Vérification du secteur de la protection des végétaux et de la biosécurité

janvier 2011

Table des matières

• 1.0 Résumé
  • 1.1 Introduction
  • 1.2 Constatations et recommandations
    • Gouvernance
    • Processus de contrôle
    • Gestion du risque
  • 1.3 Déclaration d'assurance
  • 1.4 Opinion du vérificateur*
• 2.0 Information sur la vérification
  • 2.1 Contexte
    • Mandat et gestion du programme
    • Planification des activités de protection des végétaux et de biosécurité
    • Récents rapports de vérification et d'évaluation
  • 2.2 Objectif
  • 2.3 Portée
  • 2.4 Méthodologie et approche
    • Gouvernance
    • Mesures de contrôle
    • Gestion du risque
• 3.0 Constatations et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Gouvernance
    • Constatation 1.0 : Les plans opérationnels ne cadrent pas toujours avec les lignes directrices et les normes nationales
    • Constatation 2.0 : Renseignements limités sur le rendement
  • 3.3 Processus de contrôle
    • Constatation 3.0 : Les répercussions sur les ressources découlant des changements apportés aux programmes ne sont pas systématiquement examinées.
  • 3.4 Gestion du risque
    • Constatation 4.0 : L'approche d'affectation des ressources comporte des lacunes
• Annexe A : Critères détaillés de la vérification
  • Gouvernance
  • Processus de contrôle
  • Gestion du risque
• Annexe B : Réponse et plan d'action de la direction (RPAD) du secteur d'activité des végétaux à la vérification interne de la protection des végétaux et de la biosécurité effectuée par la Direction de la vérification, de l'évaluation et de la surveillance du risque (DVESR)

1.0 Résumé

1.1 Introduction

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a pour mission de veiller à la santé et au bien-être des Canadiens et de protéger l'environnement et l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et en assurant la protection des végétaux. La Loi sur la protection des végétaux (LPV) confère à l'ACIA ses pouvoirs en matière de protection des végétaux. La LPV régit la protection des végétaux du Canada contre les ravageurs et les maladies ainsi que la prévention de l'introduction au pays de substances indésirables ou dangereuses.

Les objectifs stratégiques des programmes de protection des végétaux et de biosécurité (PVB) de l'Agence comprennent notamment :

• Protéger les ressources végétales du Canada en atténuant les risques d'introduction et de propagation des phytoravageurs et des maladies au moyen de la réglementation pour assurer l'innocuité et l'intégrité des semences et des produits végétaux, et gérer les situations d'urgence phytosanitaires.
• Protéger la qualité marchande des végétaux et des produits végétaux et préserver la confiance dont jouit le Canada à titre de pays exempt de certains ravageurs et de certaines maladies et respectant les normes de qualité internationales.

L'Agence élabore et met en oeuvre trois types de programmes de PVB dont les objectifs sont les suivants :

• Programme national : détecter, contrôler et éradiquer les phytoravageurs désignés au Canada et certifier les végétaux et les produits végétaux aux fins du commerce intérieur.
• Programme des importations : prévenir l'introduction et la propagation des phytoravageurs justiciables de quarantaine au Canada.
• Programme des exportations : certifier les végétaux et les produits végétaux aux fins du commerce extérieur.

Les activités liées au commerce intérieur et aux importations contribuent à assurer la protection des végétaux et la biosécurité et à conserver le statut phytosanitaire du Canada, ce qui permet de maintenir la confiance à l'égard des produits canadiens et de renforcer notre capacité d'exportation à l'échelle internationale.

La présente vérification a été approuvée au titre du Plan 2009-2012 de vérification pluriannuel axé sur les risques de la Direction de la vérification interne (DVI). En raison notamment des travaux d'évaluation effectués par le BVG et l'ACIA, la vérification de la protection des végétaux faisant initialement partie du plan de vérification 2007-2008 de l'ACIA a été reportée à 2009-2010. Les travaux du BVG et de la Direction de l'évaluation de l'ACIA ont aidé la DVI à resserrer la portée de la présente vérification.

La vérification vise à fournir l'assurance que des processus de contrôle ont été élaborés et mis en oeuvre pour s'assurer que les activités opérationnelles de l'Agence cadrent avec les priorités en matière de protection des végétaux et de biosécurité. L'objectif initial de la vérification était d'évaluer le cadre global de contrôle de la gestion du programme de PVB. L'objectif à été modifié au cours de l'étape de planification de manière à faire en sorte que la vérification porte davantage sur les domaines à risque élevé et sur l'harmonisation des activités opérationnelles aux priorités de programme.

La vérification porte notamment sur les activités et les processus courants du cadre de gestion des programmes de protection et de biosécurité des végétaux. Ces activités et ces processus, qui touchent trois programmes (commerce intérieur, importations et exportations), relèvent de trois directions générales, soit celle des Sciences, des Opérations et des Politiques et Programmes. La présente vérification porte sur les politiques, les systèmes et les activités de l'exercice 2009 2010, incluant les récents changements ou les nouveaux systèmes.

1.2 Constatations et recommandations

Gouvernance

Constatation 1.0 : Les plans opérationnels ne cadrent pas toujours avec les lignes directrices et les normes nationales

Les plans de travail opérationnels des centres opérationnels ne témoignent pas toujours des lignes directrices et des normes nationales et les plans de travail nationaux ne sont pas élaborés et communiqués en temps opportun.

Recommandation 1.0:

Le président du Comité du secteur d'activité des végétaux devrait s'assurer que les fonctionnaires responsables élaborent en temps opportun les normes et les plans de travail nationaux et les communiquent efficacement.

Recommandation 1.1:

Le président du Comité du secteur d'activité des végétaux devrait s'assurer que les fonctionnaires responsables harmonisent les plans de travail des centres opérationnels aux directives nationales et apportent au besoin des modifications aux plans de travail (centres opérationnels/échelle nationale) et aux normes nationales.

Constatation 2.0 : Renseignements limités sur le rendement

Les cadres supérieurs des directions générales des Sciences, des Opérations et des Politiques et Programmes ne reçoivent pas d'information sur le rendement fiable, uniforme et utile qui fournit une vue d'ensemble des progrès réalisés vers l'atteinte des priorités et des objectifs prévus de l'ensemble du programme.

Recommandation 2.0:

Le président du Comité du secteur d'activité des végétaux devrait s'assurer que les fonctionnaires responsables élaborent et mettent en oeuvre des normes et des processus permettant de produire des rapports uniformes sur les activités et les résultats de programme.

Processus de contrôle

Constatation 3.0 : Les répercussions sur les ressources découlant des changements apportés aux programmes ne sont pas systématiquement examinées.

Les répercussions sur les ressources et le respect des autres engagements pris au titre des programmes de PVB ne sont pas systématiquement examinées lorsque les priorités changent.

Recommandation 3.0:

Le président du Comité du secteur d'activité des végétaux devrait s'assurer que les fonctionnaires responsables mettent en place des processus permettant de cerner et d'examiner les répercussions sur les ressources découlant de la modification des priorités et des exigences connexes associées à la charge de travail.

Gestion du risque

Constatation 4.0 : L'approche d'affectation des ressources comporte des lacunes

Le Secteur d'activité des végétaux (SAV) continue de renforcer son approche stratégique de gestion du risque. Une approche d'affectation et de réaffectation des ressources axée sur le risque n'a pas été mise en place aux niveaux opérationnels.

Recommandation 4.0:

Le président du Comité du secteur d'activité des végétaux devrait s'assurer que les fonctionnaires responsables fournissent, à l'échelle régionale, des outils qui constitueront un cadre d'affectation et de réaffectation des ressources.

1.3 Déclaration d'assurance

Selon mon jugement professionnel à titre de dirigeant principal de la vérification, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées et des éléments de preuve ont été recueillis pour confirmer l'exactitude des opinions formulées et contenues dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en fonction des critères de vérification établis. Les conclusions ne s'appliquent qu'aux entités examinées et au champ d'examen décrit dans le présent rapport.

1.4 Opinion du vérificateur*

À mon avis, le secteur de la protection des végétaux et de la biosécurité comporte d'importantes faiblesses qui font en sorte que la planification des activités et des résultats des programmes de PVB ainsi que la reddition de comptes et la gestion des risques associées à ces activités et à ces résultats sont exposées au risque. La direction doit selon moi examiner les lacunes cernées et y remédier.

Peter Everson
Dirigeant principal de la vérification, ACIA

* L'opinion se fonde sur l'importance globale des éléments et le niveau de risque, comme en témoignent les constatations et recommandations clés décrites dans le présent rapport.

2.0 Information sur la vérification

2.1 Contexte

Mandat et gestion du programme

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) a pour mission de veiller à la santé et au bien-être des Canadiens et de protéger l'environnement et l'économie en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et en assurant la protection des végétaux. La Loi sur la protection des végétaux (LPV) confère à l'ACIA ses pouvoirs en matière de protection des végétaux. La LPV régit la protection des végétaux du Canada contre les ravageurs et les maladies ainsi que la prévention de l'introduction au pays de substances indésirables ou dangereuses.

Les objectifs stratégiques des programmes de protection des végétaux et de biosécurité (PVB) de l'Agence comprennent notamment :

• Protéger les ressources végétales du Canada en atténuant les risques d'introduction et de propagation des phytoravageurs et des maladies au moyen de la réglementation pour assurer l'innocuité et l'intégrité des semences et des produits végétaux, et gérer les situations d'urgence phytosanitaires.
• Protéger la qualité marchande des végétaux et des produits végétaux et préserver la confiance dont jouit le Canada à titre de pays exempt de certains ravageurs et de certaines maladies et respectant les normes de qualité internationales.

L'Agence élabore et met en oeuvre trois types de programmes de PVB dont les objectifs sont les suivants :

• Programme national : détecter, contrôler et éradiquer les phytoravageurs désignés au Canada et certifier les végétaux et les produits végétaux aux fins du commerce intérieur.
• Programme des importations : prévenir l'introduction et la propagation des phytoravageurs justiciables de quarantaine au Canada.
• Programme des exportations : certifier les végétaux et les produits végétaux aux fins du commerce extérieur.

Les activités liées au commerce intérieur et aux importations contribuent à assurer la protection des végétaux et la biosécurité et à conserver le statut phytosanitaire du Canada, ce qui permet de maintenir la confiance à l'égard des produits canadiens et de renforcer notre capacité d'exportation à l'échelle internationale.

À l'ACIA, trois directions générales soutiennent les activités du secteur de la protection des végétaux et de la biosécurité :

• La Direction générale des politiques et des programmes est chargée de l'élaboration des politiques et des programmes, de la planification et de la gestion ministérielles du rendement, des processus financiers, de la gestion de l'information, de la coordination et de la communication avec les parties intéressées.
• La Direction générale des opérations est principalement chargée de la planification des activités opérationnelles, de la certification, des enquêtes, des inspections et des activités intervention d'urgence.
• La Direction générale des sciences est chargée des analyses, de la recherche, de l'élaboration des méthodes et de la formulation de conseils scientifiques.

Les programmes de protection des végétaux et de biosécurité permettent de protéger les ressources végétales et d'assurer leur durabilité, notamment grâce aux activités suivantes :

• Réglementation de l'importation des végétaux et des produits végétaux, incluant les céréales et les plantes de grande culture, et des produits forestiers et horticoles.
• Élaboration de politiques d'importation et de normes d'inspection.
• Délivrance de permis d'importation et inspection des importations.
• Vérification sur place des systèmes de certification des pays d'origine.
• Surveillance des ravageurs et des maladies.
• Certification des végétaux et des produits végétaux aux fins de leur exportation.

Planification des activités de protection des végétaux et de biosécurité

Les lignes directrices nationales sur la protection des végétaux et la biosécurité sont communiquées aux quatre centres opérationnels de l'ACIA. Chaque centre opérationnel met en oeuvre le plan des activités dans les régions, les districts et les sous-districts et utilise un mécanisme de rapport sur le rendement pour regrouper l'information sur les tâches effectuées et formuler une rétroaction.

Les lignes directrices et les plans de travail élaborés à l'échelle nationale témoignent des priorités des programmes et établissent les exigences associées aux activités d'inspection. Les principales étapes du processus de planification des travaux sont énoncées dans un protocole d'entente entre les directions générales des Opérations et des Politiques et Programmes et comprennent des lignes directrices sur l'élaboration des plans de travail et des documents d'orientation. Les superviseurs d'inspection utilisent les renseignements contenus dans ces documents pour élaborer des plans d'inspection détaillés qui sont enregistrés dans le système de la Structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR). Ce système est utilisé pour surveiller les activités d'inspection et produire des rapports à leur égard.

Le Plan de travail sur les normes nationales (PTNN) contient une liste de toutes les tâches d'inspection liées à la protection des végétaux et à la biosécurité, qui sont divisées en trois catégories. Le PTNN indique le nombre attendu d'activités d'inspection devant être réalisées pour certaines tâches alors que pour d'autres tâches, ce sont les superviseurs d'inspection qui décident des activités d'inspection à réaliser en fonction de la demande historique, des changements anticipés et des tendances.

À la Direction générale des opérations, les coordonnateurs des opérations et les agents de planification, de suivi et d'établissement de rapports des centres opérationnels donnent des conseils et des directives sur les priorités en matière de planification. Ils fournissent également aux inspecteurs des précisions sur la planification des activités et communiquent avec les Opérations au début du processus de planification afin d'examiner les changements qui pourraient être apportés aux exigences pour l'année à venir. En plus d'assurer la communication et la mise en oeuvre efficaces du processus de planification, ils examinent les données de l'année précédente en début de processus et valident les chiffres proposés que les agents des Opérations doivent enregistrer dans le SGRR.

Récents rapports de vérification et d'évaluation

En 2008, le Bureau du vérificateur général (BVG) a effectué une vérification portant principalement sur les activités de l'Agence en matière de gestion des risques d'introduction ou d'établissement au Canada de végétaux exotiques envahissants, de ravageurs et de maladies. La principale conclusion tirée par le BVG était que l'ACIA ne disposait pas d'une approche efficace de gestion intégrée des risques associés aux importations de végétaux et de produits végétaux. En réponse au Rapport du Comité permanent des comptes publics : « Chapitre 4. Les ressources végétales du Canada : la gestion des risques - Agence canadienne d'inspection des aliments », du Rapport de décembre 2008 de la vérificatrice générale du Canada, le gouvernement a chargé l'Agence d'élaborer un plan d'action détaillé à l'égard des recommandations du BVG.

En novembre 2008, la Direction de l'évaluation de l'ACIA a complété une évaluation formative du Programme des espèces exotiques envahissantes. L'évaluation, qui portait sur une période de quatre ans (2004-2005 à 2008-2009), a souligné le manque global de gestion intégrée du programme et ce, de l'établissement des priorités ministérielles à la réaffectation des ressources à l'échelle opérationnelle et au suivi du rendement.

Cette vérification a été approuvée au titre du Plan 2009-2012 de vérification pluriannuel axé sur les risques de la Direction de la vérification interne (DVI). En raison notamment des travaux d'évaluation effectués par le BVG et l'ACIA, la vérification de la protection des végétaux faisant initialement parti du plan de vérification 2007-2008 de l'ACIA a été reportée à 2009-2010. Les travaux du BVG et de la Direction de l'évaluation de l'ACIA ont aidé la DVI à resserrer la portée de la présente vérification.

2.2 Objectif

La vérification vise à fournir l'assurance que des contrôles ont été élaborés et mis en oeuvre pour s'assurer que les activités opérationnelles de l'Agence cadrent avec les priorités en matière de protection des végétaux et de biosécurité. L'objectif initial de la vérification était d'évaluer le cadre global de contrôle de la gestion des programmes. L'objectif a été modifié au cours de l'étape de planification de manière à ce que la vérification porte davantage sur les domaines à risque élevé et sur l'harmonisation des activités opérationnelles aux priorités de programme.

2.3 Portée

La vérification porte notamment sur les activités et les processus courants du cadre de gestion des programmes de protection et de biosécurité des végétaux. Ces activités et ces processus, qui touchent trois programmes (commerce intérieur, importations et exportations), relèvent de trois directions générales, soit celle des Sciences, des Opérations et des Politiques et Programmes. La présente vérification porte sur les politiques, les systèmes et les activités de l'exercice 2009-2010, incluant les récents changements ou les nouveaux systèmes.

2.4 Méthodologie et approche

Les critères et les sous-critères détaillés de vérification (voir Annexe A) ont été établis de manière à servir de normes d'évaluation, à clarifier les objectifs de la vérification et à constituer le fondement du plan de travail et de la réalisation de vérification elle-même. Pour chaque critère, des relations ont été établies avec la gouvernance, les mesures internes de contrôle et la gestion du risque, ou avec une combinaison des trois. Les critères de vérification sont les suivants :

Gouvernance

• Le secteur d'activité des végétaux (SAV) dispose de plans et d'objectifs opérationnels visant l'atteinte des priorités énoncées.
• Le SAV surveille le rendement réel par rapport aux résultats attendus et ajuste le tir au besoin.

Mesures de contrôle

• Le SAV dispose de processus et de pratiques permettant d'assurer une mise en oeuvre appropriée des changements apportés aux priorités, aux plans opérationnels et aux activités.
• Les activités opérationnelles du SAV ne sont pas entièrement harmonisées aux plans opérationnels et aux priorités énoncées.

Gestion du risque

• Le SAV établit ses priorités, planifie ses opérations et affecte ses ressources en fonction des renseignements sur les risques.
• Les mesures de contrôle mises en place par le SAV pour gérer les risques sont évaluées et les cadres supérieurs interviennent officiellement en cas de risque.

Notre approche de vérification comprend l'identification et la collecte de documents et de données, l'analyse des données, l'évaluation et l'interprétation des documents et des données, l'enregistrement d'observations et la formulation de conclusions fondées sur les observations par rapport aux attentes énoncées. Notre méthodologie comprend l'examen de documents, l'observation de processus et de procédures, l'interrogation d'employés et l'analyse de données. Nous avons également effectué des visites pour vérifier les processus de planification, de surveillance et de production de rapports dans tous les bureaux des centres opérationnels et des huit bureaux de districts/sous-districts du Canada.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

La présente section contient des renseignements détaillés sur les constatations découlant de la vérification de la protection des végétaux et de la biosécurité à l'ACIA. Les constatations se fondent sur les preuves recueillies et les analyses effectuées durant la phase initiale de planification et d'analyse du risque de la vérification et la vérification détaillée elle-même.

3.2 Gouvernance

Constatation 1.0 : Les plans opérationnels ne cadrent pas toujours avec les lignes directrices et les normes nationales

On s'attend à ce que le SAV dispose de plans opérationnels et d'objectifs visant l'atteinte des priorités énoncées et à ce que ces plans et ces objectifs soient documentés, communiqués efficacement et examinés au moins une fois par année.

La planification du nombre d'activités d'inspection n'est pas effectuée de manière uniforme dans tous les districts. Dans certains cas, les activités d'inspection des districts/sous districts se déroulent comme prévu selon les lignes directrices et les normes nationales, mais il arrive que la planification de la mise en oeuvre se fonde sur la disponibilité des ressources et le niveau anticipé d'achèvement des tâches. Par conséquent, les objectifs de rendement inscrit dans les plans de travail ne témoignent pas uniformément du niveau d'activités d'inspection nécessaires au respect des normes nationales. Un certain nombre de facteurs contribue à cet écart :

• Les définitions et la fréquence des tâches comportent des lacunes; certaines définitions de tâches ne sont pas conformes au document sur les priorités en matière de protection des végétaux.
• Le PTNN ne contient pas de lignes directrices sur les exigences en matière de ressources ou la disponibilité de ces dernières en vue de l'atteinte des objectifs recommandés.
• Les plans de travail nationaux ne sont pas tous communiqués en temps opportun à l'échelon des inspecteurs de districts.
• Il n'y a pas de norme temporelle nationale pour certaines tâches précises.
• Les codes des tâches ont été changés et leur nombre a été accru d'une année à l'autre.
• Les exigences en matière de ressources et la demande associée à la charge de travail ne sont pas liées au processus budgétaire.
• Les budgets sont reçus au mois de juin, ce qui fait en sorte qu'il est difficile de planifier les activités de manière appropriée au mois de janvier et de février, soit au moment de préparer les plans de travail opérationnels.

Il y a toujours des lacunes même si ces difficultés en matière de planification ont fait l'objet de discussions à l'échelle nationale.

Le processus de planification des travaux 2010-2011 exigeait une analyse, des négociations et une mise à jour des prévisions en collaboration avec la Direction générale des politiques et des programmes fondée sur les chiffres figurant dans les plans de travail finaux des centres opérationnels. Cette étape du processus d'achèvement des plans de travail des centres opérationnels n'a pas été effectuée comme prévu, ce qui a fait en sorte que les plans de travail opérationnels ne sont pas conformes aux normes nationales et aux plans de travail nationaux.

Lorsque les normes et les lignes directrices des programmes comportent des lacunes ou des renseignements erronés, le niveau d'activité prévu risque de ne pas être conforme aux normes nationales, ce qui peut faire en sorte que la planification des tâches et la mise en oeuvre des programmes ne sont pas uniformes d'un centre opérationnel à l'autre, d'une région à l'autre ou d'un district à l'autre.

Recommandation 1.0:

Recommandation 1.1:

Constatation 2.0 : Renseignements limités sur le rendement

On s'attend à ce que le SAV surveille le rendement par rapport aux résultats prévus et ajuste le tir au besoin. Les responsabilités en matière de surveillance et de mises à jour des mesures du rendement doivent être claires et les résultats de la mesure du rendement doivent être documentés, communiqués aux responsables concernés et pris en compte au moment de prendre des décisions. On s'attend à ce que le SAV surveille la mise en oeuvre des plans de travail opérationnels et déploie les mesures appropriées dans les domaines comportant d'importantes lacunes ou dans les domaines identifiés comme nécessitant des améliorations.

Il n'y a aucun processus officiel de production de rapports sur le rendement permettant de produire des rapports sur l'ensemble des progrès réalisés par rapport aux objectifs nationaux. La responsabilité de la préparation de tels rapports n'a pas été assignée. Il n'y a pas d'évaluation et de production de rapports systématiques sur les réalisations de l'ensemble du programme.

Les données sont enregistrées dans le SGRR dans les régions. Le système peut générer des rapports sur les tâches à l'échelle des centres opérationnels, des régions, des districts et des sous districts. Ces renseignements sont surtout utiles aux inspecteurs, aux superviseurs d'inspection et aux gestionnaires d'inspection. Les gestionnaires et les superviseurs d'inspection examinent ces rapports pour déterminer s'ils sont en voie d'atteindre les niveaux d'inspection prévus.

Des rapports trimestriels ou semestriels sur les écarts relatifs au rendement en matière d'inspection sont produits dans les centres opérationnels et dans les districts en collaboration avec les bureaux des centres opérationnels. La distribution des rapports sur les écarts est limitée et la portée de l'analyse des tâches est étroite; les rapports portent habituellement principalement sur quelques écarts importants (quatre normalement, selon le centre opérationnel).

Certaines faiblesses ont été cernées à l'égard de la fiabilité des données SGRR, notamment en ce qui concerne la façon dont les inspecteurs affectent les activités aux tâches. Les mesures de vérification et de contrôle de la validité des données et de l'authentification des rapports sur les écarts sont limitées.

La fréquence, la forme et le contenu des rapports varient d'un centre opérationnel à l'autre et les rapports sommaires ne sont pas comparables entre les régions et les centres opérationnels. Le regroupement des données dans les rapports SGRR à l'échelle des centres opérationnels et à l'échelle nationale comprend le regroupement de nombreuses activités de suivi, ce qui fait en sorte qu'il est difficile de déterminer, en examinant les rapports, les activités précises d'inspection qui contribuent aux écarts cernés. Les données et les rapports sur le rendement divergents ou incomplets ne fournissent pas aux cadres supérieurs assez de renseignements pour appuyer les prises de décisions, notamment en ce qui concerne la réaffectation des ressources en vue de la réalisation des priorités émergentes. L'information sur le rendement qui ne fournit pas de renseignements sur les progrès réalisés vers l'atteinte des objectifs et des priorités ne permet pas aux cadres supérieurs d'examiner les répercussions sur l'ensemble des priorités et des objectifs.

Recommandation 2.0:

3.3 Processus de contrôle

Constatation 3.0 : Les répercussions sur les ressources découlant des changements apportés aux programmes ne sont pas systématiquement examinées.

On s'attend à ce que les cadres supérieurs disposent de pratiques et de processus appropriés pour assurer la mise en oeuvre efficace des changements apportés aux priorités, aux plans opérationnels et aux activités. Ces processus devraient aider les Opérations à mettre en oeuvre les plans de travail opérationnels, incluant les décisions liées à la planification annuelle, et à répondre aux urgences ou aux questions émergentes à mesure qu'elles surviennent.

Les changements apportés aux priorités au cours de l'année sont gérés à l'échelle des districts. Lorsqu'un nouveau problème associé à un phytoravageur survient, les employés de district tentent de composer avec les priorités changeantes en affectant les ressources nécessaires aux urgences et en continuant de fournir les services prioritaires (p. ex. certification des exportations). Au besoin, le calendrier des activités discrétionnaires est modifié et les activités obligatoires sont effectuées à une date ultérieure si possible.

Les changements apportés aux activités opérationnelles peuvent également avoir une incidence sur les besoins des laboratoires en matière de ressources, comme l'augmentation des ressources nécessaires au traitement des échantillons, la modification de la disponibilité des ressources et les coûts de mise en oeuvre des nouvelles procédures d'analyse ou des procédures d'analyse modifiées.

Lorsque les priorités de programme changent, les répercussions sur la mise en oeuvre des autres engagements de programme ne sont pas systématiquement examinées. Les ressources en matière d'inspection ne sont pas liées aux activités de programme prévues et les changements apportés aux priorités et aux activités de programme ne prennent pas en compte les changements en matière de ressources. Ceci pourrait mener à une réduction progressive de certaines activités d'inspection, à la prise de raccourcis procéduraux au moment de réaliser certains types d'activités d'inspection ainsi qu'à une réduction des activités discrétionnaires d'inspection.

Le risque continu et les répercussions associés au fait de ne pas ajuster systématiquement les niveaux de ressources en réponse aux priorités émergentes risque de faire en sorte que le nombre d'activités d'inspection complétées ne soit pas conforme aux politiques, aux normes et aux lignes directrices techniques nationales.

Recommandation 3.0:

3.4 Gestion du risque

Constatation 4.0 : L'approche d'affectation des ressources comporte des lacunes

On s'attend à ce que les cadres supérieurs du SAV intègrent la gestion du risque aux cadres d'élaboration, de mise en oeuvre et de reddition de comptes des programmes et gèrent les risques qui pourraient empêcher le SAV d'atteindre ses objectifs. On s'attend également à ce qu'une approche de prise de décisions axée sur les risques favorise la prise de décision en temps opportun en ce qui concerne l'affectation et la réaffectation des ressources.

La vérification effectuée par le BVG en 2008 portait principalement sur la gestion, par l'ACIA, du risque d'introduction et d'établissement au Canada de végétaux exotiques envahissants, de phytoravageurs et de maladies. Le BVG a conclu que l'ACIA ne disposait pas d'une approche efficace de gestion intégrée des risques associés aux importations de végétaux et de produits végétaux et a recommandé que l'ACIA élabore et mette en oeuvre une approche officielle axée sur les risques en ce qui concerne les enquêtes sur les ravageurs. L'ACIA s'est engagée à renforcer l'utilisation des outils et des processus de soutien à la prise de décisions axées sur les risques, tel qu'énoncé dans le plan d'action préparé en réponse au rapport intitulé Évaluation du Programme des espèces exotiques envahissantes (2008).

Le SAV achève actuellement la préparation d'un plan d'action stratégique (PAS) en vue de cerner les problèmes et les priorités de programme qui nécessitent le déploiement de mesures de suivi. Dans son PAS, le SAV s'engage à adopter un processus de planification axée sur le risque (Modèle d'établissement des priorités et d'allocation des ressources - MEPAR). En version provisoire, le MEPAR vise à fournir un cadre d'affectation des ressources des programmes de protection des végétaux. Les directions générales des Opérations, des Sciences et des Politiques et Programmes se partagent la responsabilité de l'initiative du PAS.

Le SAV a élaboré une évaluation axée sur les risques ainsi que des outils de gestion visant à appuyer les processus de conception et de mise en oeuvre des programmes. Ces outils comprennent notamment :

• Un processus permettant d'élaborer un document de gestion du risque en vue d'appuyer la prise de décisions axées sur les risques à l'égard des questions relatives aux importations de végétaux et de produits végétaux qui peuvent avoir une incidence sur les parties intéressées.
• Un processus d'affectation des ressources aux nouveaux programmes de protection des végétaux qui comprend un processus d'établissement des priorités et de cotation des risques.
• L'Unité de l'évaluation des risques phytosanitaires de la Direction générale des sciences effectue des évaluations des risques associés aux ravageurs afin de fournir une analyse scientifique axée sur les risques à l'appui des mesures déployées pour atténuer les répercussions économiques et environnementales potentielles des phytoravageurs au Canada.

Le SAV a réalisé des progrès au niveau stratégique, mais les outils de soutien à la prise de décisions axées sur les risques ne sont pas disponibles à l'échelle régionale, soit là où les décisions concernant l'affectation et la réaffectation des ressources sont prises.

Recommandation 4.0:

Annexe A : Critères détaillés de la vérification

Governance

1. Le SAV a élaboré des plans opérationnels et des objectifs visant à atteindre les priorités énoncées.

• Des plans opérationnels et des objectifs ont été préparés à l'égard de toutes les principales activités; ces plans et ces objectifs sont documentés et liés aux priorités en matière de protection des végétaux et de biosécurité.
• Les plans opérationnels et les objectifs sont communiqués efficacement aux parties intéressées appropriées.
• Les plans opérationnels et les objectifs sont examinés au moins une fois par année.

2. Le SAV surveille le rendement réel par rapport aux résultats prévus et ajuste le tir au besoin.

• Les responsabilités en matière de surveillance et de mise à jour des mesures du rendement sont claires et communiquées.
• Les résultats de la mesure du rendement sont documentés, communiqués aux responsables appropriés (selon les exigences établies de reddition de comptes) et sont pris en compte au moment de prendre des décisions.

Processus de contrôle

3. Le SAV dispose de processus et de pratiques permettant d'assurer la mise en oeuvre efficace des changements apportés aux priorités, aux plans opérationnels et aux activités.

• Des systèmes et des pratiques normalisés de mise en oeuvre des changements apportés aux priorités, aux plans opérationnels et aux activités liés à la protection des végétaux et à la biosécurité sont définis, communiqués et mis en oeuvre. En outre, des outils et des lignes directrices liés au changement et à la réaction au changement sont mis à la disposition des gestionnaires et des employés.

4. Les activités opérationnelles du SAV sont entièrement conformes aux plans opérationnels et aux priorités énoncées.

• Les activités opérationnelles prévues sont communiquées efficacement à toutes les parties intéressées.
• Les activités opérationnelles sont documentées et conformes aux plans opérationnels et aux priorités en matière de protection des végétaux et de biosécurité.
• Les réalisations par rapport aux activités opérationnelles prévues font l'objet d'une surveillance et de la production appropriée et en temps opportun de rapports fiables. Les écarts sont cernés et expliqués.

Gestion du risque

5. Le SAV établit ses priorités, planifie ses opérations et affecte ses ressources en fonction des renseignements sur les risques.

• Des outils de planification axée sur les risques sont disponibles et sont utilisés de manière uniforme dans le cadre des processus de planification stratégique et opérationnelle.

6. Les mesures de contrôle de la gestion du risque du SAV sont évaluées et les cadres supérieurs interviennent officiellement lorsque des risques sont cernés.

• Des lignes directrices et des processus officiels sont disponibles et sont utilisés pour faciliter l'identification et l'évaluation des mesures de contrôle de la gestion des risques cernés.

REMARQUE : À des fins de clarté et d'évitement des redondances, les constatations et les recommandations du critère 1 et du critère 4 du présent rapport ont été consolidées. Cette approche ne compromet nullement de notre capacité de tirer des conclusions à l'égard de ces deux critères, individuellement ou dans l'ensemble.