Vérification des pouvoirs financiers délégués

Sommaire

Contexte

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA ou l'Agence) a pour mission de " veiller à la santé et au bien-être des Canadiens, à l'environnement et à l'économie en préservant la salubrité des aliments, la santé des animaux et la protection des végétaux ". La réalisation fructueuse de la mission et des objectifs stratégiques de l'Agence dépend de sa capacité de mettre en oeuvre et de suivre des régimes de gestion (pratiques et systèmes de gouvernance) qui respectent les exigences législatives et favorisent une saine gestion financière.

La délégation efficace des pouvoirs est un des principaux moyens par lesquels une organisation favorise la responsabilisation, les dépenses judicieuses et les contrôles des paiements. L'importance d'une délégation efficace des pouvoirs au gouvernement est caractérisée par son intégration comme contrôle de gestion de base dans la publication provisoire du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur les mécanismes de contrôle fondamentaux. L'importance de mécanismes de délégation rigoureux transparaît également dans les éléments du Cadre de responsabilisation de gestion du gouvernement du Canada relativement à la responsabilisation et à la gérance.

Le Bureau du contrôleur général (BCG) a reconnu la délégation des pouvoirs financiers comme l'une de ses priorités clés en matière de vérifications internes horizontales pangouvernementales pour 2006-2007 et 2007-2008. Le BCG soulignait que « l'élaboration et la communication efficaces des pouvoirs financiers délégués constituent une mesure de contrôle et un outil clés pour mener à bien les activités des ministères ». Compte tenu que les dirigeants de la vérification des grands ministères et organismes sont censés transmettre une « opinion globale sur l'efficacité et la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère » pour la première fois en 2008-2009, il leur faudra avoir obtenu une assurance suffisante relativement aux contrôles de gestion de base et aux principaux contrôles financiers de leur ministère.

Étant donné l'importance d'établir une stratégie de délégation claire et bien définie pour assurer l'efficacité d'un système de contrôle interne, le Sous-comité exécutif de la vérification et de la gestion des risques (SCEVGR) de l'ACIA a décidé de procéder à la vérification de la délégation des pouvoirs financiers à l'Agence.

Objectif

Cette vérification visait à fournir une assurance raisonnable que les systèmes de contrôles internes de l'Agence sont adéquats pour s'assurer que :

• les pouvoirs financiers, les responsabilités et les instruments de responsabilisation, ainsi que les politiques connexes, sont déterminés et conçus afin d'habiliter l'organisation, tout en respectant les exigences législatives et en facilitant une saine gestion des finances;
• les instruments de délégation des pouvoirs, y compris la lettre de délégation des pouvoirs financiers du ministre, les fiches de spécimen de signature (FSS) et celles qui se rapportent aux affectations intérimaires, sont bien vérifiés et mis à jour au besoin;
• les gestionnaires délégués et le personnel financier qui exercent des pouvoirs reçoivent une formation appropriée et comprennent bien leur pouvoir et leurs responsabilités en matière financière;
• les pouvoirs rattachés à certaines transactions financières sont exercés conformément aux délégations et aux politiques et procédures pertinentes;
• le respect des pouvoirs financiers et des politiques et procédures pertinentes fait l'objet d'une surveillance régulière.

Portée et méthodes

La vérification comprenait ce qui suit :

1. des entrevues menées auprès des gestionnaires de centres de responsabilité dans l'ensemble du Canada et auprès des personnes clés parmi les fonctionnaires de la Direction générale des finances, de l'administration et de la technologie de l'information (DGFATI) et de la Direction générale des ressources humaines, Perfectionnement en leadership et Avancement de carrière;
2. des revues étape par étape des Centres nationaux de services pour les comptes créditeurs (CNSCC) situés à Montréal (Québec) et à Guelph (Ontario), du Centre national de services pour les achats et les marchés et des Services à la clientèle relativement aux transactions suivantes :
   • voyages et accueil;
   • accords de contribution;
   • bons de commande pour des biens;
   • contrats de service;
   • accords intergouvernementaux.

On a effectué des revues étape par étape des transactions en observant le traitement de celles ci lors des visites sur place.

La vérification ne portait pas sur l'évaluation de l'efficacité des contrôles. Par conséquent, il n'y a pas eu d'examen détaillé des transactions. Toutefois, la vérification comportait une évaluation des contrôles informatiques généraux mis en place pour soutenir les autorisations électroniques.

Stratégie de vérification

La vérification a été effectuée dans le respect des normes de pratique professionnelles, comme elles sont décrites dans la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le programme de vérification utilisé pour cette tâche était fondé sur le programme élaboré par le BCG pour procéder à la vérification horizontale de sa propre délégation des pouvoirs financiers en 2006-2007 et 2007-2008.

Les critères retenus pour cette vérification ont été examinés et acceptés par la direction de FATI.

Afin de mieux comprendre l'entité vérifiée et de cerner les principaux éléments à vérifier et secteurs de risque, des processus ont été élaborés pour :

• le maintien du cadre stratégique des pouvoirs délégués;
• la préparation des fiches de spécimen de signature (FSS);
• la représentation de l'administration de la délégation des pouvoirs de signer en matière financière à l'Agence.

Constatations

Gouvernance des pouvoirs financiers délégués

À l'ACIA, des pouvoirs financiers, des responsabilités et des instruments de responsabilisation, ainsi que des politiques connexes, ont été établis et sont détaillés, conformes aux politiques du SCT, approuvés par la haute direction et communiqués en temps opportun. Ils ont été élaborés de façon à permettre à l'organisation de remplir son mandat, tout en respectant les exigences législatives et en favorisant une saine gestion des finances. Toutefois, en raison du modèle de centre de services adopté par l'ACIA pour assurer la prestation des services liés aux comptes créditeurs, la responsabilité de vérifier les comptes, comme l'exige l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), incombe à la fois aux gestionnaires des centres de responsabilité et aux centres de services pour les comptes créditeurs. Ce processus n'est pas toujours bien compris de tous les gestionnaires.

Instruments de délégation des pouvoirs

Même si FATI a mis à jour les annexes du document de délégation depuis la nomination du nouveau ministre, celles-ci restent encore à signer, en attente de la nomination par décret du ministre de l'Agriculture et de l'Agroalimentaire comme ministre responsable de l'ACIA. La politique du Conseil du Trésor précise que la nomination d'un nouveau ministre n'entraîne pas automatiquement l'annulation des pouvoirs délégués. Néanmoins, l'Agence déploie tous les efforts nécessaires pour obtenir ces documents le plus tôt possible.

Le formulaire de FSS est détaillé et fournit tous les renseignements nécessaires à la vérification du pouvoir de signature financière à l'ACIA. Cependant, on a observé des retards importants attribuables à la communication de renseignements inexacts dans les demandes de FSS, ainsi que des délais sur le plan de l'entrée des renseignements requis dans le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI). En outre, dans certains cas, les gestionnaires des centres de responsabilité n'étaient pas certains de l'administration des pouvoirs liés aux affectations intérimaires.

Formation sur la délégation des pouvoirs financiers

Tous les membres du personnel de l'ACIA peuvent consulter les documents qui décrivent les rôles et les responsabilités des employés exerçant des pouvoirs délégués (c. à d. gestionnaires des centres de responsabilité et personnel financier) mis à leur disposition dans l'intranet. Ces documents comprennent des politiques, des processus et des procédures se rapportant à la délégation des pouvoirs financiers. Le programme " Gérer pour le succès " a été mis en oeuvre et on le considère comme un outil pratique pour renseigner les gestionnaires des centres de responsabilité sur le processus et leurs responsabilités. Au cours des entrevues, les personnes interrogées ont confirmé la valeur ajoutée de la formation. On reconnaît que la formation est un processus permanent et que, à ce titre, l'Agence doit continuer de s'assurer que les personnes qui exercent des pouvoirs délégués maintiennent le niveau de connaissance exigé.

Revue étape par étape des transactions du processus comptable des comptes créditeurs

Le processus de validation des pouvoirs de signature est le même pour tous les types de transaction examinés pendant la vérification. Même si l'on respecte de manière rigoureuse la délégation des pouvoirs financiers en vertu de l'article 32 (engagement des dépenses avec disponibilité des fonds) et de l'article 34 (exécution et coûts du contrat), la pratique exemplaire adoptée par les gestionnaires des centres de responsabilité qui, en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, signent des documents financiers concernant les biens reçus ou les services rendus ne consiste pas toujours à traiter les paiements, puisque la signature d'un subalterne attestant la réception des biens ou la prestation des services (conformément à la colonne 59 de la Délégation) est parfois acceptée sans même la présentation d'une FSS approuvée.

Surveillance

La surveillance des comptes créditeurs fait partie intégrante du processus d'assurance de la qualité en place. Ce processus indépendant assure une valeur ajoutée car les résultats sont mis en question par les fonctionnaires de FATI, lesquels sont autorisés à émettre des paiements par chèque. Un rapport de surveillance est également rédigé et acheminé au directeur des Opérations comptables et au vice-président, FATI, en vertu de leur rôle de supervision.

Opinion des vérificateurs

Gouvernance des pouvoirs financiers délégués

À notre avis, le cadre de gouvernance de la délégation des pouvoirs de signer en matière financière est efficace. Cependant, il faudra apporter des précisions quant à l'utilisation et à l'interprétation de la colonne 59 de l'annexe 1 pour se conformer aux meilleures pratiques de l'administration de l'article 34 de la LGFP.

Instruments de délégation des pouvoirs

À notre avis, les instruments actuels de délégation des pouvoirs sont bien contrôlés, exception faite des fiches de spécimen de signature auxquelles il faudra apporter des améliorations considérables sur le plan de l'administration et du maintien pour éviter des erreurs et assurer un traitement rapide des paiements.

Formation sur la délégation des pouvoirs financiers

À notre avis, des stratégies de formation efficaces sont en place pour assurer les niveaux voulus de sensibilisation en matière de pouvoirs financiers délégués. On reconnaît qu'il s'agit d'un effort constant et l'Agence est invitée à promouvoir la communication et la formation continues dans ce domaine.

Revue étape par étape des transactions du processus comptable des comptes créditeurs

À notre avis, le processus de validation des pouvoirs de signature relatifs aux transactions financières est uniforme et utilisé conformément aux politiques et aux procédures pertinentes. L'ajout d'une orientation stratégique sur l'importance de la signature d'un gestionnaire facilitera l'application de l'article 34.

Surveillance

À notre avis, un processus d'assurance de la qualité efficace est en place pour veiller au respect des pouvoirs financiers et des politiques et procédures pertinentes. Cependant, ce processus pourra être renforcé lorsqu'on se sera entendu sur l'application de la colonne 59 et que les fiches de spécimen de signature seront administrées et gérées adéquatement.

Recommandations

1. Le vice-président, Finances, administration et technologie de l'information, devrait modifier le document de l'ACIA Délégation des pouvoirs de signer en matière financière - Notes explicatives - Annexe 1, en vue de préciser les circonstances en vertu desquelles la colonne 59 peut être appliquée à l'échelle de l'Agence.
2. Le directeur des Opérations comptables devrait prendre les mesures qui s'imposent pour centraliser le processus de gestion des fiches de spécimen de signature afin de mieux surveiller la qualité et l'uniformité de ces documents.
3. Afin d'éviter des retards dans le traitement des demandes de fiches de spécimen de signature et de fournir ces documents au personnel des achats et des comptes créditeurs en temps utile, le directeur des Opérations comptables devrait mettre en place des processus officiels et des normes de service pour mettre à jour et activer les fiches de spécimen de signature.
4. Le directeur des Opérations comptables devrait également s'assurer que la formation sur la délégation des pouvoirs financiers n'est pas fondée exclusivement sur le cours " Gérer pour le succès ". Des activités de formation permanente, comme des cours de recyclage ou d'autre forum, devraient être offertes aux participants en vue de leur communiquer les exigences propres à l'ACIA de même que des exemples concrets de leur application à l'Agence.
5. Le directeur des Opérations comptables devrait examiner et améliorer la façon dont la certification des biens reçus ou des services rendus est administrée dans les Centres nationaux de services pour les comptes créditeurs.

PLAN D'ACTION

Recommandations	Mesures	Gestionnaire responsable	Date de mise en oeuvre
1.   Le vice-président, Finances, administration et technologie de l'information, devrait modifier le document de l'ACIA Délégation des pouvoirs de signer en matière financière – Notes explicatives – Annexe 1, en vue de préciser les circonstances en vertu desquelles la colonne 59 peut être appliquée à l'échelle de l'Agence.	1.1   Modification de l'annexe 1 du document Délégation des pouvoirs de signer en matière financière en vue de clarifier la colonne 59 (pouvoir de l'article 34), pendant que nous attendons toujours l'approbation du ministre.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 janvier 2008
	1.2   Entre temps, publication d'un bulletin comptable par le biais de Zlist afin de clarifier la colonne 59 et les exigences liées à la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 janvier 2008
2.   Le directeur des Opérations comptables devrait prendre les mesures qui s'imposent pour centraliser le processus de gestion des fiches de spécimen de signature afin de mieux surveiller la qualité et l'uniformité de ces documents.	2.1   Centralisation du processus de gestion des FSS dans la RCN au cours du prochain exercice financier.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	30 septembre 2008
3.   Afin d'éviter des retards dans le traitement des demandes de fiches de spécimen de signature et de fournir ces documents au personnel des achats et des comptes créditeurs en temps utile, le directeur des Opérations comptables devrait mettre en place des processus officiels et des normes de service pour mettre à jour et activer les fiches de spécimen de signature.	3.1   Rédaction et mise en oeuvre des documents de procédures sur la validation des FSS; ces documents porteront, entre autres, sur les délais de traitement et les protocoles de communication et de suivi.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 mars 2008
	3.2   Examen par les Opérations comptables et la Division de l'apprentissage (RH) des possibilités pour s'assurer que les renseignements sur la réussite du cours « Gérer pour le succès » sont communiqués aux Opérations comptables en temps utile.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables et Mary Brodhead, directrice exécutive, Division de l'apprentissage	31 mars 2008
	3.3   L'Agence prévoit mettre en oeuvre le système en direct des FSS d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, qui sera présenté au cours de l'exercice 2008‑2009. Le nouveau système offrira des fonctions améliorées pour gérer les FSS, y compris des capacités de recherche et de rapport.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 mars 2009
4.   Le directeur des Opérations comptables devrait également s'assurer que la formation sur la délégation des pouvoirs financiers n'est pas fondée exclusivement sur le cours « Gérer pour le succès ». Des activités de formation permanente, comme des cours de recyclage ou d'autre forum, devraient être offertes aux participants en vue de leur communiquer les exigences propres à l'ACIA de même que des exemples concrets de leur application à l'Agence.	4.1   Conformément aux projets de formation mis en oeuvre durant l'exercice 2007‑2008, les Opérations comptables continueront d'offrir des séances de formation sur la délégation des pouvoirs de signer en matière financière dans le cadre des activités suivantes : conférence de FATI; séances d'information sur les rapports trimestriels d'assurance de la qualité avec les CNSCC et l'Unité du service à la clientèle (USC); réunion de la direction de la direction générale, à la demande des gestionnaires financiers de la direction générale.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	Mis en oeuvre
	4.2   L'examen annuel des FSS est un outil efficace pour sensibiliser les gestionnaires aux instruments de délégation des pouvoirs financiers. Au cours de cet exercice annuel, on demande aux gestionnaires de procéder à un examen complet de la structure et des instruments de délégation des pouvoirs.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 mars 2008
	4.3   La Division de l'apprentissage et les Opérations comptables examineront la possibilité d'offrir plus souvent la formation « Gérer pour le succès » et d'améliorer le volet sur la délégation des pouvoirs financiers en présentant des études de cas et des exemples plus pratiques.	Mary Brodhead, directrice exécutive, Division de l'apprentissage; Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	31 mars 2008
5.   Le directeur des Opérations comptables devrait examiner et améliorer la façon dont la certification des biens reçus ou des services rendus est administrée dans les Centres nationaux de services pour les comptes créditeurs.	5.1   Renforcement continu du processus de vérification des comptes grâce aux séances de formation offertes pour chaque rapport trimestriel sur l'assurance de la qualité et aux ateliers des Opérations comptables.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables	Mis en oeuvre
	5.2   Formation dispensée par les CNSCC et l'USC aux employés au sujet des rôles et responsabilités liés aux procédures de vérification des comptes, dans le cadre de leur initiative de formation lancée récemment.	Marco Dupuis, directeur, Opérations comptables, et Helen Morgan, directrice, Politique stratégique, planification organisationnelle	31 mars 2008