frais. La déclaration initiale, les mises à jour et les renouvellements peuvent aussi être préparés et transmis sur support papier mais sont sujets à tarification.
Par ailleurs, une personne souhaitant que certains des renseignements de sa déclaration demeurent confidentiels doit d'abord présenter une demande en ce sens au Commissaire au lobbyisme, en autant que ces renseignements concernent un projet d'investissement du client ou de l'entreprise visé et dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter une atteinte sérieuse aux intérêts économiques ou financiers de ce client ou de cette entreprise.
Enfin, avant même de préparer une déclaration ou un avis, il est suggéré de prendre d’abord connaissance des bulletins d’interprétation du conservateur. La clientèle est également invitée à communiquer avec le Service à la clientèle pour bénéficier du service d’accompagnement lors de la préparation d’une déclaration ou d’un avis. Elle peut aussi bénéficier d’un service d’examen de projets de déclarations ou d’avis avant leur présentation au registre
La personne étant déjà détentrice d'un certificat de signature ou d'un code de client peut utiliser le service d'inscription, en sélectionnant le bouton approprié. (Rappel : seule l'utilisation du mode « Certificat de signature » permet la transmission par voie électronique.)
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