Tenir les dossiers du personnel 

Si vous avez des employés, tenir des dossiers sur tout ce qui les concerne, de leurs salaires à leurs compétences professionnelles, peut vous aider à assurer le service de paie et à planifier la formation.

L'information que vous gardez sur chaque employé doit inclure des renseignements sur ce qui suit :

• études et données personnelles
• antécédents professionnels
• salaire
• avantages sociaux
• classifications des postes
• compétences

Il serait bon que vos employés puissent accéder aux renseignements qui les concernent par le truchement d'un site Web interne sécurisé. Ils pourraient y trouver réponse à leurs questions, par exemple, combien de congés annuels leur reste-t-il, quelle est la politique de votre entreprise sur le congé de paternité, et beaucoup plus encore. Vous n'aurez donc pas à répondre directement à toutes ces questions et gagnerez ainsi un temps précieux. Grâce au libre-service, vos employés pourront entrer dans un système informatique — à partir de n'importe où — et vérifier une profusion de choses, à savoir combien de journées de congé ils ont pris à ce jour, si votre assurance de groupe assumera le coût de leurs lunettes, et ainsi de suite.

Faire appel à un site Web interne pour la tenue des dossiers facilite la gestion du processus de versement des salaires et vous permet de suivre de près l'exécution du travail de chaque employé. Il vous rappelle aussi les dates importantes, comme celle du renouvellement des licences et de la prestation de cours de formation.

Puisque les employés n'ont besoin que d'un navigateur Web pour accéder à leurs renseignements personnels et y ajouter des changements, il vous sera plus facile et moins coûteux d'aider les employés qui travaillent dans des régions éloignées.

En plus d'être convivial, le logiciel de gestion des ressources humaines que vous choisissez pour la tenue de vos dossiers devrait vous offrir les caractéristiques suivantes :

• la maîtrise sur ce que vos employés peuvent voir ou changer;
• la sécurité pour que seul le personnel autorisé puisse voir les données personnelles, comme les salaires;
• des messages électroniques adaptables que votre personnel des RH peut utiliser pour gagner du temps;
• la capacité d'établir des liens vers des sites Web connexes pour accéder à des formulaires et à de l'information sur les assurances;
• une technologie conviviale qui fonctionne avec votre navigateur Web;
• une composante virtuelle d'aide pour réduire le nombre d'appels téléphoniques passés à vos administrateurs des RH;
• des courriels automatiques qui vous avisent d'activités importantes et des dates d'expiration des licences.

Vous pourriez aussi vous procurer un logiciel qui facilitera votre travail en ce qui concerne le recrutement d'employés éventuels. L'une de ses caractéristiques pourrait être de générer des réponses automatiques personnalisées aux personnes qui soumettent des candidatures par courriel.

• Applications gratuites ou à peu de frais

  Voyez comment l'utilisation de produits de TIC peu coûteux pour votre entreprise peut augmenter vos ventes et améliorer votre productivité. Les services fournis comprennent des outils de gestion des relations avec la clientèle (GRC), de création de sites Web, de commerce électronique, de sondages et de comptabilité.