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La directive suivante a été modifiée le 3 octobre 2012.
1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er janvier 2011 et a été modifiée le 3 octobre 2012.
1.2 La Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences remplace la Politique sur l'accueil (1993).
2.1 La présente directive s'applique à tous les ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.2 Les parties du paragraphe 7.2 qui autorisent le contrôleur général du Canada à assurer la surveillance de la conformité à la présente directive au sein des ministères et/ou à demander à ceux-ci de prendre des mesures correctives ne s'appliquent pas à l'égard du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles ni du Commissariat à l'intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux de ces organismes sont les uniques responsables de la surveillance de la conformité à la présente directive dans leur organisme respectif et des mesures à prendre en cas de non-conformité, en vertu des instruments du Conseil du Trésor servant à gérer la conformité.
2.3 L'annexe A partie 2 de la présente directive ne s'applique pas aux activités d'accueil régies par la politique sur l'accueil officiel à l'étranger adoptée par Affaires étrangères et Commerce international Canada, par les directives concernant les chefs de mission et par la Directive sur les dépenses de représentation officielle du Service extérieur.
3.1 Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit administré efficacement, que les fonds publics soient gérés prudemment et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ce faisant, ils s'attendent également à ce que le gouvernement agisse en tout temps dans le respect des plus hautes normes d'intégrité, de prudence financière, de reddition de comptes, de transparence ainsi que de valeurs et d'éthique. Ces principes fondamentaux de gestion s'appliquent à toutes les dépenses gouvernementales, y compris en matière de voyages, d'accueil et de conférences.
3.2 Les voyages, l'accueil et les conférences couvrent un vaste éventail d'activités ou d'événements légitimes, que le gouvernement en soit l'hôte ou que ses représentants y assistent ou les mènent à bien. Les frais associés à ces activités ou événements sont souvent nécessaires selon les exigences des lois ou des règlements pour dispenser des services aux Canadiens et aux Canadiennes, répondre aux priorités du gouvernement et accomplir les mandats des ministères. Ils comprennent, mais sans s'y limiter, les dépenses liées aux déplacements de troupes au Canada et à l'étranger, à la formation et aux exercices militaires, aux services policiers et aux enquêtes, à la prestation de services de santé requis aux membres des Premières nations, aux Inuits et aux anciens combattants, aussi bien qu'aux activités de prévention et d'inspection dans divers domaines comme les aliments, le transport ou la sécurité aux frontières. Ils comprennent aussi les interactions avec d'autres paliers de gouvernement, l'industrie ou des groupes d'intérêt public, les visites de dignitaires étrangers ainsi que les réunions d'affaires et les séances de travail des ministères qui sont nécessaires pour mener à bien les activités du gouvernement et réaliser ses priorités.
3.3 Toutes ces activités doivent être gérées de façon à démontrer l'optimisation des ressources et utiliser les options les plus économiques pour minimiser et/ou réduire leurs coûts chaque fois que possible. En leur qualité d'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux sont responsables de la gestion des ressources de leur ministère. Les dirigeants principaux des finances appuient les administrateurs généraux en leur fournissant des conseils spécialisés indépendants et objectifs sur des questions financières, y compris sur la mise en place et le maintien de systèmes de contrôle interne efficaces. Les autres cadres supérieurs des ministères et tous les autres gestionnaires doivent rendre compte pour les dépenses relevant de leurs domaines de responsabilité et de leur gestion efficace.
3.4 La présente directive s'inscrit dans le Cadre des politiques de gestion financière et vient appuyer plus particulièrement la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, la Politique sur le contrôle interne et la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière.
3.5 La présente directive doit aussi être lue de concert avec le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique et celui de votre organisme, d'autres instruments de politiques de gestion financière, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, l'instrument de politique Autorisations spéciales de voyager et le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité. D'autres renseignements d'ordre contextuel sont inclus dans le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor.
3.6 La présente directive est émise en vertu des articles 7, 9 et 11.1 (1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Les définitions des termes clés à utiliser pour interpréter la présente directive figurent en Annexe B.
Les voyages, l'accueil et les conférences ainsi que les dépenses connexes sont gérés avec prudence et probité, d'une façon qui permet de maximiser l'efficacité des organismes à s'acquitter de leurs mandats, de minimiser les coûts et de démontrer l'optimisation des ressources.
Les ministères ont en place des mécanismes de surveillance et de contrôle efficaces pour veiller à ce que les voyages, l'accueil, les conférences et les dépenses connexes soient gérés de façon efficace, efficiente et économique :
L'administrateur général a la responsabilité :
6.1 D'approuver le budget total annuel du ministère pour les voyages, l'accueil et les conférences;
6.2 De s'assurer qu'il y a en place des mécanismes ministériels de surveillance et de contrôle efficaces pour faire en sorte :
6.3 D'approuver les matrices de délégation de pouvoirs du ministère en matière de voyages, d'accueil et de conférences.
6.4 De divulguer le montant total des dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de frais de participation aux conférences respectivement pour le ministère, par le biais de son site Web, y compris une brève description des principaux écarts par rapport aux dépenses réelles de l'exercice précédent. Le moment de cette divulgation doit coïncider avec le dépôt du Rapport ministériel sur le rendement.
6.5 De s'assurer que l'approbation du ministre est reçue lorsque le coût total d'un événement unique dépasse 25 000 $ pour le ministère, ou que tout autre élément indiqué à la section 2.5.2 de la partie 2 de l'annexe A est présent; lorsque la situation correspond à la première éventualité, de confirmer que l'événement a) permet d'optimiser les ressources et b) constitue la solution la plus économique possible pour limiter ou réduire les coûts; lorsque la situation correspond à la deuxième éventualité, que le coût total de l'événement est communiqué au ministre à titre indicatif.
Le dirigeant principal des finances a la responsabilité :
6.6 De fournir à l'administrateur général des recommandations indépendantes et objectives au sujet des budgets annuels et des propositions, priorités et dépenses connexes en matière de gestion des voyages, de l'accueil et des conférences.
6.7 D'appuyer l'administrateur général et les cadres supérieurs du ministère dans la mise en place et le maintien de processus, procédures et contrôles ministériels efficaces nécessaires pour répondre aux exigences de la présente directive.
6.8 De veiller à ce que les pouvoirs financiers délégués et les responsabilités connexes en matière de voyages, d'accueil et de conférences soient clairement communiqués aux gestionnaires et respectés par ces derniers.
6.9 De veiller à ce que l'information nécessaire à l'appui des examens périodiques menés par le ministère au sujet de ces dépenses soit fournie aux gestionnaires.
Les cadres supérieurs des ministères et autres gestionnaires investis de pouvoirs financiers ont la responsabilité :
6.10 De s'assurer, dans leurs secteurs de responsabilité :
7.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer l'administrateur général en supervisant la mise en ouvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère; en signalant à l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité significatifs et en élaborant des propositions pour régler ces problèmes; et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement et de conformité.
7.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen de son efficacité dans un délai de cinq ans.
8.1 En cas de non-conformité, l'administrateur général a la responsabilité de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en ouvre des exigences de la présente directive.
8.2 À l'appui des responsabilités qui incombent aux administrateurs généraux, les dirigeants principaux des finances veillent à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements dans les procédures et les systèmes, la suspension ou le retrait de pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires ou toute autre mesure appropriée.
Veuillez adresser toute question relative à la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir une interprétation de la présente directive, l'administration centrale du ministère doit communiquer avec:
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Télécopieur : 613-957-7233
En plus de devoir se conformer à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, aux autres autorisations de voyage et aux arrangements en matière d'approvisionnement, s'il y a lieu, tous les fonctionnaires fédéraux et les voyageurs ont la responsabilité d'assurer une gestion rigoureuse des voyages et des conférences, y compris de prendre des mesures pour réduire, minimiser et/ou éviter les coûts. Cela comprend notamment, sans s'y limiter, les mesures suivantes :
Tous les fonctionnaires fédéraux ont la responsabilité d'assurer une gestion rigoureuse des activités d'accueil, y compris de prendre des mesures pour réduire, minimiser et/ou éviter les coûts de telles activités. Ils doivent aussi faire en sorte que la décision d'offrir l'accueil a été prise après mûre réflexion et en démontrer la nécessité pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole ainsi qu'aux fins du bon déroulement des activités du gouvernement. Ils sont aussi responsables de veiller à ce que les restrictions suivantes et les exigences au tableau 1 et de la section 2.5 soient respectées.
Les dépenses d'accueil se limitent aux éléments suivants :
2.1.1 L'offre d'aliments et de boissons est acceptable, à concurrence des limites du coût standard et sans excéder le coût maximum par personne indiqués au tableau 1, lesquelles se basent sur les allocations prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.
2.1.2 En matière d'accueil, les boissons non alcoolisées sont la norme. L'offre de boissons alcoolisées n'est permise que dans des circonstances spéciales, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux auxquels sont invités des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Des boisons alcoolisées ne seront pas offertes dans le cadre d'activités d'accueil lors d'événements auxquels ne participent que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral.
2.1.3 Exceptionnellement, l'offre, à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral, de billets pour des pièces de théâtre ou des événements sportifs, des excursions locales ou des excursions dans un autre lieu d'intérêt et d'autres activités de divertissement semblables ainsi que d'autres mesures raisonnables jugées appropriées pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole dans le cadre d'événements gouvernementaux officiels. Les personnes faisant partie du gouvernement fédéral appelées à accompagner des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral peuvent participer à ces activités de divertissement.
2.1.4 L'accueil dans des situations particulières peut être offert à la résidence d'un fonctionnaire fédéral.
Aliments et boissons | Coût standard par personne(1) | Coût maximum par personne(2) |
---|---|---|
(1) Le coût standard par personne est le coût du repas par personne qui devrait être appliqué dans des circonstances normales, particulièrement lors d'événements n'incluant que des personnes faisant partie du gouvernement fédéral. (2) Un coût par personne dépassant le coût standard et jusqu'à concurrence du coût maximum par personne doit être appliqué dans des circonstances exceptionnelles, justifiées par le genre d'événement, le statut et la nature des participants et / ou pour des raisons de courtoisie, de diplomatie et / ou de protocole. (*) Ce tableau présente les coûts maximums par personne des frais d'accueil qui seraient fournis par type de repas au cours d'une seule journée, ainsi que par consommation. Les allocations sont fixées dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. |
||
Petit déjeuner | 1.5 [multiplié par] indemnité de petit déjeuner | 1.5 [multiplié par] coût standard par personne |
Rafraîchissements | 0.5 [multiplié par] indemnité de petit déjeuner | |
Déjeuner | 2.0 [multiplié par] indemnité de déjeuner | |
Réception | 2.0 [multiplié par] indemnité de petit déjeuner | |
Dîner | 1.75 [multiplié par] indemnité de dîner |
2.2.1 Le transport local à destination et en provenance d'un événement ou d'une activité ne fait pas partie de l'accueil, sauf dans des circonstances particulières visant des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral (p. ex. un dignitaire étranger) pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
2.2.2 La location de locaux et les coûts connexes comme l'équipement audio/vidéo, le soutien technique ou les services de traduction ne sont pas considérés comme étant des dépenses d'accueil sauf dans des circonstances particulières pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole (c.-à-d. lorsque les coûts sont directement liés et inhérents à des fins d'accueil, par exemple pour louer une salle devant être utilisée seulement pour servir un repas).
2.2.3 De l'eau en bouteille ou des refroidisseurs d'eau pour les fonctionnaires fédéraux, sauf dans le cadre de rafraîchissements offerts lors d'événements visés par la présente directive.
2.3.1 Des dépenses d'accueil peuvent être engagées pour les personnes du gouvernement fédéral seulement dans les cas où :
2.3.2 Lorsque l'accueil est offerte à une personne du gouvernement fédéral dans le cadre d'activités, il incombe à cette personne de ne pas demander le remboursement pour des repas ou des rafraîchissements lorsqu'elle présente une demande de remboursement de frais de voyage ou d'autres dépenses.
2.3.3 À l'exception du ministre ou de l'administrateur général, une personne qui participe à une activité d'accueil ne peut pas approuver l'activité en question. Dans ces circonstances, l'approbation à un niveau supérieur est requise. L'administrateur général peut déléguer par écrit aux cadres supérieurs du ministère du niveau d'administrateur général délégué ou de niveaux supérieurs le pouvoir d'approuver des activités d'accueil, même quand la personne qui approuve est présente.
2.4.1 Des activités d'accueil peuvent être offertes à des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole ou lorsque c'est nécessaire pour faciliter le bon déroulement des activités gouvernementales.
(*) Pouvoir d'approbation requis pour engager des dépenses.
2.5.1 L'approbation du ministre est requise lorsque le coût total de l'événement dépasse 25 000 $ pour le ministère.
2.5.2 Lorsque le coût total d'un événement ne dépasse pas 25 000 $ pour le ministère, les éléments suivants doivent être approuvés par le ministre, à moins qu'ils fassent l'objet d'une délégation de pouvoirs aux termes des paragraphes 2.5.2.1 ou 2.5.2.2. Dans tous les cas, le coût total de l'événement pour le ministère doit être communiqué au ministre, à titre indicatif.
2.5.2.1 Le ministre peut déléguer, par écrit, à l'administrateur général tout élément des pouvoirs d'autorisation énumérés aux alinéas 2.5.2 a. à f. Lorsqu'une délégation accrue a été accordée à l'administrateur général relativement à l'un ou l'autre des éléments énumérés aux alinéas 2.5.2 a. à f., le ministre doit quand même approuver tous les événements dont le coût total dépasse 25 000 $ pour le ministère.
2.5.2.2 Le pouvoir d'approbation accru des frais d'accueil prévu à l'alinéa 2.5.2 a. ne peut être délégué que dans les cas où l'administrateur général est responsable d'une communauté de pratique, y compris de la formation de celle-ci, à l'échelle du gouvernement, ou pour répondre à des besoins opérationnels.
2.5.2.3 Lorsque l'événement vise à honorer un Canadien/une remarquable, le ministre doit veiller à ce que l'objet de cet événement ait reçu l'approbation préalable du premier ministre, du Cabinet ou du Conseil du Trésor, selon le cas.
2.5.3 Lorsque le ministère accueille un événement pour lequel l'approbation du ministre est requise, le coût estimé total pour l'ensemble des ministères participants doit également être communiqué au ministre, à titre indicatif.
2.5.4 Dans le cas du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles et du Commissariat à l'intégrité du secteur public, les pouvoirs d'approbation du ministre décrits dans les sections précédentes peuvent être exercés par les administrateurs généraux de ces organismes.
2.5.5 L'approbation de l'administrateur général est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :
2.5.6 L'approbation du cadre supérieur du ministère ou du titulaire de la délégation de pouvoirs est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :
2.5.7 Conformément à l'alinéa 12(1) (b) de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux sont autorisés à offrir des récompenses aux employés et ils peuvent approuver des activités d'accueil dans le cadre d'une cérémonie s'y rapportant en conformité de la présente directive. Les administrateurs généraux peuvent également offrir de l'accueil en conformité de la Loi sur la semaine nationale de la fonction publique.