Vérification de la gestion des recettes

Pour ce faire, on a pris en compte les systèmes qui étaient en place au moment des vérifications de 2002 et de 2006 ainsi que les nouveaux systèmes ayant été mis en place depuis.

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Juin 2010

Table des matières

• 1.0 Sommaire
  • 1.1 Introduction
  • 1.2 Constatations et recommandations
  • 1.3 Énoncé d’assurance
  • 1.4 Opinion*
• 2.0 À propos de la vérification
  • 2.1 Contexte
  • 2.2 Objectif
  • 2.3 Portée
  • 2.4 Méthodologie
• 3.0 Constatations et recommandations
  • 3.1 Introduction
  • 3.2 Gouvernance
    • Constatation 1.0 : Responsabilité incertaine
    • Constatation 2.0 : Suivi limité
  • 3.3 Contrôle
    • Constatation 3.0 : Mesures de contrôle incomplètes à l’échelle locale
  • 3.4 Gestion des risques
    • Constatation 4.0 : L’évaluation des risques n’est pas officielle
• Annexe A : Analyse des recettes de l’exercice 2008‑2009
• Annexe B : Critères de vérification détaillés
• Annexe C : Plan d’action de la direction

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1.0 Sommaire

1.1 Introduction

Au cours de l’exercice 2008‑2009, grâce à ses services de réglementation, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) a généré des recettes non fiscales de l’ordre de 54,3 millions de dollars. Ces recettes, que l’ACIA conserve, proviennent de plus de 1 200 droits de service liés à 14 programmes. Les recettes sont demeurées stables depuis 2005‑2006 (58,6 millions en 2005‑2006; 57,6 millions en 2006‑2007; 60,9 millions en 2007‑2008).

Les articles 24 et 25 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments autorisent le Ministre à déterminer les frais qui devront êtres payés pour les services fournis, l'utilisation de l'installation, les produits, les droits ainsi que les privilèges. Avant de déterminer les frais, le Ministre doit consulter avec toute personne ou organisation qu'il ou elle estime intéressée à la matière et il doit publier les frais dans la Gazette du Canada. Le Centre national de service pour les comptes débiteurs (CNSCD) de la Direction générale des finances, de l’administration et de la technologie de l’information (DGFATI), situé à Moncton, gère les comptes débiteurs, approuve les demandes de crédit, traite les documents aux fins de facturation, gère les comptes en souffrance et prépare des rapports périodiques.

La présente vérification a été approuvée dans le plan de vérification pluriannuel axé sur les risques pour les exercices 2009 à 2012 de la Direction de la vérification interne (DVI). Elle constitue un suivi de deux rapports qui portaient respectivement sur une vérification interne de la gestion des recettes effectuée en 2002 par la DVI et sur un examen que des experts‑conseils ont réalisé en 2006 pour le compte de la DGFATI en mettant l’accent sur les processus liés aux inspections, à la facturation ainsi qu’au rapprochement des recettes et des comptes débiteurs.

La vérification visait à garantir aux cadres supérieurs que les lacunes en matière de contrôle relevées lors de vérifications antérieures de la gestion des recettes avaient été comblées et que les mesures de contrôle prévues étaient efficaces. Dans le cadre de la vérification, on a examiné les mesures de contrôle liées à la gestion des recettes ainsi que le respect des exigences et des politiques pertinentes par rapport aux flux de rentrées. Pour ce faire, on a pris en compte les systèmes qui étaient en place au moment des vérifications de 2002 et de 2006 ainsi que les nouveaux systèmes ayant été mis en place depuis.

1.2 Constatations et recommandations

Gouvernance

Constatation 1 :
On ne sait pas exactement à qui revient la responsabilité de la gestion des recettes générées par l’ACIA.

Recommandation 1 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit s’assurer que les gestionnaires qui imposent des droits sont tenus au courant des recettes de leur bureau et rendent des comptes à ce sujet.

Contrôle interne

Constatation 2 :
On assure peu de suivi des recettes à l’échelle nationale et locale.

Recommandation 2 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit élaborer un cadre de suivi des recettes qui leur permettra de s’assurer que les droits imposés pour les services sont complets et exacts.

Constatation 3 :
Les mesures de contrôle appliquées par les bureaux locaux concernant la gestion des recettes sont incomplètes.

Recommandation 3 :
En consultation avec la DGFATI et la Direction générale des politiques et des programmes (DGPP), la Direction générale des opérations doit établir des lignes directrices et des procédures détaillées afin de gérer tous les processus liés à la gestion des recettes, notamment le rapprochement des demandes de services et des factures ainsi que la gestion de la réception, de l’utilisation et de l’inventaire de formulaires numérotés d’avance.

Gestion des risques

Constatation 4 :
Aucune évaluation officielle des risques liés à la gestion des recettes n’a été effectuée à l’ACIA.

Recommandation 4 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit réaliser une évaluation officielle des risques liés aux recettes de l’ACIA en vue de déterminer les risques importants et d’élaborer des stratégies d’atténuation des risques appropriées.

1.3 Énoncé d’assurance

Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, on a suivi des procédures de vérification appropriées et recueilli des données suffisantes pour confirmer l’exactitude de l’opinion formulée dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur un examen des situations recensées en fonction des critères de vérification établis. Les conclusions ne s’appliquent qu’aux entités examinées et au champ d’étude décrit dans le présent rapport.

1.4 Opinion*

À mon avis, la gestion des recettes présente d’importantes lacunes et des risques qui requièrent l’attention de la direction en ce qui a trait aux processus de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques.

Peter Everson
Dirigeant principal de la vérification, ACIA

* L’opinion se fonde sur l’importance globale des éléments et sur le niveau de risque, comme en témoignent les constatations et recommandations clés décrites dans le présent rapport.

2.0 À propos de la vérification

2.1 Contexte

L’ACIA, dont l’administration centrale est située à Ottawa (région de la capitale nationale), comprend quatre centres opérationnels : Atlantique, Québec, Ontario et Ouest. Ces centres opérationnels englobent 18 bureaux régionaux, 185 bureaux locaux (y compris les points d’entrée frontaliers) et 408 bureaux dans des établissements non gouvernementaux (comme les établissements de transformation). L’ACIA compte également 15 laboratoires et installations de recherche qui prodiguent des conseils scientifiques, mettent au point de nouvelles technologies, offrent des services d’analyse et effectuent des recherches.

Au cours de l’exercice 2008‑2009, grâce à ses services de réglementation, l’ACIA a généré des recettes non fiscales de l’ordre de 54,3 millions de dollars (se référer à l’annexe A pour de plus amples détails). Ces recettes proviennent de plus de 1 200 droits de service liés à 14 programmes. Le Programme d’inspection des viandes (41,65 % des recettes totales), le Programme national de santé des animaux (17,14 %), le Programme d’inspection du poisson (11,91 %) et le Programme de protection des végétaux (11,79 %) constituent les principales sources de recettes de 2008‑2009. Les recettes, que l’ACIA conserve, sont demeurées stables depuis 2005‑2006.

Environ 300 000 factures et 85 000 paiements sont traités chaque année. Des 25 000 comptes débiteurs, 9 000 sont considérés comme actifs. On trouve 326 bureaux de vente à l’échelle du Canada. En date du 31 décembre 2009, la valeur des comptes débiteurs s’élevait à 6,1 millions de dollars. La facturation est effectuée de façon électronique (dans environ 90 % des cas) et manuelle.

Les articles 24 et 25 de la Loi sur l'Agence canadienne d'inspection des aliments autorisent le Ministre à déterminer les frais qui devront êtres payés pour les services fournis, l'utilisation de l'installation, les produits, les droits ainsi que les privilèges. Avant de déterminer les frais, le Ministre doit consulter avec toute personne ou organisation qu'il ou elle estime intéressée à la matière et il doit publier les frais dans la Gazette du Canada. Le CNSCD de la DGFATI, situé à Moncton, gère les comptes débiteurs, approuve les demandes de crédit, traite les documents aux fins de facturation, gère les comptes en souffrance et prépare des rapports périodiques.

La présente vérification a été approuvée dans le plan de vérification pluriannuel axé sur les risques pour les exercices 2009 à 2012 de la Direction de la vérification interne (DVI). Elle constitue un suivi de deux rapports qui portaient respectivement sur une vérification interne de la gestion des recettes effectuée en 2002 par la DVI et sur un examen que des experts‑conseils ont réalisé en 2006 pour le compte de la DGFATI en mettant l’accent sur les processus liés aux inspections, à la facturation ainsi qu’au rapprochement des recettes et des comptes débiteurs.

Les résultats de la vérification de 2002 ont démontré des lacunes en matière de contrôle qui augmentaient les risques que l’ACIA subisse des pertes financières pour cause de fraude ainsi que des lacunes quant à l’intégrité des recettes perçues. Dans leur rapport de l’examen de 2006, les experts‑conseils ont indiqué qu’il s’agissait surtout des mêmes lacunes en matière de contrôle que celles qui ont été signalées à la suite de la vérification de 2002. Le rapport de vérification de 2002 présentait 21 recommandations concernant des questions liées à la facturation, aux rôles et responsabilités, au traitement des paiements et aux technologies utilisées; le rapport de 2006 en présentait neuf.

2.2 Objectif

La vérification visait à garantir aux cadres supérieurs que les lacunes en matière de contrôle relevées lors de vérifications antérieures de la gestion des recettes avaient été comblées et que les mesures de contrôle prévues étaient efficaces.

2.3 Portée

Dans le cadre de la vérification, on a examiné les mesures de contrôle liées à la gestion des recettes ainsi que le respect des exigences et des politiques pertinentes par rapport aux flux de rentrées. Pour ce faire, on a pris en compte les systèmes qui étaient en place au moment des vérifications de 2002 et de 2006 ainsi que les nouveaux systèmes ayant été mis en place depuis.

La vérification de 2002 de la DVI portait sur toutes les composantes de la gestion des recettes : coûts liés aux activités, fixation des prix et des droits, facturation des services, perception des montants dus, gestion des comptes débiteurs, consignation des recettes et production de rapports connexes. Dans le cadre de cette vérification, on a mis l’accent sur les composantes pour lesquelles des lacunes avaient été décelées lors de la vérification de 2002 et de l’examen de 2006.

2.4 Méthodologie

On a établi des critères et des sous‑critères détaillés de vérification (se référer à l’annexe B) afin de s’en servir comme normes sur lesquelles l’évaluation pouvait être fondée, de clarifier les objectifs de la vérification ainsi que de jeter les fondements du plan de travail et de la vérification. On a déterminé les liens existant entre chacun des critères et la gouvernance, le contrôle interne et la gestion des risques ou une combinaison des trois éléments. Voici les critères déterminés pour cette vérification :

Gouvernance

• Un cadre efficace de contrôle de la gestion des recettes a été mis en place.

Contrôle interne

• Des mesures de contrôle efficaces ont été appliquées dans le cadre de la gestion des recettes en vue d’assurer le respect des exigences en matière de réglementation et de politique ainsi qu’une comptabilisation adéquate de toutes les recettes.

Gestion des risques

• La direction détermine les risques pouvant empêcher l’ACIA d’atteindre ses objectifs liés aux recettes.

Un programme de vérification qui présentait un aperçu des procédures à suivre et des évaluations à réaliser afin d’atteindre les objectifs de la vérification avait été élaboré. Dans le cadre du programme, il fallait notamment cibler et recueillir des documents et des données, analyser les données, évaluer et interpréter les documents et les données, consigner les observations et les écarts ainsi que tirer des conclusions au sujet des observations en fonction des critères établis. Parmi les méthodes utilisées, mentionnons l’examen des documents, la mise à l’essai des transactions, la réalisation d’entretiens auprès du personnel ainsi que l’analyse des données.

On a visité le CNSCD et sept bureaux à l’échelle du Canada. En outre, des sondages téléphoniques ont été réalisés auprès de neuf autres bureaux de vente, dont bon nombre, situés dans des régions éloignées, ont déclaré de faibles revenus. Lors des visites sur place, l’accent a été mis sur la réunion de preuves étayant les lacunes en matière de contrôle observées lors de vérifications antérieures. On a également révisé les transactions en procédant à un échantillonnage dirigé des principaux flux de rentrées afin de confirmer que les processus et les mesures de contrôle étaient bien compris.

Les recettes des bureaux de vente ayant fait l’objet d’une visite et d’un sondage téléphonique totalisaient 9,7 millions de dollars, ou 18 % des recettes totales pour 2008‑2009. Ces bureaux ont émis près de 34 000 factures, soit 11 % du nombre total de factures émises durant l’exercice.

3.0 Constatations et recommandations

3.1 Introduction

Cette section présente des constatations détaillées découlant de la vérification de la gestion des recettes à l’ACIA. Les constatations s’appuient sur des éléments probants et les analyses découlant à la fois de l’analyse des risques initiale et de la vérification détaillée.

Des progrès ont été réalisés depuis la production du rapport de vérification de 2002 et du rapport de l’étude effectuée en 2006 par des experts‑conseils, qui présentent respectivement 21 et 9 recommandations visant à améliorer la gestion des recettes. Trois recommandations du rapport de vérification et deux recommandations du rapport des experts‑conseils concernant les questions liées au contrôle et au suivi présentées ci‑dessous dans la section sur les constatations détaillées n’ont pas encore été mises en oeuvre. Les autres recommandations ont été mises en oeuvre (9), sont en voie de l’être (15) ou ne s’appliquent plus (1).

Parmi les progrès réalisés jusqu’à maintenant, mentionnons une initiative de modernisation visant l’examen du barème des droits et l’élaboration d’une méthode d’établissement des coûts, la Politique sur la gestion des comptes débiteurs, l’utilisation accrue de la facturation électronique, la reconnaissance vocale interactive pour les paiements par carte de crédit, l’affichage d’une liste de « paiements en argent comptant seulement » qui permet d’identifier les clients ayant manqué à leur obligation de payer ainsi qu’un groupe de travail qui s’occupe de l’arriéré lié à la consignation des données sur les importations de poisson.

En plus des constatations énoncées ci‑après, on a communiqué à la direction, aux fins d’examen, des observations au sujet des conditions ne concernant pas les systèmes et présentant peu d’importance et de risque.

3.2 Gouvernance

Constatation 1.0 : Responsabilité incertaine

On s’attend à ce qu’un cadre de contrôle de la gestion déterminant les rôles et responsabilités des personnes compétentes et précisant la reddition de comptes soit en place. La reddition de comptes exige des gestionnaires qu’ils reconnaissent et assument la responsabilité des actions, des décisions et des politiques relevant de leurs fonctions.

L’ACIA a adopté un modèle centralisé de cadre de contrôle par le biais du Centre national de service pour les comptes débiteurs (CNSCD), qui procède à la perception des recettes et gère les comptes débiteurs. Il incombe au CNSCD, qui relève de la DGFATI, de gérer et de percevoir les comptes débiteurs ainsi que de produire des rapports connexes à la suite de la mise en oeuvre d’une mesure de recouvrement de coût par la Direction générale des opérations, la DGPP et la Direction générale des sciences.

Les gestionnaires de la Direction générale des opérations des bureaux qui ont fait l’objet d’une visite ou d’un entretien téléphonique ont signalé que leurs principales responsabilités consistaient à s’assurer que les inspections sont réalisées, que les permis et les certificats sont traités et que les Canadiens sont protégés. Peu de gestionnaires étaient au courant du montant des recettes générées par leur bureau. En outre, ils ont indiqué que la gestion des recettes n’était pas une responsabilité visée par leurs objectifs de rendement.

Les agents financiers de la Direction générale des opérations, en particulier les agents sur le terrain, participent peu à la gestion des recettes; ils s’occupent principalement des questions liées au budget et aux dépenses.

En février 2010, la DGFATI et la Direction générale des opérations ont envoyé à tous les gestionnaires de l’ACIA une note de service signée par les deux parties qui faisait suite à une préoccupation soulevée par le Bureau du vérificateur général au sujet de tous les services à recouvrement des coûts facturés. Dans la note, on rappelait aux gestionnaires qu’ils doivent vérifier que les employés remplissent les factures correctement, que la facturation électronique est utilisée dans la mesure du possible et qu’on a mis en place un système permettant de gérer et de comptabiliser tous les formulaires numérotés d’avance.

En raison du manque de précision quant à la responsabilité des gestionnaires au sujet des recettes et des interventions limitées du personnel de la Direction générale des opérations à cet égard, l’ACIA risque de ne pas percevoir toutes les recettes qui sont dues.

Recommandation 1.0 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit s’assurer que les gestionnaires qui imposent des droits sont tenus au courant des recettes de leur bureau et rendent des comptes à ce sujet.

Constatation 2.0 : Suivi limité

La direction doit s’assurer non seulement que ses activités se déroulent efficacement, mais aussi que des pratiques et des mesures de contrôle appropriées en matière de gestion sont en place et donnent des résultats adéquats. À cette fin, on s’attend à ce que les gestionnaires effectuent un suivi des pratiques et des mesures de contrôle et appliquent rapidement des mesures correctives lorsque des lacunes importantes apparaissent ou que des améliorations doivent être apportées.

Selon la Politique sur la gestion des comptes débiteurs de l’ACIA, il incombe au personnel de la Direction générale des opérations, de la DGPP et de la Direction générale des sciences de veiller à ce que tous les services offerts aient été facturés. Dans leur note de février 2010, la DGFATI et la Direction générale des opérations réitèrent ce fait et rappellent cette responsabilité aux gestionnaires. La Politique ne dit rien au sujet de la responsabilité concernant le suivi ou l’examen des pratiques et des contrôles internes liés à la production de recettes.

Le CNSCD a établi des contrôles à plusieurs niveaux dans ses systèmes afin de s’assurer que les factures ont été dûment remplies et consignées dans le système financier. Le Centre peut assumer ce rôle seulement si on lui a remis les factures aux fins de traitement. Le CNSCD n’effectue aucun suivi ni contrôle en ce qui a trait à l’émission, par les directions générales, de factures pour chaque service fourni. Selon la Politique sur la gestion des comptes débiteurs, le CNSCD est responsable du suivi des activités relatives au processus de gestion des comptes débiteurs. Le CNSCD considère toutefois que la responsabilité de veiller à ce que tous les services aient été facturés ne lui revient pas.

Les gestionnaires des bureaux visités dans le cadre de la vérification n’effectuaient aucun suivi afin de s’assurer que les renseignements inscrits sur les factures étaient exacts et complets et que tous les services avaient été facturés. Ils ont indiqué qu’ils n’étaient pas au courant du montant des recettes générées par leur bureau et qu’ils ne disposaient pas des données financières leur permettant d’effectuer le suivi de ces recettes. Les employés de bureau réalisaient les transactions liées aux recettes sans supervision.

À l’échelle nationale et locale, l’absence d’un suivi efficace risque d’entraîner des erreurs sur le plan des recettes, erreurs qui ne seront pas relevées.

Recommandation 2.0 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit élaborer un cadre de suivi des recettes qui leur permettra de s’assurer que les droits imposés pour les services sont complets et exacts.

3.3 Contrôle

Constatation 3.0 : Mesures de contrôle incomplètes à l’échelle locale

On s’attend à ce que des mesures de contrôle de la gestion des recettes soient mises en place afin de veiller au respect des exigences en matière de réglementation et de politique ainsi qu’à la comptabilisation adéquate de l’ensemble des recettes.

Dans le rapport de vérification de 2002 et le rapport de 2006 des experts‑conseils, on a soulevé des préoccupations concernant la pertinence des mesures de contrôle des recettes. En effet, on a souligné qu’il n’y avait aucune méthode en place permettant de rapprocher une demande de service, un permis ou un certificat et une facture, et qu’il existait peu de politiques et de procédures opérationnelles pour aider les gestionnaires à assumer leurs obligations et responsabilités. Les préoccupations soulevées dans les rapports sont encore valides. Aucun rapprochement n’était effectué entre les demandes de services et les factures dans les bureaux ayant fait l’objet d’une visite ou d’un entretien téléphonique. Aucune procédure concernant le traitement des transactions liées aux recettes n’était documentée dans ces bureaux, où l’on utilisait plutôt des procédures élaborées localement.

Des systèmes électroniques de gestion de recettes comprenant un module de facturation sont actuellement utilisés à l’ACIA. Ces « systèmes frontaux » présentent l’avantage de remplir automatiquement certains champs des factures, ce qui réduit la quantité de renseignements qu’on doit inscrire lorsqu’on remplit une facture et facilite le rapprochement des demandes de services et des factures. Parmi ces systèmes, mentionnons le Programme d'activités multi-sectorielles (PAM), le Système de contrôle et de suivi des importations (SCSI) et le Système des licences d’importation. Près de 30 % de la facturation est effectuée de façon électronique par le biais de ces systèmes.

D’autres systèmes électroniques, notamment le système de certification des exportations qui est utilisé pour les exportations de poisson, ne comprennent pas de système de facturation. Le système électronique de facturation autonome (SEFA) est utilisé pour les recettes liées aux systèmes susmentionnés, entre autres. Il faut consigner les données directement dans l’application du SEFA, ce qui entraîne davantage d’erreurs et ne facilite pas le rapprochement des demandes de services et des factures. Environ 60 % de la facturation est effectuée au moyen du SEFA.

Les résultats des analyses du CNSCD indiquent que l’on effectue environ 10 % de la facturation à la main. Les formulaires de facturation manuelle comportent un numéro de contrôle imprimé à l’avance qui permet à chaque bureau d’administrer un système de gestion des formulaires. Certains des bureaux visés par la vérification avaient mis en place des procédures leur permettant de gérer efficacement l’utilisation des formulaires de facturation manuelle. Cependant, d’autres bureaux ne tenaient aucun registre permettant de suivre l’utilisation des formulaires. Nous avons aussi observé que tous les employés avaient accès aux formulaires, lesquels n’étaient pas conservés de façon sécuritaire. Dans la note de février 2010 signée par la DGFATI et la Direction générale des opérations, on insistait sur l’importance de mettre en place un système permettant de comptabiliser tous les formulaires numérotés d’avance qui sont utilisés pour la facturation manuelle. Cependant, les bureaux locaux n’ont pas reçu de lignes directrices sur la mise en oeuvre d’un tel système.

Les lacunes concernant les procédures de rapprochement entre les demandes de services et les factures ainsi que l’absence de procédures documentées sur la gestion des recettes, notamment l’utilisation de formulaires numérotés d’avance, augmentent le risque d’erreurs au sujet des recettes générées par l’ACIA.

Recommandation 3.0 :
En consultation avec la DGFATI et la DGPP, la Direction générale des opérations doit établir des lignes directrices et des procédures détaillées afin de gérer tous les processus liés à la gestion des recettes, notamment le rapprochement des demandes de services et des factures ainsi que la gestion de la réception, de l’utilisation et de l’inventaire de formulaires numérotés d’avance.

3.4 Gestion des risques

Constatation 4.0 : L’évaluation des risques n’est pas officielle

L’évaluation des risques constitue un outil important qui permet à la direction d’évaluer objectivement un programme ou une activité. Elle peut ainsi déterminer les situations qui pourraient causer du tort à une organisation, la possibilité qu’une situation se présente et la gravité de celle‑ci ainsi que les mesures d’atténuation permettant d’empêcher qu’une situation se produise. On s’attend à ce que la direction de l’ACIA cerne les risques pouvant empêcher l’Agence d’atteindre ses objectifs en matière de recettes.

En 2008‑2009, les recettes de l’ACIA totalisaient 54,3 millions de dollars. Ces recettes proviennent de différentes sources au sein de la Direction générale des opérations, de la DGPP et de la Direction générale des sciences, qui comptent 326 bureaux de vente à l’échelle du pays, en plus de faire appel à un grand nombre de systèmes informatiques ainsi qu’à une vaste gamme de processus et de barèmes de tarification. Le volume d’opérations liées aux recettes est important. Environ 300 000 factures et 85 000 paiements sont traités chaque année. Des 25 000 comptes débiteurs, 9 000 sont considérés actifs.

Aucune évaluation officielle des risques liés à la gestion des recettes n’a été effectuée à l’ACIA. Certains facteurs atténuent les risques liés aux recettes, notamment la faible valeur monétaire de bon nombre des opérations relatives aux recettes ainsi que l’utilisation accrue des factures électroniques. Cependant, les recettes représentent environ 8 % du budget de dépenses de l’ACIA, et des lacunes en matière de contrôle existent. Si l’Agence n’effectue pas d’évaluation officielle des risques, elle ne pourra pas démontrer que le niveau de risque auquel elle s’expose en matière de gestion des recettes est acceptable.

Recommandation 4.0 :
La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit réaliser une évaluation officielle des risques liés aux recettes de l’ACIA en vue de déterminer les risques importants et d’élaborer des stratégies d’atténuation des risques appropriées.

Annexe A : Analyse des recettes de l’exercice 2008‑2009

AGENCE CANADIENNE D’INSPECTION DES ALIMENTS
Bilan des opérations
Exercice se terminant le 31 mars 2009
(en milliers de dollars)

Recettes	Salubrité des aliments et santé publique	Science et réglementation	Protection des ressources animales et végétales	Totaux de 2009	Totaux de 2008
Frais d’inspection	24 710	9 209	3 941	37 860	42 805
Agrément, permis et certificats	2 154	6 836	1 439	10 429	11 693
Frais et services divers	9	2 239	1 240	3 488	3 878
Frais liés à la délivrance de permis aux établissements	1 716	139	-	1 855	1 776
Classification	236	2	-	238	224
Sanctions administratives pécuniaires	365	-	-	365	522
Intérêts	36	5	23	64	73
Recettes globales	29 226	18 430	6 643	54 299	60 971

Annexe B : Critères de vérification détaillés

Critère A : Gouvernance

Un cadre efficace de gestion des recettes est en place; on utilise une technologie de pointe à jour pour la consignation des recettes.
Sous‑critères

1. L’ACIA a créé un organe de surveillance qui coordonne le règlement des questions liées à la gestion des recettes et qui corrige les lacunes ciblées lors de vérifications antérieures.
2. Un cadre de gestion des recettes qui établit les objectifs à cet égard et qui harmonise la gestion quotidienne des recettes au sein de l’Agence avec les politiques, les normes, les lignes directrices, les directives et les procédures du Conseil du Trésor par le biais de politiques écrites, de procédures et de processus documentés. On diffuse ceux‑ci à grande échelle afin de permettre aux employés de comprendre leurs rôles et d’assumer leurs responsabilités.
3. L’Agence a établi une organisation qui emploie des personnes possédant les connaissances, les compétences et les outils leur permettant de contribuer aux objectifs en matière de gestion des recettes.
4. L’ACIA a élaboré une structure modernisée des frais d’utilisation afin de faire face à la levée du moratoire de 1997 sur les frais d’utilisation. La structure est simplifiée, souple et efficace. De plus, elle répond aux besoins de tous les intervenants, elle est fondée sur le Guide d’établissement des coûts du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), elle est liée à des normes mesurables de service et de rendement, et elle est appliquée de façon uniforme à l’échelle de l’Agence.
5. L’Agence a établi des plans de formation appropriés à l’intention du personnel financier et des inspecteurs afin de les aider à assumer leurs obligations et leurs responsabilités en matière de finances.
6. On utilise une technologie moderne pour consigner toutes les sources des recettes. Les besoins liés aux systèmes d’information sont réévalués en fonction des changements survenant sur le plan de la gestion de recettes et des lacunes cernées en matière de production de rapports.
7. Des valeurs éthiques, comme l’intégrité, sont établies, véhiculées et mises en pratique à l’échelle de l’Agence.

Critère B : Contrôle

On a appliqué des mesures efficaces de contrôle de la gestion des recettes afin de veiller au respect des exigences en matière de réglementation et de politique ainsi qu’à la comptabilisation adéquate de l’ensemble des recettes.
Sous‑critères

1. Seuls les droits approuvés sont utilisés. De plus, on utilise les bons codes de produits lorsqu’on prélève les frais d’administration liés aux inspections, à l’agrément et à la délivrance de permis.
2. Tous les formulaires numérotés d’avance utilisés pour la délivrance de certificats, les services d’inspection et la facturation sont gérés, rapprochés et comptabilisés convenablement.
3. On consigne la période et le moment où les recettes sont générées.
4. Un cadre efficace de contrôle de la facturation est en place dans tous les centres opérationnels afin que tous les services soient facturés.
5. Les tâches des employés qui réalisent diverses activités dans le cadre du cycle de gestion des recettes sont séparées de façon appropriée.
6. On a mis en place un programme de suivi efficace en vue de s’assurer que toutes les recettes sont gérées correctement et qu’on en rend compte en bonne et due forme.

Critère C : Gestion des risques

La direction détermine les risques pouvant empêcher l’Agence d’atteindre ses résultats relatifs aux recettes.
Sous‑critères

1. On a déterminé et évalué les risques qui pourraient empêcher l’Agence d’atteindre ses objectifs en matière de gestion des recettes.
2. Les politiques, les lignes directrices et les procédures permettant à l’Agence de gérer les risques sont établies, communiquées et mises en pratique afin que les employés comprennent ce qu’on attend d’eux.
3. La direction effectue un suivi des risques liés à la gestion des recettes.

Annexe C : Plan d’action de la direction

Réponse de la direction

Le fait que les recettes découlant des activités opérationnelles ne soient pas consignées directement par rapport à celles‑ci constitue le principal problème de gestion sous‑jacent aux constatations de la présente vérification. Les recettes sont perçues et réparties dans le cadre du processus budgétaire global. Si elles ne sont pas réparties à des fins précises, les cadres opérationnels accordent moins d’importance qu’ils ne le devraient à la facturation des recettes. Nous songerons à modifier ce modèle à mesure qu’évoluera le projet de modernisation des frais d’utilisation.

Constatation 1 : La DGFATI (Services financiers), la Direction générale des opérations et la DGPP assument conjointement la responsabilité de la gestion des recettes à l’Agence. La gestion des recettes comprend deux volets. Les directions générales (Direction générale des opérations et DGPP) sont d’abord responsables de la prestation de services et de l’émission des factures. Ensuite, le Centre national de service pour les comptes débiteurs (CNSCD) de la DGFATI consigne les factures dans le système financier et perçoit les recettes.

Les responsabilités et les obligations de toutes les parties concernées sont clairement indiquées dans la Politique sur la gestion des comptes débiteurs. Tous les intervenants conviennent qu’il faut rappeler à tous, surtout aux superviseurs, en quoi consistent leurs responsabilités.

Constatation 2 : La DGFATI aurait actuellement beaucoup de difficulté à effectuer un suivi efficace des recettes en raison de la décentralisation des activités d’inspection réalisées à l’échelle du pays et de la complexité de la structure des frais d’utilisation. Cependant, on pourrait réaliser un suivi accru afin de veiller à ce qu’une facture soit émise pour chaque service fourni.

Constatation 3 : L’Agence a récemment entrepris l’examen de ses frais d’utilisation. Ce projet de modernisation des frais d’utilisation pourrait simplifier non seulement le barème des droits, mais aussi la gestion de la prestation des services et de la facturation.

Le CNSCD a fourni à la Direction générale des opérations des instructions détaillées concernant la gestion des processus liés aux recettes. En outre, on offre une formation au personnel de la Direction générale des opérations par le biais de NetMeeting ou lorsque des demandes d’encadrement à l’égard des processus de gestion des recettes sont présentées.

Le système électronique de facturation autonome a en grande partie réglé la question de la gestion des formulaires. À l’heure actuelle, 92,5 % de la facturation des recettes est effectuée au moyen d’un système de facturation électronique. Compte tenu de l’utilisation accrue de la facturation électronique, la facturation manuelle ne couvre qu’une faible partie des recettes générées.

Constatation 4 : La DGFATI a réalisé une analyse sommaire des évaluations des risques après que le Bureau du vérificateur général a soulevé des préoccupations lors de la vérification de fin d’exercice de 2009. Les résultats de l’analyse ont donné un aperçu des ressources et des efforts qui permettront d’éliminer complètement les factures restantes devant être remplies à la main. La DGFATI a conclu que la plupart des risques ont déjà été atténués grâce au recours accru à la facturation automatique.

Recommandations de la vérification

1. La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit s’assurer que les gestionnaires qui imposent des droits sont tenus au courant des recettes de leur bureau et rendent des comptes à ce sujet.

Mesures de gestion proposées	Fonctionnaire(s) responsable(s)	Date de mise en oeuvre
DGFATI – Mettre au point une « trousse d’outils pour la gestion des recettes » qui aidera les gestionnaires des bureaux locaux à s’assurer qu’on respecte les rôles et responsabilités et qui sera utile lors de la formation des nouveaux employés. La trousse présentera une liste de personnes‑ressources à joindre pour obtenir des conseils, des liens vers des sites Web traitant des procédures opérationnelles liées à la gestion des recettes ainsi que des normes de service.	Directeur exécutif, Services financiers	31 décembre 2010
DGFATI – Continuer de fournir aux directions générales des rapports et des conseils concernant les recettes, au besoin; continuer d’offrir aux agents financiers de la Direction générale des opérations un encadrement et une formation en matière de production de rapports.	Directeur exécutif, Services financiers	En cours
Direction générale des opérations – On met l’accent sur la communication à de nombreux échelons des comités de gestion de la Direction générale (directeur exécutif, directeur régional, gestionnaires d’inspection et équipes de gestion des centres opérationnels) afin de s’assurer que les gestionnaires, les employés, les agents financiers et les personnes‑ressources comprennent clairement que le recouvrement des coûts et leur rôle dans le cadre du processus constituent une priorité.	Directeur, Direction des services de gestion	En cours
En février 2010, la DGFATI et la Direction générale des opérations ont envoyé à tous les gestionnaires un communiqué présentant un aperçu de leurs rôles et responsabilités.	Directeur exécutif, Services financiers	Terminé

2. La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit élaborer un cadre de suivi des recettes qui leur permettra de s’assurer que les droits imposés pour les services sont complets et exacts.

Mesures de gestion proposées	Fonctionnaire(s) responsable(s)	Date de mise en oeuvre
La DGFATI fournira à la Direction générale des opérations un processus générique de gestion des formulaires pour la facturation manuelle.	Directeur exécutif, Services financiers	30 septembre 2010
On procédera également à un suivi afin de veiller à ce que les mesures prévues dans la section 3 ci‑dessous soient appliquées.	Directeur exécutif, Services financiers	31 mars 2011

3. En consultation avec la DGFATI et la DGPP, la Direction générale des opérations doit établir des lignes directrices et des procédures détaillées afin de gérer tous les processus liés à la gestion des recettes, notamment le rapprochement des demandes de services et des factures ainsi que la gestion de la réception, de l’utilisation et de l’inventaire de formulaires numérotés d’avance.

Mesures de gestion proposées	Fonctionnaire(s) responsable(s)	Date de mise en oeuvre
La Direction générale des opérations effectuera un rapprochement périodique des factures émises pour les services fournis par les bureaux locaux, notamment en établissant des procédures permettant d’assurer une piste de vérification efficace entre la documentation des programmes (services) et les factures.	Directeur, Direction des services de gestion	31 décembre 2010

4. La DGFATI, en consultation avec les directions générales impliquées à la gestion des revenus, doit réaliser une évaluation officielle des risques liés aux recettes de l’ACIA en vue de déterminer les risques importants et d’élaborer des stratégies d’atténuation des risques appropriées.

Mesures de gestion proposées	Fonctionnaire(s) responsable(s)	Date de mise en oeuvre
La DGFATI et la Direction générale des opérations documenteront les mesures de contrôle que les directions générales doivent appliquer ainsi que les responsabilités qu’elles doivent assumer dans le cadre de la gestion des recettes.	Directeur exécutif, Services financiers	31 mars 2011
La DGFATI a réalisé une analyse sommaire de la facturation manuelle. Elle a conclu que la plupart des risques ont déjà été atténués grâce au recours accru à la facturation automatique.	Directeur exécutif, Services financiers	Terminé
On demandera au groupe de gestion des risques de la DGFATI d’examiner les constatations dans le but de confirmer de nouveau ou de cerner les risques importants.	Directeur, Direction de la surveillance du risque	31 mars 2011