Préparer un Plan de Prévisions des Mouvements de Trésorerie

• Pourquoi préparer un plan de prévisions des mouvements de trésorerie?
• Par où commencer?
• Optimiser ses mouvements de trésorerie
• Concevoir une feuille de travail pour les mouvements de trésorerie

Pourquoi préparer un plan de prévisions des mouvements de trésorerie?

La prévision des mouvements de trésorerie illustre les moments critiques où l'argent « entre » et « sort » durant un mois donné. En préparant un plan de prévisions des mouvements de trésorerie, on voit les sommes d'argent, qui représentent les recettes et les dépenses, que l'entreprise s'attend à recevoir et à remettre durant le mois. La prévision des mouvements de trésorerie n'indique pas d'estimation des ventes ni de moyenne des frais généraux sur plusieurs mois.

Utilisé judicieusement, le plan vous permet de motiver vos décisions d'affaires et d'exercer un contrôle sur vos achats de stocks. Il sert aussi de « dispositif d'alerte rapide », c'est-à-dire qu'il révèle le moment où les dépenses deviennent excessives ou encore celui où vos objectifs de vente ne sont pas respectés.

À titre de gestionnaire de la trésorerie, vous aurez suffisamment de temps pour parer à l'éventualité d'un manque à gagner temporaire et toute la latitude voulue pour prévoir l'investissement à court terme des excédents temporaires.

À partir d'un plan de prévisions des mouvements de trésorerie dûment rempli, vous ou le responsable des prêts à la banque verrez, dans les cas applicables, le montant du fonds de roulement additionnel dont a besoin l'entreprise. Il s'agit d'une preuve que les sommes en main suffiront à l'acquittement des paiements d'intérêts en rapport avec une marge de crédit renouvelable (pour les manques à gagner). Si les prévisions concernant le rendement sont réalistes, elles justifieront le bien-fondé d'un prêt à terme demandé pour l'achat de matériel ou une campagne de marketing.

Les chiffriers électroniques comme Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 ou n'importe lequel d'une diversité de logiciels commerciaux intégrés peuvent être d'une grande utilité pour l'élaboration de la feuille de travail des mouvements de trésorerie.

Des prévisions fiables concernant les mouvements de trésorerie peuvent donner une impression d'ordre et de bien-être à l'entreprise elle-même et vous mettre l'esprit à l'aise. Il s'agit du plus important outil dont disposent les propriétaires-exploitants d'entreprises lorsqu'il s'agit de contrôler les aspects financiers de leur entreprise.

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Par où commencer?

Première étape : examiner ses recettes

Trouver une façon réaliste d'estimer votre chiffre d'affaires tous les mois.

Dans le cas des nouvelles entreprises, on peut prendre pour référence le chiffre d'affaires mensuel moyen d'un concurrent de taille semblable évoluant sur un marché semblable. Il est recommandé d'apporter des rajustements en fonction de la tendance prévue pour l'année au sein de l'industrie. Veillez à réduire vos chiffres de 50 p. 100 environ pour les premiers mois. Les librairies et bibliothèques disposent également de publications qui exposent les méthodes de prévision des ventes.

Dans le cas des entreprises existantes, il est utile de prendre pour point de référence le produit des ventes du mois visé durant l'année précédente. Par exemple, si les prévisionnistes de l'économie et de l'industrie prédisent une croissance générale de 4 p. 100 pour l'année suivante, il est tout à fait acceptable pour vous de projeter qu'il y aura tous les mois une augmentation de 4 p. 100 de votre chiffre d'affaires par rapport à l'année précédente. Associez au plan des notes expliquant toute fluctuation inhabituelle, par rapport aux chiffres des années précédentes.

Si vous vendez des produits à crédit ou par versements, assurez-vous d'inscrire seulement la partie de chaque vente qui doit être perçue durant le mois précis dont il est question (comptes créditeurs réalisés). Toute somme perçue après les 30 jours figure sous la rubrique « recouvrement des comptes créditeurs » et fait partie des chiffres concernant le mois où la somme est reçue.

Pour que votre plan ait une quelconque valeur, il faut absolument que toute vente ne soit inscrite qu'une fois la somme reçue en guise de paiement. C'est un critère fondamental qu'il faut toujours appliquer en cas de doute, pour Savoir quoi inscrire et quand l'inscrire.

Étape deux : examiner les débours

Prévoyez chacune des catégories de dépenses (qui figurent normalement dans vos livres) en commençant par un résumé mensuel des paiements en espèces versés aux fournisseurs (comptes créditeurs). Encore une fois, il ne faut pas établir de moyenne pour ce qui touche les achats de stocks ni étaler les achats (effets commerciaux à payer).

Pour tous les mois, le plan doit seulement faire état des sommes d'argent que vous vous attendez à verser à vos fournisseurs. Par exemple, si vous entendez régler les factures de votre fournisseur dans les 30 jours, la somme versée en espèces pour les achats de janvier figurera dans les chiffres de février. Si vous obtenez un terme plus long pour le crédit commercial, les sorties d'argent figureront deux, voire trois mois après la réception et la facturation.

Vos dépenses d'assurance représentent un autre cas. Vos primes d'assurance commerciale s'élèvent, disons, à 2 400 $ par année. Habituellement, on considérerait qu'il s'agit d'une dépense mensuelle de 200 $. Toutefois, il n'en est pas ainsi pour ce qui touche le plan. Le plan doit indiquer exactement la répartition de la somme. Si la prime est réglée en deux paiements, 1 200 $ en janvier et 1 200 $ en juillet, c'est précisément ce qu'il faut indiquer sur la feuille de calcul. Le même principe s'applique rigoureusement à tous les postes budgétaires de la feuille.

Une fois le total des sommes recouvrées, le total des sommes versées à l'achat de matériel et toute autre dépense prévue estimés pour chacun des mois de l'année, il faut lier l'état des mouvements de trésorerie pour chaque mois à l'état des mouvements de trésorerie et à l'activité pour les mois antérieurs et ultérieurs (c'est le « rapprochement »).

Étape trois : Rapprochement des recettes et des débours

La section « rapprochement » de la feuille de travail des mouvements de trésorerie montre d'abord le solde reporté en rapport avec les opérations du mois précédent. À cela, il faut ajouter le total des recettes du mois courant, puis y soustraire le total des dépenses du mois courant. Ce solde rajusté est reporté sur la première ligne de la partie « rapprochement » de la feuille du mois suivant, pour servir de « point de départ » auquel on ajoute et(ou) soustrait des mouvements de trésorerie.

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Optimiser ses mouvements de trésorerie

À la manière d'un organisme vivant, les plans de prévisions des mouvements de trésorerie évoluent et se modifient sans cesse à mesure que vous en apprenez sur votre entreprise et sur vos clients payants. Comme vous vous servirez de cette prévision des mouvements de trésorerie pour comparer régulièrement les chiffres projetés pour chaque mois avec les chiffres réellement enregistrés pour les mêmes mois, il est utile d'y insérer une deuxième colonne sous laquelle vous inscrirez justement les chiffres réels à côté des chiffres prévus. À mesure que les véritables points forts et points faibles de votre entreprise se font jour, les tendances effectives des mouvements de trésorerie ressortiront du plan. Surveillez les écarts notables entre les chiffres prévus et les chiffres réels.

Par exemple, si les recettes réelles ne correspondent pas aux recettes prévues pendant trois mois, il faut inévitablement en conclure qu'une révision des prévisions de l'année complète s'impose. Il sera peut-être nécessaire de retarder l'exécution du plan de réapprovisionnement des stocks ou encore de demander à la banque d'accroître votre marge de crédit renouvelable. S'il faut aborder une banque en vue d'obtenir un prêt d'exploitation plus important, il faut le faire bien avant la date où l'entreprise a besoin des fonds requis. La trésorerie ne se gère pas au petit bonheur.

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Concevoir une feuille de travail

Il existe diverses façons de structurer une prévision des mouvements de trésorerie. Pour en tirer le maximum, il est recommandé d'y faire figurer seulement les recettes tirées des opérations et le produit de la vente d'éléments d'actif de l'entreprise, s'il est convenable de le faire, sous la rubrique « Recettes » de la feuille.

Parfois, les feuilles de travail déjà établies réservent une place sous cette rubrique au produit d'un prêt à terme. Toutefois, cela peut réduire la valeur des mouvements de trésorerie en tant qu'indicateur du rendement de l'entreprise tout comme sa capacité de démontrer réellement les sommes nécessaires au fonds de roulement. Si un prêt à terme fixe est assimilé aux recettes de l'entreprise, les soldes reportés tous les mois ne témoignent pas avec exactitude des sommes que «» l'entreprise (à moins que le lecteur ne décide lui-même de soustraire le produit du prêt dans l'équation).

De façon générale, votre chiffrier devrait comporter des colonnes « double largeur » du côté gauche pour les postes du compte, puis deux colonnes verticales côte à côte pour chaque mois de l'année, à commencer par le mois où vous entendez faire commencer le plan (la première colonne double pourrait avoir pour titre « avril - chiffres prévus » et « avril - chiffres réels », etc.)

Par la suite, la feuille se divise en trois sections distinctes. La première (dans le coin supérieur gauche, en dessous et à gauche des noms de mois) s'appelle Recettes. La deuxième, tout juste en dessous, s'intitule Débours. La dernière section, en dessous de celle-là, s'appelle Rapprochement.

Exemple :

ARTICLE	Avril Chiffres prévus	Avril Chiffres réels	Mai Chiffres prévus	Mai Chiffres réels
Recettes
Total des recettes	40 $	10 $	75 $	35 $
Débours
Total des débours	50 $	60 $	60 $	70 $
Rapprochement
Solde d'ouverture	0 $	0 $	(10 $)	(50 $)
Additionner : Total recettes	40 $	10 $	75 $	35 $
Soustraire : Total débours	50 $	60 $	60 $	70 $
Solde de fermeture (reporter au mois suivant)	(10 $)	(50 $)	5 $	(85 $)

Rubriques éventuelles - « Recettes »

Recettes

• Ventes au comptant des principales gammes de produits
• Ventes au comptant des gammes de produits auxiliaires
• Services fournis
• Comptes créditeurs reçus
• Produit de la vente d'immobilisations
• Autres recettes
• Total des recettes

Rubriques éventuelles - « Débours »

Débour

• Paiements aux fournisseurs - principales gammes de produits
• Paiements aux fournisseurs - gammes de produits auxiliaires
• Prélèvements de la direction
• Traitements et salaires - Employés à temps plein
• Traitements et salaires - Employés à temps partiel et occasionnels
• Commissions de vente et(ou) redevances
• Dividendes en espèces
• Publicité et promotion
• Honoraires professionnels (frais juridiques, de vérification, de cours et de consultation)
• Licences, permis et inscriptions
• Brevets, marques et contrats de distribution
• Paiements - Location des locaux
• Paiements - Location (à bail ou non) du matériel et des fournitures
• Autres paiements de location (y compris les véhicules)
• Dépenses - Véhicules automobiles
• Primes d'assurance (locaux, matériel, véhicules)
• Dépenses de réparation et d'entretien (locaux, matériel, véhicules)
• Paiements de services publics (électricité, gaz, eau)
• Paiements de communications (téléphones, lignes de données et télécopieurs)
• Dépenses postales (courrier, messagers, télégrammes, etc.)
• Paiements au comptant magasins/fournitures de bureau
• Autres dépenses d'entreprise (non inscrites ailleurs)
• Paiment d'intérêts (et du principal) sur les prêts à terme et hypothèques
• Paiement d'intérêt sur la marge de crédit
• Impôt fédéral (droits, tarifs, revenu, etc.)
• Impôt provincial (revenu, etc.)
• Impôt municipal (impôt foncier, etc.)
• Total des débours

Rubriques éventuelles -« Rapprochement »

Rapprochement

• Solde d'ouverture
• Additionner : Total des recettes
• Soustraire : Total des débours
• Surplus ou déficit sur les activités du mois
• Solde de fermeture
• (reporter au mois suivant).

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