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Divulgation proactive

Divulgation proactive

Évaluation de la contribution de l'Agence canadienne d'inspection des aliments aux Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010

Plan d'action

31 août 2010

Table des matières

Résumé
Acronymes/Abréviations
1.0 Introduction et contexte
2.0 Stratégie d’évaluation
3.0 Principales constatations et conclusions
4.0 Recommandation
5.0 Leçons apprises et pratiques exemplaires
- 5.1 Leçons apprises
- 5.2 Pratiques exemplaires
Annexe A : Modèle logique

Résumé

Contexte

Le 2 juillet 2003, le Comité international olympique (CIO) a confié l'organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010 (les Jeux) à Vancouver et à Whistler (Colombie-Britannique)¹. Les Jeux olympiques se sont déroulés du 12 au 28 février 2010 et les Jeux paralympiques, du 12 au 21 mars 2010.

L'ACIA a été désignée comme l'un des 15 ministères/organismes fédéraux fournisseurs de services fédéraux essentiels (SFE) dans le cadre des Jeux. Pour être désignés à titre de fournisseur de SFE, les services des ministères/organismes fédéraux devaient être considérés comme essentiels à la réussite de l'organisation et de la présentation des Jeux.

Aperçu

La présente évaluation à été complétée le 30 août 2010. Elle couvre la période allant du 1^er avril 2005 au 21 mars 2010. L'engagement à réaliser une évaluation est énoncé dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) de l’ACIA, qui a été approuvé en janvier 2010.

De multiples sources ont été consultées dans le cadre de l’évaluation, notamment :

documents et dossiers;
personnes-ressources clés au moyen d’entrevues (internes 19; externes 1);
médias (surveillance)

Conclusions

Dans l'ensemble, l'ACIA a accompli son mandat à titre de fournisseur de SFE, parallèlement à la réalisation de ses travaux courants et grâce au solide engagement de ses employés. Il est évident que des processus clairs de reddition de comptes et de prise de décisions avaient été établis; les communications et le partage de l'information se sont effectués de manière efficiente; les rôles et les responsabilités internes et interministériels ont été bien compris et les résultats ont été atteints.

Les relations avec d'autres organismes et ministères fédéraux, notamment l'Agence des services frontaliers du Canada, Sécurité publique Canada et Santé Canada, ont été améliorées tant au niveau régional que ministériel.

Recommandation

Les résultats de l'évaluation indiquent que la contribution de l'ACIA aux Jeux d’hiver a été un succès. Les activités réalisées étaient pertinentes et l'ACIA pourrait, dans l’avenir, avoir un rôle à jouer dans le cadre d’événements similaires ayant un lien avec son mandat.

Les résultats indiquent qu'il a été difficile, durant l’étape de planification, de trouver des renseignements sur les interventions de l’ACIA dans le cadre d'événements similaires antérieurs en raison du manque de mémoire institutionnelle et de documentation. Dans le cadre de sa participation à l'organisation et au déroulement des Jeux, l'ACIA à réalisé une quantité importante d'activités de planification, de collaboration et de coordination, activités qui seront probablement utiles lors de futurs événements.

Recommandation 1
La Direction générale des opérations devrait examiner tous les documents de travail ainsi que les autres documents et modèles qui ont été préparés pour les Jeux et cerner les renseignements clés à archiver. Les documents et les modèles clés doivent être accessibles à tous les employés de l'ACIA, en format électronique ou papier (archives) de manière à pouvoir être consultés et utilisés dans le cadre de futurs événements.

Leçons apprises et pratiques exemplaires

L'une des principaux volets de l'évaluation porte sur la détermination des leçons apprises et des pratiques exemplaires, qui serviront de références dans le cadre de futurs événements. Les leçons apprises et les pratiques exemplaires décrites ci-dessous ont été cernées dans le cadre des entrevues avec les personnes‑ressources clés.

Leçons apprises

L'ACIA n'a pas demandé de fonds additionnels; toutes les activités réalisées dans le cadre des Jeux ont été financées au moyen de ressources de services votés. L'ACIA à joué un rôle de soutien dans le cadre des Jeux; des ressources humaines et financières affectées à d'autres projets ont été utilisées par l'Agence pour s'acquitter de ses obligations à titre de fournisseur de SFE.

Leçon apprise n^o 1
Préalablement à un événement, l'ACIA devrait examiner en détail les besoins associés au projet, déterminer les ressources existantes et obtenir des ressources additionnelles pour combler les lacunes.

Le manque de mémoire institutionnelle et de documentation sur la participation de l'ACIA à des événements similaires à été rapidement reconnu comme constituant un obstacle.

Leçon apprise n^o 2
Il serait utile pour l’Agence de préparer un document sur les protocoles liés aux évènements spéciaux. En se fondant sur son expérience dans le cadre des Jeux d’hiver 2010, le Bureau de la gestion des mesures d’urgence s'emploie actuellement à préparer ce document.

Pratiques exemplaires

L'engagement précoce est l’un des facteurs clés qui a permis à l’ACIA d’atteindre ses objectifs dans le cadre du projet.

Pratique exemplaire n^o 1
L'engagement et la planification précoces sont essentiels si l’on veut s'assurer de disposer du temps nécessaire pour planifier les activités et apporter les ajustements requis.

Des relations de travail ont été établies ou renforcées, particulièrement avec Santé publique Canada et l'Agence des services frontaliers du Canada à l’échelle nationale, ainsi qu’avec Santé Canada et les partenaires provinciaux et municipaux à l’échelle régionale.

Pratique exemplaire n^o 2
Le fait de favoriser la bonne communication avec les partenaires facilite l'établissement de relations de travail positives et l'atteinte des objectifs communs. Les liens établis pendant la réalisation d’un projet précis peuvent être utiles dans le cadre de futurs projets.

La tenue de séances de rétroaction immédiate est une pratique courante à l'Agence.

Pratique exemplaire n^o 3
La tenue de séances de rétroaction immédiate ou de réunirons de conclusion avec l'ensemble des employés participant au projet est essentielle à l'achèvement du projet et permet de tirer des leçons de l'expérience globale, d’obtenir de l’information sur le rendement et de cerner les éléments à améliorer dans l'avenir.

Acronymes/Abréviations

ACIA: Agence canadienne d’inspection des aliments
ASFC: Agence des services frontaliers du Canada
BGMU: Bureau de la gestion des mesures d'urgence
CGRR: Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats
CIO: Comité international olympique
CNOU: Centre national des opérations d'urgence
Comité des SM: Comité de coordination des sous-ministre et des chefs d’organismes
CROU: Centre régional des opérations d'urgence
CVR: Cadre de vérification axé sur les risques
ENIU: Équipe nationale d'intervention d'urgence
GC: Gouvernement du Canada
GIEIA: Guide d'interventions lors d'éclosions d'intoxication alimentaire
GTNJO: Groupe de travail national sur les Jeux olympiques
GTR: Groupe de travail représentatif
PCI: Poste de commandement des interventions
SC: Santé Canada
SCI: Système de commandement des interventions
SFE: Services fédéraux essentiels
VESR: Vérification, évaluation et surveillance du risque

1.0 Introduction et contexte

Le 2 juillet 2003, le Comité international olympique (CIO) a confié l'organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010 (les Jeux) à Vancouver et à Whistler (Colombie-Britannique)². Les Jeux olympiques se sont déroulés du 12 au 28 février 2010 et les Jeux paralympiques, du 12 au 21 mars 2010.

Le gouvernement du Canada (GC) a été un partenaire clé dans l'organisation et le déroulement des Jeux. Le Secrétariat fédéral des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 (Secrétariat fédéral 2010) à été initialement créé pour aider la Société de la candidature de Vancouver 2010 à préparer la candidature de cette ville pour les Jeux d'hiver de 2010. Le rôle du Secrétariat fédéral a ensuite consisté à faciliter et à appuyer l'adoption d'une approche gouvernementale globale visant à assurer la présentation de Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de haute qualité ainsi qu'à maximiser les avantages sociaux et économiques durables découlant de la tenue des Jeux pour les Canadiens.

Les rôles et les responsabilités de l'ACIA à titre de fournisseur de SFE sont décrits dans le Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et le Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) préparés par le Secrétariat fédéral 2010 et achevés en novembre 2009. Les rôles et les responsabilités de l'ACIA décrits dans le CGRR et le CVR touchent les trois domaines suivants³ :

Santé et sécurité : L’ACIA élabore et administre des programmes et des services destinés à protéger les Canadiens des dangers évitables en matière de salubrité des aliments et s'assure que les situations d'urgence relative à la salubrité des aliments sont bien gérées et que la population est non seulement informée sur la salubrité des aliments, mais qu'elle y contribue. Principalement, l'ACIA voit à ce que les producteurs, les fabricants, les importateurs et les distributeurs se conforment aux règlements fédéraux relatifs à la salubrité des aliments. Elle se charge également de vérifier que les aliments importés satisfont aux exigences réglementaires nationales en matière de salubrité. Du matériel de formation sur les exigences et les restrictions liées à l'importation des aliments sera distribué et accessible.
Préparation aux situations d'urgence : En vertu de la Loi sur la gestion des urgences, l’ACIA est chargée de diriger la préparation aux situations d’urgence associées à la salubrité des aliments, à la santé des animaux et à la protection des végétaux ainsi que les interventions connexes. Durant les Jeux d'hiver 2010, les centres des opérations d'urgence de l'Agence (échelles nationale et régionale et centres opérationnels) seront prêts à intervenir en cas d'urgence relevant du mandat de l'ACIA. L’Agence collaborera également avec les partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux appropriés dans le cadre des exercices d'intervention d'urgence qui seront réalisés préalablement aux Jeux.
Entrée au Canada des biens et des personnes : L’ACIA est responsable de la salubrité des aliments, de l’hygiène vétérinaire et de la protection des végétaux pour tous les Canadiens. Elle effectuera des inspections dans les ports de la côte du Pacifique en fonction des cas signalés par l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). Elle travaillera également en étroite collaboration avec l'ASFC dans le cadre de la réalisation des activités liées à l'importation.

L'ACIA n'a pas demandé de fonds additionnels aux fins de sa contribution aux Jeux; toutes les activités ont été financées au moyen de ressources de services votés.

Le modèle logique de l'ACIA des Jeux d'hiver 2010 se trouve à l'Annexe A.

1.1 Objectifs

Le principal objectif de l'ACIA à titre de fournisseur de SFE était de faciliter le traitement efficace et efficient des biens importés pour les athlètes, les délégués et les spectateurs.

1.2 Description et activités

Avant et durant les Jeux, un certain nombre d'activités ont été entreprises en vue de sensibiliser les gens aux exigences du Canada en matière d'importation d'aliments, d'animaux et de végétaux. À titre de fournisseur de SFE, l’Agence a multiplié ses activités courantes et a soutenu l’ASFC, qui devait composer avec un volume plus élevé d'importations préalablement et durant les Jeux, particulièrement dans l'Ouest.

Le Bureau de la gestion des mesures d'urgence (BGMU) de la Direction générale des opérations était chargé de coordonner à l'échelle nationale les activités de l'ACIA associées aux Jeux. Le BGMU était chargé :

d'assurer la liaison entre le Groupe de travail sur les opérations nationales (GTON), le Comité d'exécution des programmes et de gestion des mesures d'urgence (CEPGMU) et le Comité de la haute direction de l'ACIA;
d'assurer la liaison avec les autres ministères, les organismes non gouvernementaux et le Secrétariat fédéral 2010;
de représenter l'ACIA au sein de grappes sur la gestion des urgences;
de l'activation partielle du Centre national des opérations d'urgence (CNOU) le 1^er décembre 2009.

La Direction générale des affaires publiques de l'ACIA à élaboré une stratégie de communication ciblant les athlètes, les visiteurs, les commanditaires et les importateurs. La stratégie visait à communiquer en temps opportun les exigences d'importation d'aliments, d'animaux, de végétaux et de produits connexes à des auditoires cibles. La campagne de sensibilisation en cours intitulée « Pensez‑y et déclarez ! » a servi à améliorer l'accès à l'information sur l'importation⁴. Diverses activités ont été entreprises, notamment :

Offrir en 24 langues au lieu de 13 les brochures de la campagne « Pensez‑y et déclarez ! »;
Fournir des brochures de la campagne « Pensez‑y et déclarez ! » à l’ASFC, à Service Canada et à l’Association de l'agence de voyages du Canada à des fins de distribution;
Assurer le bon fonctionnement du site Web « Pensez‑y et déclarez ! » et s'assurer qu'il contient des liens vers l’ASFC, le ministère des Affaires étrangères et les sites Web des Jeux olympiques d'hiver de Vancouver 2010.
Concevoir des affiches « Pensez‑y et déclarez ! » et les installer dans les principaux aéroports canadiens (Vancouver, Toronto, Montréal et Calgary) d'octobre 2008 à mars 2010;
Diffuser de la publicité dans le magazine EnRoute d'air Canada. Des annonces d'intérêt public ont été diffusées par les transporteurs aériens internationaux durant les vols à destination du Canada⁵.

Activités des Opérations (C.-B.) à l'échelle régionale :

Mettre en oeuvre des procédures d'autorisation d'importation et offrir un soutien additionnel au centre des opérations de l’ASFC par le biais du Centre de service à l'importation;
Agir à titre de principal point de contact pour le COVAN et les autorités sanitaires de la C.-B.;
Parrainer un exercice théorique portant sur une urgence associée à la salubrité des aliments auquel ont participé des représentants invités des gouvernements fédéral et provinciaux et des administrations municipales (8 agences et 16 ONG). L'exercice visait à examiner l'efficacité du Guide d'interventions lors d’éclosions d'intoxication alimentaire de la Colombie‑Britannique (GIEIA - C.-B.) à l’aide de quatre scénarios conçus par le Justice Institute et portant sur l'éclosion d'une maladie d'origine alimentaire inconnue durant les Jeux;
Élaborer les Normes de service de l’ASFC (fondées sur le protocole d'entente entre l'ACIA et l’ASFC conclu le 27 janvier 2005) ainsi que les Lignes directrices de l'ACIA à l'intention de l’ASFC pour les Jeux olympiques et paralympiques d'hiver 2010 de Vancouver;
Activer partiellement le Centre régional des opérations d'urgence (CROU) durant les Jeux⁶.

L'ACIA a participé à trois exercices sur les Jeux olympiques coordonnés par Santé publique Canada :

Exercice bronze (novembre 2008) - exercice portant principalement sur les questions de sécurité régionale.
Exercice argent (février 2009) - exercice visant principalement à mettre en pratique les plans et les procédures de sécurité.
Exercice or (novembre 2009) - exercice opérationnel à grand déploiement visant à confirmer l'état de préparation en vue des Jeux olympiques⁷.

1.3 Gouvernance

Le Secrétariat fédéral des Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 du ministère du Patrimoine canadien a facilité et a appuyé l'adoption d'une approche gouvernementale globale visant à assurer la présentation de Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de haute qualité ainsi qu'à maximiser les avantages sociaux et économiques durables découlant de la tenue des Jeux pour les Canadiens. Le Cadre de coordination fédérale (le Cadre) a été créé afin d'offrir une approche stratégique coordonnée permettant de maximiser les occasions que procurent les Jeux d’hiver de 2010 et de promouvoir la gestion horizontale et verticale de la prestation des SFE dans le cadre des Jeux⁸.

La gestion du Cadre a été assurée par des comités de quatre niveaux :

Comité de coordination des sous-ministres et des chefs d’organismes
Le Comité de coordination des sous-ministres (le Comité des SM) a chapeauté l’ensemble des travaux de sorte que l’élaboration d’une réponse globale et cohérente sur le plan des politiques et des programmes soit coordonnée de manière efficace pour maximiser l’investissement du gouvernement fédéral dans les Jeux d’hiver de 2010.⁹ La présidente représentait l'ACIA.
Groupe de travail représentatif des hauts fonctionnaires
Le groupe de travail représentatif des hauts fonctionnaires faisait rapport au Comité des SM au sujet des progrès réalisés en matière de prestation des SFE et formulait des recommandations au sujet des propositions de services et des occasions de mettre en oeuvre les politiques fédérales¹⁰. Le vice-président de la Direction générale des opérations représentait l'ACIA.
Huit groupes thématiques au niveau opérationnel.
L'ACIA était représentée au sein de deux des huit groupes thématiques¹¹. Le gestionnaire du Bureau de la gestion des mesures d’urgence représentait l’ACIA au sein du groupe sur la gestion des urgences. Un gestionnaire de la Direction de la salubrité des aliments et de la protection des consommateurs représentait l'ACIA au sein du groupe sur la santé et la sécurité publiques.
Le Comité des services fédéraux essentiels
Groupe de niveau opérationnel qui a appuyé, promu, coordonnée et surveillé la planification continue et harmonieuse des services fédéraux essentiels¹². Le directeur du Bureau de la gestion des mesures d'urgence représentait l'ACIA au sein de ce comité.

Le Groupe des Affaires publiques des partenaires gouvernementaux (GAPPG) a été créé par Santé publique Canada pour coordonner le traitement, par les partenaires fédéraux, provinciaux, municipaux et privés¹³, des questions d'affaires publiques liées à la santé et la sécurité durant les Jeux. Un représentant de la Direction générale des affaires publiques de l'ACIA a participé aux réunions du GAPPG ainsi qu’à la planification de ses activités.

Deux groupes de travail ont été établis à l'Agence :

Le Groupe de travail national sur les Jeux olympiques (GTNJO) était responsable de la coordination à l'échelle nationale des activités de l'ACIA liées aux Jeux. Présidé par le directeur du Bureau de la gestion des mesures d'urgence, le Groupe de travail était chargé de cerner et de régler les questions émergentes¹⁴. Le Groupe a élaboré, coordonnée et mis en oeuvre les plans d'urgence/action pour les directions générales des Opérations, des Politiques et des Programmes, des Sciences et des Affaires publiques ainsi que pour les Services juridiques.
Le Groupe de travail régional sur les Jeux olympiques (GTRJO), qui travaillait depuis le bureau de district de l'Intérieur de la Colombie‑Britannique, Opérations de l’Ouest, agissait à titre de principal point de contact pour le traitement des importations, répondait aux demandes d'information et traitait les questions émergentes¹⁵. Les Opérations de la C.-B étaient également le principal point de contact pour le COVAN et les autorités sanitaires de la province.

1.4 Affectation des ressources

L'investissement global du gouvernement du Canada pour les Jeux olympiques entre 2003-2004 et 2010-2011 s'élève à environ 1,5 milliards de dollars. De cette somme, 686,43 millions de dollars ont été versés aux ministères et aux agences/organismes administrant les services fédéraux essentiels¹⁶.

L'ACIA n'a pas demandé de fonds additionnels pour sa contribution aux Jeux; ses activités ont été financées au moyen de ressources de services votés. La ventilation des dépenses par exercice de 2005‑2006 à 2009‑2010 se trouve au Tableau 1¹⁷.

Tableau 1: Dépenses de l'ACIA à titre de fournisseur de SFE, 2005-2006 à 2009‑2010*
	Coûts existants	Coûts différentiels
Rémunération - Salaires	367 504 $	21 351 $
- Étudiants	-	-
- Temps supplémentaire	-	48 210 $
- Allocations	-	-
- Total rémunération	367 504 $	69 561 $
- Régime d'avantages sociaux des employés	73 501 $	13 912 $
Fonctionnement et entretien (F et E) - Voyages	-	18 609 $
- Affranchissement et transport	-	-
- Télécommunications	-	246 $
- Publication et imprimerie	38 446 $
- Services professionnels	-	60 257 $
- Location	-	-
- Matériel	-	-
- Achats d'équipement	-	-
Total F et E	38 446 $	79 112 $
Grand total (rémunération, régime d'avantages sociaux des employés, fonctionnement et entretien)	479 451 $	162 585 $
Total des coûts existants et des coûts différentiels	-	642 036 $
Hébergement	-	50 551 $
Soutien organisationnel	-	95 269 $
Grand Total	-	787 856 $

* Remarque : toutes les dépenses encourues jusqu'à juin 2009 sont des estimations; il est par conséquent possible que les données financières figurant dans le tableau ci-haut ne soient pas représentatives du coût total réel pour Agence.

2.0 Stratégie d'évaluation

L'évaluation est fondée sur la stratégie d'évaluation du CGRR de l’ACIA pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010 ainsi que sur le cadre d'évaluation connexe.

2.1 Objectif de l'évaluation

L'évaluation vise à examiner les principales questions fondamentales, soit la pertinence et le rendement (efficacité, efficience et économie) des activités entreprises par l'ACIA en vue des Jeux et durant ces derniers¹⁸.

L’évaluation porte principalement sur :

l’atteinte des objectifs de l’ACIA à titre de fournisseur de services fédéraux essentiels;
le niveau d'efficacité en matière de coordination des activités, au sein de l'Agence et avec l’ASFC;
la mesure dans laquelle les activités entreprises ont été réalisées de manière efficiente et ont permis d’optimiser les ressources;
les leçons apprises et les pratiques exemplaires.

L'évaluation couvre la période allant du 1^er avril 2005 au 21 mars 2010.

2.2 Méthodes d'évaluation

Les méthodes d'évaluation utilisées comprennent l'examen de multiples sources de données qualitatives et quantitatives en vue d'obtenir les résultats les plus détaillées, les plus exacts et les plus fiables possibles.

Examen de la documentation et des fichiers : Comprend les documents de planification et de reddition de comptes, les documents et les outils de suivi, les rapports de situation, les comptes-rendus des réunions et les données financières.

Entrevues avec des personnes-ressources clés : Au total, 19 employés de l'ACIA et un intervenant externe ont été interrogés.

Surveillance des médias : Utilisation d’InfoMedia, un système partagé du gouvernement du Canada pour le suivi électronique des médias.

2.3 Limites et obstacles en matière d'évaluation

Bon nombre des constatations présentées dans le présent rapport sont fondées sur les réponses des personnes-ressources. Par conséquent, les constatations constituent une interprétation de l'opinion des personnes qui ont été interrogées.

Aucun système de suivi officiel des ressources financières affectées aux diverses activités n'a été mis en place avant juin 2009. Pour cette raison, les données financières peuvent ne pas témoigner de façon juste des coûts réels pour l'Agence.

L'évaluation ne porte pas sur la mesure dans laquelle les informations sur l'importation ont été communiquées aux auditoires cibles et n'indique pas si ces informations ont été utiles aux personnes visées.

3.0 Principales constatations et conclusions

Les constatations et les conclusions liées aux principales questions examinées suivantes sont présentées dans l'ordre : pertinence, efficacité (rendement), efficience et économie (rendement).

3.1 Pertinence et besoin continu

L'information examinée indique que la contribution de l'ACIA aux Jeux à titre de fournisseur de SFE correspond au mandat de l'Agence, soit de protéger l'approvisionnement alimentaire canadien ainsi que les végétaux et les animaux dont dépend la production d’aliments salubres et de qualité supérieure¹⁹ et correspond également aux grandes priorités du gouvernement du Canada, soit de soutenir la prospérité économique, de consolider la sécurité à la frontière, de renforcer la salubrité de l'approvisionnement alimentaire, de protéger l'environnement et de contribuer à la bonne santé des Canadiens²⁰.

Les personnes interrogées ont indiqué presque unanimement que la participation de l'ACIA aux Jeux était pertinente et qu'il est nécessaire que l'ACIA participe à des événements similaires ayant un lien avec son mandat. Certaines personnes interrogées ont fourni à titre d'exemple les services d'inspection et de laboratoire fournis par l'ACIA dans le cadre des sommets du G8 et du G20 pour souligner le besoin continu de la participation de l'Agence à des événements spéciaux.

3.2 Efficacité (rendement)

3.2.1 Efficacité de la planification, de la gestion et de la prise de décisions

Les personnes interrogées ont affirmé que les groupes de travail et les comités interministériels et internes ont permis à l'Agence d'atteindre un niveau d'interaction suffisant pour appuyer la planification, la gestion et la prise de décisions en vue des Jeux. Ces interactions ont fourni à l’ACIA des occasions de communiquer avec d'autres ministères/agences et de se familiariser avec leurs activités de planification, lui permettant ainsi d'harmoniser ses propres activités de planification à celles des autres, au besoin. En outre, ces interactions ont permis à l'ACIA d’élaborer et de coordonner à l'interne des plans d'action/urgence nationaux et régionaux détaillant les rôles et les responsabilités de chaque direction générale, particulièrement en ce qui concerne les interventions d'urgence.

Le manque de mémoire institutionnelle et de documentation liées à des événements similaires antérieurs a constitué un défi. L'accès à des documents archivés aurait pu faciliter la planification et fournir de précieux renseignements au sujet des obstacles potentiels associés à un événement de cette envergure.

3.2.2 Clarté des rôles et des responsabilités et de la documentation connexe

La majorité des personnes interrogées ont indiqué que les rôles et les responsabilités de l'Agence étaient énoncés clairement dans les plans d'action/urgence ainsi que dans le cadre des réunions du Groupe de travail national sur les Jeux olympiques (GTNJO). Les résultats de l’examen des dossiers et de la documentation appuient également cette affirmation. Quelques personnes interrogées ont souligné que les rôles et les responsabilités n'étaient pas clairs au début du processus de planification, mais que la situation s'est améliorée à l'approche du début des Jeux.

Le CGRR et le CVR interministériels et les rapports internes et externes sur le rendement, dont la préparation a été coordonnée par le Secrétariat fédéral, ont servi à informer la haute direction au sujet des responsabilités de l'ACIA et des progrès réalisés en vue de l'atteinte des résultats attendus.

3.2.3 Mesure dans laquelle les activités ont été efficacement coordonnées

À l'interne

La plupart des personnes interrogées ont indiqué que la coordination des activités s'est bien déroulée à l'interne, ce que les résultats de l'examen des dossiers et de la documentation confirment. Aucun écart ou chevauchement majeur n'a été cerné. L'examen des comptes-rendus des réunions du GTNJO a permis d'en arriver à la même conclusion. En outre, l'activation partielle du CNOU et du CROU a permis d'officialiser le processus de coordination des activités, du niveau opérationnel au niveau national.

À l'externe

L’ACIA a collaboré étroitement avec l’ASFC et d'autres organismes, incluant le Comité d'organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010 de Vancouver (COVAN), le Secrétariat fédéral (ministère du Patrimoine canadien), l'Agence de santé publique du Canada et Santé Canada²¹.

À la demande de l’ASFC, les Opérations de l'ACIA (C.-B.) ont élaboré un module de formation électronique que l’ASFC a offert à ses employés à titre de cours d'appoint en vue des Jeux²². Les personnes interrogées de l'ACIA et de l’ASFC ont affirmé que le module répondait aux besoins en matière de formation de l’ASFC.

Certaines personnes interrogées ont indiqué que les exercices bronze, argent et or auraient pu être mieux coordonnés et que la communication à leur égard aurait pu être plus efficace puisque les objectifs et les résultats des exercices n'étaient pas clairs. D’autres personnes interrogées ont souligné à quel point les exercices ont permis d'améliorer la coordination entre l'ACIA et ses partenaires.

Une lacune a été cernée en ce qui concerne le Groupe de la santé et de la sécurité publique dirigé par Santé Canada. En raison d'un changement d'orientation, les activités du groupe n'avaient plus de lien avec le mandat de l'ACIA et certaines personnes interrogées ont indiqué ne pas à être certaines que l'Agence ait joué un rôle continu.

L'exercice théorique interministériel portant sur une urgence en matière de salubrité des aliments a été considéré comme un exercice utile en vue de la préparation à toute urgence alimentaire à grande échelle. Il a été souligné dans le cadre des entrevues des personnes-ressources clés que ce type d'activités permet de rapprocher les organismes de gestion des situations d'urgence et de premiers intervenants.

Au niveau ministériel, les Jeux ont donné l'occasion à l'Agence de sensibiliser davantage la grappe sur la sécurité au sujet des problèmes potentiels de sécurité alimentaire et ont permis de s'assurer que l'Agence intervienne en temps opportun.

L'évaluation indique que l'ACIA a coordonné efficacement ses activités à l'interne ainsi que ses activités externes de collaboration avec ses partenaires à tous les paliers du gouvernement. Certaines difficultés liées à la coordination ont été cernées (p. ex. coordination et communication des exercices bronze, argent et or et orientation du Groupe sur la santé et la sécurité publiques), mais il s'agissait de difficultés mineures compte tenu de l'envergure des activités de planification et de coordination en vue des Jeux.

3.2.4 Efficacité des communications et du partage de l'information

Communication et partage de l'information à l’interne et à l’externe (partenaires)

La communication et le partage de l'information à l'Agence, et entre l’Agence et avec d'autres ministères/organismes gouvernementaux, se sont effectués par le biais des groupes de travail et des comités internes et externes et du CNOU. De décembre 2009 à mars 2010, le CNOU a diffusé quotidiennement des rapports de situation préparés par les Opérations (C.-B.), le Centre intégré d'évaluation des menaces (GRC), l’ASPC et Santé Canada.

La majorité des personnes interrogées ont indiqué être d’avis que les communications et le partage de l'information au sein de l’Agence et avec les partenaires de l’ACIA ont été efficaces. Certaines personnes interrogées ont affirmé que les communications et le partage de l'information étaient moins efficaces au début, mais que la situation s'est améliorée à mesure qu'avançait le projet.

Les employés de l'ACIA et de l’ASFC qui ont été interrogés ont affirmé qu'une solide relation de travail existe entre les deux agences à l'échelle régionale et que les communications entre ces dernières sont efficaces.

Stratégie de communication externe de l'ACIA

L'examen des dossiers et de la documentation a permis de constater que la disponibilité des renseignements sur l'importation, et l’accès à ces derniers, préalablement et durant les Jeux ont été améliorés grâce à la mise en oeuvre de la Stratégie de communication des Jeux. En 2009-2010, 211 620 brochures ont été imprimées dans le cadre de la campagne « Pensez-y et déclarez ! »; de ce nombre 53 120 brochures ont été distribuées par l'ACIA, 75 000 brochures ont été remises à l’ASFC et 83 000 à l’Association canadienne des agences de voyages à des fins de distribution. L'ACIA n'a pas effectué de suivi quant au nombre de brochures distribuées par ces deux agences.

Le site Web « Pensez-y et déclarez ! » a généré un nombre important d'appels de fichiers : il y a eu, de janvier au 31 mars 2010, 1 356 781 appels de fichiers, 128 668 visualisations de pages, 72 898 visites du site et 64 238 visiteurs uniques.

La présente évaluation ne porte pas sur la disponibilité des produits de communication sur les exigences d’importation.

Les personnes-ressources clés qui ont été interrogées avaient des points de vue différents au sujet de l'efficacité de la stratégie de communication. Certaines personnes ont affirmé que la stratégie était une réussite, alors que d'autres ont indiqué que les efforts de sensibilisation déployés à l'égard des ambassades auraient pu être plus systématiques. D'autres personnes ont également souligné ne pas avoir été bien informées au sujet de l'existence de la stratégie de communication ou des activités et produits en découlant.

3.2.5 Mesure dans laquelle le projet a été mis en oeuvre tel que prévu

Les personnes interrogées ont indiqué que l'ACIA s'est acquittée comme prévu de ses responsabilités à titre de fournisseur de services fédéraux essentiels. La majorité des personnes interrogées ont affirmé que des ajustements ont été effectués afin de s'adapter aux besoins changeants, notamment le passage de la prestation en personne de la formation à l'utilisation d'un module de formation électronique à l’ASFC à la demande de cette agence.

Certaines personnes interrogées ont remis en question la capacité d'intervention de l'ACIA dans l'éventualité où de multiples urgences se produisaient au même moment. Cette question n'a pas été approfondie dans le cadre de la présente évaluation.

3.3 Efficience et économie (rendement)

3.3.1 Mesure dans laquelle les résultats attendus ont été atteints

L'examen de la documentation et l'information obtenue des personnes interrogées indiquent que l'ACIA s'est acquittée avec succès de son rôle de fournisseur de SFE. Une lettre du sous-ministre de Patrimoine Canada remerciant l'ACIA pour sa contribution appuie cette constatation.

Les Opérations (C.-B.) de l'ACIA ont collaboré étroitement avec l’ASFC en vue de faciliter le traitement efficace et efficient des importations. À cet effet, les centres de service à l'importation de l'ACIA ont prolongé leurs heures d’opération pour s'assurer de traiter les demandes d'approbation de mainlevée dans les 45 minutes suivant leur réception. Les centres de service à l'importation ont également affecté une ligne téléphonique aux communications relatives aux Jeux qui était accessible sept jours par semaine de 7 h à 23 h (HNP) et ont fourni à l’ASFC une liste détaillée des coordonnées des personnes‑ressources de l'ACIA.

Tel qu'indiqué à la section 3.2.4, la stratégie de communication a permis de faciliter l’accès à l'information sur les exigences canadiennes en matière d'importation. Il n'a toutefois pas été possible de déterminer si la stratégie de communication a permis d'accroître la sensibilisation aux règlements canadiens sur l'importation ou le respect de ces derniers par les importateurs.

Les renseignements recueillis indiquent que, compte tenu de l'accroissement des activités de planification, de coordination et de communication, l'Agence a mis en place des processus (p. ex. groupes de travail, activation partielle du CNOU et du CROU) visant à améliorer l'efficacité et l’efficience de la gestion des situations d'urgence ou des incidents dans le cadre des activités d'envergure internationale, dans l'éventualité où ce type de situations se produisaient. L'une des responsabilités fondamentales de l'ACIA est d’être entièrement préparée à intervenir en temps opportun en cas d'incidents ou de situations d'urgence liés à son mandat. Dans le cas présent, compte tenu de l'envergure internationale de l'événement, certains processus ont été activés à l'avance pour assurer une intervention rapide en cas d'incident.

3.3.2 Répercussions/résultats inattendus

L'évaluation a permis de conclure qu'il n'y a eu aucune répercussion inattendue découlant de la participation de l'Agence à l'organisation et au déroulement des Jeux.

Les résultats inattendus suivants ont été soulignés par les personnes‑ressources clés interrogées :

Collaboration améliorée entre l'ACIA et l’ASFC.
L'ACIA est mieux préparée en vue de futurs événements de nature similaire.
L'ACIA à établi des réseaux et renforcé les liens avec d'autres ministères et organismes gouvernementaux et d'autres ordres de gouvernement.

3.3.3 Caractère adéquat de l'affectation des ressources

L’ACIA n'a pas demandé de fonds additionnels dans le cadre de la planification et de la mise en oeuvre des activités liées aux Jeux. Toutes les activités ont été financées au moyen de ressources de services votés. Au bureau des Opérations de la C.-B., un employé à temps plein à été affecté à la coordination des activités de l'ACIA de novembre 2009 à mars 2010²³. Les autres employés des bureaux régionaux et nationaux ont effectué les travaux associés aux Jeux parallèlement à leur charge de travail habituelle.

La plupart des personnes interrogées ont affirmé que les ressources utilisées par l'ACIA pour s'acquitter de son engagement à contribuer aux Jeux olympiques étaient appropriées. Dans l'ensemble, les personnes interrogées étaient d'avis que le financement nécessaire à des projets comme les Jeux olympiques devrait être établi à l'avance de manière à profiter pleinement des mécanismes de financement.

3.3.4 Autres approches

La majorité des personnes interrogées ont indiqué que l'ACIA n'aurait pas pu obtenir les mêmes résultats si elle avait disposé de moins de ressources ou si elle avait utilisé une ou d'autres approches. Une autre approche a toutefois été proposée dans le cadre des entrevues avec les personnes-ressources clés. Il a été suggéré de gérer les incidents à l'aide des processus existants utilisés dans le cadre de l'activation du CNOU.

Cette approche n'a pas fait l'objet d'un examen plus approfondi dans le cadre de la présente évaluation.

4.0 Recommandation

Selon les sources consultées, la participation de l'ACIA à l'organisation et au déroulement des Jeux olympiques a été une réussite, les activités réalisées étaient pertinentes et l'ACIA a un futur rôle à jouer dans le cadre d'événements similaires ayant un lien avec son mandat.

Les résultats de l'évaluation indiquent qu'il à été difficile, durant la phase de planification, de trouver des renseignements sur les interventions de l'ACIA dans le cadre d'événements similaires antérieurs en raison du manque de mémoire institutionnelle et de documentation. Dans le cadre de sa participation à l'organisation et au déroulement des Jeux, l'ACIA à réalisé une quantité importante d'activités de planification, de collaboration et de coordination, activités qui seront probablement utiles lors de futurs événements.

Recommandation 1
La Direction générale des opérations devraient examiner tous les documents de travail ainsi que les autres documents et modèles qui ont été préparés en vue des Jeux et cerner les renseignements à archiver. Les documents et les modèles clés doivent être accessibles à tous les employés de l'ACIA, en format électronique ou papier (archives) de manière à pouvoir être consultés et utilisés dans le cadre de futurs événements.

5.0 Leçons apprises et pratiques exemplaires

5.1 Leçons apprises

Le manque de mémoire institutionnelle et de documentation sur la participation de l'ACIA à des événements similaires à été rapidement reconnu comme constituant un obstacle.

Leçon apprise n^o 2
Il serait utile pour l’Agence de préparer un document sur les protocoles liés aux évènements spéciaux. Le Bureau de la gestion des mesures d’urgence s'emploie actuellement à préparer ce document.

5.2 Pratiques exemplaires

L'engagement précoce est l’un des facteurs clés qui a permis à l’ACIA d’atteindre ses objectifs dans le cadre du projet.

Pratique exemplaire n^o 1
L'engagement et la planification précoces sont essentiels si l’on veut s'assurer de disposer du temps nécessaire pour planifier les activités et apporter les ajustements requis.

La tenue de séances de rétroaction immédiate est une pratique courante à l'Agence.

Annexe A : Modèle logique

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Annexe A : Modèle logique

¹ Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009.

² Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009.

³ Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009.

⁴ Document interne de l’ACIA. Stratégie de communication : Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010 de Vancouver, mai 2009.

⁵ Document interne de l’ACIA. Rapport d’étape du CGRR et du CVR des Jeux d’hiver 2010 : Campagne « Pensez-y et déclarez » à l’intention des voyageurs, avril 2010.

⁶ Document interne de l'ACIA - Survol des activités des Opérations (C.-B.) : Jeux olympiques et paralympiques d'hiver 2010, juin 2010.

⁷ Site Web de la Défense nationale et des Forces canadiennes : http://www.cds.forces.gc.ca/fea-pro/04112009-eng.asp (consulté en juillet 2010).

⁸ Site Web du gouvernement du Canada : http://publiservice.gc.ca/partners-partenaires/vancouver2010/ffc-eng.html (consulté en août 2010).

⁹ Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009.

¹⁰ Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009.

¹¹ Idem.

¹² Idem.

¹³ Document interne de Santé publique Canada. Mandat : Groupe des Affaires publiques des partenaires gouvernementaux pour Vancouver 2010 - Sûreté et sécurité publique, février 2009.

¹⁴ Document interne de l’ACIA : Mandat : Groupe de travail de l’ACIA sur les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010, 2008

¹⁵ Document interne de l’ACIA. Aperçu des activités des Opérations de la C.-B. : Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de Vancouver 2010, juin 2010.

¹⁶ Document interne du Secrétariat fédéral 2010 (ministère du Patrimoine canadien). Cadre intégré de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et Cadre de vérification axé sur les risques (CVR) pour les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver 2010, décembre 2009

¹⁷ Document interne de l’ACIA. Établissement des coûts des Jeux d’hiver 2010, août 2010.

¹⁸ Les principaux enjeux sont déterminés par la Politique sur l'évaluation du Conseil du Trésor (2009).

¹⁹ Agence canadienne d'inspection des aliments : Rapports sur les plans et les priorités 2009-2010.

²⁰ Site Web de l'ACIA : http://www.inspection.gc.ca/english/agen/agene.shtml) (consulté en juillet 2010)

²¹ ACIA, Compte-rendu de la réunion du Comité national de consultation patronale-syndicale- Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) et Agence canadienne d’inspection des aliments, octobre 2009.

²² Document interne de l’ACIA : Plan d’action des Opérations de l’ACIA pour les Jeux olympiques d’hiver de Vancouver 2010, 2009.

²³ Document interne de l'ACIA - Survol des activités des Opérations (C.-B.) : Jeux olympiques et paralympiques d'hiver 2010, juin 2010.