Vérification de la gestion du parc automobile - Véhicules attribués

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Au début de 2007, la Direction de la vérification interne a été informée qu'il se pourrait que le personnel ne respecte pas la Politique sur le stationnement de nuit permanen'un véhicule de l'Agence et la Politique concerna'avantage imposable relatif à l'usage personn'un véhicule de l'Agence. À la lumière des consultations menées auprès du président de l'Agence canadien'inspection des aliments (ACIA) à l'époque, il a été convenu qu'une mission de vérification interne s'avérait justifiée.

L'ACIA gère un parc de 1 500 véhicules, soit le troisième plus grand parc automobile du gouvernement fédéral. Bien que de nombreux véhicules soient considérés comme étant « mis en commun » et soient à la disposition de tous les employés dans l'exercice de leurs fonctions, un grand nombre de véhicules sont réservés à l'usage des employés et peuvent être stationnés au domicile des employés pour la nuit lorsque des raisons opérationnelles ou de sécurité le justifient.  

Tous les employés de l'ACIA qui stationnent un véhicule de l'Agence pour la nuit à leur domicile et qui se déplacent de leur domicile à leur lieu de travail régulier (ou inversement) doivent déclarer cet usage comme étant un « usage personnel » d'un véhicule du gouvernement, ce qui entraîne un avantage imposable correspondant.

Les employés qui utilisent un véhicule pour faire la navette entre leur domicile et leur lieu de travail et/ou qui stationnent un véhicule à leur domicile pour la nuit sont également assujettis à des frais pour droit d'usage 'Agence du revenu du Canada. Ces frais visent à imposer le conducteur pour avoir eu le véhicule à sa disposition pour usage personnel. Outre le transport quotidien jusqu'au principal lieu de travail et depuis ce dernier, la politique 'ACIA et du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'utilisation des véhicules du parc automobile interdit l'usage personnel des véhicules du parc automobile. En février 2007, l'ACIA a obtenu des précisions de la part des fonctionnaires de l'ARC au sujet des exigences à l'égard des frais pour droit d'usage imputés au personnel de l'ACIA, en particulier lorsq'usage per'el d'un véhicule du parc automobile est interdit.

1.2 Politiques pertinentes

Aux termes de la Politique sur le stationnement de nuit permanent d'un véhicule de l'ACIA, une « Demande de stationnement de nuit permanent » doit être remplie et autorisée avant que l'Agence consente à un employé de stationner à son domicile un de ses véhicules pour la nuit en permanence.

La Politique concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule de l'Agence expose clairement les responsabilités des employés, des gestionnaires et du Centre de service de la gestion du parc automobile et des biens mobiliers (CSGPABM) :

• tous les employés de l'ACIA qui stationnent un véhicule de l'Agence pour la nuit à leur domicile et qui font la navette entre leur domicile et leur principal lieu de travail (ou inversement) sont tenus de déclarer cet usage comme un avantage imposable;
• tous les employés de l'ACIA qui stationnent un véhicule de l'Agence pour la nuit à leur domicile sont tenus de déclarer des frais pour droit d'usage (pourcentage de la valeur du véhicule). Les frais pour droit d'usage visent à quantifier la disponibilité présumée du véhicule pour l'usage personnel comme on le fait couramment dans le secteur privé.

La Politique du Conseil du Trésor sur les véhicules du gouvernement interdit l'usage des véhicules du gouvernement à des fins personnelles autres que le déplacement de l'employé entre son principal lieu de travail et son domicile (le trajet quotidien de l'employé).

1.3 Objectifs

Une vérification a été effectuée pour évaluer la conformité aux politiques et aux directives applicables ainsi que la pertinence des mesures de contrôle à l'égard de l'utilisation des véhicules du parc automobile. La vérification portait principalement sur :

• les autorisations à l'égard du stationnement de véhicules attribués du parc automobile au domicile d'un employé après les heures de travail;
• la déclaration comme un avantage imposable de l'usage personnel d'un véhicule attribué;
• l'utilisation de véhicules qui n'est pas conforme ou qui va à l'encontre de l'esprit et de l'intention de la politique concernant l'avantage imposable

2.0  Portée

À la demande du président, la Direction de la vérification interne a procédé à la vérification des contrôles opérationnels à l'égard des véhicules attribués du parc automobile dans l'ensemble de l'Agence. La vérification couvrait la période de 2003 à 2008.

3.0  Methodologie

La méthodologie adoptée comportait notamment des entrevues réalisées avec les cadres supérieurs de la Direction générale des finances, de l'administration et des technologies de l'information (DGFATI), y compris les responsables de la gestion des véhicules du parc automobile de l'Agence au CSGPABM à Calgary. Les registres des véhicules du parc automobile dont dispose le CSGPABM ont été examinés, notamment les formulaires d'approbation et les formulaires de déclaration des avantages imposables.

4.0  Observations et recommandations

4.1 Gestion de l’information

Critères

Le CSGPABM tient des registres intégraux qui renferment les formulaires d’approbation et de déclaration. Lorsque le Centre sait que des documents manquent aux registres, il prend les mesures de suivi nécessaires.

Observations

Registres au Centre de service de la gestion du parc automobile et des biens mobiliers

Aux termes de la Politique sur le stationnement de nuit permanent d'un véhicule de l'Agence et de la Politique concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule de l'Agence, le CSGPABM doit être le service d'archivage des formulaires d'approbation et de déclaration pertinents. Bien que les écarts dans la façon de procéder puissent être la cause, un examen des registres a permis d'établir que les documents à l'appui des politiques susmentionnées diffèrent considérablement à l'ensemble de l'Agence. De plus, à la lumière d'une enquête menée auprès des superviseurs du personnel auquel un véhicule a été attribué, un grand nombre de formulaires de demandes de stationnement de nuit permanent devant être archivés au CSGPABM ne l'étaient pas.     

Recommendations:

1a. Le vice‑président de la DGFATI, appuyé par les vice‑présidents des Sciences, des Opérations et des Programmes, doit faire part des renseignements suivants à tous les employés de l'Agence et cibler particulièrement les conducteurs de véhicules attribués du parc automobile, les superviseurs et les administrateurs du parc automobile :

• la nécessité de fournir les documents d'approbation et de déclaration appropriés au CSGPABM;
• les risques et les responsabilités lorsque les documents d'approbation ne sont pas remplis et fournis au CSGPABM;
• les documents d'approbation et de déclaration seront désormais surveillés et vérifiés plus étroitement pour assurer la conformité aux politiques et aux lois.

1b. La DGFATI doit procéder à l'examen des registres à sa disposition et prendre les mesures qui s'imposent lorsqu'elle sait que des documents sont manquants ou sans doute expirés ou inexacts.

Information contenue dans la base de données sur les véhicules du parc automobile du CSGPABM

Le CSGPABM tient la base de données sur les véhicules du parc automobile. Cette base de données constitue la seule source d'information générale sur les véhicules du parc automobile. Elle renferme notamment les données de base, le nom du conducteur et le statut du véhicule (c'est‑à‑dire mis en commun ou attribué). La base de données sur les véhicules du parc automobile a servi d'assise pour une enquête sur l'utilisation des véhicules menée par la Direction de la vérification interne. Sur les 150 véhicules que ciblait notre enquête, environ 25 p. 100 étaient décrits de façon inexacte dans la base de données. Parmi les erreurs relevées, mentionnons les suivantes : mauvais numéro de véhicule de l'ACIA, nom incorrect du conducteur, mauvais numéro de plaque d'immatriculation et statut inexact du véhicule (mis en commun ou attribué).

Recommendations:

2. Le CSGPABM, appuyé par les directions générales, doit examiner et mettre à jour l'information contenue dans la base de données sur les véhicules du parc automobile, puis établir une procédure pour faire en sorte que l'information soit exacte et à jour en permanence.

4.2 Surveillance des véhicules attribués

Critères

Le CSGPABM dispose d'un cadre de travail visant à assurer la surveillance continue de la conformité aux politiques et à la procédure portant sur les véhicules attribués du parc automobile.

Observations

Surveillance et vérification des véhicules attribués du parc automobile par le CSGPABM

Aux termes de la Politique sur le stationnement de nuit permanent d'un véhicule de l'Agence et de la Politique concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule de l'Agence, le CSGPABM doit procéder à des examens et à des vérifications périodiques pour veiller à l'observation des dispositions de ces politiques. Or, le CSGPABM n'a pas assumé ce rôle dans le passé. Il faudrait peut-être envisager l'affectation de ressources supplémentaires au CSGPABM afin que celui-ci soit en mesure de surveiller et de vérifier en permanence le parc automobile de l'ACIA. Toutefois, l'établissement de critères convenables qui sont examinés en fonction de certains facteurs, tels que le remboursement du kilométrage personnel, les demandes de stationnement de nuit permanent et la déclaration des avantages imposables, pourrait s'avérer une solution de rechange moins coûteuse.  

Recommendations:

3a. Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit examiner le mandat du CSGPABM, confirmer son rôle à l'égard de la surveillance et du suivi de la conformité aux politiques portant sur le parc automobile, puis établir un cadre de gestion approprié, les besoins de ressources et un plan de mise en oeuvre.

3b. Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit procéder à un examen exhaustif, notamment de toutes les autorisations présentées et approuvées de nouveau concernant les véhicules attribués du parc automobile, en commençant par les régions considérées comme étant les plus à risque.

Surveillance de la conformité aux politiques portant sur les véhicules du parc automobile à l'échelon du district et de la région.

Lors des entrevues, les vérificateurs ont été informés que l'utilisation de certains véhicules était non conforme (p. ex., l'usage personnel non déclaré) ou allait à l'encontre de l'esprit et de l'intention de la Politique concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule de l'Agence (des interruptions de voyages non justifiées sous prétexte de voyages légitimes pour le compte du gouvernement afin d'éviter des frais de kilométrage pour usage personnel). Les éléments probants laissent entendre que dans certains cas, l'inaction du superviseur pourrait entraîner ces comportements. Une surveillance améliorée et sur place est nécessaire pour mieux assurer :

• l'ajout des renseignements nécessaires dans les formulaires d'approbation et de déclaration requis, puis leur présentation au CSGPABM;
• l'utilisation de véhicules de façon conforme, notamment aucun usage personnel (outre les déplacements entre le principal lieu de travail et le domicile) et aucun passager non approuvé à bord du véhicule.

Recommendations:

4a. Les vice‑présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes et des Sciences doivent désigner un poste à l'échelon régional ou du district dont le titulaire sera chargé de surveiller les véhicules du parc automobile et de signaler toute non‑conformité au directeur exécutif du centre opérationnel pertinent et au CSGPABM.

4b. Le vice‑président de la DGFATI doit, de concert avec les vice‑présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes et des Sciences, préciser aux superviseurs des véhicules leurs responsabilités en vue d'assurer la conformité aux politiques pertinentes, y compris aux valeurs de l'ACIA, ainsi que les responsabilités et les risques associés à tout manquement.

4c. Le vice‑président de la DGFATI doit faire en sorte que l'information de gestion appropriée soit fournie aux comités de gouvernance dans le but d'assurer une surveillance efficace, et que cette information soit résumée de façon appropriée pour la haute direction en vue de veiller à la conformité aux politiques et aux lois.

5.0 Plan d'action de la direction

Recommendation 1a

Le vice‑président de la DGFATI, appuyé par les vice‑présidents des Sciences, des Opérations et des Programmes, doit faire part des renseignements suivants à tous les employés de l'Agence et cibler particulièrement les conducteurs de véhicules attribués du parc automobile, les superviseurs et les administrateurs du parc automobile :

• la nécessité de fournir les documents d'approbation et de déclaration appropriés au CSGPABM;
• les risques et les responsabilités lorsque les documents d'approbation ne sont pas remplis et fournis au CSGPABM;
• les documents d'approbation et de déclaration seront désormais surveillés et vérifiés plus étroitement pour assurer la conformité aux politiques et aux lois.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
La DGFATI élaborera une politique exhaustive de gestion du parc automobile de l'ACIA d'ici juillet 2009. Cette politique énoncera les autorisations, les redditions de comptes, les rôles et les responsabilités, les risques ainsi que la surveillance organisationnelle nécessaire pour gérer le parc automobile de l'Agence.	Le vice-président de la DGFATI	Complété*
Les vice‑présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes et des Sciences effectueront un examen visant à déterminer le besoin continu de stationnement de nuit. Ils exposeront les gains d'efficacité réalisés en mettant à la disposition des employés des véhicules du parc automobile afin qu'ils les stationnent à leur domicile dans des situations jugées avantageuses et appropriées. Remarque : D'autres organisations du gouvernement fédéral chargées de gérer des parcs automobiles ne disposent pas de politiques précises sur le stationnement de nuit. Certaines organisations permettent le stationnement de nuit, mais, en règle générale, de façon très restreinte.	Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et Programmes et des Sciences	Complété*

Recommendation 1b

La DGFATI doit procéder à l'examen des registres à sa disposition et prendre les mesures qui s'imposent lorsqu'elle sait que des documents sont manquants ou sans doute expirés ou inexacts.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Si les directions générales concluent qu'il existe toujours un besoin de stationnement de nuit, lequel par extension englobe l'usage personnel et la déclaration des avantages imposables, de nouvelles directives sur le stationnement de nuit et les avantages imposables relatifs à l'usage personnel d'un véhicule seront élaborées, ce qui permettra :
de mettre à jour tous les documents sur le stationnement de nuit une fois par année.	Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et Programmes et des Sciences	Complété*
d'obtenir des approbations plus strictes (c.‑à‑d. niveau d'approbation 4) à l'échelle nationale.	Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et Programmes et des Sciences	Complété*
d'indiquer sur l'approbation du stationnement de nuit les estimations proposées des avantages imposables de l'employé.	Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et Programmes et des Sciences	Le 31 mars, 2009
de renforcer la déclaration et la reddition de comptes.	Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et Programmes et des Sciences	Complétée*

Recommendation 2

Le CSGPABM, appuyé par les directions générales, doit examiner et mettre à jour l'information contenue dans la base de données sur les véhicules du parc automobile, puis établir une procédure pour faire en sorte que l'information soit exacte et à jour en permanence.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Le CSGPABM procédera immédiatement, puis à chaque année ultérieure, à un exercice dans le cadre duquel les directeurs (régionaux et de laboratoire) respectifs examineront l'ensemble des renseignements sur le parc automobile afin de certifier que ces derniers sont exacts.	Le directeur du CSGPABM	Complété*
VP's of Operations, Programs & Policy, and Science Branches to conduct a review to determine the ongoing need for overnight parking by articulating the efficiency gains of having fleet vehicles available to staff for overnight parking in situations where it is deemed advantageous and appropriate.  Note:  Other Federal Fleet Organizations do not have a specific Policy on Overnight Parking.  Some organizations allow overnight parking, but generally on a very limited basis	VP's of Operations, Programs and Policy, and Science Branches	Completed*

Recommendation 3a

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit examiner le mandat du CSGPABM, confirmer son rôle à l'égard de la surveillance et du suivi de la conformité aux politiques portant sur le parc automobile, puis établir un cadre de gestion approprié, les besoins de ressources et un plan de mise en oeuvre.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
La Direction de la gestion des biens et de la sécurité (DGBS) établit un cadre de gestion du matériel pour reconfirmer le mandat du CSGPABM ainsi que ses responsabilités de gestion connexes. Le cadre de gestion du matériel portera sur l'élaboration d'instruments, d'autorisations, de directives, de processus, de pratiques exemplaires et de principes à l'égard de la conformité du parc automobile pour permettre à l'Agence de gérer efficacement son parc automobile en tenant compte des besoins opérationnels et des objectifs des programmes.	Le directeur exécutif de la DGBS	Le 31 décembre, 2009

Recommendation 3b

Le directeur exécutif de la Direction de la gestion des biens et de la sécurité doit procéder à un examen exhaustif, notamment de toutes les autorisations présentées et approuvées de nouveau concernant les véhicules attribués du parc automobile, en commençant par les régions considérées comme étant les plus à risque.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Le vice-président des Opérations communiquera avec le directeur régional, Région continentale et intérieure de la Colombie-Britannique, afin de lui expliquer les modalités de la Politique sur le stationnement de nuit permanent d'un véhicule de l'Agence et de la Politique concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule de l'Agence. Il lui demandera alors d'examiner, de présenter et d'approuver de nouveau l'ensemble des autorisations pour les véhicules attribués du parc automobile dans sa région dans le but de résoudre les problèmes soulevés par l'allégation de non-conformité.	Le vice-président des Opérations	Complété*
La DGBS procédera chaque année à un examen exhaustif. Pour se faire, elle demandera aux trois directions générales de présenter et d'approuver de nouveau tous les véhicules attribués du parc automobile.	Le directeur exécutif de la DGBS	Complété*

Recommendation 4a

Les vice-présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes et des Sciences doivent désigner un poste à l'échelon régional ou du district dont le titulaire sera chargé de surveiller les véhicules du parc automobile et de signaler toute non-conformité au directeur exécutif du centre opérationnel pertinent et au CSGPABM.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Afin de donner suite aux recommandations énoncées dans le rapport de vérification, la DGFATI recommande que :
le vice-président des Opérations désigne un gestionnaire ainsi qu'un agent de la planification et des ressources à l'échelon régional, qui seront chargés de superviser officiellement l'attribution de véhicules du parc automobile et de faire état de la conformité auprès du CSGPABM. En ce qui a trait aux SEAL et aux véhicules du Centre opérationnel, cette responsabilité devrait incomber au directeur des services de gestion du Centre opérationnel;	Le vice-président des Sciences	Le 31 mars, 2009
le vice-président des Sciences désigne les chefs des services de gestion respectifs dans les réseaux de laboratoires des quatre centres opérationnels, qui seront chargés de superviser officiellement l'attribution de véhicules du parc automobile et de faire état de la conformité auprès du CSGPABM et	Le vice-président des Sciences	Le 31 mars, 2009
le vice‑président des Politiques et Programmes désigne une personne au sein du réseau des Programmes de chaque centre opérationnel, qui sera chargée de superviser officiellement l'attribution de véhicules du parc automobile et de faire état de la conformité auprès du CSGPABM.	Le vice-président des Politiques et Programmes	Le 31 mars, 2009
Les rôles, les responsabilités et les exigences en matière de rapport susmentionnés seront exposés clairement dans une directive ou un guide de l'ACIA sur la gestion du parc automobile.

Recommendation 4b

Le vice‑président de la DGFATI doit, de concert avec les vice‑présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes et des Sciences, préciser aux superviseurs des véhicules leurs responsabilités en vue d'assurer la conformité aux politiques pertinentes, y compris aux valeurs de l'ACIA, ainsi que les responsabilités et les risques associés à tout manquement.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Si la pratique du stationnement de nuit est jugée comme étant un besoin opérationnel permanent, le CSGPABM, de concert avec les vice-présidents des Opérations, des Politiques et des Programmes, et des Sciences, diffusera un communiqué à l'interne afin de préciser les responsabilités et les redditions de compte de chaque direction générale en vertu de la nouvelle politique de l'ACIA sur le parc automobile et les politiques mises à jour de l'ACIA sur le stationnement de nuit permanent d'un véhicule de l'Agence et concernant l'avantage imposable relatif à l'usage personnel d'un véhicule.	Le directeur du CSGPABM	Le 31 mars, 2009

Recommendation 4c

Le vice-président de la DGFATI doit faire en sorte que l'information de gestion appropriée soit fournie aux comités de gouvernance dans le but d'assurer une surveillance efficace, et que cette information soit résumée de façon appropriée pour la haute direction en vue d'assurer la conformité aux politiques et aux lois.

Mesures	Respons- able(s)	Date de mise en oeuvre
Si la pratique du stationnement de nuit est jugée comme étant un besoin opérationnel permanent, le CSGPABM rendra compte à tous les trimestres du nombre d'employés qui ont présenté une demande de stationnement de nuit et du nombre d'employés qui ont déclaré l'usage personnel comme un avantage imposable, ainsi que du kilométrage (en pourcentage) effectué à des fins professionnelles par rapport kilométrage effectué à des fins personnelles. En 2008-2009, l'Agence mettra également à l'essai un système de suivi sans fil du parc automobile qui utilise une technologie mondiale de localisation (GPS). Ce système peut produire des données détaillés sur le parc automobile à des fins de surveillance, telles que l'utilisation d'un véhicule après les heures de bureau, les véhicules non utilisés et le rapport automatique du compteur kilométrique.	Le directeur du CSGPABM	Complété*

* Affirmation de la haute direction