Vérification du protocole d’entente (PE) entre l’ACIA et l’ASFC

La période visée par la vérification va de janvier 2005 (date à laquelle le PE a été signé) à aujourd’hui.

Mai 2010

Table des matières

• 1.0 Synopsis
  • 1.1 Introduction
  • 1.2 Conclusions et recommandations
  • 1.3 Énoncé d’assurance
  • 1.4 Opinion du vérificateur
• 2.0 À propos de la vérification
  • 2.1 Contexte
  • 2.2 Objectif
  • 2.3 Portée
  • 2.4 Méthodologie
• 3.0 Conclusions et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Gouvernance
  • 3.3 Contrôle
  • 3.4 Gestion des risques
• 4.0 Annexe A
  • 4.1 Critères de vérification
• 5.0 Annexe B : Réponse des gestionnaires et plan d’action

1.0 Synopsis

1.1 Introduction

Le 12 décembre 2003, par décret, l’ASFC s’est vue attribuer le contrôle et la supervision de certains secteurs de l’administration publique au sein de la Direction générale des opérations de l’ACIA, qui fournit des services d’inspection initiale des passagers et des importations dans les aéroports et les autres points frontaliers du Canada autres que les centres de service à l’importation (CSI). Le décret a assigné la responsabilité de l’inspection initiale des biens commerciaux importés à l’ASFC ou à l’ACIA, selon les circonstances de la transaction. Les deux organismes ont également conclu un PE. Bien que ce PE ne soit pas un document contractuel et qu’il n’entraîne aucune obligation légale (c.-à-d. qu’il n’a pas force exécutoire), il officialise les rôles et les responsabilités des organismes signataires et établit la base d’un accord de coopération.

À l’ACIA, la responsabilité de l’administration du PE et de l’exécution des activités de l’organisme relève de la Direction générale des opérations, plus précisément de la Division du contrôle des importations (DCI).

Objectif de la vérification

L’objectif de la vérification était de fournir une garantie raisonnable que l’ACIA se conformait aux modalités du PE qu’elle a conclu avec l’ASFC. La vérification a permis d’évaluer les mesures de contrôle de la gestion, pour assurer la conformité, de même que la gouvernance, les rôles, les responsabilités et l’administration afin de soutenir les activités de contrôle des importations de l’ACIA visées par le PE.

Portée de la vérification

La portée de la vérification était nationale et comprenait les activités de l’ACIA visées par le PE ainsi que les pratiques de gestion pour l’administration du PE et l’exécution des activités de contrôle des importations afférentes, comme convenu dans le PE. La vérification a permis d’examiner seulement les activités et les processus de l’ACIA et non ceux de l’ASFC. De plus, la portée de la vérification était restreinte aux activités et aux mesures de contrôle dont l’ACIA est responsable et qui sont liées au contrôle des importations entre le moment où un importateur ou un courtier fait une demande jusqu’à la prise de décision relative au dédouanement des biens ou des produits. Les activités et les mesures de contrôle qui ont lieu dans le pays d’origine ainsi que celles effectuées après le dédouanement de l’ASFC ont été exclues de la vérification. La période visée par la vérification va de janvier 2005 (date à laquelle le PE a été signé) à aujourd’hui.

La vérification s’est déroulée entre novembre 2008 et mars 2009.

1.2 Conclusions et recommandations

Gouvernance

Conclusion 1.0 : Surveillance et exécution du PE

Des mécanismes liés à la surveillance et l’exécution du PE sont en place à l’ACIA, tant à l’Administration centrale que dans les centres opérationnels. Les structures organisationnelles au sein de l’ACIA définissent clairement les rôles et les responsabilités de chacun ainsi que les liens appropriés entre l’ASFC et l’ACIA, et ce, à tous les niveaux.

Conclusion 2.0 : Communication

Des voies de communication officielles ont été établies entre les deux organismes, à tous les niveaux (local, régional et national), pour les communications opérationnelles, la définition des problèmes, la résolution des conflits et les interventions d’urgence. Les mécanismes de résolution de conflits semblent encore devoir être améliorés, bien qu’on se soit penché sur la question récemment.

Conclusion 3.0 : Échange d’information

Il existe un nombre suffisant de mécanismes appropriés pour échanger de l’information sur les transactions et pour mettre à jour l’information sur les besoins et les systèmes, s’il y a lieu. Cependant, exception faite des transactions (c.-à-d. pour l’information stratégique et opérationnelle), l’échange d’information n’est peut-être pas suffisant pour faciliter la surveillance et la prise de décisions à l’ACIA.

Conclusion 4.0 : Transfert des ressources

Les ressources sujettes à un transfert, comme l’indique l’Annexe A du PE, ont bel et bien été transférées à l’ASFC.

Recommandations - Gouvernance :

1. Le directeur exécutif, Stratégie opérationnelle et Exécution des programmes (SOEP), conjointement avec le directeur, DCI, doit collaborer avec l’ASFC afin d’améliorer les pratiques d’échange d’information et renforcer les exigences en matière de reddition de comptes de l’ASFC sur les activités d’inspection, de vérification de la conformité et d’application de la loi effectuées au nom de l’ACIA.

Contrôle

Conclusion 5.0 : Planification et mise en pratique communes des mesures d’urgence

Les plans de préparation aux situations d'urgence ne sont pas élaborés ni mis en pratique conjointement par l’ACIA et l’ASFC. Des mécanismes de communication sont plutôt utilisés pour assurer la coopération entre les deux agences en cas d’urgence.

Conclusion 6.0 : Formation du personnel des CSI

L’ACIA a établi un nombre suffisant de processus efficaces pour la formation du personnel des CSI.

Conclusion 7.0 : Formation des agents des services frontaliers de l’ASFC

Bien que l’ACIA ait établi des processus pour contribuer à la formation du personnel de l’ASFC, elle n’a pas été officiellement embauchée par l’ASFC pour déterminer la formation à offrir aux nouveaux employés, les programmes de mise à jour et la formation spécialisée.

Recommandations - Contrôle interne :

2. L’ACIA doit parachever ses plans de poursuite des activités et ses autres plans de préparation aux situations d'urgence et faire appel à l’ASFC, au besoin, pour qu’elle participe aux aspects des plans qui pourraient la concerner.

3. Le directeur exécutif, SOEP, de concert avec le directeur, DCI, doit établir un protocole avec l’ASFC sur la contribution de l’ACIA à la formation courante et aux programmes de mise à jour pour les agents des services frontaliers de l’ASFC.

Gestion des risques

Conclusion 8 : Surveillance, examen et analyse des décisions prises par le personnel des CSI et les agents des services frontaliers

Aucun mécanisme ou aucune pratique n’est officiellement en place pour la surveillance, l’examen et l’analyse périodiques des décisions prises par le personnel des CSI et les agents des services frontaliers.

Conclusion 9 : Pratiques en matière de gestion des risques

L’ACIA a mis en place un nombre suffisant de pratiques appropriées de gestion des risques afin de déterminer, d’évaluer et d’éliminer les risques liés aux produits réglementés par l’ACIA, notamment des mécanismes pour transmettre l’information au sujet des risques à l’interne et à l’ASFC.

1.3 Énoncé d’assurance

En tant que dirigeant de la vérification, selon mon avis professionnel, des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été mis en oeuvre et des éléments probants ont été recueillis pour étayer l’exactitude de l’opinion contenue dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison des conditions, telles qu’elles étaient à ce moment-là, par rapport aux critères de vérification prédéterminés. L’opinion ne porte que sur les entités examinées et comprises dans la portée décrite dans le présent document.

1.4 Opinion du vérificateur

Selon moi, les faiblesses des processus de contrôle des importations de l’Agence visés par le PE conclu avec l’ASFC sont moyennes, mais elles doivent être signalées aux gestionnaires.

Peter Everson
Dirigeant de la vérification, ACIA

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

L’ACIA est chargée de réglementer les importations d’aliments, de végétaux et de produits animaux. Elle réglemente également l’importation de produits végétaux, comme les produits forestiers, le bois et les matériaux d’emballage en bois, les céréales et les cultures de plein champ, les produits horticoles, les insectes, les plantes transgéniques, les pommes de terre et les semences. Le Programme de la santé des animaux est axé sur l'importation d'animaux vivants, de produits et de sous-produits animaux, de sperme et d'embryons.

Le 12 décembre 2003, par décret, l’ASFC s’est vue attribuée le contrôle et la supervision de certains secteurs de l’administration publique au sein la Direction générale des opérations de l’ACIA, qui fournit des services d’inspection initiale des passagers et des importations dans les aéroports et les autres points frontaliers du Canada autres que les CSI. Le décret a assigné la responsabilité pour l’inspection initiale des biens commerciaux importés à l’ASFC ou à l’ACIA, selon les circonstances de la transaction.

De plus, un PE a été conclu entre les deux organismes. Bien que le PE ne soit pas un document contractuel et qu’il n’entraîne pas d’obligations légales (c.-à-d. qu’il n’a pas force exécutoire), il officialise les rôles et les responsabilités des organismes signataires et établit la base d’un accord de coopération. À l’ACIA, la responsabilité de l’administration du PE et de l’exécution des activités de l’organisme relève de la Direction générale des opérations, plus précisément de la DCI.

2.2 Objectif

L’objectif de la vérification était de fournir une garantie raisonnable que l’ACIA était conforme aux modalités du PE qu’elle a conclu avec l’ASFC. La vérification a permis d’évaluer les mesures de contrôle de la gestion pour assurer la conformité, ainsi que la gouvernance, les rôles, les responsabilités et l’administration afin de soutenir les activités de contrôle des importations de l’ACIA visées par le PE.

2.3 Portée

La portée de la vérification était nationale et comprenait les activités de l’ACIA visées par le PE ainsi que les pratiques de gestion pour l’administration du protocole et l’exécution des activités de contrôle des importations afférentes, comme convenu dans le PE. Pour assurer une couverture complète, toutes les sections du PE ont été incluses dans la vérification. La vérification a permis d’examiner seulement les activités et les processus de l’ACIA et non ceux de l’ASFC, étant donné que cette dernière a effectué une vérification interne distincte du PE afin d’examiner ses activités et ses processus afférents, parallèlement à la vérification effectuée par l’ACIA.

De plus, la portée de la vérification était restreinte aux activités et aux mesures de contrôle dont l’ACIA est responsable et qui sont liées au contrôle des importations entre le moment où un importateur ou un courtier fait une demande jusqu’à la prise de décision relative au dédouanement des biens ou des produits. Les activités et les mesures de contrôle qui ont lieu dans le pays d’origine ont été exclues de la vérification. De même, les activités effectuées après le dédouanement de l’ASFC n’ont pas été prises en considération, étant donné qu’elles ont été examinées au cours de la vérification du contrôle des importations récemment réalisée par la Direction de la vérification interne de l’ACIA.

La période visée par la vérification va de janvier 2005 (date à laquelle le PE a été signé) à aujourd’hui.

2.4 Méthodologie

Toutes les parties du PE ont été incluses dans la portée de la vérification, et l’Annexe A contient les critères de vérification. Ces derniers reposaient principalement sur les exigences énoncées dans le PE et ses annexes ainsi que sur la gestion par l’ACIA du PE et ses annexes dans son ensemble. Les critères de vérification portaient sur les sept domaines suivants :

• Rôles et responsabilités
• Communications
• Conformité, application de la loi et gestion des risques
• Planification des mesures d’urgence
• Formation
• Échange d’information
• Administration du PE

La vérification s’est déroulée de novembre 2008 à mars 2009. Afin d’assurer une couverture représentative et adéquate de la vérification, le travail effectué sur place comprenait des entrevues avec le personnel de l’ACIA oeuvrant dans différents domaines de spécialisation de l’organisme et à différents niveaux, une visite de la région de Toronto (reconnue comme étant à risque élevé), des examens des processus et des installations du CSI - Centre à Toronto et un examen des documents recueillis au cours du travail sur place dans le cadre du programme de vérification.

3.0 Conclusions et recommandations

3.1 Introduction

La présente section contient les détails sur les conclusions tirées de la vérification du PE conclu entre l’ACIA et l’ASFC. Ces conclusions sont fondées sur les preuves et l’analyse de l’exécution de notre vérification détaillée.

En plus des conclusions présentées dans les pages qui suivent, les observations supplémentaires de situations non systémiques, peu importantes et à faible risque ont été transmises aux gestionnaires pour qu’ils en prennent connaissance.

3.2 Gouvernance

Conclusion 1.0 : Surveillance et exécution du PE

Une définition claire des rôles et des responsabilités, appuyée par une structure organisationnelle habilitante, est nécessaire pour favoriser une surveillance efficiente et efficace du PE et des activités connexes, surtout si elles sont décentralisées dans les régions.

La vérification a permis de déterminer que les rôles et les responsabilités étaient clairement établis et compris, ce qui favorise une surveillance efficace à l’Administration centrale et l’efficacité du fonctionnement des centres opérationnels. Dans la pratique, la gouvernance est associée à une structure organisationnelle claire et bien comprise, ce qui se traduit par des responsabilités bien définies à tous les niveaux. Les descriptions de travail du personnel clé, comme les coordonnateurs des services d’importation pour le centre opérationnel, confirment ces rôles et responsabilités détaillés. Il existe à l’ACIA des comités de surveillance. Des forums inter-agences sont également organisés et des points de contact servent régulièrement à définir les problèmes, à en discuter et à les résoudre. Dans certains cas, comme au cours des réunions entre les directeurs exécutifs et les directeurs généraux, les forums deviennent plus officiels en raison de la préparation prévue de cadres de référence.

Il existe plusieurs structures à l’ACIA pour favoriser la surveillance des activités. Le Comité de coordination de l'importation de l'Agence (CCIA) est formé de directeurs provenant de tous les programmes, de la GI-TI, International, Juridique (le cas échéant) et de la Division nationale du contrôle des importations. Les membres du CCIA se réunissent deux fois par année ou plus fréquemment, si des dossiers le justifient. Le Comité est présidé par le directeur de la DCI. Le personnel des centres opérationnels fait appel à ce comité pour discuter et régler des dossiers. De plus, le Groupe de travail des Opérations, un sous-comité du CCIA, se réunit mensuellement, par téléconférence. Le groupe de travail est présidé par le gestionnaire, Division nationale des opérations d’importation, et il comprend tous les coordonnateurs des services d’importation des centres opérationnels qui sont les seuls agents de liaison dans les centres opérationnels en ce qui a trait aux importations. Il existe également des groupes de travail régionaux, qui surveillent les activités visées par le PE.

De plus, un système de comités inter-agences a été établi, et des réunions bilatérales ont lieu régulièrement pour favoriser la surveillance des activités. Les réunions bilatérales sont tenues à différents niveaux dans la hiérarchie : présidence et vice-présidence (aussi connu sous le nom de Comité de la haute direction), directeur général ou directeur exécutif, directeur et personnel des opérations (p. ex. gestionnaire national, région par région).

Ces mécanismes servent à surveiller le PE et à mettre en oeuvre les éléments essentiels de l’accord, notamment l’examen du PE pour s’assurer qu’il est à jour et pour le modifier, au besoin. L’efficacité des processus de surveillance est attribuable à la présence de mesures de contrôle officielles, comme il a été mentionné précédemment. Ces processus de surveillance permettent d’atténuer efficacement les risques liés à une mauvaise harmonisation et au manque de clarté au chapitre des opérations.

Conclusion 2.0 : Communication

Des mécanismes de communication efficaces facilitent la bonne gouvernance. Ces mécanismes permettent de trouver et de communiquer l’information sur les problèmes, les risques et le rendement et de trouver des solutions.

La vérification a révélé que des voies de communication officielles entre les agences ont été établies pour assurer une communication réceptive entre l’ACIA et l’ASFC, à tous les niveaux organisationnels (local, régional et national) et pour tous les types de communication opérationnelle. La structure organisationnelle, les responsabilités établies et les points de contact dont il a été question précédemment à la conclusion 1, permettent d’établir des liens appropriés et efficaces entre les deux agences. L’efficacité des mesures de contrôle officielles est renforcée par la qualité des relations interpersonnelles entre les employés de l’ACIA et leurs collègues à l’ASFC. Le rôle du coordonnateur des services d'importation pour le centre opérationnel, qui fait fonction de principal agent de liaison entre l’ACIA et l’ASFC dans les centres opérationnels et les régions, est également très important dans le domaine des communications.

À l’ACIA, les voies de communication servent aussi à cerner les problèmes et à résoudre les conflits. Ces voies, jumelées à un processus officiel de renvoi aux niveaux supérieurs compris de tous, faciliteront les échanges quotidiens sur les points de désaccord, les questions d’interprétation et les conflits. La chaîne hiérarchique correspond à la structure organisationnelle de la Direction générale des opérations et elle est uniformément appliquée dans l’ensemble de l’ACIA. Dans les centres opérationnels, la responsabilité de la communication relève principalement du coordonnateur des services d'importation pour le centre opérationnel, qui est le principal point de contact de l’ACIA pour l’ASFC et les communications liées au PE.

Bien qu’en général la hiérarchie et les mécanismes de résolution des conflits soient considérés comme efficaces, il y a encore une préoccupation au sujet des incidents : lorsqu’ils ont été déterminés et signalés, ils ne sont pas résolus assez rapidement et comme il se doit. Par conséquent, la DCI a récemment modifié ses processus de surveillance des incidents afin d’augmenter l’efficacité dans ce domaine. Le personnel national participera dorénavant plus activement à la surveillance de la résolution des incidents entre les agences.

Outre les conclusions sur les communications quotidiennes, la vérification a permis de constater que les processus de communication liés aux interventions d’urgence étaient appropriés. Un protocole de communication officiel a été mis en place à l’échelle nationale afin de permettre à l’ACIA et à l’ASFC d’intervenir immédiatement ou que les communications d’urgence soient coordonnées et élaborées conjointement. Ces processus de communication concernent les problèmes qui nécessitent une communication immédiate ou une intervention d’urgence avec les parties réglementées ou la population canadienne. La communication avec les parties réglementées ou la population canadienne dans un centre opérationnel ou une région est de nature différente de la communication à l’échelle nationale : elle tend plutôt à être propre à un problème. Ainsi, ces communications ne respectent pas le même protocole que celles liées aux problèmes qui nécessitent une intervention à l’échelle nationale. Les problèmes sont réglés par l’intermédiaire de la structure opérationnelle, selon la hiérarchie au besoin (c.-à-d. par le coordonnateur des services d'importation pour le centre opérationnel, le directeur régional, le directeur exécutif du centre opérationnel, à l’échelle nationale).

En général, les mesures de contrôle des communications sont jugées efficaces et adéquates, parce que les rôles et les responsabilités sont établis de manière officielle et qu’ils sont bien compris de tous, que les relations interpersonnelles sont bonnes et que la structure organisationnelle est appropriée. Par conséquent, l’ACIA a confirmé que des processus de gouvernance, de résolution des incidents et des conflits ainsi que de surveillance sont en place.

Conclusion 3.0 : Échange d’information

L’échange efficace d’information sur les activités transactionnelles et les questions stratégiques est nécessaire pour favoriser un fonctionnement efficace et interdépendant, et surtout pour s’assurer que les deux agences ont l’information et les lignes directrices nécessaires pour réaliser et soutenir leurs activités. L’ASFC reçoit l’information de l’ACIA, ce qui lui permet de cibler et d’effectuer ses inspections. Cette information est généralement liée aux exigences de programme (p. ex. procédures opérationnelles normalisées, cibles et avis de surveillance). L’ACIA, quant à elle, reçoit l’information de l’ASFC sur les inspections effectuées, ce qui lui permet de faire l’analyse et l’évaluation des risques nécessaires au soutien continu des programmes.

L’échange officiel d’information entre les deux organismes est principalement effectué par l’intermédiaire des systèmes d’information établis, notamment le Système automatisé des importations (SAI). En ce qui a trait aux transactions, les besoins en information de l’ACIA auprès de l’ASFC sont établis selon les exigences de programme et sont détaillés dans les directives de programme et les procédures opérationnelles normalisées de l’ACIA. Les mises à jour des besoins en information touchant des produits précis et des transactions sont effectuées et communiquées régulièrement à l’ASFC grâce au processus officiel, aux voies de communication établies et aux systèmes d’information. La vérification a révélé que ces processus, ces voies et ces systèmes sont adéquats et efficaces pour déterminer et communiquer les besoins en information de l’ASFC et pour acheminer l’information requise par l’ASFC.

L’information obtenue par l’ACIA auprès de l’ASFC n’est pas toujours suffisante pour faciliter la surveillance et la prise de décision par l’ACIA concernant un programme. L’information que l’ACIA requiert de l’ASFC comprend des statistiques sur les décisions relatives au dédouanement de l’ASFC, qui sont nécessaires à l’ACIA pour les programmes, le suivi et les rappels. Ces exigences en matière d’information sont déterminées par l’intermédiaire des exigences sur le transfert des données du SAI établies. À l’heure actuelle, on se demande pourquoi l’ACIA a besoin d’une information plus exhaustive sur les décisions liées au dédouanement que celle fournie par le transfert des données du SAI. Bien que les rapports sur le transfert des données du SAI contiennent des statistiques périodiques sur les produits importés (le SAI ne contient pas toutes les données sur les codes SH), leur utilité est limitée pour l’analyse approfondie des programmes qui porte notamment pour les tendances, les risques ou les répercussions associés aux modifications des programmes. Dans certains cas, on a accordé l’accès aux systèmes de l’ASFC à l’ACIA (p. ex. TITAN pour les inspections des matériaux d’emballage en bois), pour lui permettre de mieux analyser les tendances en matière de non-conformité des exportateurs et les avis d’incident envoyés aux pays exportateurs - qui sont utiles pour apporter des modifications aux programmes, s’il y a lieu. Cependant, ce niveau d’accès à l’information n’est pas présent dans tous les programmes.

L’échange efficace d’information est attribuable aux processus établis, auxquels participent le personnel de la Division nationale du contrôle des importations et la DCI. Les limites des rapports du SAI sont attribuables aux limites du système et à l’utilisation différentielle des codes SH. L’incidence de la condition actuelle de l’échange d’information représente un faible risque pour l’efficacité des programmes.

Conclusion 4.0 : Transfert des ressources

L’Annexe A du PE énumère les ressources qui ont été fournies à l’ASFC, conformément au transfert de responsabilités et des ressources de l’ASFC recensées dans le décret. La vérification a permis de confirmer que les ressources financières comprises dans le transfert ont bel et bien été transférées à l’ASFC. En janvier 2005, une demande de transfert de ressources de l’ACIA à l’ASFC a été faite par les deux agences au secrétaire adjoint, Secteur des stratégies de gestion et de dépenses. La demande portait sur l’ajustement du budget principal des dépenses pour 2005-2006 de chaque agence et la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) 2005-2006 afin de tenir compte des négociations entre les deux agences qui découlaient de l’annonce de la restructuration. La demande contenait des données par exercice à enlever des niveaux de référence du crédit 30 - fonds d'exploitation de l’ACIA et à ajouter au crédit 10 du budget de fonctionnement de l’ASFC :

• Des autorisations totales de 9,93 millions de dollars² pour 2004-2005 ont été transférées par l’intermédiaire du budget supplémentaire des dépenses (B);
• Des autorisations totales de 9,957 millions de dollars de 2005-2006 à 2007-2008 et les exercices futurs ont été demandées aux fins de transfert par l’intermédiaire des MJANR.

Un examen détaillé de l’information sur les MJANR indique que ces montants ont bel et bien été transférés.

Recommandations - Gouvernance :

1. Le directeur exécutif, SOEP, de concert avec le directeur, DCI, doit collaborer avec l’ASFC afin d’améliorer les pratiques d’échange d’information et les exigences en matière de reddition de comptes de l’ASFC sur les activités d’inspection, de vérification de la conformité et d’application de la loi exécutées au nom de l’ACIA.

3.3 Contrôle

Conclusion 5.0 : Planification et mise en pratique communes des mesures d’urgence

Une coordination et une préparation efficaces aux crises et aux situations d’urgence, qui touchent les deux agences, sont essentielles pour l’ACIA et l’ASFC. Afin que ces dernières puissent intervenir de manière coordonnée et avec efficacité et rapidité en cas de crise ou de situation d’urgence, nous nous attendons à ce qu’elles collaborent à l’élaboration et à la mise en pratique des plans de préparation aux situations d’urgence et de poursuite des activités.

La vérification a révélé que l’ACIA n’élabore pas conjointement ses plans de préparation aux situations d’urgence avec l’ASFC. De ce fait, il n’y a aucune mise en pratique commune de ces plans.

Dans l’éventualité d’une situation d’urgence ou d’un incident, on a recours aux mécanismes de communication établis entre les organismes pour signaler le problème et le régler. La vérification a permis de prouver que l’on a toujours eu recours à ces mécanismes de communication inter-agences pour intervenir dans des situations d’urgence, notamment lors de la découverte de mélamine dans des produits provenant de la Chine en 2008 et de l’épidémie de grippe aviaire en 2007. L’ACIA a également participé à une planification plus générale ainsi qu’à des activités de gestion des situations d’urgence, comme des exercices de simulation gérés par le gouvernement fédéral (Sécurité publique/Défense nationale) auxquels ont participé plusieurs ministères et organismes ainsi que le groupe de travail interministériel des DG sur la gestion de la frontière (coprésidé par l’ASFC et Sécurité publique Canada).

Au moment de la vérification, les modèles de plan de poursuite des activités de l’ACIA étaient en cours d’élaboration. Par conséquent, on n’a pas pu évaluer dans quelle mesure l’ASFC participe à l’élaboration de ces plans. Le SAI, un système d’information qui facilite la communication et l’échange d’information entre l’ACIA, l’ASFC, les importateurs et les courtiers, est un système essentiel à la mission. Des pratiques ont été établies pour communiquer avec les importateurs, les courtiers et l’ASFC si le SAI ne fonctionne pas. Les personnes interrogées ont indiqué que ce processus est consigné et que des accords sur les niveaux de services communs ont été conclus entre l’ACIA, l’ASFC, les importateurs et les courtiers. Cependant, ces accords n’ont pas été fournis et n’ont pas pu être évalués dans le cadre de la vérification.

L’absence de planification et d’une mise en pratique communes des mesures d’urgence est attribuable au fait que l’ACIA et l’ASFC comptent sur les mécanismes de communication inter-agences pour assurer une coordination et une collaboration, s’il y a lieu. Cette absence de planification lacune peut se traduire par une perte d’efficacité et d’efficience et des interventions mal coordonnées en cas d’urgence.

Conclusion 6.0 : Formation du personnel des CSI

Une formation suffisante et appropriée est une mesure de contrôle interne primordiale pour s’assurer que le personnel possède les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour atteindre les objectifs de programme. Par conséquent, nous nous attendons à ce que l’ACIA ait un nombre suffisant de pratiques appropriées pour la formation du personnel des CSI.

La vérification a révélé que l’ACIA avait un nombre suffisant de pratiques adéquates pour la formation du personnel des CSI. Les nouveaux employés des CSI reçoivent une formation de plusieurs semaines sur les obligations législatives, réglementaires et d’application de la loi de l’ACIA ainsi que sur les procédures et les protocoles des CSI. La vérification a permis de confirmer que le manuel de formation des CSI couvrait tous les secteurs de programme et qu’il était à jour en ce qui concerne les politiques et procédures de l’ACIA. Après la formation en salle de classe, les nouveaux employés observent un employé expérimenté du CSI pour une certaine période de temps (qui peut varier). Par la suite, des besoins en formation ponctuelle peuvent être déterminés régulièrement par le superviseur du CSI. Un programme de mise à jour n’est pas considéré comme essentiel par les responsables des CSI, étant donné que l’information sur les programmes (nouvelle ou modifiée) est régulièrement communiquée au personnel des CSI (par courriel ou des mises à jour dans le SAI). Par conséquent, on s’attend à ce que le personnel des CSI connaisse les dernières exigences en matière d’importation et d’inspection.

Les pratiques qui sont établies pour la formation des employés des CSI confirment que ces derniers détiennent les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour assumer leurs responsabilités.

Conclusion 7.0 : Formation des agents des services frontaliers de l’ASFC

Une formation suffisante et appropriée est une mesure de contrôle interne primordiale pour s’assurer que le personnel possède les connaissances, les compétences et les outils nécessaires pour atteindre les objectifs de programme. Étant donné que le PE prévoit que l’ACIA doit donner de la formation, nous nous attendons à ce que l’ACIA ait un nombre suffisant de pratiques appropriées pour la formation des agents des services frontaliers de l’ASFC, qui font un travail lié aux programmes de l’ACIA aux points frontaliers.

En raison de la portée de la vérification, nous n’avons pas évalué si la formation, les outils et les ressources à l’ASFC pour les agents des services frontaliers étaient à jour. La vérification a révélé que l’ACIA avait établi des pratiques pour contribuer à la formation, aux outils et aux ressources de l’ASFC. Lorsque le PE a été conclu, l’ACIA avait été embauchée par l’ASFC pour participer à l’élaboration de son programme de formation. Depuis, l’ASFC n’a pas fait appel à l’ACIA pour participer à la formation des nouveaux employés, à l’élaboration de documents du programme de mise à jour ou à la formation propre aux nouvelles initiatives.

Lorsque la législation, les politiques et les directives de l’ACIA sont modifiées, l’ASFC est régulièrement et officiellement informée et elle est chargée de mettre à jour ses procédures opérationnelles normalisées (c.-à-d. avec un examen de l’ACIA) et ses programmes de formation. De plus, la vérification a révélé que l’ACIA offre périodiquement de la formation au personnel de l’ASFC ou fournit des documents supplémentaires pour faciliter l’application des procédures opérationnelles normalisées et les activités d’inspection de l’ASFC, à la suite de questions soulevées par le personnel de l’ACIA (p. ex. les vétérinaires ou les inspecteurs) ou par l’intermédiaire du processus de gestion des incidents de l’ACIA.

Recommandations - Contrôle :

2. L’ACIA doit rédiger ses plans de poursuite des activités et ses autres plans de préparation aux situations d'urgence et faire participer l’ASFC, au besoin, à la rétroaction sur les aspects qui peuvent la concerner.

3. Le directeur exécutif, SOEP, de concert avec le directeur, DCI, doit établir un protocole avec l’ASFC sur la contribution de l’ACIA à la formation courante et aux programmes de mise à jour pour les agents des services frontaliers de l’ASFC.

3.4 Gestion des risques

Conclusion 8.0 : Surveillance, examen et analyse des décisions prises par le personnel des CSI et les agents des services frontaliers

La surveillance, l’examen et l’analyse réguliers des décisions prises par le personnel des CSI de l’ACIA et les agents des services frontaliers de l’ASFC sont des mécanismes importants pour fournir à l’ACIA l’information sur l’exercice des responsabilités, notamment pour assurer la conformité aux lois et aux règlements de l’ACIA. Comme il l’a été souligné dans la conclusion 3.0, cette information permet à l’ACIA de faire une analyse et une évaluation des risques, qui sont nécessaires aux programmes.

La vérification a révélé qu’aucune voie ni aucun mécanisme n’est officiellement établi à l’ACIA pour effectuer une surveillance, un examen et une analyse périodiques des décisions relatives au dédouanement de l’ASFC. De plus, aucun pouvoir à cette fin n’a été précisé dans le PE. Cependant, il existe des pratiques pour faire le suivi des problèmes sur les décisions relatives au dédouanement de l’ASFC qui ont été soulevés ainsi que pour en rendre compte et pour les résoudre. De plus, preuves à l’appui, certains programmes comprennent des données précises de l’ASFC qui expliquent la non-conformité et les avis envoyés aux pays exportateurs pour souligner le problème. Par exemple, la Division des forêts de la Direction générale des politiques et des programmes reçoit, aux quatre mois, des bases de données sur les activités d’inspection des matériaux d’emballage en bois effectuées par l’ASFC dans les quatre ports maritimes. Voici un autre exemple : l’ACIA reçoit, trimestriellement, des rapports statistiques de l’ASFC sur l’application de la Loi sur les sanctions administratives pécuniaires en matière d'agriculture et d'agroalimentaire, qui concerne les interceptions d’aliments, de végétaux et d’animaux effectuées par l’ASFC aux points frontaliers choisis.

En ce qui a trait aux CSI, la vérification a révélé que le personnel des CSI n’effectue aucune surveillance des recommandations liées au dédouanement. Cependant, la conception des processus de travail (au sein des CSI et du processus d’acheminement du travail en général) et l’examen de supervision périodique fournissent les mécanismes nécessaires à la surveillance des recommandations sur le dédouanement et les niveaux de service. La vérification a permis de prouver l’existence d’examens de supervision périodiques et de communication avec le personnel, à la suite du signalement d’erreurs ou de problèmes.

L’incidence de l’état actuel de la surveillance, de l’examen et de l’analyse des décisions prises par le personnel des CSI de l’ACIA et des agents des services frontaliers de l’ASFC représente un faible risque pour l’efficacité des programmes de l’ACIA, étant donné que cette dernière peut ne pas détenir de l’information suffisante et exhaustive pour l’analyse et l’évaluation des risques visant à assurer le soutien continu des programmes.

Conclusion 9.0 : Pratiques en matière de gestion des risques

La gestion efficace des risques est une mesure de contrôle essentielle, qui permet à un organisme de déterminer, d’évaluer et de traiter les risques qui peuvent nuire à l’atteinte des objectifs. Dans le cadre de la vérification, nous nous attendons à ce que l’Agence ait des pratiques de gestion des risques qui lui permettent de déterminer, d’évaluer et de traiter les risques liés à l’importation des produits réglementés par l’ACIA. Nous nous attendons également à ce que l’ACIA ait établi des pratiques pour diffuser l’information sur les risques à l’interne et à l’ASFC aux fins d’intervention.

La vérification a révélé que l’ACIA a bel et bien mis en place des pratiques pour déterminer, évaluer et traiter, de façon continue, les risques liés aux produits réglementés par l’ACIA, notamment les risques associés à l’importation et au déplacement des aliments, des intrants agricoles et des produits agricoles pour les voyageurs et les importateurs commerciaux. Il existe des processus et des outils officiels au sein de l’Agence pour faciliter l’exécution de ces activités, y compris une définition précise des rôles et des responsabilités ainsi que des liens entre la Direction des politiques et des programmes, la Direction générale des sciences et la Direction générale des opérations pour la gestion du risque.

Les résultats de la vérification indiquent qu’il existe des mécanismes pour tenir à jour l’information sur les risques, grâce à une détermination et un examen réguliers des sources d’information à ce sujet. Au fur et à mesure que l’information sur le risque est déterminée ou examinée, les mécanismes en place permettent de communiquer l’information et ses répercussions aux fins d’intervention, à l’ACIA et l’ASFC. Les principaux mécanismes pertinents à la vérification sont les suivants : mises à jour du SAI, acheminement des demandes d’importation par l’intermédiaire du PDE/ACROSS selon le niveau de risque, publication d’avis de surveillance pour transmettre l’information sur les cas ou les situations ainsi que groupes de discussion inter-agences établis.  

Les pratiques établies par l’ACIA pour déterminer, évaluer et traiter les risques associés aux produits qu’elle réglemente, en plus des mécanismes de communication que l’Agence a également établis (à l’interne et avec l’ASFC), font en sorte que les risques potentiels liés à l’importation des produits réglementés par l’ACIA sont gérés. Cependant, les pratiques en matière de gestion des risques doivent être jumelées à une formation, des outils et des ressources suffisants afin de garantir que l’information sur les risques incitera le personnel à prendre les mesures nécessaires s’il y a des risques potentiels.

4.0 Annexe A

4.1 Critères de vérification

Premier domaine : Rôles et responsabilités

1-1 Le pouvoir, les rôles et les responsabilités liés à la surveillance du PE entre l’ACIA et l’ASFC sont établis, mis en oeuvre et communiqués à tous les intervenants.

1-2 Le pouvoir, les rôles et les responsabilités liés aux activités d’inspection des importations de l’ASFC et l’ACIA sont consignés et communiqués de sorte que les décisions et les mesures sont prises par les personnes appropriées.

1-3 Le pouvoir, les rôles et les responsabilités liés à l’application des lois et des règlements sont précisés et comprennent des activités d’évaluation, de consignation, de collecte et d’ajustement.

Deuxième domaine : Communications

2-1 Des voies de communication efficaces sont établies pour transmettre l’information opérationnelle et sur les programmes ainsi que tout autre renseignement entre l’ACIA et l’ASFC de même qu’entre l’ACIA, les courtiers et les importateurs.

Troisième domaine : Conformité, application de la loi et gestion des risques

3-1 Il existe des mécanismes efficaces et efficients pour assurer la conformité de l’ACIA aux lois et aux règlements.

3-2 Il existe des mécanismes efficaces et efficients pour l’application des lois et des règlements.

3-3 Les risques importants rencontrés aux frontières sont cernés et évalués en collaboration par l’ACIA et l’ASFC, pour les aliments, les intrants agricoles et les produits agricoles qui entrent au pays par voie terrestre, aérienne ou maritime.

Quatrième domaine : Planification des mesures d’urgence

4-1 Il existe des mécanismes pour assurer une intervention coordonnée et efficace de la part de l’ACIA et l’ASFC en situation de crise ou d’épidémie.

Cinquième domaine : Formation

5-1 On donne aux agents des services frontaliers de l’ASFC la formation dont ils ont besoin et on leur transmet les connaissances, les compétences et les outils nécessaires à l’atteinte des objectifs de programmes.

5-2 On donne au personnel des CSI la formation dont il a besoin et on lui transmet les connaissances, les compétences et les outils nécessaires à l’atteinte des objectifs de programmes.

Sixième domaine : Échange d’information

6-1 L’information pertinente est ciblée et transmise afin de remplir les obligations conformément à la législation de l’ASFC ou de l’ACIA.

Septième domaine : Administration du PE

7-1 Des mécanismes sont en place pour la gestion et l’administration efficace du PE.

7-2 Des mécanismes sont en place pour recouvrir les coûts associés aux activités supplémentaires exigées par l’ACIA.

7-3 Des mécanismes sont en place au sein de l’ASFC pour recouvrir les prix conformément à l’article 28 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments.

7-4 Des mécanismes sont en place pour coordonner l’administration, la mise en oeuvre et l’exécution du PE.

7-5 Des mécanismes sont en place pour résoudre les conflits associés au PE.

7-6 Des mécanismes sont en place pour garder à jour le PE, les appendices et les annexes.

7-7 Les modifications ou encore la résiliation du PE sont faites selon un consentement mutuel entre l’ASFC et l’ACIA.

7-8 Des mécanismes sont en place pour l’évaluation périodique de l’utilisation et la distribution de l’information sensible sur l’ASFC détenue par l’ACIA.

5.0 Annexe B : Réponse de la gestion et plan d’action

Recommandation

Gouvernance :

1. Le directeur exécutif, SOEP, conjointement avec le directeur, DCI, doit collaborer avec l’ASFC afin d’améliorer les pratiques en matière d’échange d’information et les exigences en matière de reddition de comptes de l’ASFC sur les activités en matière d’inspection, de conformité et d’application de la loi effectuées au nom de l’ACIA.

Contrôle :

2. L’ACIA doit rédiger ses plans de continuité des activités et ses autres plans de préparation aux situations d'urgence ainsi que faire participer l’ASFC, au besoin, quant à la rétroaction sur les aspects qui peuvent la concerner.

Contrôle :

3. Le directeur exécutif, SOEP, conjointement avec le directeur, DCI, doit établir un protocole avec l’ASFC sur la contribution de l’ACIA à la formation courante et aux programmes de mise à jour pour les agents des services frontaliers de l’ASFC.

¹Observation sur l’échange d’information contenue dans le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008.

² Un montant de 1,126 k$ des contributions au régime d’avantages sociaux des employés, pour le transfert 2004-2005, a déjà été couvert par l’autorisation parlementaire et n’est donc pas compris dans le dépôt du budget supplémentaire des dépenses B.

³Observation sur la formation du personnel de l’ASFC contenue dans le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de décembre 2008.