Vérification du Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA)

Rapport de vérification

Vérification réalisée par : La Direction de la vérification interne

Rapport approuvé le 7 novembre 2007
Plan d'action de la gestion approuvé le 27 juin 2008

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Table des matières

• Sommaire
• Recommandations
• Introduction
• Contexte du PASA
• Objectifs de la vérification
• Méthode de vérification
• Constatations
  • Réglementation
  • Risque
  • Cadre de contrôle de la gestion
  • Cadre de contrôle de la gestion : vérification sur le terrain
  • Efficacité
• Plan d'action

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Sommaire

L'exercice consultatif de planification de la vérification de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) en fonction du risque lancé en 2006 mentionnait la nécessité de soumettre le Programme d'amélioration de la salubrité des aliments (PASA) à une vérification. Dans le plan approuvé par le Sous comité exécutif de la vérification et de la gestion des risques qui a été élaboré, il était confirmé qu'une vérification du PASA aurait lieu et serait axée sur l'utilisation d'une approche fondée sur le risque. En outre, la vérification planifiée devait fournir l'assurance de la pertinence et de l'efficacité du Cadre de contrôle de la gestion (CCG) et permettre d'évaluer le niveau de conformité aux procédures du PASA proprement dites. La vérification a été réalisée entre les mois de janvier et de juin 2007 par le Centre for Public Management Inc., en collaboration avec la Direction de la vérification interne de la Direction générale de la vérification, de l'évaluation et de la surveillance du risque (DGVESR). En outre, une évaluation de la stratégie HACCP (analyse des dangers et maîtrise des points critiques) a été menée par la Direction de l'évaluation de la DGVESR en parallèle et en complémentarité avec la vérification.

La vérification a été organisée en fonction des secteurs d'intérêt suivants :

• la conformité avec la réglementation pertinente;
• l'application du concept du risque au programme;
• le respect du CCG de l'ACIA;
• l'efficacité avec laquelle le PASA atteint ses objectifs.

À l'examen de ces secteurs d'intérêt, nous avons remarqué que les documents d'orientation utilisés par l'industrie et les vérificateurs du PASA (le Manuel du PASA) contenaient toute la législation et la réglementation pertinentes. Nous avons aussi constaté que le concept du risque était utilisé dans l'exécution quotidienne du programme, en ce qui concerne à la fois le nombre de vérifications planifiées pour un établissement chaque année et le classement/suivi des écarts relevés.

Nous avons obtenu des résultats mitigés en ce qui a trait au respect du CCG. Si les rôles et les responsabilités de chacun sont bien communiqués et compris, et si le personnel de gestion a une bonne connaissance du processus, il n'en demeure pas moins qu'il existe des incohérences dans l'exécution du PASA au pays. Dans le Centre opérationnel de l'Ontario, le PASA est exécuté par une équipe spécialisée de vérificateurs du PASA, tandis que dans les autres centres opérationnels (Atlantique, Québec et Ouest), son exécution est assurée par le personnel d'inspection avec l'appui des coordonnateurs du Centre opérationnel. Les inspecteurs ne font pas rapport à ces coordonnateurs mais le font plutôt à la Direction générale des opérations. Dans les centres opérationnels faisant appel au personnel d'inspection pour l'exécution du PASA, nous avons observé que les dossiers de vérification étaient moins uniformes, mais que le nombre de vérifications réalisées était supérieur. En Ontario, au contraire, les dossiers sont plus uniformes, mais l'équipe spécialisée de vérificateurs du PASA a plus de mal à exécuter les nombres de vérifications requis. Une nouvelle méthode pour réaliser les vérifications (Système de vérification de la conformité ou SVC) est mise à l'essai dans le secteur des viandes de l'Ontario, ce qui pourrait conduire à l'incorporation des avantages des deux modes d'exécution du PASA.

Enfin, en ce qui a trait à l'efficacité avec laquelle le programme atteint ses objectifs, nous concluons que les objectifs du programme sont énoncés de manière si générale qu'il est difficile de mesurer le rendement du programme, ce qui a une incidence sur la planification des ressources et l'efficacité du programme.

Recommandations

Rôles et responsabilités

Les responsabilités devraient être examinées dans l'objectif de contrebalancer les responsabilités du coordonnateur du PASA du centre opérationnel avec les ressources et la structure organisationnelle mises à sa disposition. Nous reconnaissons que le modèle de l'Ontario n'est pas nécessairement viable dans les autres centres opérationnels pour des raisons financières et qu'en fait ce modèle est en train de changer sous l'effet de la mise en oeuvre du SVC. Il est cependant certain qu'il faut renforcer la responsabilisation entre le PASA et l'exécution des vérifications sur le terrain.

Uniformité et qualité des dossiers

Nous avons formulé un certain nombre de recommandations pour combler les lacunes que nous avons relevées dans la gestion des dossiers.

Examen de la qualité

Tous les dossiers devraient faire l'objet d'un examen annuel de la qualité, et ce, pour avoir à tout le moins l'assurance, d'une part, que tous les documents requis sont versés aux dossiers et qu'ils sont complets et, d'autre part, que les versions les plus récentes des formulaires et des grilles d'évaluation sont utilisées.

Demandes de mesures correctives (DMC)

Les DMC sont actuellement gérées dossier par dossier mais devraient faire l'objet d'un suivi à l'échelle nationale. Un suivi national de ces importants documents sera un gage d'uniformisation et permettra l'identification de tendances susceptibles de fournir de l'information utile sur la gestion du programme. En outre, nous croyons qu'un renforcement de la responsabilisation serait possible si les demandes de report de la date d'exécution des mesures correctives se faisaient par écrit. On sait qu'une prolongation de ce délai peut actuellement être accordée de vive-voix.

Gestion des documents

La gestion des dossiers du programme pose un problème important, comme en fait foi la variabilité des approches utilisées par les centres opérationnels. Nous estimons que la base de données du SVC, dont le déploiement est prévu pour avril 2008, est la meilleure façon de corriger les lacunes relevées dans le cadre de notre examen des dossiers. Nous recommandons que le SVC, qui ne s'appliquera initialement sous la forme d'un projet pilote qu'aux denrées visées par la mise en oeuvre obligatoire du PASA, soit rapidement évalué à la suite de son déploiement et que l'échéancier de son application à d'autres denrées soit élaboré.

Objectif du programme clair et mesurable

L'objectif du programme devrait être peaufiné de façon qu'il reflète mieux les activités du programme et qu'il soit clairement mesurable. Bien que les activités du programme contribuent à l'amélioration de la salubrité alimentaire, l'objectif actuel et l'approche de mesure du rendement n'en rendent pas compte de la meilleure façon qui soit.

Introduction

La Direction générale de la vérification, de l'évaluation et de la surveillance du risque (DGVESR) a amorcé la phase de l'étude préparatoire de la vérification du PASA en novembre 2006, ce qui a permis d'acquérir une connaissance suffisante du programme pour permettre l'élaboration du plan d'examen nécessaire à la conduite ordonnée, efficiente et rentable de la vérification. En tant que vérificateurs du Centre for Public Management (CPM), à Ottawa, nous nous sommes engagés, en partenariat avec le personnel de la Direction de la vérification interne de l'ACIA, à planifier et à exécuter la vérification, puis à en faire rapport.

La phase d'examen de la vérification a commencé en janvier 2007 et s'est terminée en juin 2007. Notre travail a consisté à effectuer des visites sur le terrain, des entrevues, des observations et des examens de dossiers.

Contexte du PASA

Dans son rapport de 1988 sur les activités de la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments d'Agriculture Canada, le Bureau du vérificateur général formulait des recommandations précises sur l'inspection et la salubrité des aliments. Voici des extraits de ce rapport.

• Avec le secteur industriel et d'autres ministères provinciaux et fédéraux, la Direction générale partage la responsabilité de veiller à l'innocuité, à la qualité et à la salubrité des produits agroalimentaires. Elle consacre un large éventail d'activités en vue de protéger tant la santé que la sécurité des Canadiens ainsi que la viabilité de vastes segments des secteurs de la production alimentaire, végétale et animale au Canada. Il faut s'attacher à déterminer les risques les plus sérieux pour mieux orienter les ressources.
• La Direction générale doit consolider plusieurs pratiques d'inspection clés, afin de fournir l'assurance raisonnable que l'on prévient les menaces à la santé et à la sécurité humaines liées aux contaminants physiques, chimiques et biologiques dans les produits agroalimentaires. La Direction générale procède à des inspections sensorielles poussées, mais doit augmenter les épreuves en laboratoire, seule méthode courante de déceler ces menaces.

En 1989, l'Examen de la politique agricole du Ministère confirmait la grande importance que revêt la salubrité des aliments pour les consommateurs. Voici les recommandations qui découlaient de cet examen :

• assurer le partage de la responsabilité de la salubrité des aliments entre tous les participants de la filière alimentaire, y compris les transformateurs et les consommateurs;
• adopter un système ouvert, dans lequel les consommateurs et l'industrie peuvent intervenir directement;
• mettre en application des normes de salubrité des aliments reconnues à l'échelle internationale qui mettent l'accent sur l'évaluation du risque, afin que la confiance du consommateur soit maintenue.

Les initiatives que voici découlent de l'Examen de la politique agricole.

• Agriculture Canada a élaboré le PASA, qui incorpore les principes HACCP. Le système HACCP est un système de salubrité alimentaire basé sur la science et reconnu à l'échelle internationale.
• Pêches et Océans Canada a élaboré le PGQ, un programme fondé sur les principes HACCP pour le poisson et les produits de la mer.
• Les ministères fédéraux ont élaboré une approche commune des activités d'inspection dans tous les établissements, qu'ils soient agréés ou non. Ces principes ont été intégrés au PASA.

En 1997, la responsabilité de la mise en oeuvre du PASA et du PGQ a été confiée à l'ACIA.

Le PASA est un programme de l'ACIA qui a pour objet d'assurer que les conditions dans lesquelles sont fabriqués les produits alimentaires et sont utilisés les ingrédients entrant dans leur fabrication sont propices à la salubrité alimentaire. Il s'applique aux groupes de denrées suivants : les viandes rouges et la volaille, les produits laitiers, les fruits et les légumes transformés, les oeufs, le miel et les produits de l'érable.

Conformément au PASA, les membres du secteur de l'alimentation sont responsables de la conception et de la mise en oeuvre de leurs systèmes HACCP. L'ACIA doit définir, d'une part, les exigences propres à ces systèmes en consultation avec le secteur de l'alimentation et vérifier, d'une part, l'efficacité du système HACCP de chaque établissement de transformation agréé par le fédéral et la conformité à celui-ci.

Responsabilités de l'industrie :

• fournir un engagement de la direction envers les principes HACCP;
• élaborer et mettre en place des programmes préalables, des plans HACCP et des procédures de réévaluation du système HACCP;
• tenir les dossiers appropriés;
• s'assurer que les employés concernés ont reçu la formation requise pour exercer leurs fonctions;
• soumettre tout nouveau plan HACCP à l'approbation de l'ACIA;
• fournir l'aide nécessaire au personnel de l'ACIA durant le processus de reconnaissance et durant les activités de vérification ultérieures du système.

Responsabilités de l'ACIA :

• reconnaître les plans HACCP des établissements;
• vérifier les dossiers des établissements;
• évaluer les mesures correctives exécutées par les établissements;
• observer sur place les activités de surveillance et de vérification;
• s'assurer que les établissements continuent de mettre à jour leurs systèmes HACCP;
• s'assurer que les établissements respectent toutes les exigences des lois, des règlements et des programmes.

Pour atteindre ses objectifs et assumer ses responsabilités, le PASA est structuré de la manière suivante.

• Dans chacun des quatre centres opérationnels (Ouest, Ontario, Québec et Atlantique) se trouve un personnel d'inspection ayant reçu une formation sur le PASA qui est supervisé par les coordonnateurs du PASA du centre opérationnel.
• Les coordonnateurs du PASA des centres opérationnels font partie de l'Équipe nationale chargée de la mise en oeuvre du PASA, qui est chargée d'orienter la conception et la mise en oeuvre du programme.
• L'équipe nationale chargée de la mise en oeuvre du PASA est en lien direct avec l'équipe nationale de formation et de perfectionnement professionnel, qui conçoit le matériel didactique distribué par les unités du PASA.
• Le PASA relève de la responsabilité du directeur de Prestation des programmes, qui fait partie de la Direction générale des opérations.

Il importe de souligner que le PASA n'est qu'un des programmes du système de salubrité alimentaire du Canada. Les établissements du secteur des viandes rouges et de la volaille bénéficient également de la présence journalière d'inspecteurs de l'ACIA, ce qui permet d'aller au delà des exigences du PASA. Certains de ces programmes sont identifiés dans la prochaine section (voir Portée de la vérification). Toute incidence sur la salubrité alimentaire qui pourrait découler du type de lacunes relevées dans le présent rapport est atténuée par la présence journalière des inspecteurs de l'ACIA dans les établissements du secteur des viandes rouges et de la volaille.

Bien que l'approche HACCP/PASA soit obligatoire dans les établissements du secteur des viandes et du poisson, le taux d'adoption de l'approche HACCP par les établissements fabriquant des denrées pour lesquelles la mise en oeuvre du PASA n'est pas obligatoire n'est en moyenne que de 10 %.

Taux d'adoption volontaire de l'approche analyse des risques et maîtrise des points critiques/Programme d’amélioration de la salubrité des aliments par les établissements

De nombreux facteurs contribuent à ce faible taux d'adoption, L'examen de cette question ne relève pas de la portée du présent rapport, mais il en est question dans l'évaluation de la stratégie HACCP de l'ACIA menée en parallèle avec la présente vérification.

Portée de la vérification

Il importe de donner des précisions sur le lien entre le PASA et l'approche HACCP. Le PASA repose sur l'approche HACCP, mais d'autres initiatives d'inspection utilisent l'approche et les concepts HACCP. Comme il est indiqué dans le diagramme ci-après, seul le PASA est inclus dans la portée de la vérification.

Image - Univers de la vérification

Le Programme de gestion de la qualité (PGQ) n'est pas inclus à la portée de la vérification pour les quatre principales raisons suivantes :

• les deux programmes, malgré leurs similitudes à certains égards, ont des origines différentes, fonctionnent de manière indépendante et représentent deux entités de vérification différentes;
• le PGQ est examiné régulièrement par des pays étrangers;
• le PGQ est entièrement mis en oeuvre;
• le PGQ est inclus dans la portée de l'évaluation du système HACCP menée par la Direction générale de la vérification, de l'évaluation et de la surveillance du risque (DGVESR).

Objectifs de la vérification

Les objectifs de la vérification sont les suivants :

• évaluer l'efficacité avec laquelle le PASA atteint ses objectifs;
• offrir une assurance de l'efficacité du Cadre de contrôle de la gestion.

Méthode de vérification

Nous avons résumé la méthode employée pour répondre aux deux objectifs de la vérification sur le diagramme suivant :

Image - La méthode employée pour répondre aux deux objectifs de la vérification

Comme il est indiqué dans le diagramme, nous avons évalué ce qui suit.

• Mesure dans laquelle les politiques et les procédures décrites dans le Manuel du PASA étaient conformes aux exigences législatives – pour notre évaluation, nous avons procédé à un examen de la législation pertinente.
• Mesure dans laquelle les techniques d'évaluation des risques ont été appliquées à la mise en oeuvre du programme – pour notre évaluation, nous avons déterminé comment le concept du risque a été employé non seulement pour identifier les denrées devant être visées par la mise en oeuvre obligatoire du PASA, mais aussi pour élaborer le Manuel du PASA.
• Mesure dans laquelle le CCG a été déployé pour s'assurer que le programme atteignait ses objectifs. Voici les secteurs particuliers du CCG que nous avons utilisés comme critères :
  • cadre de responsabilisation;
  • cadre stratégique;
  • contrôles opérationnels;
  • supervision de gestion;
  • valeurs et éthique.
• Mesure dans laquelle le programme était efficace au chapitre de l'identification de ses objectifs et de la mesure de son rendement, un aspect qui n'est pas expressément inclus dans le CCG et qui exige donc des critères additionnels.
• Mesure dans laquelle les politiques et les procédures décrites dans le Manuel du PASA étaient mises en oeuvre sur le terrain.

Constatations

Réglementation

Critères

Les exigences législatives et réglementaires sont clairement décrites, et le Manuel du PASA contient toutes les politiques et procédures obligatoires.

Procédures de vérification

Nous avons examiné la législation et la réglementation pertinentes pour en cerner les éléments qui se rapportaient au PASA et dont on devrait s'attendre à ce qu'ils soient mentionnés dans le Manuel du PASA. Nous avons vérifié si ces éléments étaient effectivement inclus dans le Manuel du PASA. Grâce à cette façon de faire, nous avons pu utiliser le Manuel du PASA comme document de référence pour la suite de notre travail de vérification.

Constatations

Toutes les exigences législatives et réglementaires pertinentes sont mentionnées dans le Manuel du PASA.

Incidence

Si le Manuel du PASA est correctement utilisé pour l'exécution du PASA, on peut être certain que toutes les exigences réglementaires pertinentes sont respectées.

Risque

Critères

Le concept du risque est employé dans l'exécution du PASA.

Procédures de vérification

Nous avons réalisé des entrevues et examiné le Manuel du PASA pour avoir des précisions sur le fonctionnement du programme. En outre, nous avons examiné d'autres documents liés au PASA et l'information accessible au grand public pour obtenir des indications sur la façon dont le concept du risque est appliqué au programme.

Constatations

Nous avons constaté que les concepts du risque étaient employés dans l'exécution journalière du PASA. Les établissements sont classés selon le risque, et leur classement détermine la fréquence à laquelle ils sont vérifiés. En outre, le risque posé par les cas non conformes aux exigences du PASA (identifiées sur les Demandes de mesures correctives [DMC] et relevées durant le processus de vérification du PASA) est pris en considération par le biais du classement des cas non conformes.

Incidence

Le fait que le concept du risque soit employé dans l'exécution quotidienne du PASA aide l'ACIA à atteindre ses objectifs généraux et est conforme à l'orientation du Conseil du Trésor.

Cadre de contrôle de la gestion

Critères

Voici ce à quoi nous nous attendions.

• Les rôles et les responsabilités des divers intervenants du processus sont clairement communiqués et compris.
• Les gestionnaires connaissent bien le fonctionnement du programme.
• Les modifications aux politiques et procédures du PASA sont communiquées efficacement.
• La transparence de la responsabilisation est le gage de la réussite du programme; les résultats du programme sont suivis et communiqués.

Procédures de vérification

Nous avons mené des entrevues auprès du personnel de gestion et du personnel de terrain, effectué un examen des documents liés au PASA et participé à une conférence nationale sur le PASA.

Constatations

Les rôles et les responsabilités sont clairement communiqués et compris, et le personnel de gestion connaît bien le PASA. Le programme évolue rapidement, mais ceux qui travaillent sur le terrain sont adéquatement informés des changements apportés. La conférence nationale a été pour nous une bonne occasion de voir à l'oeuvre le processus de transmission des connaissances. À l'ordre du jour varié de la conférence figuraient les procédures actuelles et les changements à venir.

Le programme n'est pas exécuté en Ontario comme il l'est dans les autres centres opérationnels. L'Ontario dispose d'une équipe spécialisée de vérificateurs du PASA, tandis que les autres centres opérationnels sont desservis par des inspecteurs dont le travail est coordonné par le coordonnateur du PASA du centre opérationnel. Le coordonnateur du centre opérationnel sert de mentor aux autres inspecteurs, mais il n'y a pas de lien de responsabilité directe entre le coordonnateur du PASA du centre opérationnel et le programme proprement dit. Nous avons constaté que les coordonnateurs du centre opérationnel sont des représentants du PASA aussi dévoués qu'acharnés au travail mais qu'ils rencontrent d'importantes difficultés en raison d'un manque de responsabilisation et du vaste territoire géographique qu'ils desservent.

Selon les résultats de notre examen des dossiers, nous avons constaté que l'approche de l'Ontario – équipe spécialisée de vérificateurs du PASA – donnait lieu aux écarts les moins importants dans les documents justificatifs (p. ex. intégralité des dossiers) et au plus haut pourcentage d'établissements n'ayant pas fait l'objet du nombre approprié de vérifications réglementaires de systèmes. Cette constatation est un indice possible de contraintes financières. On pourrait s'attendre à un meilleur respect des politiques et des procédures avec une équipe spécialisée de vérificateurs du PASA. Or, comme le Centre opérationnel de l'Ontario n'a pas la possibilité de recourir au personnel d'inspection pour l'exécution des vérifications du PASA, cela l'empêche d'exécuter le nombre de vérifications requis pour des raisons financières. Cette constatation pourrait être atténuée par l'adoption prochaine du SVC pour la mise en oeuvre du PASA en Ontario. Cette nouvelle approche, actuellement appliquée en tant que projet pilote aux viandes rouges et à la volaille, délègue certaines tâches du PASA aux inspecteurs assurant déjà une présence quotidienne dans les établissements.

Incidence

Les divergences entre les structures organisationnelles de l'Ontario et des autres centres opérationnels, de même que le manque de lien de responsabilité directe entre ceux qui exécute les tâches du PASA et les coordonnateurs du PASA de centre opérationnels autres que celui de l'Ontario, augmentent le risque de non-conformité et le manque d'uniformité dans l'application du programme.

Par conséquent, la Direction de la vérification interne a l'intention de demander au Comité de vérification un mandat de vérification supplémentaire du SVC. Le SVC est actuellement mis à l'essai en Ontario, et on devrait avoir suffisamment d'expérience pour évaluer l'incidence qu'aura le SCV sur le degré de conformité globale du PASA avec le CCG et sur d'autres constatations faites dans le présent rapport. Nous croyons que ce travail de vérification devrait être mené avant la mise en oeuvre intégrale du SVC, car cela permettrait d'y intégrer les recommandations formulées.

Recommandation

Les responsabilités devraient être examinées afin d'équilibrer les responsabilités du coordonnateur du PASA du Centre opérationnel avec les ressources et la structure organisationnelle mises à sa disposition. Nous reconnaissons que le modèle de l'Ontario n'est pas nécessairement viable dans les autres centres opérationnels pour des raisons financières et qu'en fait ce modèle est en train de changer sous l'effet de la mise en oeuvre du SVC. Il est cependant certain qu'il faut renforcer la responsabilisation entre le PASA et les vérifications sur le terrain qui en résultent.

Cadre de contrôle de la gestion : vérification sur le terrain

Critères

Voici ce à quoi nous nous attendions.

• Les établissements sont classés selon le risque, et les inspections réalisées sont au nombre dicté par ce classement du risque.
• Pour ce qui est des inspections proprement dites, une approche commune conforme au Manuel du PASA est utilisée dans tous les centres opérationnels, et tous les dossiers sont complets. Lorsque des Demandes de mesures correctives (DMC) sont émises, leur suivi est effectué dans des délais acceptables.

Procédures de vérification

Les vérificateurs de la Direction générale de la vérification, de l'évaluation et de la surveillance du risque (DGVESR) de l'ACIA et du Centre for Public Management ont visité un certain nombre d'établissements au pays. Ils y ont observé le déroulement d'une vérification ou passé en revue le programme HACCP de l'établissement pour mieux comprendre comment était appliqué le processus de vérification du PASA sur le terrain. Parmi les sept établissements visités, il y en avait deux dans l'Atlantique, un au Québec, deux en Ontario et deux dans l'Ouest. Certains établissements transformaient des denrées pour lesquelles la mise en oeuvre du PASA est obligatoire et d'autres établissements, des denrées pour lesquelles la mise en oeuvre du PASA n'est pas obligatoire. C'est dans ce contexte que nous avons mené notre examen des dossiers. Un échantillon de dossiers a été prélevé dans ces établissements pour l'exercice 2006-2007 : 19 dossiers portaient sur le processus de reconnaissance en vertu du PASA et 18 autres dossiers, sur les vérifications réalisées durant l'année. Nous avons déterminé par choix raisonné la taille de l'échantillon et la sélection des dossiers pour obtenir une large représentation des établissements, des centres opérationnels et des inspecteurs ainsi qu'une bonne connaissance du fonctionnement du programme. Tous les dossiers ont été sélectionnés dans des établissements devant mettre obligatoirement en oeuvre le PASA puisqu'ils représentaient le secteur de risque le plus élevé.

Pour les dossiers sur le processus de reconnaissance :

• Nous avons vérifié la présence d'une Grille d'évaluation de la mise en oeuvre obligatoire du PASA/HACCP ou de l'annexe VIII (Grille d'évaluation PASA/HACCP pour les établissements présentant une demande d'agrément d'exploitant/d'agrément d'établissement). Seule une de ces deux grilles d'évaluation devait être présente dans les dossiers.
• Nous avons vérifié la présence de l'annexe IV (Feuille de travail – Examen des plans HACCP et réévaluation du système).
• Nous avons vérifié la présence d'une lettre de reconnaissance officielle.
• Nous avons noté la date de reconnaissance officielle indiquée dans la lettre de reconnaissance.
• Nous avons comparé la date de reconnaissance officielle figurant dans la lettre de reconnaissance à la date de reconnaissance officielle mentionnée sur le formulaire pour le suivi de la reconnaissance. Dans les situations où les dates ne concordaient pas du tout, nous avons noté les différences.

Pour les dossiers sur les vérifications réglementaires de système :

• Selon la catégorie de risque assignée à l'établissement, nous avons calculé et noté le nombre de vérifications réglementaires de système qui devaient être réalisés.
• Pour chaque vérification menée dans l'établissement, nous avons vérifié et noté si les documents suivants étaient présents :
  • Feuille de travail sur la portée de la vérification du PASA;
  • Feuille de travail pour la vérification du PASA;
  • Rapport de vérification – PASA.
• Pour chaque vérification menée dans l'établissement, nous avons vérifié si les éléments figurant sur la feuille de travail sur la portée de la vérification avaient été examinés durant la vérification réglementaire de système.
• Pour chaque vérification menée dans l'établissement, nous avons vérifié si des DMC avaient été émises. Lorsque des DMC avaient été émises, nous avons vérifié et noté la présence des documents suivants :
  • Rapport sur les mesures correctives pour chaque DMC émise.
  • Plan de mesures correctives pour chaque DMC émise.
  • Tableau de suivi – Demande de mesures correctives.
• Lorsque des DMC avaient été émises, nous avons vérifié si elles avaient été classées ou non.

Constatations

Présence d'erreurs sur les feuilles de suivi

Le PASA utilise des feuilles de suivi dans chaque centre opérationnel pour faire le suivi du nombre d'établissements desservis, de leur niveau de risque, du nombre de vérifications réalisées et des DMC émises. Ces feuilles de suivi sont utilisées à l'échelle nationale aux fins de la mesure du rendement. Comme ces feuilles de suivi sont la principale source d'information sur les activités de vérification du PASA, nous avons vérifié leur intégrité interne et comparé les résultats de notre examen des dossiers à l'information contenue dans les tableurs. Notre examen des 38 dossiers sélectionnés et de 5 feuilles de suivi (4 feuilles pour les centres opérationnels et 1 feuille pour l'Administration centrale) nous a permis de constaté qu'il y avait :

• 9 cas où des renseignements incorrects avaient été inscrits sur le tableur (p. ex. erreur quant aux dates, au nombre de vérifications réalisées);
• 2 cas où des renseignements n'avaient pas été inscrits sur le tableur (p. ex. une vérification réalisée mais non inscrite, une catégorie de risque non inscrite);
• 4 cas où une formule incorrecte était généralement utilisée pour le calcul du nombre requis de vérifications à des fins de rapport sur le rendement.

Incidence

Les feuilles de suivi sont des outils de gestion clés pour le programme. Si elles ne sont pas à jour, exactes et exemptes d'erreur, le risque de décisions erronées augmente.

Non-exécution du nombre de vérifications requises

Le PASA dicte le nombre spécifié de vérifications à réaliser chaque année en fonction de la catégorie de risque attribuée à l'établissement. Ces vérifications sont inscrites sur les feuilles de suivi du centre opérationnel à mesure qu'elles sont réalisées. Pour effectuer notre examen, nous avons demandé les feuilles de suivi des centres opérationnels pour l'exercice 2006-2007 et calculé le nombre de vérifications requises en fonction du risque associé aux catégories des viandes rouges et de la volaille (risque le plus élevé). Ce nombre a été comparé au nombre réel de vérifications inscrites sur le tableur afin de cerner les écarts. Comme ce processus a été amorcé avant la fin de l'exercice 2006-2007, le calcul du nombre de vérifications a donc dû être effectué au prorata. Nous avons constaté qu'environ 50 % des vérifications requises avaient été réalisées.

Incidence

La prise d'une décision sur le nombre de vérifications requises est fondée sur le risque. Si des vérifications ne sont pas exécutées alors qu'ils auraient dû l'être, le risque pour la salubrité alimentaire augmente, ce qui fait qu'il est plus difficile pour le programme d'atteindre ses objectifs.

Non-classement des DMC

Même si la majorité des DMC examinées durant la vérification avaient été classées ou avaient fait l'objet d'une demande de report de la date d'exécution de la mesure corrective avant la fin du délai prescrit, nous avons relevé quatre cas où des DMC n'avaient pas été classées, n'avaient pas fait l'objet d'une demande de report de la date d'exécution de la mesure corrective avant la fin du délai de 60 jours ou n'avaient pas été référées à un supérieur hiérarchique. Ces quatre DMC ne portaient pas sur des cas de non-conformité majeurs et ne constituaient donc pas une préoccupation immédiate pour la salubrité alimentaire.

Incidence: 

Les DMC portent sur des non-conformités susceptibles d'avoir des conséquences pour la salubrité alimentaire. Tout processus de suivi ou de classement des DMC qui n'est pas efficace à 100 % augmente le risque pour la salubrité alimentaire.

Documents incomplets

L'examen des dossiers du PASA nous a permis de trouver un certain nombre de documents incomplets dans tous les centres opérationnels. Il s'agissait surtout de cas dans lequel un document était versé dans un dossier mais pour lequel un élément (p. ex. signature, date) était manquant ou incomplet. Voici un sommaire des documents incomplets :

• huit DMC;
• une Grille d'évaluation PASA/HACCP pour les établissements présentant une demande d'agrément d'exploitant/d'agrément d'établissement;
• deux tableaux de suivi – DMC;
• deux feuilles de travail pour la vérification.

Incidence

Lorsque des événements subséquents exigent l'examen d'un dossier en vue de l'établissement d'une piste de vérification, la présence de documents incomplets crée de la confusion et suscite des questions, ce qui augmente le risque pour l'ACIA. En outre, si les documents incomplets portent sur l'exécution de tâches importantes pour la salubrité alimentaire, le risque pour la salubrité alimentaire augmente.

Documents manquants

Durant notre vérification, nous avons constaté que des documents n'avaient pas été versés aux dossiers, dont les suivants :

• Feuille de travail pour la vérification (9 cas);
• Grille d'évaluation de la mise en oeuvre obligatoire du PASA/HACCP (2 cas);
• Annexe IV (Feuille de travail – Examen des plans HACCP et réévaluation du système) (2 cas);
• Feuille de travail sur la portée de la vérification (3 cas),
• Documents sur une vérification qui avait été réalisée (1 cas),
• Plan des mesures correctives (1 cas);
• Tableau de suivi – Demande de mesures correctives (DMC) (4 cas).

Incidence

Pour les documents manquants, l'incidence est semblable à celle associée aux documents incomplets, mais à ceci s'ajoute le temps perdu à tenter de trouver le document manquant, qui peut exister ou ne pas exister, lorsqu'il est nécessaire de l'examiner.

Utilisation non uniforme des formulaires

Le PASA est un programme national. L'utilisation des formulaires du PASA devrait être uniforme dans chaque centre opérationnel et d'un centre opérationnel à un autre. Nous avons constaté que les centres opérationnels utilisaient des versions différentes des formulaires et que, dans certains cas, les inspecteurs utilisaient d'anciennes versions, celles-ci étant disponibles en format électronique et les versions plus récentes ne l'étant pas. Il est vrai que l'information de base figurant sur les différentes versions est identique, mais les mêmes formulaires devraient être utilisés pour faciliter les comparaisons. Nous avons remarqué un manque d'uniformité dans l'utilisation :

• de l'annexe I (formulaire de suivi pour la reconnaissance selon le PASA);
• de l'annexe IV;
• des feuilles de travail pour la vérification;
• des lettres de reconnaissance;
• des DMC (numérotation).

Incidence

Le manque d'uniformité augmente la difficulté de gestion du programme. Il a une incidence sur la formation, la perception du public (un certain nombre d'établissements sont la propriété de grandes entreprises dont les activités s'étendent à plusieurs centres opérationnels) et les examens par une tierce partie.

Maintien de multiples versions d'un document

Les différents centres opérationnels utilisaient également différentes méthodes de gestion des documents. Dans l'un d'eux, il n'y avait qu'une seule version d'un dossier,  conservée sur un support sur les lieux de l'établissement. Dans un autre, le dossier était conservé sur un support,  mais certains éléments de ce dossier étaient saisis sous une forme électronique et emmagasinés dans un emplacement central au bureau régional. Les vérificateurs apportaient les dossiers avec eux lorsqu'ils se rendaient dans un établissement pour y mener une vérification. Dans un autre centre opérationnel, tous les documents étaient balayés et saisis sous une forme électronique et il existait des versions sur support et une forme électronique qui ne concordaient pas nécessairement. Ces différentes approches sont partiellement dues aux différents environnements de mise en oeuvre du PASA dans les centres opérationnels. Dans l'Ouest, le territoire est vaste, et de nombreux établissements ne sont reliés entre eux que par une ligne téléphonique, ce qui ne facilite pas la transmission électronique des documents. En Ontario, il y a peu de distance entre les établissements, ce qui facilite une approche centralisée et le transfert électronique des documents.

• DMC (2 cas);
• Feuilles de travail pour la vérification (1 cas).

Incidence

Quand il existe différentes versions d'un même document, on se demande quelle version du document est la plus récente et cela soulève des questions sur les pratiques générales de gestion des documents. Peu importe la méthode utilisée pour gérer les documents, l'objectif devrait être le même : être capable de trouver le document requis rapidement en ayant l'assurance que c'est la version la plus récente.

Recommandations

Vérifications incomplètes

Nous recommandons un examen du nombre de vérifications requises conformément au PASA. Si le nombre de vérifications requises semble excessif, il devrait être réduit. Si le nombre de vérifications requises est approprié, il faudrait apporter les changements nécessaires pour que le nombre requis de vérifications soient exécutées comme prévu.

Examen de la qualité

Tous les dossiers devraient faire l'objet d'un examen annuel de la qualité, et ce, pour avoir à tout le moins l'assurance, d'une part, que tous les documents requis sont versés aux dossiers et qu'ils sont complets et, d'autre part, que les versions les plus récentes des formulaires et des grilles d'évaluation sont utilisées

DMC

Les DMC sont actuellement gérées dossier par dossier mais devraient faire l'objet d'un suivi à l'échelle nationale. Un suivi national de ces importants documents sera un gage d'uniformisation et permettra l'identification de tendances susceptibles de fournir de l'information utile sur la gestion du programme. En outre, nous croyons qu'un renforcement de la responsabilisation serait possible si les demandes de report de la date d'exécution des Mesures correctives se faisaient par écrit. On sait qu'une prolongation de ce délai peut actuellement être accordée de vive-voix.

Gestion des documents

La gestion des dossiers du programme pose un problème important, comme en fait foi la variabilité des approches utilisées par les centres opérationnels. Nous estimons que la base de données du SVC, dont le déploiement est prévu pour avril 2008, est la meilleure façon de corriger les lacunes relevées dans le cadre de notre examen des dossiers. Nous recommandons que le SVC, qui ne s'appliquera initialement sous la forme d'un projet pilote qu'aux denrées visées par la mise en oeuvre obligatoire du PASA, soit rapidement évalué à la suite de son déploiement et que l'échéancier de son application à d'autres denrées soit élaboré.

Efficacité

Critéres

Voici ce à quoi nous nous attendions.

• Les objectifs du programme sont clairement définis d'une manière qui facilite la mesure du rendement.
• Le processus de mesure du rendement en place permet une comparaison par rapport aux objectifs du programme, et des plans d'action sont élaborés quand ces objectifs ne sont pas atteints.

Procédures de vérification

Pour évaluer ces critères, nous avons effectué des entrevues, examiné les documents du PASA internes et du domaine public et revu les mesures de rendement.

Constatations

L'objectif du PASA est de faire en sorte que les conditions dans lesquelles sont fabriqués les produits alimentaires et sont utilisés les ingrédients entrant dans leur fabrication sont propices à la salubrité alimentaire. Cet objectif devrait être parachevé car, selon les meilleures pratiques, un objectif devrait être précis, mesurable, réalisable et pertinent, tout en comportant un délai d'exécution. Bien que cet objectif soit pertinent et réalisable, il n'est pas très précis ou mesurable et ne comporte pas de délai d'exécution.

Quant à la mesure du rendement, les mesures de rendement actuelles sont axées sur le taux de prestation (le nombre de vérifications planifiées versus le nombre de vérifications exécutées) ainsi que sur le taux de conformité des établissements. Il n'y a pas d'autres mesures expressément liées au PASA qui sont disponibles à l'heure actuelle. La plupart des programmes font face à des problèmes de cette nature au chapitre de la mesure du rendement, et nous n'avons donc pas pu évaluer l'efficacité du PASA par rapport à son objectif actuel.

Incidence

Il y a un manque d'objectifs clairs et mesurables. Il est donc difficile d'évaluer le rendement du programme, ce qui peut avoir une incidence sur la planification des ressources et l'efficacité du programme.

Recommandation

L'objectif du programme devrait être peaufiné pour qu'il reflète mieux les activités du programme, qu'il soit clairement mesurable et qu'il incorpore le concept du risque. Bien que les activités du programme contribuent à l'amélioration de la salubrité alimentaire, l'objectif actuel et l'approche de mesure du rendement n'en rendent pas compte de la meilleure façon qui soit.

Plan d'action à Septembre 2009

Recommandation - Rôles et responsabilités

La reddition de comptes doit être examinée afin d'équilibrer les responsabilités des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels avec les ressources et la structure organisationnelle qui sont à leur disposition.

Mesures	1. Mise en oeuvre des critères du système de gestion de la qualité pour vérifier l'application uniforme du PASA pour les produits autres que la viande (pour lesquels les producteurs ne sont pas obligés d'avoir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP)
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Des vérifications de la qualité sont planifiées et réalisées dans chaque centre opérationnel afin de vérifier l'uniformité de l'application du PASA pour les produits autres que la viande.

 

Mesures	2. Élaboration d'une structure organisationnelle à l'échelle des équipes de gestion des centres opérationnels afin de définir les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels et qui sont associés à une application uniforme du PASA pour les produits pour lesquels les producteurs ne sont pas obligés d'avoir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP.
Date de mise en oeuvre prévue	Décembre 2009
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les coordonnateurs des opérations dans les centres opérationnels collaborent actuellement avec le groupe des Opérations nationales afin de décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du SVC dans les centres opérationnels. La mise au point des responsabilités des coordonnateurs du SVC ainsi que de la description de travail est en cours. La prochaine étape consistera à décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA et du SGQ.

 

Mesures	3. Application des critères du système de gestion de la qualité afférents aux tâches de la section 4 du Système de vérification de la conformité (SVC).
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les tâches de la section 4 du SVC ont été mises en oeuvre en septembre 2008 dans les établissements agréés de transformation des viandes et de la volaille. La plupart des centres opérationnels forment encore leur personnel. Les critères connexes du SGQ ont été établis. Les vérifications de la qualité sont prévues pour 2009-2010.

 

Mesures	4. Élaboration d'une structure organisationnelle à l'échelle des équipes de gestion des centres opérationnels afin de définir les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels et qui sont associés à l'exécution uniforme des tâches de la section 4 du SVC.
Date de mise en oeuvre prévue	Décembre 2009
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les coordonnateurs des opérations dans les centres opérationnels collaborent actuellement avec le groupe des Opérations nationales afin de décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du SVC dans les centres opérationnels. La mise au point des responsabilités des coordonnateurs du SVC ainsi que de la description de travail est en cours. Cette description de travail établira clairement les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA dans les centres opérationnels en ce qui a trait au SVC. La prochaine étape consistera à décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA et du SGQ.

Recommandation - Vérifications incomplètes

Il est recommandé que le nombre requis de vérifications dans le cadre du PASA soit examiné. Si ce nombre est jugé exagéré, il faut le réduire. S'il est jugé approprié, il faut apporter les changements nécessaires pour faire en sorte que le nombre requis de vérifications soit effectué comme prévu.

Mesures	1. Rencontre avec les chefs de programmes pour : Examiner et ajuster, au besoin, la fréquence des vérifications. Cette fréquence sera établie selon : l'incidence sur la salubrité des aliments; les données historiques sur le niveau de conformité de l'industrie dans son ensemble; les exigences en matière d'exportation; les lignes directrices internationales. Élaborer une structure nationale pour éviter la répétition inutile des activités d'inspection dans les établissements reconnus par le PASA. Les ressources sont suffisantes s'il n'y a pas de répétition inutile des activités d'inspection sur la salubrité des aliments. Modifier le Manuel du Programme d'amélioration des aliments afin de refléter les changements apportés.
Date de mise en oeuvre prévue	Janvier 2010
Gestionnaire(s) responsable(s)	Directeur, Division des programmes, Direction générale des politiques et des programmes Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Le manuel du PASA est actuellement en cours de révision. La mise au point de la première ébauche du manuel du PASA et les consultations avec les responsables des programmes et l'industrie sont en cours. La version finale de la nouvelle édition du manuel du PASA est prévue d'ici janvier 2010.

 

Mesures	2. Élaboration d'une structure organisationnelle à l'échelle des équipes de gestion des centres opérationnels afin de définir les rôles, les responsabilités et la procédure de reddition de comptes des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels, qui sont associés à une application uniforme du PASA pour les produits pour lesquels les producteurs ne sont pas obligés d'avoir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP.
Date de mise en oeuvre prévue	Décembre 2009
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les coordonnateurs des opérations dans les centres opérationnels collaborent actuellement avec le groupe des Opérations nationales afin de décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du SVC dans les centres opérationnels. La mise au point des responsabilités des coordonnateurs du SVC ainsi que de la description de travail est en cours. La prochaine étape consistera à décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA et du SGQ.

 

Mesures	3. Mise en oeuvre du SVC dans tous les établissements de transformation de la viande agréés par le gouvernement fédéral.
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Mesure terminée.

 

Mesures	4. Lancement du processus d'examen de tous les programmes d'inspection de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) de sorte qu'il n'y ait plus qu'une seule méthodologie d'inspection commune pour l'ensemble du programme du SVC. On doit décider s'il faut intégrer l'Analyse des risques et maîtrise des points critiques (HACCP) dans le SVC (approche obligatoire) ou adopter une approche plus axée sur le HACCP afin d'établir des tâches de vérification sans obliger les producteurs à établir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP. L'objectif du Manuel du Programme d'amélioration des aliments serait alors limité à la définition de la conception du système canadien HACCP. La vérification de la conformité à la réglementation et à la conception du système HACCP serait couverte par le SVC élaboré pour chaque produit.
Date de mise en oeuvre prévue	Avril 2012
Gestionnaire(s) responsable(s)	Directeur, Division des programmes, Direction générale des politiques et des programmes Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	La Section des stratégies d'inspection a entamé des discussions avec les directeurs exécutifs et les Programmes concernant la nécessité et les avantages d'établir un système d'inspection commun.

 

Mesures	5. Modifier le Manuel du Programme d'amélioration des aliments afin de refléter les changements apportés.
Date de mise en oeuvre prévue	Janvier 2010
Gestionnaire(s) responsable(s)	Directeur, Division des programmes, Direction générale des politiques et des programmes Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut

Recommandation - Examen de la qualité

Tous les dossiers doivent être annuellement soumis à un examen de la qualité pour s'assurer, au minimum, que tous les documents requis sont versés au dossier, qu'ils sont dûment remplis et que la version la plus récente des formulaires et des listes de vérification est utilisée.

Mesures	1. Mise en oeuvre des critères du système de gestion de la qualité pour vérifier l'application uniforme du PASA pour les produits autres que la viande (produits pour lesquels les producteurs ne sont pas obligés d'avoir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP).
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Des vérifications de la qualité sont planifiées et réalisées dans chaque centre opérationnel afin de vérifier l'uniformité de l'application du PASA pour les produits autres que la viande. Confirmé par chaque centre opérationnel.

 

Mesures	2. Élaboration d'une structure organisationnelle à l'échelle des équipes de gestion des centres opérationnels afin de définir les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels et qui sont associés à une application uniforme du PASA pour les produits pour lesquels les producteurs ne sont pas obligés d'avoir un système de salubrité alimentaire fondé sur le HACCP.
Date de mise en oeuvre prévue	Décembre 2009
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les coordonnateurs des opérations dans les centres opérationnels collaborent actuellement avec le groupe des Opérations nationales afin de décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du SVC dans les centres opérationnels. La mise au point des responsabilités des coordonnateurs du SVC ainsi que de la description de travail est en cours. La prochaine étape consistera à décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA et du SGQ.

 

Mesures	3. Application des critères du système de gestion de la qualité afférents aux tâches des sections 1, 2, 3 et 5 du SVC.
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les vérifications de la qualité sont planifiées et réalisées.

 

Mesures	4. Application des critères du système de gestion de la qualité afférents aux tâches de la section 4 du SVC.
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les tâches de la section 4 du SVC ont été mises en oeuvre en septembre 2008. La plupart des centres opérationnels forment encore leur personnel. Les critères connexes du SGQ ont été établis. Les vérifications de la qualité sont prévues pour 2009-2010.

 

Mesures	5. Élaboration d'une structure organisationnelle à l'échelle des équipes de gestion des centres opérationnels afin de définir les rôles, les responsabilités et la reddition de comptes des coordonnateurs du PASA des centres opérationnels et qui sont associés à l'exécution uniforme des tâches de la section 4 du SVC.
Date de mise en oeuvre prévue	Décembre 2009
Gestionnaire(s) responsable(s)	DE des centres opérationnels, Direction générale des opérations Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les coordonnateurs des opérations dans les centres opérationnels collaborent actuellement avec le groupe des Opérations nationales afin de décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du SVC dans les centres opérationnels. La mise au point des responsabilités des coordonnateurs du SVC ainsi que de la description de travail est en cours. Cette description de travail établira clairement les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA dans les centres opérationnels en ce qui a trait au SVC. La prochaine étape consistera à décrire les rôles et les responsabilités des coordonnateurs du PASA et du SGQ.

Recommandation - Demande de mesures correctives (DMC)

Les DMC, qui sont actuellement gérées au cas par cas, doivent faire l'objet d'un suivi à l'échelle nationale. Cette façon de faire permettra de s'assurer que des procédures uniformes sont en place pour le suivi de ces documents importants et permettra de déterminer les tendances qui pourraient fournir de l'information utile sur la gestion des programmes. De plus, nous recommandons que les prolongations du délai convenu pour une DMC, qui sont, à l'heure actuelle, émises verbalement, soient émises par écrit pour une meilleure reddition de comptes.

Mesures	1. Élaboration d'une base de données nationale pour les DMC liées aux vérifications dans le cadre du PASA.
Date de mise en oeuvre prévue	Janvier 2010
Gestionnaire(s) responsable(s)	Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Les demandes de mesures correctives sont actuellement suivies par chaque centre opérationnel. Une base de données nationale sera créée afin de suivre les activités de vérification et d'inspection liées au manuel révisé du PASA.

 

Mesures	2. Examen du Manuel du Programme d'amélioration des aliments.
Date de mise en oeuvre prévue	Janvier 2010
Gestionnaire(s) responsable(s)	Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	Le manuel du PASA est actuellement en cours de révision. La mise au point de la première ébauche du manuel du PASA et les consultations avec les responsables des programmes et l'industrie sont en cours. La version finale de la nouvelle édition du manuel du PASA est prévue d'ici janvier 2010.

Recommandation - Gestion des documents

Le personnel des programmes fait face à d'importants problèmes dans la gestion des dossiers, comme le démontrent les différentes approches adoptées par les centres opérationnels. Nous jugeons que le système de base de données du SVC, dont le lancement est prévu en avril 2008, représente la meilleure approche pour régler les problèmes soulevés au cours de notre examen des dossiers. Nous recommandons que le projet, qui sera initialement un projet pilote pour les produits obligatoires seulement, soit rapidement évalué après son lancement et qu'un échéancier soit établi pour son expansion aux autres produits.

Mesures	1. Rencontre avec les coordonnateurs du PASA des centres opérationnels pour évaluer les feuilles de suivi du PASA actuelles et établir une procédure nationale pour le suivi des données afférentes au PASA.
Date de mise en oeuvre prévue	Rendu Effectif
Gestionnaire(s) responsable(s)	Coordonnateur national, PASA/HACCP, Direction générale des opérations
Mise à Jour du Statut	On a décidé de créer une base de données nationale pour suivre les activités de vérification et d'inspection liées au manuel révisé du PASA.

Recommandation - Objectif de programme clair et mesurable

L'objectif du Programme a été amélioré afin de mieux refléter les activités du Programme, de façon à ce qu'elles soient facilement mesurables. Bien que le personnel du Programme effectue des activités qui améliorent la salubrité des aliments, les objectifs et la méthode de mesure du rendement actuels ne rendent pas compte de cette amélioration du mieux possible.

Mesures	1. Examen, par la Direction générale des politiques et des programmes et la Direction générale des opérations, de l'harmonisation entre les activités de programmes et les objectifs du PASA. L'examen sera entrepris selon le contexte élargi de l'architecture d'activités de programmes (AAP) et la mesure du rendement qui est actuellement en cours.
Date de mise en oeuvre prévue	Mars 2010
Gestionnaire(s) responsable(s)	Vice-présidente associée, Direction générale des politiques et des programmes
Mise à Jour du Statut	L'Architecture d'activités de programmes (AAP) et le Cadre de gestion du rendement (CGR) connexe établissent le processus de production de rapports sur le rendement global de l'ACIA. Cependant, l'AAP et le CGR n'offrent pas le niveau de détail et la spécificité nécessaires pour gérer le rendement et produire des rapports sur les activités relatives au PASA et à des produits particuliers. Pour fournir le niveau de détail requis, l'ACIA s'emploie à mettre en oeuvre un système de production de rapports sur l'organisation et les opérations. Ce système de gestion de l'information utilise des indicateurs de qualité et de haut niveau pour établir les rapports nécessaires sur le rendement des programmes. Le système simplifiera et optimisera la production de rapports, assurant ainsi une production de rapports efficace et efficiente à l'échelle de l'Agence. Des indicateurs de rendement sont en voie d'élaboration pour chaque programme de l'Agence et devraient être terminés d'ici décembre 2009. Ils seront appliqués au fur et à mesure que les programmes seront incorporés au système. Le système de production de rapports est un projet à l'échelle de l'Agence et ne se limite pas aux produits relevant du PASA. Il sera mis en oeuvre progressivement, en débutant par la collecte et le stockage de données au niveau de la gestion de programme. Le premier projet pilote, qui visait le Programme du poisson, des produits de la mer et de la production, a pris fin en mars 2008. Trois autres programmes seront visés lors de la deuxième phase en 2009 (Aliments du bétail, Engrais et Produits transformés). À l'avenir, on prévoit ajouter trois programmes par année, et la mise en oeuvre du système sera guidée par les expériences vécues durant les projets pilotes.