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Achat de biens et de services par le gouvernement du Canada

• Processus
• Concours
• Exceptions
• Méthodes d'approvisionnement
• Contrats
• Offres à commandes
• Arrangements en matière d'approvisionnement

Le gouvernement du Canada consacre environ 20 milliards de dollars par année à l’achat de biens et de services. Mandaté pour faire les principaux achats du gouvernement, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) joue un rôle clé en aidant les ministères à définir leurs besoins ou l’énoncé des travaux et à obtenir les biens et services dont ils ont besoin, et ce, à bon prix.

TPSGC doit réaliser les objectifs de passation de marché du gouvernement du Canada : obtenir des biens et services d’une façon qui améliore l’accès et la concurrence, traiter l’industrie de manière juste et assurer le meilleur rapport qualité-prix aux Canadiens et Canadiennes. Assujettis aux lois, aux règlements et aux politiques gouvernementales du Canada, les achats doivent aussi respecter les obligations du pays en matière de commerce.

Fidèle à la politique du gouvernement du Canada, TPSGC achète les biens et les services en obéissant dans la mesure du possible à un processus d'approvisionnement concurrentiel et ne déroge à cette voie concurrentielle qu’en cas d’exceptions.

Il y a plusieurs façons de faire affaire avec nous :

1. En vendant directement vos biens ou vos services à des ministères et à des organismes du gouvernement, que ce soit au comptant, par carte d'achat (carte de crédit) ou par l'entremise d'un bon de commande local ou d'un contrat.
   • Biens : Les ministères sont habilités à acheter des biens directement auprès des fournisseurs jusqu'à concurrence de 5 000 dollars. Au-delà de cette somme, ils doivent s'adresser à TPSGC.
   • Services : Les ministères peuvent acheter directement des services (sauf dans quelques cas exceptionnels).
     
2. En consultant le système MERX^mc, le service électronique d'appels d'offres.
   
   
3. En s'inscrivant en direct sur les listes de fournisseurs pour biens et services.

Le gouvernement du Canada sollicite les offres de fournisseurs éventuels en annonçant ses projets de marchés. Une fois que les offres ont été reçues, TPSGC et les ministères du gouvernement travaillent ensemble afin d’évaluer les offres à partir de critères prédéterminés, et le fournisseur qui propose le meilleur rapport qualité-prix obtient le contrat.

Le service électronique d’appels d’offres du gouvernement, par l’entremise du MERX, est l’outil qu’emprunte le gouvernement du Canada pour annoncer ses projets de marchés. TPSGC utilise le MERX afin d’annoncer la plupart de ses besoins pour :

• les services d’imprimerie d’une valeur d’au moins 10 000 $;
• les biens et services estimés à au moins 25 000 $;
• les services de communications évalués à au moins 50 000 $;
• les services de construction et de location d’au moins 100 000 $;
• les services de consultation en architecture et en génie estimés à au moins 84 000 $.

Pour plus de renseignements au sujet du MERX, veuillez composer le 1-800-964-MERX (6379) ou consultez le site Web de MERX à www.merx.com.

Le gouvernement du Canada peut passer un marché avec un fournisseur, sans autres appels d’offres, seulement quand :

• il y a une extrême urgence, comme une situation mettant la vie en péril, un désastre qui met en danger la vie des Canadiens et Canadiennes ou qui peut engendrer une perte ou des dommages à un bien du gouvernement;
• la valeur estimative est inférieure à 25 000 $ pour les biens et services ou 100 000 $ pour les services d’architecture, d’ingénierie et de construction, où il n’est pas économique d’utiliser la voie concurrentielle;
• il ne serait pas dans l’intérêt public en raison de la nature des travaux ( par exemple, les besoins relatifs à la sécurité nationale comme les projets militaires visant à assurer que les besoins futurs du gouvernement puissent être satisfaits);
• un seul fournisseur est en mesure de combler un besoin ou exécuter un travail, comme dans le cas où il est propriétaire d’un droit d’auteur ou d’une licence.

TPSGC achète des biens et services à l’aide des méthodes suivantes :

• contrats;
• offres à commandes;
• arrangements en matière d’approvisionnement.

Les contrats entre TPSGC et ses fournisseurs stipulent une exigence ou un énoncé des travaux prédéfini et établissent les conditions, notamment les quantités, les prix ou la base d'établissement des prix et la date de livraison prédéterminés. Le contrat constitue la meilleure méthode d’approvisionnement lorsque le besoin est personnalisé et unique à un ministère du gouvernement.

Dans le cas de contrats de services uniquement, il arrive que le gouvernement ne soit pas en mesure de définir la nature précise et le choix du moment d’un service à l’avance. TPSGC prévoit alors une disposition « d’autorisation du travail ». L’ autorisation du travail est un processus administratif structuré qui permet d’autoriser les travaux par un fournisseur « de la façon et au moment prescrits », conformément aux conditions d’un contrat existant. Autrement dit, lorsque les services sont finalement requis, le gouvernement émet une autorisation du travail au fournisseur . Cette autorisation du travail cerne l’étendue des services, le moment et toute instruction particulière (comme des comptes rendus de dépenses conformes à des limites financières préétablies). Les services où des contrats d’autorisation du travail pourraient être jugés appropriés sont, par exemple, les services professionnels de traduction, les services professionnels d’informatique et certains types de services de réparation et de remise en état.

Les offres à commandes sont la méthode privilégiée d’approvisionnement lorsqu’un ou plusieurs ministères du gouvernement commandent de façon répétée les mêmes biens ou services, qui sont facilement disponibles, ou lorsque la demande réelle (p. ex. la quantité, la date de livraison) n’est pas connue d’avance. Les offres à commandes sont mises en place, pour une période de temps particulière auprès de fournisseurs préqualifiés qui ont satisfait les critères techniques et prévoient des conditions établies, qui ne sont plus négociables.

Les offres à commandes économisent du temps et de l’argent au gouvernement, étant donné qu’un processus distinct ne doit pas être mis en place pour chaque achat et les prix sont souvent réduits en raison de rabais pour volume. Le gouvernement n’achète des biens ou services qu’en cas de besoin et ce n’est qu’à ce moment qu’un contrat est passé. Les achats effectués par cette méthode d’approvisionnement sont notamment les services alimentaires, le combustible, les produits pharmaceutiques, les pièces de rechange, la papeterie, l’équipement de bureau et certains services professionnels.

Les arrangements en matière d’approvisionnement, comme les offres à commandes, sont établis pour les biens ou services achetés sur une base régulière de fournisseurs préqualifiés, mais le gouvernement n’achète des biens ou services qu’en cas de besoin et ce n’est qu’à ce moment qu’un contrat est passé.

Cependant, même si les arrangements en matière d’approvisionnement prévoient certaines conditions qui s’appliquent à tout contrat subséquent, ces conditions ne sont pas toutes prédéterminées. Par exemple, les prix, la base d’établissement des prix ou les conditions d’élimination de déchets dangereux ou le nettoyage peuvent être négociés plus amplement selon le besoin réel ou l’étendue des travaux. TPSGC achète régulièrement des services professionnels de GI-TI à l’aide de ce mode d’approvisionnement.