La planification contribuera peut-être à garantir que les dispositions nécessaires pour les personnes qui ont un handicap sont connues et auront été prises à l'avance. Même si vous ne savez pas d'avance si certains de vos participants ont besoin d’aménagements, vous devriez être en mesure d'organiser votre événement en garantissant qu'il sera accessible aux personnes ayant un handicap et qu'elles pourront y participer pleinement.
Un atelier, une séance d'information ou une réunion de discussion de courte durée, une conférence de presse ou un événement de quelques heures n'exigera peut-être pas des préparatifs aussi détaillés qu'une conférence ou un congrès de plus d'une journée, avec des questions comme la détermination des exigences alimentaires dans la planification des menus et l'agencement des chambres pour la nuit. Toutefois , bien des étapes de la planification sont les mêmes pour les deux types d'événements.
Les directives qui suivent visent à vous aider à planifier votre réunion ou votre événement. Elles tiennent compte des moindres besoins d’accessibilité. Certains locaux ne répondront peut-être pas à tous les critères figurant ci-dessous. Si vous avez des doutes sur le niveau d’accessibilité d’un local que vous envisagez d’utiliser, nous vous conseillons de consulter un groupement local de personnes ayant un handicap, pour bénéficier de leur expertise en matière d’accès facile ou de planification d’événements.
Il est important de tenir compte de deux formes d'accès précises dans la planification d'une réunion qui doit être pleinement accessible, d’une part l'accès physique à l'emplacement de la réunion, et d’autre part l’accès aux renseignements sur la réunion et à son déroulement.
Voici quelques généralités auxquelles penser lors de la planification d’une réunion ou d’un événement accessible :
- Désignez un membre de votre personnel qui sera responsable des questions d'accès à l'événement.
- Soyez prêts à répondre à toute demande concernant les besoins des participants, de la même manière que vous répondez à toute autre question concernant l'organisation de l'événement.
- Ne manquez pas d'indiquer sur les invitations des renseignements sur le caractère accessible de l'événement.
- Renseignez-vous sur les ressources disponibles à l’échelon local, dans le cas d'un événement de longue durée, par exemple interprète en langage gestuel, transport accessible, services vétérinaires d'urgence (pour les animaux d’assistance) et services de réparation de fauteuils roulants.
- Engagez des interprètes gestuels ou des sous-titreurs en temps réel dès que possible après avoir confirmé la date de l'événement.
- Avant de confirmer la date, renseignez-vous pour savoir si d'autres événements relatifs aux personnes ayant un handicap ont lieu en même temps dans la région, car ils pourraient avoir un effet sur le vôtre et sur la disponibilité des fournisseurs de service.
- Si les repas doivent être laissés au choix des participants, renseignez-vous sur l'accessibilité aux restaurants locaux.
- Renseignez-vous sur la disponibilité de systèmes d'écoute portatifs à modulation de fréquence (M.F.) pour les salles de réunion, à l'intention des personnes qui ont une déficience auditive. (Un système M.F. se compose d'un émetteur dont se sert le conférencier, et d'un récepteur que porte la personne à l'écoute.)
- Vérifiez que des téléphones dotés d'un dispositif de réglage de l'intensité sont disponibles pour les personnes ayant une déficience auditive.
- Déterminez si les locaux sont dotés d'alarmes incendie visuelles. Dans le cas contraire, demandez s’il existe un plan d'évacuation des lieux ou concevez le vôtre.
- Voyez si un appareil téléscripteur ATS est disponible. Assurez-vous que votre personnel sait comment l’utiliser. (Un ATS est un dispositif dont se servent les personnes qui sont sourdes et malentendantes pour communiquer par téléphone.)
- Assurez-vous que le site Web de la conférence est offert dans un format accessible aux personnes qui se servent d'un lecteur d'écran.
- Assurez-vous qu'il y a au moins un téléphone dont peut se servir une personne qui est assise.
- Vérifiez si les points de service à la clientèle (par ex. : comptoirs, tables d'exposant, etc.) sont suffisamment bas pour que les personnes en fauteuil roulant ou en triporteur puissent voir par-dessus.
- Veillez à ce que toute pancarte créée spécialement pour l'événement soit en gros • caractères.
- Ne manquez pas de fournir un lieu adéquat pour que les chiens-guides satisfassent leurs besoins.
- Fournissez des bols d'eau pour les chiens-guides.
Voici quelques points précis dont il faut tenir compte :
Choix de l’emplacement
- Avant de confirmer la réservation de l'emplacement envisagé, prévoyez une visite des lieux pour déterminer si le niveau d'accessibilité est suffisant.
- Déterminez si l'endroit est recommandé par un organisme local crédible qui représente les personnes handicapées et qui est reconnu pour son expertise en matière d'accès facile.
- Pour savoir si le local convient à votre cas, déterminez si des événements auxquels des personnes handicapées participaient s'y sont déjà déroulés sans problèmes.
- Renseignez-vous sur des rénovations récentes ou des travaux en cours qui pourraient avoir des répercussions sur l'accessibilité.
- Déterminez si le personnel de l'endroit a été suffisamment sensibilisé aux questions concernant les personnes handicapées. Dans le cas contraire, organisez leur formation par un animateur qualifié avant votre événement.
Accès de l’extérieur
Signalisation
- Assurez-vous que la signalisation indiquant l'adresse ou le nom de l'immeuble est bien visible de la rue.
- Vérifiez que la signalisation est dotée d'un éclairage suffisant pour tout événement en soirée.
Stationnement
- Déterminez s'il y a un nombre raisonnable d'emplacements de stationnement accessibles, compte tenu du nombre prévu de participants ayant un handicap. Vous pouvez prendre des dispositions avec le propriétaire pour faire aménager des emplacements supplémentaires à proximité du bâtiment, pendant la durée de l'événement.
- Assurez-vous que les emplacements de stationnement pour personnes handicapées sont sur une surface ferme, non glissante, à proximité de l'entrée de l'immeuble.
- Renseignez-vous pour savoir si le passage du terrain de stationnement à l'entrée principale de l'immeuble comporte un bateau de trottoir ou un accès de plain-pied.
- Si l'événement a lieu en hiver, vérifiez que la neige sera déblayée.
- Déterminez s'il y a un stationnement à parcomètres accessible ou des terrains de stationnement publics dotés d'emplacements accessibles à proximité du local choisi, si vous attendez un nombre important de participants ayant un handicap.
Trottoirs et voie d’accès
- Vérifiez qu'il existe une voie d'accès sans obstacle entre le terrain de stationnement ou le point de débarquement et l'entrée du local, sans escaliers ni dénivellements soudains, surfaces glissantes ou instables ou objets obstruant la voie.
- Si l'événement a lieu en hiver, assurez-vous que la voie d'accès sera déneigée.
- S'il est nécessaire d'avoir des rampes d’accès, elles devraient avoir une pente graduelle et être dotées d'une main courante de chaque côté.
- Les trottoirs doivent être clairement séparés de la chaussée et de la route, pour des raisons de sécurité.
Accès aux transports en commun
- Assurez-vous que le lieu de l'événement est desservi par un service de transport en commun accessible ou un service de transport adapté.
- Vérifiez qu'il y a un point de débarquement devant l'immeuble. Une aire couverte est préférable.
Accès à l’intérieur
Entrées et foyers
- Assurez-vous qu'il y a une entrée accessible et que toutes les embrasures de porte sont suffisamment larges pour permettre le passage d'une personne en fauteuil roulant ou en triporteur. L'accès par l'entrée principale est fortement souhaitable.
- Si l'entrée principale n'est PAS accessible, ne manquez pas de placer un panneau bien visible devant l'immeuble indiquant l’emplacement de l’entrée accessible.
- Vérifiez que les entrées sont bien éclairées et ne sont pas situées dans un endroit isolé.
- Assurez-vous que les entrées ne mènent pas à une porte fermée où l'on doit actionner une sonnette pour se faire admettre.
- Assurez-vous que les poignées de portes sont faciles à ouvrir sans devoir tourner le poignet. Dans l’idéal, les portes devraient être dotées de becs de cane et d'un mécanisme d'ouverture automatique.
- Placez des panneaux indiquant où la réunion a lieu à l'intérieur de l'immeuble.
- Assurez-vous que les panneaux indicateurs sont assez grands et clairs pour être lus par des gens dont la vue est faible.
- Faites en sorte que les panneaux soient montés à une hauteur pratique pour les personnes qui se déplacent en fauteuil roulant et pour celles dont la vue est faible.
- Prenez des dispositions pour avoir du personnel ou des bénévoles postés aux portes et partout dans l'immeuble pour orienter les personnes ayant un handicap ou pour les aider à se rendre à la salle de réunion.
Ascenseurs
- Vérifiez que les ascenseurs sont situés près des locaux où auront lieu les réunions et qu'ils sont assez grands pour accueillir des personnes en fauteuil roulant motorisé ou en triporteur.
- Assurez-vous qu'il y assez d'ascenseurs pour pouvoir transporter, en toute sécurité et sans difficultés, un nombre suffisant de personnes qui doivent utiliser des aides à la mobilité et qui assistent à la réunion.
- cabine est assez grande pour accueillir des personnes en fauteuil roulant et en triporteur.
- Déterminez s'il y a des boutons en braille avec des chiffres en relief pour en faciliter l'usage aux personnes aveugles ou dont la vue est faible.
- Vérifiez que les commandes de l'ascenseur sont placées à une hauteur commode pour une personne en fauteuil roulant ou en triporteur.
- Assurez-vous que l'ascenseur a un signal sonore pour informer les personnes aveugles ou dont la vue est faible.
- Vérifiez que l'ascenseur a un système d'avertissement visuel à chaque palier pour informer les personnes qui sont sourdes de naissance, sourdes post linguistiques ou malentendantes.
Toilettes accessibles
- Vérifiez que les portes des toilettes portent une pancarte en relief (lisible au toucher) ou en braille indiquant qu'il s'agit des toilettes pour hommes ou pour femmes.
- Assurez-vous que les portes d’entrée sont faciles à ouvrir, l’idéal serait un ouvre-porte automatique. Vérifiez que les portes des toilettes sont munies d’un ouvre-porte automatique ou d’un dispositif d’ouverture à bouton poussoir.
- Assurez-vous que les locaux ont des toilettes assez spacieuses pour accueillir une personne en fauteuil roulant motorisé ou en triporteur, avec au moins un compartiment accessible.
- Assurez-vous que l'endroit possède au moins une toilette mixte accessible à l'étage où l'événement a lieu. Une personne en fauteuil roulant a besoin d'un rayon minimum d'un mètre cinquante (cinq pieds) pour manœuvrer librement.
- Vérifiez que les robinets sont à portée d'une personne en fauteuil roulant ou en triporteur et peuvent être utilisés d'une seule main.
- Examinez les autres accessoires et distributeurs des toilettes pour voir s'ils sont faciles à atteindre pour une personne en fauteuil roulant ou en triporteur.
- Assurez-vous que les toilettes accessibles sont à proximité des salles de réunions.
Couloirs et corridors
- Vérifiez si les couloirs principaux et les embrassures des portes qu’il est indispensable d’emprunter dans tout l'immeuble sont assez larges pour permettre le passage des personnes en fauteuil roulant et en triporteur.
- Assurez-vous que toutes les portes intérieures sont faciles à ouvrir d'une main et sans avoir à tourner le poignet.
- Vérifiez partout dans l'établissement que le sol est revêtu soit de tapis à poil ras, de plancher ou de carreaux qui permette un déplacement aisé aux utilisateurs de fauteuils roulants ou de triporteurs.
Salles de réunion et de conférence
- Il est préférable que la salle de réunion soit située au même étage que l'entrée principale.
- Vérifiez que la salle de conférence ou de réunion est assez grande pour qu'un nombre suffisant ou prévu de participants utilisant un fauteuil roulant, un triporteur, un chien-guide ou toute autre aide à la mobilité, puissent y circuler et s’y asseoir.
- Assurez-vous qu'il y a assez de sièges accessibles dans tout le local de réunion.
- Déterminez si les kiosques de réception et de rafraîchissements sont situés dans un endroit assez grand pour que les participants utilisant un fauteuil roulant, un triporteur, un chien-guide ou une aide à la mobilité puissent y circuler.
- Vérifiez si la scène ou l'aire de présentation, y compris le lutrin ou l’estrade, sont accessibles aux utilisateurs de fauteuils roulants et de triporteurs.
- Assurez-vous de fournir un endroit bien éclairé à l’interprète gestuel s'il est prévu d'en engager un.
- Renseignez-vous sur les bruits ambiants (système de ventilation, son provenant des salles voisines, etc.) pour déterminer s'ils risquent de déranger qui que ce soit.
- Vérifiez que les fenêtres de la salle de réunion sont aménagées de façon à pouvoir réduire la lumière et les reflets au besoin (rideaux, stores, etc.).
- Assurez-vous que les câbles, fils et micros sont bien ancrés et ne constituent pas un obstacle à la circulation.
- Rappelez aux conférenciers invités et aux exposants d'avoir des dépliants en versions en média substitut si on leur en a fait la demande à l'avance.
Dispositions à prendre pour les rafraîchissements et les restrictions alimentaires
- Quand on sert des boissons, il convient de disposer des pailles adaptables et des tasses légères à portée de la personne en fauteuil roulant ou en triporteur.
- Ne manquez pas d'offrir des boissons sans sucre (diététiques), du jus et de l'eau aux personnes dont le régime alimentaire est surveillé pour des raisons de santé telles que le diabète.
- N'oubliez pas que les repas libre-service ou buffets peuvent présenter des obstacles à certaines personnes ayant une déficience visuelle ou un handicap physique. Du personnel qui a reçu une bonne formation peut offrir de l’aide aux personnes qui en ont besoin. S'il n'y a pas de personnel, veillez à désigner quelqu’un pour aider les personnes qui ont besoin d'aide pour se servir.
- Quand on sert des pâtisseries et des biscuits, assurez-vous qu'un second choix est offert, comme des fruits ou des légumes, pour les personnes dont le régime alimentaire est surveillé pour des raisons de santé.
- Donnez la possibilité aux participants d'indiquer leurs besoins en matière de régime alimentaire sur le formulaire d'inscription à tout événement où l’on sert des repas.
Publication d’invitations et de documents publicitaires
- Ne manquez pas d’utiliser les symboles international d’accessibilité et d’autres symboles d’accessibilité dans les invitations et le matériel publicitaire de votre événement accessible.
- Fournissez les invitations en versions en média substitut aux personnes et organismes qui en font la demande (p. ex. braille, enregistrements sonores, courriel, gros caractères, disquette d’ordinateur).
- L'invitation et le matériel publicitaire doivent comporter une note demandant aux participants d’indiquer toute exigence supplémentaire qu’ils pourraient avoir, pour leur permettre de participer pleinement à la réunion ou à la conférence.
Assurer des communications accessibles
Il est important de tenir compte des besoins de l’ensemble de votre auditoire lors de la préparation de votre réunion ou conférence. L'accessibilité est une composante importante de votre plan de communication. Cependant, l'accès à l'information sous forme de documents imprimés ne doit pas être le seul besoin à prendre en considération. Il est important aussi de donner accès aux personnes sourdes à toute présentation orale, en faisant appel à des interprètes gestuels qualifiés. D'autre part, la documentation imprimée doit être offerte en français et dans un format facilement accessible aux personnes incapables de lire les imprimés.
Dans vos préparatifs à tout événement public, que vous cibliez ou non les personnes handicapées, il est conseillé de :
- Prendre des dispositions pour avoir un interprète gestuel ou un sous-titreur en temps réel sur place.
- Promouvoir le fait que votre documentation est offerte en versions en média substitut , en français, et donner des renseignements sur la façon de se procurer ces versions sous forme imprimée.
- Mettre bien en évidence les documents imprimés en format accessible, en français et en anglais, et en avoir pour les distribuer.
- Produire un nombre suffisant de documents de formats multiples selon la composition de l’auditoire attendu. Par exemple, s’il doit se composer de personnes âgées, vous voudrez peut-être produire un plus grand nombre de documents imprimés en gros caractères.
- Voici une répartition des quantités de chaque format à prévoir pour un événement grand public, comme un salon commercial ou une exposition :
- Un exemplaire en braille en français et un en anglais, à exposer;
- Un exemplaire en braille en français et deux en anglais, pour distribution;
- Un exemplaire en gros caractères en français et un en anglais, à exposer;
- Trois exemplaires en gros caractères en français et cinq en anglais, pour distribution;
- caractères et en braille. Envisagez aussi de proposer les documents sur CD-ROM, en plus des cassettes.
- Deux cassettes audio en français et cinq en anglais, pour distribution, avec étiquettes en gros caractères et en braille. Envisagez aussi de proposer les documents sur CD-ROM, en plus des cassettes.
- Une disquette d'ordinateur en français et une en anglais, à exposer, avec étiquettes en gros caractères et en braille. Envisagez aussi de proposer les documents sur CD-ROM, en plus des disquettes.
- Deux disquettes d'ordinateur en français et cinq en anglais, pour distribution, avec étiquettes en gros caractères et en braille. Envisagez aussi de proposer les documents sur CD-ROM, en plus des disquettes.
- Les articles promotionnels de petite taille, comme les signets, doivent être offerts en français et en anglais, avec inscription en braille indiquant le nom du document et la source. Pour un total de 500 participants, prévoyez 50 exemplaires en français et 200 en anglais.
- Répondre aux préférences de la clientèle en versions en média substitut en offrant de produire et d'expédier tout document voulu après l'événement, s’il y a lieu.
Service de soutien à la communication
Un service d'appui aux communications aide les personnes ayant un handicap à avoir accès à l'information présentée oralement à une réunion, une conférence ou tout autre événement public. Au stade de la planification, on devrait demander à chaque participant de faire connaître tout besoin spécial en ce sens.
Interprètes gestuels
Les services d'interprètes sont requis dès qu'il devient nécessaire d'établir une communication claire entre des personnes sourdes et des personnes entendantes ne s'exprimant pas en langage gestuel. On recommande que des interprètes soient disponibles lors d’événement, de réunions ou de présentations auxquelles assistent des personnes qui sont sourdes, devenues sourdes ou ayant une déficience auditive.
Sous-titrage en temps réel (également appelé communication par transcription simultanée – CART)
Le sous-titrage en temps réel peut rendre une réunion ou une présentation accessible aux personnes qui sont sourdes, sourdes post-linguistiques ou malentendantes qui ne peuvent pas utiliser le langage gestuel. Il fournit une transposition simultanée (en temps réel) de la voix en texte. Un sous-titreur en temps réel se sert d’une machine de sténographie juridique, codée pour produire, avec un minimum de frappes, un compte rendu textuel de ce qui est en train de se dire. La machine de sténographie est reliée à un ordinateur portatif équipé d’un logiciel spécial qui convertit les frappes et affiche le texte prononcé pour que l’utilisatrice ou l’utilisateur puisse le lire sur un écran de rétroprojection ou de télévision.
Preneurs de notes informatiques
Un preneur de notes informatiques est un service qui peut rendre une réunion ou une présentation plus accessible aux personnes qui sont sourdes, sourdes post linguistiques ou malentendantes. Ce service peut aussi être demandé par des personnes ayant une déficience visuelle, parce qu’il leur permet de se reporter ultérieurement aux notes électroniques sauvegardées à l’aide d’un logiciel de lecture d’écran. Un preneur de notes se sert d’un ordinateur portatif à clavier ordinaire relié à un écran de rétroprojection ou de télévision. La prise de notes sur ordinateur n’est pas un compte rendu textuel du discours donné, mais elle résume ce qui est dit tout en préservant l’esprit et l’intention de l’orateur.
Système de sonorisation assistée
Il s’agit d’un système alimenté par un système audio que l’on trouve dans les salles de conférence ou les salles de réunion. Ce soutien à la communication facilite, pour les personnes malentendantes, l’écoute et la compréhension des discours, même à distance. Par exemple, on peut utiliser avec ou sans aide auditive, un système de modulation de fréquences sans fil, qui se compose d’un émetteur et d’un récepteur.
Interprètes tactiles
Les interprètes tactiles peuvent guider les personnes atteintes de surdi-cécité et leur servir d’interprète. Ils reçoivent une formation dans un langage des signes particulier qui consiste à toucher les deux mains de la personne atteinte de surdi-cécité et à utiliser un alphabet manuel ou un système d’épellation à l’aide des doigts.
Préposés au soutien à la communication
Les préposés au soutien à la communication aident les personnes ayant des déficiences intellectuelles à avoir accès à de l’information fournie oralement lors de réunions, de conférences ou d’événements publics.
Fourniture de services de soins auxiliaires
Un service de soins auxiliaires offre aux personnes ayant un handicap diverses formes d’aide comme des soins personnels et un accompagnement lors de sorties. Pour être certain de prendre toutes les dispositions voulues, demandez aux participants concernés, avant l’événement, quel est le type de service dont ils ont besoin et à quel niveau. Décrivez clairement au fournisseur les besoins précis des participants.
Politique de la Société canadienne de l’ouïe en ce qui concerne l’accessibilité aux réunions
La Société canadienne de l'ouïe (SCO) appuie les droits des personnes qui sont sourdes de naissance et post-linguistiques et des personnes malentendantes. Elle s'est engagée à assurer l'accès à l'information dans le cadre de l’ensemble des réunions, ateliers ou autres assemblées visant à renseigner le personnel ou les membres d'un service. La SCO a adopté une politique selon laquelle toutes ses réunions, tous ses ateliers ou toute forme d'assemblée doit se conformer aux directives qui suivent sur l'accès à l'information. Il appartient à la personne responsable désignée de veiller à ce que cette politique soit respectée et que les questions d'accès soient résolues avant le début de la séance en question.
Interprètes et sous-titreurs / preneurs de notes en temps réel
Un nombre suffisant d'interprètes et de sous-titreurs/preneurs de notes en temps reel, voire des deux, doivent être présents. Les services fournis dépendront des demandes des participants. Selon les services disponibles, on accordera la préférence à un sous-titreur en temps réel plutôt qu’à un preneur de notes en temps réel. Les animateurs doivent tenir compte du fait que les sous-titreurs/preneurs de notes sont stationnaires en raison de leur équipement. Tout le matériel, doit être en bon état de marche. En cas de problème d'accès, comme l'impossibilité de trouver un sous-titreur ou un preneur de notes ou une panne de matériel, on annulera la réunion. En outre, en cas de problème dû au matériel pendant la réunion, par exemple un appareil qui tombe en panne, on arrêtera la réunion jusqu'à ce que les réparations requises soient effectuées.
Locaux / déroulement de la réunion
Avant le début de la réunion, la personne responsable s'assurera que l’on a procédé à tous les ajustements physiques requis, comme la position des rideaux et le réglage de l'éclairage. Le ou la responsable désignera une personne chargée de tenir une liste des conférenciers, et de veiller au respect de l'horaire et au bon déroulement de la réunion.
Visibilité
Tous les participants et organisateurs (y compris les interprètes, sous-titreurs et preneurs de notes) doivent pouvoir se voir les uns les autres et observer la présentation sans obstruction. Les sièges des personnes qui pratiquent la lecture labiale doivent être disposés de façon à leur assurer une bonne visibilité. On s'efforcera de ne pas laisser sur les tables tout objet d'une hauteur gênante, comme les bouteilles d'eau. Le matériel doit être placé de manière à ne pas créer d'obstruction.
Bruit
Les bruits de fond ordinaires peuvent nuire à l'écoute d'un discours. Toutes les personnes présentes doivent s'efforcer d'éviter de faire du bruit en tournant des pages, en basculant des chaises ou en déplaçant des tasses sur une table. Quand le rétroprojecteur n'est pas utilisé, il faut l'éteindre. Évitez aussi toute interférence visuelle, comme une surabondance de feuilles provenant du tableau de papier sur le mur derrière le conférencier. Évitez les grands gestes ou les vêtements de couleurs criardes, qui risquent de distraire.
Temps de lecture
L'animateur doit accorder le temps voulu pour lire les projections, documents ou autres supports visuels. Arrêtez de parler et attendez que les participants lèvent les yeux.