Protection des renseignements personnels - vos responsabilités

Loi : Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques; 2000, c. 5

À qui s'appliquent cette loi et son règlement?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ) établit des règles de base sur la façon dont les organisations du secteur privé peuvent recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales.

Lorsque la Loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2001, elle s’appliquait uniquement aux activités commerciales de ce qu’on appelle les installations, les ouvrages, les entreprises ou les secteurs d’activité fédéraux, notamment les entreprises de transport et de télécommunications, les banques et les radiodiffuseurs. Elle s’appliquait aussi aux renseignements personnels des employés de ces entreprises, ainsi qu’à la vente, à la location ou au troc de renseignements personnels au-delà des frontières provinciales ou nationales par des organisations sous réglementation provinciale. Elle s’appliquait également aux activités commerciales d’entreprises dans les territoires.

Depuis le 1er janvier 2004, la LPRPDÉ a commencé à porter sur la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels dans le cadre de toutes les activités commerciales au Canada, sauf dans les provinces qui ont adopté une loi jugée essentiellement similaire à la loi fédérale. La Loi s’applique également à tous les renseignements personnels utilisés dans toutes les transactions interprovinciales et internationales effectuées par toutes les organisations soumises à la Loi dans le cadre de leurs activités commerciales.

Activités admissibles

Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités commerciales.

Sommaire

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques porte en fait sur de saines pratiques de gestion de l'information, dont toute organisation peut tirer profit.

Le Guide sur la LPRPDÉ aide les entreprises à comprendre leurs obligations et de se conformer à la Loi. La LPRPDÉ définit des règles de base au sujet de la gestion des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle établit un équilibre entre deux éléments :

• le droit d'un particulier à la protection des renseignements personnels le concernant; et
• le besoin des organisations de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins commerciales légitimes.

Veuillez noter que le Guide porte sur la partie 1 de la Loi. Pour les parties 2 à 5 (l'utilisation des signatures et des documents électroniques comme solutions de rechange licites aux signatures et aux documents originaux), veuillez visiter le site Web de Justice Canada à la page sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Utilisation commerciale des renseignements personnels au sein de provinces individuelles Depuis le 1er janvier 2004, la Loi s'applique à tout organisme qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre d'activités commerciales au niveau provincial que l'organisation relève ou non de la compétence fédérale. Toutefois, le gouvernement du Canada peut exempter des organisations ou des activités dans les provinces qui ont adopté une loi sur la protection de la vie privée jugée semblable à la loi fédérale.

La Loi en bref

Les organisations visées par la LPRPDÉ doivent :

• obtenir le consentement de l'intéressé lorsqu'elles recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels le concernant;
• permettre à l'intéressé de consulter ses renseignements personnels que détient une organisation à son sujet;
• permettre à l'intéressé de contester l'exactitude de ses renseignements personnels;
• utiliser les renseignements personnels que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis;
• obtenir un nouveau consentement s'il entend utiliser les renseignements personnels pour une autre fin;
• assurer l'intéressé que les renseignements qui le concernent seront protégés au moyen de mesures de sécurité précises p. ex., des classeurs verrouillés, des mots de passe informatiques ou le chiffrement.

Renseignement personnel désigne tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant un individu identifiable. Il peut s'agir de tout type de renseignements, notamment :

• l'âge, le nom, les numéros d'immatriculation, le revenu, l'origine ethnique ou le type sanguin;
• des opinions, des évaluations, des commentaires, le statut social ou les mesures disciplinaires;
• les dossiers d'employé, les dossiers de crédit, les dossiers relatifs à des prêts, les dossiers médicaux, l'existence d'un différend entre un consommateur et un marchand, des intentions (p. ex., d'acquérir des biens ou des services ou de changer d'emploi).

Les renseignements personnels ne COMPRENNENT PAS le nom, le titre ni l'adresse ou le numéro de téléphone au travail d'un employé d'une organisation.

Le guide souligne les responsabilités de l'entreprise imposées par la Loi en ce qui concerne ce qui suit :

la responsabilité	l'exactitude
la détermination des fins de la collecte de renseignements	les mesures de sécurité
le consentement	la transparence
la limitation de la collecte	l'accès aux renseignements personnels
la limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation	la possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Veuillez trouver le guide en ligne ou le commander auprès du Commissaire à la protection de la vie privée. Vous pouvez aussi consulter de nombreuses fiches utiles telles que :

Exemples de fiches d'information

• Application de la LPRPDÉ aux oeuvres de charité et aux organismes sans but lucratif
• Application de la LPRPDÉ aux dossiers du personnel
• La protection des renseignements personnels au travail

AVERTISSEMENT
Les renseignements donnés dans le présent article sont uniquement de nature générale et ne visent pas à fournir des conseils sur des situations particulières. Pour obtenir plus de détails sur des questions précises, les usagers sont priés de s'adresser à leur conseiller juridique. Pour des renseignements supplémentaires, consultez la section « personne(s)-ressource(s) » ci-dessous.

Personne(s)-ressource(s) - Alberta, Colombie-Britannique, Île-du-Prince-Edouard, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Écosse, Nunavut, Ontario, Québec, Saskatchewan, Terre-Neuve-et-Labrador, Territoires du Nord-Ouest, Yukon :
Voir la personne-ressource - palier national.

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Personne(s)-ressource(s) - palier national :
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
3e étage, Tour B
Place de Ville
112, rue Kent
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Téléphone : 613-995-8210
Télécopieur : 613-947-6850
Sans frais (information) : 1-800-282-1376
ATS (malentendant) : 613-992-9190
Site Web : http://www.privcom.gc.ca/index_f.asp