Vérification des cartes d'achat

La portée de la vérification s'étendait à l'échelle de l'Agence et englobait les transactions de cartes d'achat pour la période du 1^er avril 2008 au 30 septembre 2009

Juin 2010

Table des matières

• 1.0 Sommaire
  • 1.1 Introduction
  • 1.2 Objectif et portée
  • 1.3 Constatations et recommandations
    • Gouvernance
    • Contrôle interne
    • Gestion des risques
  • 1.4 Énoncé d'assurance
  • 1.5 Opinion*
• 2.0 À propos de la vérification
  • 2.1 Contexte
  • 2.2 Objectif
  • 2.3 Portée
  • 2.4 Méthodologie
• 3.0 Constatations et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Gouvernance
    • Constatation 1 : Ensemble de politiques périmées
    • Constatation 2 : Aucune mesure corrective prise en cas de non-conformité
  • 3.3 Contrôle interne
    • Constatation 3 : Formation incomplète
    • Constatation 4 : Conformité avec les politiques du CT et de l'ACIA
  • 3.4 Gestion des risques
    • Constatation 5 : Gestion ponctuelle du risque
• Annexe A - Critères de vérification
• Annexe B : Réaction et plan d'action de la direction

1.0 Sommaire

1.1 Introduction

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ci-après appelée l'ACIA ou l'Agence) fait usage des cartes d'achat depuis sa création en 1997. Selon certaines restrictions, les achats de biens et de services de moins de 5 000 $ peuvent être demandés, payés ou reçus par le détenteur d'une carte d'achat (la limite a été portée à 10 000 $ le 29 décembre 2009). En avril 2010, il y avait 770 détenteurs d'une carte d'achat valide à l'Agence. Au cours de la période du 1er avril 2008 au 30 septembre 2009, on a effectué 63 062 transactions pour un total de 19 806 068,82 $.

En vertu du pouvoir d'achat délégué à l'ACIA par le Conseil du Trésor (CT) et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA de concert avec la Politique sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor (remplacées par la Directive sur les cartes d'achat depuis le 1er octobre 2009) régit l'utilisation des cartes d'achat pour l'acquisition et le paiement de biens et de services à l'Agence lorsqu'il est efficace, économique et possible dans la pratique de procéder ainsi.

1.2 Objectif et portée

La présente vérification a pour but de donner à la direction l'assurance que les mesures de contrôle à l'égard des transactions effectuées au moyen de cartes d'achat sont adéquates et efficaces et qu'elles sont conformes aux politiques de l'Agence et du Conseil du Trésor.

La portée de la vérification s'étendait à l'échelle de l'Agence et englobait les transactions de cartes d'achat pour la période du 1er avril 2008 au 30 septembre 2009. Les politiques en vigueur pour les transactions au cours de cette période étaient la Politique sur les cartes d'achat du CT de 1998 ainsi que la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA. Afin d'être en mesure d'offrir des conseils stratégiques, nous avons aussi évalué la cohérence de la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA par rapport à la nouvelle Directive sur les cartes d'achat du CT qui est entrée en vigueur le 1er octobre 2009.

1.3 Constatations et recommandations

Gouvernance

Constatation 1

Les politiques de l'ACIA ne concordent pas avec la nouvelle Directive sur les cartes d'achat du CT.

Recommandation 1

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que l'ensemble de politiques de l'ACIA soit mis à jour afin d'assurer la cohérence avec la Directive du CT et les autres politiques internes de l'ACIA.

Constatation 2

Un nombre de transactions répertoriées grâce aux mécanismes de surveillance et la production de rapports n'est pas conforme avec la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA ni la Politique sur les cartes d'achat du CT et ne fait pas l'objet de mesures correctives précises.

Recommandation 2

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que des mesures correctives appropriées soient entreprises en cas de non-conformité.

Contrôle interne

Constatation 3

La formation des gestionnaires des centres de responsabilité est incomplète au chapitre des rôles et responsabilités de gestion des cartes d'achat.

Recommandation 3

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les gestionnaires des centres de responsabilité reçoivent une formation et des directives sur les rôles et responsabilités à l'égard des cartes d'achat.

Constatation 4

Dans le cas de la majorité des critères et des transactions vérifiées, l'ACIA respecte les exigences de la Politique sur les cartes d'achat du CT et de la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA. Dans certains cas, les contrôles, les montants des dépenses ou les autorisations prévus à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques ne correspondent pas avec les exigences de la politique.

Recommandation 4

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les exigences des lois fédérales, des politiques et des directives du CT, ainsi que des politiques de l'ACIA relatives aux cartes d'achat soient diffusées et respectées.

Gestion des risques

Constatation 5

Une approche formelle de gestion des risques pour le programme de cartes d'achat de l'ACIA n'a pas encore été élaborée. Les risques n'ont été ni ciblés, ni évalués, et les stratégies d'atténuation systémiques n'ont pas encore été mises en oeuvre.

Recommandation 5

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les responsables du programme de cartes d'achat adoptent officiellement et mettent en oeuvre un cadre approprié de gestion du risque.

1.4 Énoncé d'assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification appropriées ont été suivies et des données suffisantes ont été recueillies pour confirmer l'exactitude de l'opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en fonction des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'aux entités examinées et au champ d'études décrit dans le présent rapport.

1.5 Opinion*

Selon moi, l'ACIA présente des faiblesses sur le plan des processus de gouvernance, des contrôles internes et de la gestion des risques liés au programme des cartes d'achat qui doivent être signalés à la direction.

Peter Everson
Dirigeant de la vérification, ACIA

* L'opinion se fonde sur l'importance globale des éléments et sur le niveau de risque, comme en témoignent les constatations et recommandations clés décrites dans le présent rapport.

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ci-après appelée l'ACIA ou l'Agence) fait usage des cartes d'achat depuis sa création en 1997. Selon certaines restrictions, les achats de biens et de services de moins de 5 000 $ peuvent être demandés, payés ou reçus par le détenteur d'une carte d'achat (la limite a été portée à 10 000 $ le 29 décembre 2009). En avril 2010, il y avait 770 détenteurs d'une carte d'achat valide à l'Agence. Au cours de la période du 1er avril 2008 au 30 septembre 2009, on a effectué 63 062 transactions pour un total de 19 806 068,82 $.

En vertu du pouvoir d'achat délégué à l'ACIA par le Conseil du Trésor (CT) et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA de concert avec la Politique sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor (remplacées par la Directive sur les cartes d'achat depuis le 1er octobre 2009) régit l'utilisation des cartes d'achat pour l'acquisition et le paiement de biens et de services à l'Agence lorsqu'il est efficace, économique et possible dans la pratique de procéder ainsi. Les obligations et les responsabilités de la direction et des détenteurs d'une carte d'achat sont énoncées dans la politique du CT, et les transactions financières doivent être effectuées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, en particulier les articles 32, 33 et 34.

La Direction de la politique et des approvisionnements et des marchés (DPAM) relève de la Direction générale des finances, de l'administration et de la technologie de l'information (DGFATI). Le Centre national de service pour les achats et les marchés (CNSAM) relève de la DPAM et a le mandat de gérer les activités d'acquisition et de marché de l'Agence à l'échelle nationale conformément aux politiques de l'ACIA et du CT, aux accords commerciaux nationaux et internationaux, ainsi que les objectifs de programme du gouvernement du Canada.

Le coordonnateur national des cartes d'achat de l'Agence fait partie de l'équipe du Centre national de service pour les achats et les marchés. Il est responsable de l'administration du programme de cartes d'achat et agit à titre d'intermédiaire entre les détenteurs de cartes d'achat et les institutions financières qui les fournissent.

La vérification du Programme de cartes d'achat de l'ACIA a pris fin le 31 mars 2002. La portée initiale de la vérification comprenait l'examen et l'évaluation de l'ensemble du cadre de gestion des achats effectués au moyen de cartes d'achat. Les suivis subséquents ont permis de déterminer que les 13 recommandations avaient été mises en oeuvre.

2.2 Objectif

La présente vérification a pour but de donner à la direction l'assurance que les mesures de contrôle à l'égard des transactions effectuées au moyen de cartes d'achat sont adéquates et efficaces et qu'elles sont conformes aux politiques de l'Agence et du Conseil du Trésor.

2.3 Portée

La portée de la vérification s'étendait à l'échelle de l'Agence et englobait les transactions de cartes d'achat pour la période du 1er avril 2008 au 30 septembre 2009. Les politiques en vigueur pour les transactions au cours de cette période étaient la Politique sur les cartes d'achat du CT de 1998 ainsi que la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA. Afin d'être en mesure d'offrir des conseils stratégiques, nous avons aussi évalué la cohérence de la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA par rapport à la nouvelle Directive sur les cartes d'achat du CT qui est entrée en vigueur le 1er octobre 2009.

2.4 Méthodologie

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du CT. Afin de répondre aux objectifs de la vérification, les étapes suivantes ont été réalisées par l'équipe de la vérification :

• Vérification de la pertinence des politiques et des directives du CT à l'égard de l'utilisation de cartes d'achat;
• examen de la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA;
• exécution d'une enquête préliminaire sur le cadre de gestion des cartes d'achat en fonction des données de la note de planification de la vérification d'octobre 2009;
• entrevues et demandes de renseignements auprès de certains membres du personnel des finances et de l'administration;
• analyse des procédures d'utilisation de cartes d'achat, ainsi que des mécanismes de surveillance et de production de rapports sur les transactions;
• examen d'un échantillon des acquisitions effectuées à l'aide de cartes d'achat.

Nous avons examiné un échantillon stratifié, non statistique et discrétionnaire de 150 transactions (s'élevant à 414 096 $) sur un total de 63 062 transactions effectuées par carte d'achat (19 806 068,82 $) au cours de la période du 1er avril 2008 au 30 septembre 2009. L'échantillon comprend 70 transactions sélectionnées au hasard et 80 transactions à risque élevé. Les transactions à plus haut risque comprennent des éléments que le système financier a enregistrés comme étant des transactions effectuées en double de plus de 10 000 $, des transactions effectuées la fin de semaine ou celles effectuées auprès de fournisseurs inhabituels.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

La section qui suit présente les constatations détaillées de la vérification du Programme de cartes d'achat de l'ACIA. Ces constatations sont fondées sur les éléments probants et les analyses découlant à la fois de notre analyse initiale des risques et de la vérification détaillée.

3.2 Gouvernance

Constatation 1 : Ensemble de politiques périmées

Nous nous attendions à ce que les politiques, les guides et les manuels de l'ACIA soient conformes avec la Politique sur les cartes d'achat du CT.

La Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA stipule que le Programme de cartes d'achat est régi par la Politique sur les cartes d'achat du CT. Le 1er octobre 2009, la nouvelle Directive sur les cartes d'achat a remplacé la Politique sur les cartes d'achat du CT. L'Agence examine les mises à jour du CT tous les ans et apporte les changements nécessaires à la Politique sur le programme de cartes d'achat. En 2009, on a décidé de retarder la mise à jour jusqu'à ce que la nouvelle Directive du CT entre en vigueur. En avril 2010, la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA ne cadrait pas avec la nouvelle Directive du CT.

Par conséquent, la Politique de l'Agence diffère de la nouvelle Directive du CT, notamment sur ce qui suit :

• précisions sur les rôles et responsabilités des coordonnateurs de cartes d'achat, des gestionnaires des centres de responsabilité et des détenteurs de carte;
• ajout de responsabilités pour l'agent principal des finances;
• établissement d'une liste des activités considérées comme étant appropriées ou inappropriées;
• ajout d'une section consacrée aux conséquences qui permet d'examiner les cas de non-conformité et les mesures correctives.

Les changements récents apportés à la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA visant à accroître, à compter de décembre 2009, le plafond de transactions à 10 000 $ a contribué à placer la Politique en conflit avec la Procédure intégrée d'approvisionnement et de paiement des biens - procédure d'acquisition par carte d'achat - 5 000 $ et moins, qui limitait les achats à 5 000 $. De plus, un bulletin d'information national de l'ACIA a été envoyé en avril 2007 pour informer le personnel que la limite par transaction avait été augmentée à 10 000 $, alors que la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA n'a pas été formellement mise à jour avant décembre 2009. L'Agence a remédié au problème en février 2010 à l'aide d'un processus officiel de mise à jour de la politique.

La mise à jour en temps opportun de l'ensemble des politiques de l'ACIA afin de veiller à leur harmonisation avec les politiques et les directives du CT en vigueur aidera à réduire le risque de non-conformité par rapport aux orientations du CT, ainsi que les contradictions avec le cadre stratégique de gestion financière de l'ACIA.

Recommandation 1.0

Constatation 2 : Aucune mesure corrective prise en cas de non-conformité

Nous nous attendions à ce que les pratiques de surveillance et de production de rapports soient effectuées conformément à la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA et la Politique sur les cartes d'achat du CT.

Il incombe au Centre national de service pour les achats et les marchés ainsi qu'au Centre national de service pour les comptes créditeurs d'entreprendre des examens périodiques afin de déterminer si les cartes d'achat sont utilisées conformément aux politiques du CT et de l'Agence. Afin de surveiller l'utilisation des cartes d'achat, l'ACIA utilise le système Web des fournisseurs de carte de crédit et le système de comptabilité de l'Agence, SATURNE, qui sert à saisir les renseignements financiers et à traiter les paiements versés aux fournisseurs de carte de crédit.

Le système des fournisseurs de carte de crédit permet à l'Agence de surveiller l'utilisation des cartes d'achat et d'exécuter des fonctions de production de rapports préprogrammées (p. ex., habitudes de dépense, état de la carte). Le coordonnateur national des cartes d'achat obtient l'information sur les transactions auprès des fournisseurs de carte de crédit. Le système est utilisé pour analyser les achats à l'aide de renseignements tels que les rapports d'analyse des achats. Tous les trimestres, le coordonnateur national des cartes d'achat entreprend un examen des transactions et fournit une explication pour les transactions inhabituelles dans le rapport qu'il présente.

Le système de comptabilité de l'ACIA comprend toutes les transactions effectuées par carte d'achat saisies électroniquement par le détenteur de la carte ou par le personnel du Centre national de service pour les comptes créditeurs (CNSCC) à Guelph ou à Montréal. Tous les mois, les détenteurs de carte d'achat vérifient l'exactitude de leur relevé de compte qui est ensuite approuvé conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (biens reçus, services offerts) par le gestionnaire du centre de responsabilité, puis acheminé au CNSCC qui effectuera le paiement (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Tous les mois, conformément à la politique de l'ACIA, les responsables de la qualité au CNSCC (Unité de surveillance et de contrôle financier) examinent un échantillon aléatoire des transactions de huit détenteurs de cartes d'achat dans chaque CNSCC, et deux détenteurs de cartes additionnelles dans chaque CNSCC en fonction du niveau de risque. Les activités d'assurance de la qualité entreprises par le CNSCC au cours de l'exercice 2008-2009 figurent dans le tableau ci-après.

Le CNSCC a vérifié 694 transactions représentant un total de 177 775,01 $. La vérification représente 1,77 % du montant total en dollars et 1,44 % du nombre total de transactions. Les rapports de surveillance du coordonnateur national des cartes d'achat et celui des responsables de la qualité du CNSCC révèlent des cas (p. ex., des pièces justificatives insuffisantes, des codes financiers ou des erreurs dans le montant des paiements) où des transactions effectuées par carte d'achat ne sont pas conformes avec les politiques sur les cartes d'achat du CT ou de l'ACIA.

Il existe une démarche précise sur la manière de communiquer les rapports de non-conformité et une liste de personnes à qui ils doivent être acheminés. La politique, les systèmes, les pratiques, les rôles et les responsabilités concernant les exigences en matière de mesures correctives liées aux transactions non conformes n'ont pas encore été élaborés, pas plus que la définition des mesures correctives à prendre ou le suivi à effectuer.

Les risques de tendances et de situations d'utilisation non conformes des cartes d'achat peuvent être réglés en partie à l'aide d'une approche systémique permettant de redresser les dépenses non conformes au moyen de mesures correctives claires et de mécanismes de suivi.

Recommandation 2.0

3.3 Contrôle interne

Constatation 3 : Formation incomplète

Nous nous attendions à ce que la formation sur l'utilisation des cartes d'achat soit prévue et offerte en temps opportun. Le coordonnateur national des cartes d'achat doit veiller à ce que la formation obligatoire sur l'utilisation des cartes d'achat soit offerte avant l'émission de la carte. Tous les détenteurs de carte d'achat doivent suivre une formation avant de recevoir leur carte.

Les rôles et les responsabilités des gestionnaires des centres de responsabilité sont énoncés dans la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA. Dans le cadre de leurs fonctions, les gestionnaires des centres de responsabilité sont souvent responsables de nombreux détenteurs de carte. Ils sont chargés d'établir les limites de crédit en fonction des pouvoirs qui leur sont délégués (et selon les besoins de dépense individuels), de fixer les restrictions sur l'utilisation des cartes et de veiller à l'utilisation appropriée des cartes d'achat.

Puisque les gestionnaires des centres de responsabilité ne suivent pas la formation obligatoire destinée aux détenteurs de cartes d'achat, ils doivent suivre la formation « Gestion : la clé du succès » à l'intention des gestionnaires à qui des pouvoirs ont été délégués, car une petite partie de cette formation est consacrée précisément à l'utilisation des cartes d'achat. Les gestionnaires des centres de responsabilité sont également invités à participer à la formation offerte par le coordonnateur national des cartes d'achat, ainsi qu'à explorer les cours offerts à l'ensemble du personnel de l'ACIA dans l'année, notamment les séances d'information sur les cartes de crédit du système de SAP ou la formation « Aperçu de la situation financière ». L'Agence doit élaborer des lignes directrices ou offrir de la formation à l'intention des gestionnaires des centres de responsabilité sur des questions telles que la limite de crédit appropriée ou les raisons valables d'augmenter une limite (les limites de crédit varient de 1 000 à 200 000 $).

La formation incomplète des gestionnaires des centres de responsabilité peut entraîner des mesures de surveillance ou des achats non conformes aux politiques.

Recommandation 3.0

Constatation 4 : Conformité avec les politiques du CT et de l'ACIA

Nous nous attendions à ce que les transactions effectuées à l'aide de cartes d'achat soient conformes à la Politique sur les cartes d'achat du CT et à la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA.

Respect de la politique

Une analyse détaillée (fondée sur les exigences du CT et de l'ACIA) des 150 transactions échantillonnées a permis de révéler que toutes les transactions répondaient aux critères suivants :

• une copie du relevé de compte, des factures et des documents de support relativement à la carte d'achat figurait au dossier;
• le nom de la personne sur la carte correspond à celui de l'acheteur;
• la transaction constitue un achat gouvernemental officiel;
• aucune avance de fonds;
• aucune transaction interministérielle;
• les paiements ne sont pas effectués sur un site Internet non sécurisé;
• la transaction n'est pas effectuée après la date d'expiration de la carte;
• la transaction ne porte pas sur l'acquisition de Services d'aide temporaire;
• les montants cités et facturés sont calculés correctement;
• le Registre des cartes d'achat est signé par le gestionnaire du centre de responsabilité;
• les cartes de spécimens de signature sont valides;
• l'attestation de conformité à l'article 34 est signée par une autre personne que le détenteur de la carte;
• les montants totaux payés correspondent aux montants totaux facturés.

Non-conformité à la politique

Dans un très petit nombre de cas, les contrôles que nous nous attendions à trouver n'étaient pas complètement mis en oeuvre conformément aux attentes des politiques du CT et de l'ACIA :

• le Registre des cartes d'achat n'est pas signé par le détenteur de la carte (1);
• les relevés de compte ne correspondent pas au Registre des cartes d'achat/copie papier du système de SAP (1).

Dans notre échantillon de 150 cas, nous avons compté deux (2) transactions pour lesquelles la limite par transaction avait été dépassée par le détenteur de la carte. Un nombre total de 36 transactions (24 %) dépassait la limite de 5 000 $ fixée par la politique de l'ACIA en vigueur à l'époque et parmi ces transactions, trois (3) d'entre elles dépassaient la nouvelle limite de 10 000 $.

Préoccupations relatives à l'article 32

L'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, cité aussi bien dans la politique de l'ACIA que celle du CT, prescrit que seules les personnes ayant les pouvoirs délégués appropriés puissent autoriser les dépenses (conformément aux limites et aux conditions établies par la délégation). La personne avec la délégation appropriée doit veiller à ce que les fonds soient disponibles pour répondre aux dépenses engagées.

La Politique sur les engagements de l'ACIA stipule qu'un engagement doit être établi pour les dépenses individuelles de plus de 500 $. La Politique stipule également que les cartes d'achat sont dotées d'un processus d'engagement et de paiement distinct. La Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA ne fixe pas de seuil pour les demandes d'autorisation (DA), elle ne mentionne pas la Politique sur les engagements.

Notre sondage d'un échantillon de 150 transactions (414 096 $) a permis de révéler que 43 transactions (29 %) dépassant la limite de 500 $ n'ont fait l'objet d'aucune demande d'autorisation avant l'achat. La politique de l'ACIA stipule que le détenteur de la carte qui ne contrôle pas un budget doit veiller à ce que le pouvoir d'engager des dépenses soit en vigueur avant d'acheter des biens ou des services. La Politique de l'ACIA n'indique pas si une demande d'autorisation est requise pour un achat de moins de 500 $ ou dans quelles conditions une autorisation générale peut être acceptable.

Recommandation 4.0

3.4 Gestion des risques

Constatation 5 : Gestion ponctuelle du risque

Nous nous attendions à trouver un processus d'évaluation des risques qui comprend des contrôles d'atténuer les risques. L'évaluation des risques comprend l'évaluation générale de l'exposition au risque en termes de probabilité et de répercussions. Chacun des risques est classé en ordre de priorité et atténué, surveillé et accepté.

Un cadre officiel de gestion des risques pour le programme de carte d'achat de l'ACIA doit encore être élaboré. Les risques n'ont été ni ciblés, ni évalués, aucune stratégie d'atténuation systémique n'a été mise en oeuvre. Bien que la surveillance et la production de rapports soient entreprises tous les trimestres et que des interventions ponctuelles soient mises en oeuvre, une démarche réfléchie de gestion des risques pourrait aider à atténuer certains problèmes de contrôle relevés.

Le fait de cibler, d'évaluer et de mettre à jour les risques de manière systémique pour le Programme des cartes d'achat de l'Agence contribuera à assurer une compréhension des risques encourus dans le cadre du programme et favorisera l'élaboration de stratégies d'atténuation.

Recommandation 5.0

Annexe A - Critères de vérification

Gouvernance

• Surveillance et production de rapports - Les pratiques de surveillance et de production de rapports sont opportunes et exactes conformément à la Politique sur les cartes d'achat du Conseil du Trésor.
• Rôles et responsabilités - La structure organisationnelle de l'ACIA, les rôles et les responsabilités sont définis avec précision, communiqués efficacement et consignés par écrit.
• Cadre stratégique - Les politiques, les guides et les manuels de l'ACIA sont harmonisés à la Politique sur les cartes d'achat du CT.

Gestion des risques

• Gestion des risques - Un processus d'évaluation des risques est mis en place et comprend des contrôles ciblés afin d'atténuer les risques.

Contrôle

• Émission, distribution, annulation et autorisation des cartes - Les cartes d'achat sont émises, distribuées, annulées et autorisées conformément à la Politique sur les cartes d'achat du CT.
• Transactions effectuées avec une carte d'achat - Les transactions respectent les dispositions de la Politique sur les cartes d'achat du CT.
• Paiement et rapprochement de la facturation en bloc - Les différends, les paiements et les rapprochements sont réglés, payés, autorisés et rapprochés conformément à la Politique sur les cartes d'achat du CT.
• Formation - Une formation sur l'usage des cartes d'achat est prévue et offerte en temps opportun.
• Répartition des tâches - La répartition des tâches est effectuée de manière appropriée.

Annexe B : Plan d'action de la direction

Réaction de la direction

Selon notre compréhension de la situation, le Programme de cartes d'achat de l'ACIA est bien géré et conforme aux attentes de la Politique sur les cartes d'achat du CT et de la Politique sur le programme de cartes d'achat de l'ACIA. Lorsque les cartes d'achat ont été introduites dans les pratiques du gouvernement du Canada, elles devaient remplacer la commande d'achat local à titre de processus d'acquisition rapide et efficace pour les volumes importants de transactions à faible risque. L'augmentation de la limite de crédit sur les cartes utilisées dans le secteur public signifie que désormais des achats de 10 k$ peuvent être effectués sans observer le processus d'acquisition rigoureux. Lors de l'examen de la politique, la DGFATI tiendra compte des risques afin de veiller à ce que les processus d'acquisition attendus soient respectés, qu'une carte d'achat soit utilisée pour le paiement ou non. La direction accepte les recommandations et propose le plan d'action qui suit. La Direction de la gestion des biens et de la sécurité travaillera de concert avec les Services financiers pour la mise en oeuvre de la recommandation 1 qui met l'accent sur l'examen des politiques en place, la recommandation 2 visant l'élaboration d'un plan de surveillance et la recommandation 4 visant l'élaboration d'un plan de communication. La DGBS sera chargée des recommandations 3 et 5.

Plan d'action de la direction

Recommandation 1

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que l'ensemble de politiques de l'ACIA soit mis à jour afin d'assurer la cohérence avec la Directive du CT et les autres politiques internes de l'ACIA.

Recommandation 2

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que des mesures correctives appropriées soient entreprises en cas de non-conformité.

Recommandation 3

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les gestionnaires des centres de responsabilité reçoivent une formation et des directives sur les rôles et responsabilités à l'égard des cartes d'achat.

Recommandation 4

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les exigences des lois fédérales, des politiques et des directives du CT, ainsi que des politiques de l'ACIA relatives aux cartes d'achat soient diffusées et respectées.

Recommandation 5

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit veiller à ce que les responsables du programme de cartes d'achat adoptent officiellement et mettent en oeuvre un cadre approprié de gestion du risque.