Vérification de la gestion des ressources humaines

Contexte

L'Agence canadienne d'inspection des aliments (l'ACIA ou l'Agence) a pour mandat de « veiller à la santé et au mieux-être des canadiens, à l'environnement et à l'économie, en préservant la salubrité des aliments et la santé des animaux et en assurant la protection des végétaux ». La réalisation de la mission et l'atteinte des objectifs stratégiques de l'Agence dépendent en grande partie de ses ressources humaines et du système de gestion qui les appuient. Il est essentiel de s'assurer que les employés possédant les compétences, les connaissances et les capacités nécessaires puissent en tout temps gérer et mener à bien les tâches de réglementation qui leur sont confiées et ce, en présence des risques émergents et des nouvelles technologies.

L'Agence doit surmonter de nombreux obstacles liés aux ressources humaines, notamment la forte concurrence à l'échelle nationale et internationale en matière de recrutement d'employés compétents et expérimentés, le départ à la retraite d'employés d'expérience, la nécessité d'être représentatif d'une société canadienne de plus en plus diversifiée et les défis permanents que comporte la dotation dans les domaines scientifiques et techniques. Le renouvellement des ressources humaines est une priorité absolue à la lumière de ces enjeux.

En vertu de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, l'Agence est un employeur distinct ayant le pouvoir d'établir ses propres fonctions de gestion des ressources humaines. Les employeurs distincts sont en mesure d'élaborer des politiques et des programmes liés aux ressources humaines qui répondent à leurs besoins particuliers. Toujours en vertu de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, le président de l'ACIA dispose du plein pouvoir à l'égard des politiques et des pratiques de gestion des ressources humaines de l' Agence. Depuis sa création, l'ACIA cherche notamment à tirer parti de son statut d'employeur distinct en mettant en place un système efficace de gestion des ressources humaines.

L'Agence emploie environ 6 900 employés (incluant les étudiants) dont les salaires et les avantages connexes représentent approximativement 75 p. 100 de ses dépenses annuelles. Comme tenu de ses besoins en personnel, l'efficacité des opérations de l'Agence repose sur une base solide en ressources humaines. À cet égard, la gestion des ressources humaines est une responsabilité que se partagent les gestionnaires et les employés de la Direction générale des ressources humaines. Ensemble, ils doivent s'assurer que l'Agence dispose des effectifs nécessaires pour respecter son engagement à préserver la sûreté de l'approvisionnement alimentaire, des végétaux et des animaux du Canada, facteur inhérent à la consommation d'aliments sûrs et de qualité supérieure.

Objectif

La vérification visait à déterminer si l'Agence avait mis en place un cadre de contrôle efficace de la gestion des ressources humaines, notamment en matière de gouvernance, de planification, de classification et de dotation.

Portée

La vérification portait sur des éléments clés de la gestion des ressources humaines, comme la dotation et la classification, ainsi que sur la capacité de l'Agence à intégrer la planification des ressources humaines à la planification de ses activités organisationnelles. La vérification ne portait pas sur les langues officielles et la santé et la sécurité au travail puisque le Commissariat aux langues officielles examine régulièrement les questions liées aux langues officielles et que la santé et la sécurité au travail est un domaine suffisamment vaste pour faire l'objet d'une vérification distincte.

Un sondage préliminaire a été réalisé entre les mois de janvier et de mars 2007. Les activités de vérification sur place se sont pour leur part déroulées entre les mois d'avril et de juin 2007.

Approche et méthodologie

La vérification a été réalisée selon les normes de pratique professionnelles de la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne.

Comme la gestion des ressources humaines est une responsabilité partagée entre la direction de l'ACIA et la Direction générale des ressources humaines, une approche de vérification à l'échelle de l'Agence a été adoptée. Dans le cadre de la vérification, des entrevues et des examens de la documentation interne portant sur la planification, la classification et la dotation ont été réalisés au siège de l'Agence, dans les centres opérationnels (Ouest, Ontario, Atlantique, Québec) ainsi que dans la région de la capitale nationale. Pour réaliser son mandat, l'Équipe de la vérification s'est rendue dans tous ces lieux de travail à l'exception du centre opérationnel de l'Atlantique. La vérification des activités de ce centre opérationnel a été principalement effectuée au moyen d'entrevues téléphoniques et de l'examen des dossiers de classification envoyés au siège.

En ce qui a trait à la gouvernance des ressources humaines, le sondage préliminaire a permis de recueillir suffisamment de renseignements pour rendre inutile la réalisation d'examens additionnels dans le cadre de la vérification approfondie. Les observations en matière de gouvernance des ressources humaines ont été communiquées au vice président des ressources humaines et les mesures correctives nécessaires ont été déployées dans les plus brefs délais.

Comme elle l'avait fait dans le cadre de la vérification 2006, la Direction générale des ressources humaines a fait appel aux services d'experts conseils pour procéder à la vérification des activités de dotation de l'ACIA en 2007. Dans le cadre de son évaluation, l'Équipe de vérification s'est notamment fondée sur les documents contenus dans les dossiers de travail préparés par les experts conseils. Des entrevues et des examens additionnels ont été réalisés dans la région de la capitale nationale principalement pour valider les résultats antérieurs.

Dans le cadre de l'examen des dossiers de classification et de dotation, un logiciel d'analyse des données a été utilisé pour trouver des échantillons statistiquement valides au sein de la population 2006 2007.

Les gestionnaires de la Direction générale des ressources humaines ont discuté et convenu des critères de vérification durant l'étape de planification de la vérification.

Principales constatations

En vertu de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments, le président de l'ACIA dispose du plein pouvoir en matière de gestion des politiques et des pratiques liées aux ressources humaines de l'Agence. Depuis sa création, l'ACIA cherche notamment à tirer parti de son statut d'employeur distinct en mettant en place un système efficace de gestion des ressources humaines.

Les cadres supérieurs ont affirmé à maintes reprises que l'ACIA ne semble pas profiter pleinement de son statut d'employeur distinct. L'actuelle structure de gestion des ressources humaines est en majeure partie harmonisée à celle du noyau de la fonction publique, c'est pourquoi les occasions d'innovation en matière de gestion des ressources humaines n'ont pas été saisies et que le système de gestion des ressources humaines n'est peut être pas aussi efficace qu'on l'anticipait.

Les gestionnaires de l'ensemble de l'Agence n'ont pas accordé suffisamment d'importance à la planification des ressources humaines. En outre, les processus actuels de gestion des activités ne facilitent pas la planification intégrée des ressources humaines. Les gestionnaires ont accès à de l'information et à des outils de gestion des ressources humaines, mais ils ont besoin d'un soutien proactif accru de la part des professionnels des ressources humaines pour assumer leurs responsabilités. Même si la vérification a permis de cerner des cas d'intégration des ressources humaines au sein de l'Agence, il reste beaucoup de travail à accomplir pour combler les écarts entre la Direction générale de la planification, des rapports et de la responsabilisation, la Direction générale des ressources humaines et les autres directions générales.

Même si l'ACIA a le pouvoir d'établir ses propres processus de classification, elle a choisi d'harmoniser ses pratiques avec celles du noyau de la fonction publique. Compte tenu des nombreuses initiatives de classification mises en œuvres au sein du noyau de la fonction publique, l'ACIA a dû procéder à l'examen du cadre de sa politique de classification. L'Agence a été confrontée à d'importants obstacles au moment de recruter et de maintenir en poste des spécialistes de la classification et elle risque de ne pas être en mesure de prendre les décisions en matière de classification que lui autorise la loi. De nombreux gestionnaires ont également souligné le manque d'uniformité en ce qui concerne la valeur relative des postes. Comme les dossiers de poste qui ont été examinés n'étaient pas uniformes au plan de la qualité et témoignaient de pratiques incohérentes, on ne peut pas avancer que les cadres supérieurs assument leurs responsabilités en matière de classification.

Les gestionnaires se sont dits contrariés par le processus de dotation et ont à nouveau indiqué que l'Agence ne profite pas pleinement de son statut d'employeur distinct puisque les politiques et les procédures continuent d'être harmonisées aux pratiques de dotation du noyau de la fonction publique. Le suivi des données sur le rendement en matière de dotation n'est effectué que depuis récemment, mais les analyses des données sur le rendement dans la capitale nationale ont tout de même permis de constater une utilisation importante du processus de dotation sans sollicitation. Les ressources en temps que nécessite le processus de dotation continuent également d'être une source de préoccupation pour les gestionnaires.

Le cadre de gouvernance de l'ACIA comprend deux organismes décisionnels qui ont la responsabilité globale de gérer, de surveiller et de coordonner les activités de dotation de l'Agence. L'un de ces organismes, soit le Comité exécutif des politiques, reçoit et approuve les recommandations des sous comités, notamment du Sous comité des ressources humaines (SCRH). Il a été souligné dans le cadre du sondage préliminaire que le SCRH agit en vase clos puisque de nombreuses décisions liées aux politiques n'ont pas été communiquées au Comité exécutif des politiques à des fins d'examen et d'approbation. La question a été soumise au vice président des ressources humaines et il semble que les recommandations pertinentes du SCRH sont présentées au Comité exécutif des politiques.

Opinion des vérificateurs

Les procédures de vérification utilisées et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions suivantes à l'égard de la gestion des ressources humaines :

Planification intégrée des ressources humaines

À notre avis, l'Agence dispose des capacités nécessaires pour intégrer la planification des ressources humaines à la planification de ses activités; la haute direction doit toutefois faire preuve de leadership pour assurer une intégration complète.

Classification

À notre avis, le cadre de contrôle de la gestion à l'appui de la fonction de classification est adéquat même s'il est harmonisé aux pratiques du noyau de la fonction publique. L'achèvement de sa mise en oeuvre nécessite toutefois une attention particulière de la direction. Il est possible de combler les écarts en matière de gestion des dossiers de poste et de lever l'incertitude entourant les décisions de classification au moyen de la surveillance des activités de classification et de la réalisation d'examens et de vérifications cycliques.

Dotation

À notre avis, le cadre de contrôle de la gestion de la dotation est adéquat, même s'il est harmonisé aux pratiques du noyau de la fonction publique, et fait l'objet d'une surveillance continue. La direction doit déployer des efforts pour assouplir les politiques de dotation et accroître l'efficacité du processus.

Gouvernance

À notre avis, le cadre de gouvernance à l'appui de la gestion des ressources humaines de l'ACIA est adéquat. Le Sous comité des ressources humaines doit toutefois communiquer les décisions pertinentes au Comité exécutif des politiques aux fins de discussion et d'approbation.

Principales recommandations

Planification intégrée des ressources humaines

Une stratégie de planification intégrée des activités devrait être mise en oeuvre. La stratégie, qui devrait tenir compte du statut d'employeur distinct de l'ACIA, doit permettre de répondre aux exigences de planification des activités de l'Agence dans son ensemble et des directions générales et témoigner des interdépendances entre ces dernières.

Des systèmes de mesure du rendement devraient être élaborés pour permettre d'assurer un suivi de la mise en oeuvre des stratégies liées aux ressources humaines déployées à l'échelle de l'Agence. Il serait également possible de reconnaître et d'évaluer les réalisations des cadres supérieurs au moyen de l'évaluation donnant droit à une prime au rendement.

Classification

Les politiques de classification devraient être examinées et mises à jour en fonction de la latitude dont dispose l'Agence en vertu de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments.

Il est nécessaire d'uniformiser les exigences en matière de création et de maintien des dossiers de poste.

Des examens cycliques, des activités de surveillance et des vérifications triennales devraient être réalisés selon la Politique en matière de classification et d'organisation de l'ACIA. Des rapports sur les résultats devraient être présentés au Sous comité des ressources humaines.

Dotation

La « zone de sélection nationale » devrait faire l'objet d'un examen pour permettre une plus grande souplesse dans le choix de la zone de sélection lorsqu'il s'agit d'un processus de recrutement externe.

Les recommendations supplémentaires sont incluses dans le rapport.