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Fil d'Ariane
Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013
Fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires
Les fichiers de renseignements personnels facilitent et encouragent le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans certaines circonstances, en prévoyant l’utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l’information et des transactions.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré les fichiers de renseignements personnels ordinaire pour décrire les renseignements personnels que l'on retrouve dans les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement fédéral dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes internes courants. Les institutions peuvent enregistrer un ou plusieurs de ces fichiers de renseignements personnels ordinaires et les énumérer dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des fichiers de renseignements personnels spécifiques à l'institution.
Les personnes qui veulent accéder aux fichiers de renseignements personnels d'une institution gouvernementale en particulier devraient consulter le chapitre de l'institution dans Info Source.
Accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations provenant d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, preuve de citoyenneté, l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Remarque : Les renseignements personnels contenus dans les dossiers institutionnels requis dans le cadre de cette demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris les personnes qui ont soumis des demandes de renseignements officieuses pour obtenir de l'information sous le contrôle de l'institution.
But : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier sont utilisés pour appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi que d'enquêtes par le commissaire ad hoc sur des plaintes touchant le Commissariat à l'information. Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins de planification et d'évaluation.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des rapports sur les activités touchant l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à d'autres institutions. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 930
Numéro du fichier : POU 901
Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion
Description : Les dossiers contenant des renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des rapports sur les accidents; des réclamations pour les dommages subis; des décisions du tribunal; des règlements des transactions et la correspondance concernant des accidents survenus à des véhicules, des bateaux, des embarcations et des avions loués ou appartenant à l'état, ainsi qu'à des véhicules, bateaux, embarcations et avions privés utilisés à des fins professionnelles. Pour les renseignements au sujet des rapports d'enquête sur les accidents et sur les maladies ou les lésions personnelles, ainsi que les congés et avantages qui y sont associés (voir le Fichier des renseignements personnels ordinaire Santé et sécurité au travail – POE 907).
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de conserver les renseignements se rapportant aux accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion survenus à des employés du gouvernement.
Usages compatibles : Déterminer la responsabilité pour de tels accidents et approuver leur règlement.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 901 et NDP 913
Numéro du fichier : POE 908
Accueil
Description : Ce fichier décrit les renseignements reliés à la fourniture de breuvages, de repas, de visites guidées ou d'autres divertissements remboursés par les institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements personnels de l'employé, le numéro d'identification d'employé et les renseignements financiers.
Catégories de personnes : Les employés de l'institution gouvernementale, qui engagent des frais de réception, leurs époux, les autres participants, les fournisseurs de services d'accueil du secteur privé et/ou les autres personnes dont les frais pourraient être couverts à même le Trésor (c.à.d. les personnes qui reçoivent des honoraires, une rétribution ou une indemnité quotidienne).
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les frais d'accueil et les remboursements du gouvernement. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Le cas échéant, les frais d'accueil engagés par le ministre, le secrétaire parlementaire, le personnel exonéré et les cadres supérieurs (c.-à-d. le sous-ministre, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint et les cadres équivalents) peuvent être divulgués de façon proactive sur les sites web des institutions gouvernementales. Les renseignements sont versés/décrits dans le Fichier des renseignements personnels ordinaire Comptes créditeurs - POU 931. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation de programme et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction: Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 99/004
Numéros de renvoi au document : NDP 933 et/ou NDP 935
Numéro du fichier : POU 908
Activités de sensibilisation
Description: Ce fichier décrit les renseignements reliés aux personnes qui participent aux activités de sensibilisation parrainées par les institutions gouvernementales. De telles activités peuvent comprendre les consultations via divers moyens, dont la correspondance épistolaire, les courriels, les jeux-questionnaires et les concours, les histoires de réussite ou l'utilisation des sites des médias sociaux, y compris les wikis, les blogues, ainsi que d'autres technologies d'Internet collaboratives qui sont utilisées ou hébergées par l'institution. Dans certains cas, les personnes recevront un avis préalable selon lequel les consultations seront enregistrées sur bande audio ou magnéto. Les types d'activités peuvent comprendre les sondages, les colloques, les conférences, les forums, les tables rondes, les séminaires et les ateliers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur la solvabilité, les restrictions et préférences alimentaires, le numéro d'identification d'employé, les renseignements financiers, les adresses du protocole Internet, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus.
Remarque: Dans la mesure du possible, les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le titre et la date de l'activité de sensibilisation.
Catégories de personnes: Les employés actuels et les anciens employés des institutions gouvernementales, les représentants des autres paliers du gouvernement, les représentants des milieux de l'enseignement et des affaires, les membres du grand public (y compris les parents et les tuteurs lorsque des mineurs sont concernés), les conférenciers et les animateurs d'événements.
But: Ces renseignements sont utilisés afin de permettre aux personnes de participer aux activités nationales ou/et internationales de sensibilisation parrainées par les institutions gouvernementales. De telles activités facilitent les échanges d'information sur les champs d'intérêt communs des institutions et de leurs interlocuteurs, et permettent le partage des connaissances, de l'expertise et des pratiques exemplaires. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux diverses lois et règlements du Parlement. Consulter le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution pour déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles: Les procédures de certaines activités de sensibilisation, qui sont enregistrées sur bande audio ou vidéo, peuvent être publiées, notamment sur Internet. Avec le consentement des intéressés, les renseignements peuvent être utilisés pour établir des listes de diffusion afin d'informer les participants des événements à venir ou pour contacter les personnes afin d'obtenir leurs opinions sur des sujets d'intérêts communs. Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction: Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD: Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document: NDP 904
Numéro du fichier: POU 938
Aide aux employés
Description : Les dossiers contenant des renseignements décrits dans ce fichier sont traités de façon confidentielle en ce qui touche la participation d'un employé au Programme d'aide aux employés. Ces dossiers peuvent comprendre des avis de mise en rapport volontaire ou obligatoire (connexe au rendement au travail); des dossiers de mise en rapport avec des professionnels de la santé ou un organisme de réadaptation, et les rapports et la correspondance provenant de ces derniers; les interprétations non médicales concernant les capacités ou les limites de travail de l'employé. Tous les renseignements médicaux personnels sont conservés à titre de renseignements médicaux protégés dans un fichier administré par l'Agence des services d'hygiène du travail et du milieu. Les dossiers ayant trait aux lacunes en matière de rendement de l'employé, à l'absentéisme et aux questions disciplinaires doivent être conservés dans le fichier pertinent de renseignements personnels de l'organisme ou du ministère, et non dans les dossiers du Programme d'aide aux employés.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but d'étayer les renseignements nécessaires à l'administration du Programme d'aide aux employés. Il vise à déterminer si les employés ont besoin de l'aide, s'il est nécessaire de leur faire passer une évaluation sur le plan médical ou de les faire participer à des programmes de réadaptation.
Usages compatibles : Étayer les décisions ayant trait aux mesures en matière d'aide aux employés.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 922
Numéro du fichier : POE 916
Cartes d'achat
Description : Le fichier décrit l'information utilisée à l'appui d'un programme de cartes d'achats d'une institution. Les cartes d'achat sont utilisées pour acquérir et payer des biens et des services, mais ne servent pas pour les dépenses liées aux voyages ou pour les dépenses liées à l'opération et à l'entretien de véhicules. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du détenteur d'une carte, les coordonnées, la langue, le numéro d'identification d'employé, le numéro de la carte, la date d'expiration, la limite de crédit, et les renseignements relatifs aux vérifications ou à la conformité aux règles, et aux enquêtes.
Catégorie de personnes : Personnes qui font une demande pour obtenir une carte d'achat ou pour lesquelles on émet une telle carte.
But : Les renseignements personnels servent à administrer un programme de carte d'achats et peuvent être utilisés pour émettre, annuler ou renouveler des cartes ainsi que pour surveiller les transactions pour s'assurer de la conformité aux règles. Pour nombre d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément à la partie III de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada afin de surveiller le fonctionnement du programme des cartes d'achat et prendre les mesures correctives, s'il y a lieu. Les renseignements pourront aussi être transmis à l'émetteur de la carte, c'est-à-dire, une institution financière. De plus, on pourra utiliser les renseignements pour évaluer les programmes, pour appliquer les règles (voir les Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Incidents de sécurité - POU 939 et Mesures disciplinaires - POE 911) et pour produire des rapports à l'intention de la haute direction.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 914
Numéro du fichier : POU 940
Cartes d'identification et laissez-passer
Description: Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les photos, signatures, noms, prénoms et numéros de carte des détenteurs de laissez-passer, les formulaires d'identification ainsi que la correspondance liée à l'émission et au maintien des cartes d'identification et laissez-passer, de même que les registres de contrôle de l'accès.
Catégorie de personnes: Les employés et personnes en affectation ou à contrat, qui doivent avoir accès à une institution fédérale.
But: Ces documents ont pour but l'information sur l'émission, l'utilisation et l'annulation des cartes d'identification et laissez-passer, et de contribuer à assurer la sécurité des installations gouvernementales ainsi que celle des personnes et des biens qui se trouvent dans de telles installations.
Usages compatibles: Émission de cartes d'identification et de laissez-passer. De plus, avec le consentement de la personne visée, les photos conservées en dossier peuvent servir à des fins d'identification pour appuyer le contrôle de sécurité du personnel. La base de données des cartes d'identification et laissez-passer peut consigner les heures d'arrivée et de sortie des installations, et être utilisée dans les cas d'incidents touchant la sécurité comme des vols ou des situations d'urgence. Dans pareille éventualité, l'information peut être partagée avec les autorités policières pertinentes et les équipes d'urgence.
Normes de conservation et de destruction: Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD: 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 931
Numéro du fichier: POE 917
Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique
Description : Ce dossier décrit les renseignements reliés aux responsabilités des employés énoncées dans les codes de déontologie, y compris les codes de valeurs et d'éthique, ainsi que les conflits d'intérêt et les mesures concernant l'après-mandat. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, les renseignements de solvabilité, les renseignements biographiques, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et la signature.
Catégories de personnes : Les employés actuels et les anciens employés des institutions gouvernementales, les membres de la famille, et les autres personnes avec lesquelles l'employé a peut-être un intérêt commercial.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour régler des situations de conflits d'intérêt possibles ou réels durant le mandat de l'employé ou l'après-mandat, et pour appuyer les décisions sur les mutations, les mesures disciplinaires et les licenciements en cas de conflit d'intérêt. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis dans le cadre du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique (le Code) conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Dans certains cas, les renseignements peuvent être divulgués au Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, afin d'obtenir des conseils sur d'éventuels conflits d'intérêt, l'établissement d'une fiducie sans droit de regard, ou pour approuver le remboursement de coûts associés à un tel dessaisissement. Dans les cas où des actes fautifs sont allégués, les renseignements peuvent être divulgués à Intégrité du secteur public Canada, qui peut faire des recommandations, si elles sont justifiées, aux administrateurs généraux des institutions (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Examen des cas et dossiers d'enquêtes - ISPC PPU 005). Les renseignements peuvent être partagés avec des responsables des ressources humaines lorsqu'un conflit d'intérêt entraîne des mesures disciplinaires ou un licenciement (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Mesures disciplinaires - POE 911). Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 920 et NDP 926
Numéro du fichier : POE 915
Communications internes
Description : Ce fichier décrit les renseignements utilisés pour communiquer avec les personnes qui travaillent dans l'institution et peut comprendre les sondages auprès des employés (qui sont considérés comme étant de la recherche publique), le matériel de communication interne, les listes internes d'envoi/de distribution, les histoires de réussite, et l'information affichée sur les sites des médias sociaux, y compris les wikis, les blogues, ainsi que d'autres technologies collaboratives qui sont utilisées ou hébergées par l'institution. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées au travail, les noms d'utilisateur et les mots de passe, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements biographiques, les photos, les enregistrements audio et vidéo, les opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus, ainsi que les adresses de transmission du protocole Internet.
Remarque : Ces renseignements peuvent être stockés sous forme papier ou électronique (p. ex. dans des bases de données ou sur des sites web, y compris les applications de médias sociaux, etc.). Bien qu'une institution ne demande pas les adresses du protocole Internet expressément, celles-ci peuvent être saisies de manière électronique à la réception d'un courriel.
Catégories de personnes : Les employés et les autres personnes qui ont accès aux réseaux institutionnels, y compris les personnes qui ont préparé la diffusion des renseignements, pour la publication sur l'intranet de l'institution, ou qui agissent comme points de contact au sein de l'institution.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour gérer les communications internes. Pour beaucoup d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, et conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi ou la Politique, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les noms, les photos, les enregistrements et les autres renseignements personnels sur les personnes qui travaillent pour l'institution peuvent être compris dans la documentation publiée sur l'intranet de l'institution : p. ex. dans les allocutions, les bulletins, etc. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour fournir des rapports statistiques à la direction et pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 939
Numéro du fichier : POU 915
Communications publiques
Description : Ce fichier décrit les renseignements utilisés pour communiquer avec les personnes étrangères à l'institution, y compris les demandes de renseignements généraux (reçues par courriel, par téléphone et par télécopieur) et les réponses, le matériel de sensibilisation et de communication publiques, les rapports, publications, et autre documentation, les histoires de réussite, la recherche sur l'opinion publique, et l'information affichée sur les sites des médias sociaux, y compris les wikis, les blogues, ainsi que d'autres technologies d'Internet collaboratives qui sont utilisées ou hébergées par l'institution. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les noms d'utilisateur et les mots de passe, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements biographiques, les photos, les enregistrements audio et vidéo, les opinions et les points de vue sur des personnes, ainsi que les adresses de transmission du protocole Internet.
Remarque : Ces renseignements peuvent être stockés sous forme papier ou électronique (p. ex. dans des bases de données ou dans des sites web, y compris les applications de médias sociaux, etc.). Bien qu'une institution ne demande pas les adresses du protocole Internet expressément, elles peuvent être saisies de manière électronique à la réception d'un courriel.
Catégories de personnes : Les membres du public, les représentants des organisations du secteur privé et des autres institutions gouvernementales (c.-à-d. municipales, provinciales/territoriales et internationales), les employés et les autres représentants des institutions du gouvernement fédéral, qui ont demandé des renseignements à une institution gouvernementale, ou lui ont fourni des renseignements; les parents et les tuteurs de mineurs; les employés et les autres personnes qui ont accès aux réseaux de l'institution, y compris les personnes qui ont préparé la dissémination des renseignements, pour la publication sur des sites Internet ou l'extranet de l'institution, ou qui agissent comme personnes-ressource au sein de l'institution.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour disséminer l'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution, y compris sur les employés de l'institution. Pour beaucoup d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, et conformément à la Politique de communication du gouvernement du Canada. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi ou la Politique, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les noms, les photos, les enregistrements et les autres renseignements personnels sur les personnes qui travaillent pour l'institution peuvent être compris dans la documentation publiée sur les sites intranet et extranet de l'institution, p. ex. dans les allocutions, les bulletins, etc. Avec le consentement de la personne, les renseignements peuvent être partagés avec d'autres secteurs de l'institution pour produire des listes de diffusion/distribution propres aux programmes et/ou des listes téléphoniques. Les réponses aux demandes de renseignements et toute autre information pertinente sont prises en compte par le fichier de renseignements personnels particulier à l'institution, relié à la zone de programme qui a envoyé la réponse. Les demandes de renseignements peuvent être transférées lorsque les renseignements demandés, p. ex. demande de renseignements ou plainte, relèvent d'une autre institution (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Correspondance à la direction - POU 902). Certains renseignements peuvent également être publiés sur les sites web des institutions gouvernementales aux fins de divulgation proactive. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour fournir des rapports statistiques à la direction et pour évaluer les programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 939
Numéro du fichier : POU 914
Comptes créditeurs
Description : Ce fichier décrit l'information sur les personnes à qui les institutions du gouvernement fédéral, dont le Receveur général du Canada, ont émis des paiements. Les paiements peuvent être effectués par chèque ou électroniquement et comprendre des demandes de remboursement de frais de voyage et d'accueil, de frais d'éducation, des paiements de programmes, d'indemnité d'isolation, de frais d'adhésion, de bourses, de compensation, à titre gracieux et d'autres paiements divers. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements financiers, la nature des dépenses/des demandes de prestations, les numéros d'identification d'employé, d'autres numéros d'identification, la signature et le numéro d'assurance sociale.
Remarque : Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent spécifier si elles sont des employés, des membres du grand public, des entrepreneurs ou des représentants d'une société, d'une corporation ou d'une association et fournir les détails du paiement, comme le montant, le type, la ou les dates, le numéro du paiement, le type du programme ou du service et le nom de l'institution.
Catégorie de personnes : Les employés actuels ou les anciens employés des institutions du gouvernement fédéral, les demandeurs du grand public, les entrepreneurs et les représentants des sociétés, des corporations et des associations.
But : Les renseignements personnels sont recueillent afin d'appuyer le paiement des avantages financiers et des versements se rapportant aux dépenses, aux frais, aux demandes de prestations et aux paiements autres que les salaires. Pour plusieurs institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et peut être utilisé dans le but d'émettre divers feuillets de déclaration de revenu.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Receveur général du Canada) à des fins de paiement (voir le Fichier de renseignement personnels centrale Paiements du receveur général - TPSGC PCU 712). Le cas échéant, les renseignements peuvent être communiqués à la Banque du Canada et à des institutions financières d'autres pays à des fins d'opérations. Dans certains cas, le numéro d'assurance sociale et d'autres renseignements sont partagés avec l'Agence du revenu du Canada et la province de Québec et sont utilisés aux fins de comparaison des données, dont la vérification du revenu (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Déclaration des renseignements (Infodec) - ARC PPU 150). Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins de rapports financiers et d'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour de l'information sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement fédéral, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 99/004
Numéro de renvoi au document : NDP 914
Numéro du fichier : POU 931
Comptes débiteurs
Description : Ce fichier décrit l'information sur les personnes qui remettent des sommes d'argent à l'ordre d'institutions du gouvernement fédéral, dont le Receveur général du Canada. Les paiements peuvent être effectués en espèces ou électroniquement. Les genres de versements comprennent le remboursement de paiements en trop, les paiements au titre de biens et services, y compris des produits gouvernementaux (p. ex. publications, pièces de monnaie, timbres, souvenirs, etc.), les redevances, le remboursement de prêts, etc. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements de solvabilité, les renseignements financiers, la nature du versement, le numéro d'identification d'employé, d'autres numéros d'identification, la signature et le numéro d'assurance sociale.
Remarque : Les personnes qui souhaitent avoir accès à ce fichier doivent préciser si elles sont un employé, un membre du public en général, un entrepreneur, le représentant d'une entreprise, d'une société ou d'une association, et fournir des détails sur les sommes versées, comme le montant, le genre, les dates, le numéro de compte pertinent, le genre de programme ou de service et le nom de l'institution.
Catégorie de personnes : Les personnes qui remettent des sommes à l'institution/au Receveur général du Canada, dont les représentant des sociétés, des corporations et des associations, les employés actuels ou les anciens employés des institutions fédérales.
But : Les renseignements personnels sont recueillis afin d'appuyer la collecte des sommes dues à l'institution/au Receveur général du Canada quant aux biens et services, aux prêts et aux investissements, etc. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et peut être utilisé pour émettre des documents de déclaration des revenus.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec le ministère des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Receveur général du Canada) à des fins de paiement au gouvernement du Canada (voir le Fichier de renseignements personnel spécifique à l'institution Système normalisé de paiement - TPSGC PPU 085). Les renseignements peuvent être partagés avec les institutions financières des pays étrangers à des fins de transactions. Les renseignements peuvent également être partagés avec des agences de recouvrement pour le recouvrement de dettes. Dans certains cas, le numéro d'assurance sociale et d'autres renseignements sont partagés avec l'Agence du revenu du Canada et la province de Québec et sont utilisés aux fins de comparaison des données, y compris la vérification du revenu (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclaration de renseignements (Infodec) - ARC PPU 150). Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués à des fins de rapports financiers et d'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour de l'information sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement fédéral, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 99/004
Numéro de renvoi au document : NDP 914
Numéro du fichier : POU 932
Contrôle de sécurité du personnel
Description: Ce fichier décrit les renseignements qui sont reliés aux évaluations des enquêtes de sécurité portant sur des personnes qui travaillent dans une institution gouvernementale ou qui y présentent une demande d'emploi. Les renseignements personnels peuvent comprendre les noms, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements biométriques (p. ex. empreintes digitales, photographies numériques, etc.), les évaluations de la personnalité (p. ex. allégeance, fiabilité, etc.), le citoyenneté, les renseignements de solvabilité, les vérifications judiciaires/antécédents criminels, la date de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, les autres numéros d'identification, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, les signes distinctifs, le lieu de naissance, la signature, et les renseignements sur le service militaire. Le fichier peut également décrire des renseignements personnels sur des membres de la famille immédiate, y compris le nom, les coordonnées, la date de naissance et la date de décès, ainsi que le lien avec le demandeur.
Remarque: Certaines institutions ont établi des fichiers de renseignements personnels qui leur sont propres pour les renseignements utilisés aux fins des enquêtes de sécurité et des vérifications de fiabilité menées au sujet de leurs employés : Ministère de la Défense nationale, Dossier d'enquête sur la sécurité et vérification relative à la fiabilité — MDN PPU 834; Gendarmerie royale du Canada, Dossiers de l'habilitation sécuritaire et relative à la fiabilité — GRC PPU 065; et Service canadien du renseignement de sécurité, Cotes de sécurité — SCRS PPE 815. De plus, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a établi un fichier de renseignements personnels qui lui est propre pour les renseignements utilisés aux fins des enquêtes de sécurité et des vérifications de fiabilité menées au sujet du personnel du secteur privé : Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée —TPSGC PPU 015.
Catégories de personnes: Peut inclure le grand public, y compris les bénévoles, tous les employés actuels et les anciens employés, les entrepreneurs, les membres de la famille immédiate, l'époux/le conjoint de fait actuel ou ancien, l'organisme, les employés occasionnels, et les étudiants, les personnes qui fournissent des références morales (y compris les voisins), les employeurs actuels et les anciens employeurs.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le but d'appuyer les décisions relatives à l'octroi ou à l'examen fondé de la cote de fiabilité, de l'autorisation de sécurité ou de l'autorisation d'accès aux sites pour les personnes qui travaillent dans le cadre d'une nomination, d'une attribution ou d'un contrat. Un examen fondé peut entraîner la révocation de la cote de fiabilité de la personne, de son autorisation de sécurité ou de son autorisation d'accès aux sites. Pour beaucoup d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 7(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les besoins dans le cadre de la Politique sur la sécurité du gouvernement. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi ou la Politique, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles: Le cas échéant, les renseignements, y compris les empreintes digitales, peuvent être partagés avec la Gendarmerie royale du Canada et le Service canadien du renseignement de sécurité pour effectuer les contrôles requis et/ou faire enquête conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement (voir les Fichiers de renseignements personnels spécifique à l'institution : pour la Gendarmerie royale du Canada, Services des sciences judiciaires et d'identité et Service Canadien d'identification criminelle en temps réel - GRC PPU 030; pour le Service canadien du renseignement de sécurité, évaluations de sécurité/Avis - SRS PPU 005). Le statut de sécurité peut être partagé avec des responsables des ressources humaines pour mettre à jour le dossier du personnel de la personne (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Dossier du personnel de l'employé - POE 901). Les renseignements peuvent être partagés avec des entités extérieures au gouvernement fédéral, y compris les agences d'évaluation du crédit. Certains renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction: Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD: 98/001
Numéros de renvoi au document: NDP 920 et NDP 931
Numéro du fichier: POU 917
Correspondance à la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution afin de donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations, d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel ordinaire Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information - POU 904).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 943
Numéro du fichier : POU 902
Demandes d'emploi
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels sur les personnes ayant présenté des demandes d'emploi ou fourni les curricula vitae (réclamés ou non) et une correspondance connexe. Les renseignements personnels fournis par une personne dans les formulaires de demande, les curricula vitae et la correspondance peuvent comprendre son nom, ses coordonnées, sa situation et ses antécédents professionnels, ses études, son état matrimonial, sa date de naissance, son sexe, sa connaissance des langues officielles, sa situation au regard de l'équité en emploi, ses handicaps physiques, sa citoyenneté, son code d'identification de dossier personnel, son Numéro de service client, ses relevés de notes, ses lettres de recommandation et d'autres renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Ces renseignements concernent des fonctionnaires et des non-fonctionnaires qui demandent un emploi au sein de l'institution; des personnes dont le nom a été fourni comme répondant professionnel ou personnel ou les deux; des personnes qui recommandent une autre personne pour un poste.
But : Tenir à jour une liste de candidats à des fins de dotation en personnel en cas de postes vacants au sein de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements pertinents sont transférés à un fichier de renseignements personnels (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Dossier personnel d'un employé - POE 901) si la personne accepte une offre d'emploi. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de planification et d'évaluation. Les renseignements peuvent aussi être transférés à d'autres institutions qui sont jugées plus susceptibles de pouvoir offrir un emploi opportun à la personne. Les données recueillies et conservées peuvent être utilisées à des fins statistiques, pour les exigences de la formation et pour d'autres occasions de perfectionnement. Les renseignements personnels au sujet des personnes ayant déterminé faire partie d'un groupe visé par les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi peuvent être utilisées à des fins statistiques par l'institution et peuvent être communiqués à la Commission de la fonction publique du Canada, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à l'Agence de la fonction publique du Canada pour les mêmes fins.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 920
Numéro du fichier : POU 911
Divulgation aux organismes d'enquête
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels qui peuvent être demandés par un organisme d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou qui peuvent lui être divulgués. Les dossiers peuvent inclure des renseignements personnels qu'une institution recueille au sujet d'une personne et qui sont demandés ultérieurement par un organisme d'enquête qui est énuméré à l'annexe Règlement sur la protection des renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Les personnes dont leurs les renseignements personnels ont été demandés par des organismes d'enquête fédéraux en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
But : Documenter les demandes qui ont été reçues d'organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les réponses à ces demandes. Conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions doivent conserver des dossiers de ces demandes et divulgations et, sur demande, les mettre à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements pourraient être utilisés pour la compilation de statistiques et à des fins de vérification. Les organismes d'enquête qui reçoivent des renseignements personnels découlant de divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent communiquer ultérieurement ces renseignements personnels à d'autres organismes d'enquête ou à des organismes d'application de la loi fédéraux, pour les fins de l'administration ou de l'application d'une loi ou de la détection, de la prévention, ou de la répression du crime.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 937
Numéro du fichier : POU 913
Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Ce fichier décrit les renseignements reliés aux divulgations d'actes fautifs présumés dans le secteur public, selon la définition contenue dans la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements personnels de l'employé, le numéro d'identification d'employé, les opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus, ainsi que les autres renseignements personnels qui peuvent être contenus dans la documentation sur l'enquête.
Remarque : Voir le fichier de renseignements personnels particulier à l'institution Examen des cas et dossiers d'enquêtes - ISPC PPU 005.
Catégories de personnes : Les personnes qui signalent un acte fautif présumé dans le secteur public, selon la définition de l'article 8 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles, ainsi que les personnes qui font des allégations ou sont présumées avoir commis un ou des actes fautifs, les témoins ou toute autre personne affectée par les allégations.
But : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles pour faire enquête sur les rapports d'actes fautifs présumés dans le secteur public, et pour statuer sur lesdits rapports.
Utilisations compatibles : Avec le consentement de la ou des personnes intéressées, les renseignements peuvent être divulgués à un conciliateur ou à un conseiller juridique dans le but d'en arriver à un règlement. Si l'enquête révèle une fraude possible ou d'autres délits criminels, les renseignements peuvent être partagés avec des responsables de la sécurité interne (voir le fichier de renseignements personnels ordinaire Incidents de sécurité - POU 939) ou d'autres autorités investies du pouvoir de faire enquête en vertu des lois fédérales, provinciales et municipales. Certains renseignements peuvent également être versés/décrits dans les fichiers de renseignements personnels ordinaires Mesures disciplinaires - POE 911 et Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique - POE 915. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 926 et NDP 931
Numéro du fichier : POU 906
Dossier personnel d'un employé
Description : Ce dossier décrit les renseignements sur l'emploi d'une personne dans les institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques (y compris tout service militaire, les désignations ou certifications professionnelles), citoyenneté, la date et le lieu de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, des renseignements sur l'équité en emploi, les pouvoirs délégués accordés ou les biens prêtées aux employés (p. ex. les pouvoirs de dotation ou de signature de documents financiers, l'utilisation de matériel institutionnel), les réaménagements des horaires de travail (p. ex. télétravail, semaine de travail comprimée), les renseignements reliés à la pension de retraite, les avantages sociaux, la formation et le perfectionnement, les griefs, les incidents de sécurité, toute autre exigence reliée à l'emploi (p. ex. permis de port d'arme à feu, autorisations de sécurité, renseignements sur le passeport/visa), les renseignements financiers (pour l'administration de la paye), les renseignements médicaux (y compris tous les besoins spéciaux déterminés dans le cadre de l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, ou en cas d'urgence, d'autres numéros d'identification, la signature et le numéro d'assurance sociale.
Catégories de personnes : Les employés actuels et les anciens employés des institutions gouvernementales, les personnes à contacter en cas d'urgence désignées par les employés et, le cas échéant, les époux, les personnes à charge et les bénéficiaires.
But : Les renseignements personnels servent à faciliter l'administration du personnel par l'employeur et à assurer la continuité et l'exactitude lorsqu'un employé est transféré dans une autre institution. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis aux termes de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Utilisations compatibles : Les renseignements sont divulgués à l'Agence du revenu du Canada (voir le fichier des renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec) - ARC PPU 150) et à la province de Québec (le cas échéant) aux fins de l'impôt sur le revenu. Les renseignements sont également divulgués à Ressources humaines et Développement des compétences Canada aux fins de l'assurance-emploi et du régime de pension. Les renseignements peuvent également être divulgués à Travaux public et Services gouvernementaux Canada pour faciliter le paiement des salaires, y compris le virement direct de fonds (voir le fichier de renseignements personnels ordinaire Système de rémunération de la fonction publique - TPSGC POE 705). Là où il y a lieu, les renseignements peuvent également être divulgués à divers régimes provinciaux d'assurance-maladie ou compagnies d'assurance-responsabilité civile de groupe. Au besoin, les renseignements peuvent servir à confirmer l'identité des employés pour l'accès aux bases de données et aux sites web gouvernementaux et ministériels. Certains renseignements sont partagés avec des anciens employeurs pour effectuer les derniers paiements, y compris les paiements rétroactifs et le recouvrement des montants impayés dus à l'état. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation de programme.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéros ADD : 98/005 et 98/018
Numéro de renvoi au document : NDP 920
Numéro de fichier : POE 901
Dotation
Description : Ce fichier décrit les renseignements reliés aux activités de recrutement et de dotation, y compris les demandes d'emploi sollicitées et non sollicitées, et les reclassifications de postes, les détachements, les mutations ou autres affectations ou modalités de travail au sein des institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les résultats des analyses/tests, les renseignements biographiques, le statut de citoyen, la date et le lieu de naissance, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, des renseignements sur l'équité en emploi, les renseignements qui figurent au dossier de l'employé, les renseignements financiers, la compétence dans les langues officielles, les renseignements médicaux, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et les signatures.
Remarque : Les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir un numéro de concours, s'il y a lieu.
Catégories de personnes : Les employés de l'institution et les autres personnes qui font une demande d'emploi dans l'institution, y compris au moyen d'initiatives de recrutement, ainsi que les personnes qui fournissent des références ou sont des superviseurs des demandeurs.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les activités de recrutement et de dotation dans les institutions gouvernementales, ce qui comprend la tenue à jour d'un inventaire de candidats éventuels pour de futures mesures de dotation. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur l'équité en matière d'emploi, et la Loi canadienne sur les droits de la personne (article 16). En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par ces Lois, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués à la Commission de la fonction publique, au Secrétariat du Conseil du Trésor et aux autres institutions gouvernementales aux fins de recrutement, d'équité en matière d'emploi, et de dotation, y compris les plaintes (voir les Fichiers de renseignements personnels : pour la Commission de la fonction publique du Canada : Répertoire des candidat(e)s et présentations - CFP PPU 015; Évaluation par Le Centre de psychologie du personnel- CFP PCU 025, Résultats aux tests d'évaluation de langue seconde (ELS) - CFP PPU 030, Dotation des cadres de direction - CFP PCE 746, Cadre analytique - CFP PCE 761, et Enquêtes, médiation, conciliation - CFP PPU 010; pour le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : Banque de données sur l'équité en emploi - SCT PCE 739 et Système de surveillance du réaménagement des effectifs (SSRE) - SCT PCE 804). Les renseignements reliés aux plaintes de dotation peuvent être partagés avec la Commission de la fonction publique (voir Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Enquêtes, médiation, conciliation - CFP PPU 010) et le Tribunal de la dotation de la fonction publique, quand il le faut. Sur demande, certains renseignements peuvent être divulgués à un participant d'un processus de dotation. Les renseignements peuvent également être partagés avec des fournisseurs de services tiers pour gérer des initiatives de recrutement. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour les études et la planification des ressources humaines (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Planification des ressources humaines - POU 935), et les décisions en matière de dotation peuvent également être décrites dans le fichier de renseignements personnels ordinaires, Dossier du personnel de l'employé - POE 901. Les renseignements sur l'auto-identification reliés aux services et aux programmes d'équité en matière d'emploi sont également décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Équité en emploi et diversité - POE 918. Certains renseignements sur les reclassifications peuvent être divulgués de façon proactive sur les sites web des institutions gouvernementales. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 919 et NDP 920
Numéro du fichier : POE 902
Équité en emploi et diversité
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent des renseignements personnels sur les employés, notamment sur leurs études; leurs antécédents professionnels et leurs projets de carrière; leur formation et leur perfectionnement. Tous ces renseignements ont été recueillis au moyen de questionnaires ou d'entrevues, ou compilés à partir de leurs dossiers ou des systèmes de données automatisés. Les répondants, qui sont libres de fournir ces renseignements, indiquent leur sexe et s'ils sont autochtones, handicapés ou font partie d'une minorité visible. Le Code d'identification de dossier personnel peut servir à identifier les employés lorsque les ministères et organismes fédéraux ne peuvent pas utiliser un questionnaire anonyme ou lorsqu'il est nécessaire d'avoir ces indicatifs afin de pouvoir trouver le dossier de l'employé.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de recueillir toute la documentation nécessaire à la mise en œuvre de la politique relative à l'équité en matière d'emploi pour tous les ministères et organismes fédéraux. C'est grâce à ces renseignements qu'il est possible d'avoir toutes les données au sujet des employés, présentées selon leur sexe et leur groupe cible (femmes, autochtones et personnes handicapées et personnes faisant partie de minorités visibles). Ces renseignements sont utilisés afin de réaliser un profil personnel des employés et de comparer la situation des membres des groupes cibles avec celles des autres groupes au sein des ministères et organismes fédéraux et avec leurs homologues sur le marché du travail. Le Code d'identification de dossier personnel peut servir à établir un lien entre les renseignements contenus dans ce fichier et ceux conservés dans un autre fichier comprenant des renseignements sur les employés (par exemple, le Système d'information pour la gestion du personnel) et ce, à des fins statistiques et lorsque la conservation de tels renseignements est conforme aux usages pour lesquels les renseignements personnels ont été recueillis. Il est possible d'obtenir des données d'auto-identification qui sont décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Dotation - POE 902.
Usages compatibles : Le ministère peut recueillir des données à des fins statistiques, pour obtenir des renseignements sur les employés, ou encore à ces deux fins. Les renseignements personnels sont communiqués au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à des fins statistiques seulement (voir le Fichier central des renseignements personnels centrale Banque de données sur l'équité en emploi - SCT PCE 739). Les renseignements recueillis sont utilisés dans le cadre des programmes d'équité en matière d'emploi du gouvernement, afin de déterminer s'il y a discrimination systémique dans l'embauche, de l'éliminer s'il y a lieu et d'introduire des mesures temporaires spéciales qui permettront aux groupes cibles d'être admis et d'être représentés d'une manière équitable au sein de la Fonction publique fédérale. Les renseignements peuvent également être utilisés à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique connexe à l'équité en matière d'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 942
Numéro du fichier : POE 918
Évaluation
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels inhérents à la fonction et aux activités d'évaluation d'une institution gouvernementale. Les renseignements personnels dont il est question peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des données démographiques, des renseignements financiers, des numéros d'identification, le sexe, des titres de poste, ainsi que des opinions et des points de vue sur, ou concernant, des individus et recueillis, dans certains cas, avec le consentement éclairé des personnes visées.
Catégories de personnes : Participants, gestionnaires et employés du programme ou partenaires du programme ou de l'institution, y compris des représentants du gouvernement des autres provinces ou territoires, des représentants d'entreprises et d'organismes non gouvernementaux, des universitaires ou des experts en la matière, et d'autres intervenants, notamment le grand public.
But : Les renseignements personnels sont utilisés aux fins de collecte et d'analyse des données au moment d'entreprendre des évaluations. Parfois, les rapports d'évaluation comportent un nombre limité de renseignements personnels (généralement le nom, le grade universitaire ou d'autres champs d'expertise). Il s'agit des rapports pour lesquels la ou les personnes concernées ont donné leur consentement éclairé. Plusieurs institutions recueillent des renseignements personnels conformément aux articles 7 et 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les autres, soit celles qui ne sont pas assujetties à la Loi, doivent consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à l'administrateur général de l'institution, au comité ministériel d'évaluation et aux gestionnaires de programme. Ils peuvent également être transmis (1) aux autres institutions fédérales ou aux partenaires prenant part à la gestion ou à l'exécution du programme, et à l'évaluation; (2) aux fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor; et (3) aux conseillers chargés de réaliser des évaluations pour le compte de l'institution. Les rapports finals d'évaluation sont accessibles au public.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/004
Numéro de renvoi au document : NDP 916
Numéro du fichier : POU 942
Évaluation de la gestion du rendement
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent des évaluations, des rapports et de la correspondance concernant le rendement de l'employé au travail (habiletés, aptitudes, réalisations et intérêts).
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but de conserver des renseignements concernant le niveau de rendement de chacun des employés des ministères et organismes fédéraux. Il vise à déterminer le rendement de chacun des employés, notamment en ce qui a trait à la nécessité de donner des cours de formation et de perfectionnement, aux approbations de la rémunération au rendement, aux augmentations annuelles, au maintien en fonction, à la prolongation de la période de stage et au renvoi pendant un stage.
Usages compatibles : étayer les décisions ayant trait aux promotions, aux mutations, aux rétrogradations, à l'aide aux employés, aux mesures disciplinaires et à la fin de l'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 921
Numéro du fichier : POE 912
Exigences de la Loi sur le lobbying
Description : Ce fichier décrit l'information recueillie par les titulaires d'une charge publique désignée (p. ex. les administrateurs généraux actuels et les anciens administrateurs généraux, les sous-ministres adjoints, les cadres supérieurs des Forces canadiennes, etc.) au sujet de la vérification des activités des lobbyistes sur demande du commissaire au lobbying. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, de l'information financière, des renseignements biographiques, la date et de l'heure de l'activité de communication/lobbying, ainsi que les opinions et les points de vue des individus sur le sujet.
Catégorie de personnes : Les titulaires d'une charge publique et les lobbyistes comme le définit la Loi sur le lobbying.
But : Les renseignements sont recueillis en vertu de l'article 5 de la Loi sur le lobbying pour vérifier les réunions, les appels téléphoniques et la correspondance prévus entre les titulaires de charge publique et les lobbyistes. Les lobbyistes qui prévoient des échanges de vive voix avec des titulaires d'une charge publique désignée doivent rendent compte de ces échanges au commissaire au lobbying; les titulaires d'une charge publique doivent, quant à eux, vérifier ces échanges si le commissaire le demande.
Usages compatibles : L'information peut être accessible au public à l'aide du site web du Commissariat au lobbying (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Registre des lobbyistes - OCL PPU 039). Les renseignements peuvent également communiqués ou servir à l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée de conservation de certains types de dossiers administratifs courants par une institution fédérale, y compris la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NPD 904
Numéro de fichier : POU 937
Formation et perfectionnement
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels recueillis à l'appui du programme de formation et de perfectionnement d'une institution (p. ex. les programmes de mentorat et d'orientation des carrières, les affectations et les modalités de travail de perfectionnement, etc.). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, des renseignements sur l'équité en emploi, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, les renseignements biographiques, ainsi que les résultats de l'analyse et de la formation.
Catégories de personnes : Les personnes employées par des institutions fédérales qui s'inscrivent aux cours ou programmes de formation ou de perfectionnement.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour s'inscrire à des activités de formation et de perfectionnement approuvées et pour les payer. Là où il y a lieu, les institutions gouvernementales peuvent recevoir des renseignements de l'école de la fonction publique du Canada ou des autres prestataires de cours sur les coûts d'inscription et les résultats de la formation. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, et de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par ces Lois, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour relier les données d'auto-identification aux renseignements contenus dans d'autres fichiers (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Équité en emploi et diversité - POE 918) aux fins de mise en œuvre et d'évaluation des politiques gouvernementales relatives à l'équité en emploi et à la diversité. Certains renseignements peuvent également être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Comptes débiteurs - POU 932, Evaluations de la gestion du rendement - POE 912, et Dossier du personnel de l'employé - POE 901. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 927
Numéro du fichier : POE 905
Garderie en milieu de travail
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent renfermer des renseignements recueillis à partir d'enquêtes menées par les ministères auprès de leurs employés pour évaluer la demande de garderies en milieu de travail, à partir des dossiers des garderies en milieu de travail. Ces renseignements ont été compilés dans le but de déterminer l'aide financière permanente sur laquelle pourront compter les garderies pour ce qui est de la location des locaux, et d'évaluer la politique sur les garderies. Ils peuvent comprendre des données personnelles sur l'employé ou l'utilisateur, ou encore sur ses enfants, et peuvent porter sur la demande prévue, la probabilité qu'un employé inscrive un enfant dans une garderie parrainée par le ministère et les raisons qui pourraient l'inciter à l'y inscrire. Les renseignements seront communiqués volontairement et ne pourront être utilisés qu'avec le consentement des employés.
Catégorie de personnes : Tous les employés des ministères et organismes fédéraux énumérés aux annexes I et IV de la Loi sur la gestion des finances publiques.
But : Ces dossiers doivent servir à déterminer si l'intérêt et la demande sont suffisants pour que le ministère envisage réellement (étude de viabilité) la possibilité d'établir une garderie en milieu de travail. Ils permettront de déterminer le niveau d'aide que le gouvernement fédéral est prêt à accorder à la garderie en ce qui concerne la location des locaux. Ils serviront également à évaluer la politique sur les garderies.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ces dossiers seront utilisés pour effectuer les recherches et compiler les statistiques nécessaires à l'établissement d'une garderie. Ils permettront également d'évaluer et de surveiller la politique sur les garderies dans la fonction publique fédérale, ainsi que le niveau d'aide que le gouvernement fédéral est prêt à accorder dans le cadre de cette politique pour la location des locaux destinés aux garderies. L'information pourra être communiquée au Conseil du Trésor, au ministère, au comité constitué avec l'approbation du ministère, à un ministère gardien et au conseil d'administration de la garderie. C'est à partir de ces renseignements et de ceux tirés des fichiers mentionnés ci-dessous que le ministère pourra déterminer le nombre d'employés qui utilisent une garderie et leur profil.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 949
Numéro du fichier : POE 930
Gestion des biens immobiliers
Description : Ce fichier contient les renseignements liés à la gestion des biens immobiliers fédéraux et autres biens immobiliers utilisés ou acquis par une institution gouvernementale. Les biens immobiliers font référence à tout droit, intérêt ou profit dans des terres, y compris les mines, les minéraux et les améliorations qui leur sont apportées, sur ou sous terre. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les renseignements biographiques, les coordonnées, la taille de la famille, les antécédents en matière de crédit, les modalités relativement à la location, les renseignements financiers, les renseignements concernant les transactions liées à la propriété, y compris les évaluations, et une description de la propriété, y compris des photos.
Catégorie de personnes : Locataires, anciens ou actuels, ou personnes qui présentent une demande de location d'un bien immobilier fédéral, propriétaires d'un bien immobilier, détenteurs de permis, preneurs à bail et estimateurs de biens.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le cadre de l'administration des activités liées aux biens immobiliers, notamment la planification, l'acquisition, l'utilisation et l'aliénation de biens immobiliers. Les renseignements personnels sont recueillis aux termes de diverses lois, essentiellement la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, la Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux, le Règlement concernant les immeubles fédéraux, la Loi sur le ministère du Patrimoine canadien, la Loi sur la capitale nationale, la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur les lieux et monuments historiques, la Loi sur le ministère des Ressources naturelles et la Loi sur l'expropriation.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes :pour recouvrer des dettes dues par des locataires du fait de leur location; pour vérifier la solvabilité; pour le paiement de l'impôt foncier, c'estàdire que les renseignements peuvent être divulgués aux municipalités dans lesquelles se situent les propriétés aux fins de l'évaluation de la cotisation fiscale et de l'administration du programme des paiements versés en replacement d'impôts et pour l'évaluation ou la présentation de rapports à la haute direction. Les renseignements peuvent être versés ou décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Comptes créditeurs – POU 931 et Comptes débiteurs – POU 932.
Normes de conservation et de destruction : Pour obtenir des renseignements sur la durée de conservation de types précis de documents administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris l'élimination finale de ces documents, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : À déterminé
Numéro de renvoi au document : NDP 948
Numéro du fichier : POU 948
Gestion des talents des cadres supérieurs
Description : Ce fichier décrit l'information sur les employés fédéraux de la catégorie EX qui s'inscrivent à l'outil de gestion des talents des cadres supérieurs. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées de la personne et du superviseur, le numéro d'identification de l'employé, de l'information sur l'équité en emploi, des renseignements biographiques, des renseignements sur les études, des renseignements personnels de l'employé, la date de naissance, le sexe, les opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus, la photo et la signature.
Catégorie de personnes : Les employés des catégories et niveaux EX-01 à EX-03 qui choisissent de s'inscrire à cet outil. L'outil est obligatoire pour les employés des niveaux EX-04 et EX-05 (niveaux de sous-ministre adjoint).
But : Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recueille des renseignements personnels, afin d'aider les institutions gouvernementales à gérer le talent du groupe de la direction en menant des activités, comme la planification de la relève, l'identification des lacunes dans les talents, la détermination des besoins en apprentissage et en perfectionnement, et les stratégies qui en découlent (voir le Fichier de renseignements personnels centrale Gestion des talents des cadres supérieurs - SCT PCE 715). De plus, pour les niveaux EX 04 et EX 05, l'objectif consiste également à appuyer le système de gestion collectif des sous-ministres adjoints. Dans le cas des institutions participantes, le Secrétariat du Conseil du Trésor renverra des données analysées, qu'elles peuvent ensuite utiliser pour déterminer les tendances et les lacunes importantes concernant les niveaux EX-01 à EX-05. Les institutions participantes peuvent également recevoir des rapports de données pangouvernementales à des fins d'analyse comparative. Pour nombre d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Les institutions non assujetties à ces Lois doivent consulter leur coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Usages compatibles : L'information recueillie pour les cadres supérieurs au niveau de SMA ou l'équivalent peut être partagée avec le greffier du Comité des hauts fonctionnaires du Conseil privé. Certains renseignements sur les employés peuvent également être partagée avec/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Évaluation de la gestion du rendement - POU 012, Formation et perfectionnement - POE 905 et Planification des ressources humaines - POU 935. Les renseignements peuvent également communiqués ou servir à l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée de conservation de certains types de dossiers administratifs courants par une institution fédérale, y compris la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 920
Numéro de fichier : POU 934
Griefs
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels reliés à la procédure de règlement des griefs au moyen de laquelle les employés peuvent officiellement demander réparation/chercher une solution pour tout désaccord concernant les conditions de travail. Outre le processus officiel, ce fichier décrit aussi les renseignements personnels reliés à tout processus de gestion de conflit non officiel. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements biographiques, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, des renseignements sur l'équité en emploi, la nature du grief, les renseignements médicaux, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et la signature.
Remarque : Pour les institutions assujetties à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, l'article 208 de la Loi confère à un employé le droit de présenter un grief individuel à moins qu'une procédure administrative de réparation ne soit prévue dans une loi fédérale, distincte de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Catégorie de personnes : Les employés actuels et les anciens employés des institutions gouvernementales, leurs représentants ou agents négociateurs, et tout autre témoin ou personne associé à la procédure de règlement des griefs, y compris les personnes qui agissent comme médiateurs, membres de jury ou arbitres.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour résoudre les conflits et/ou administrer des griefs individuels ou collectifs à chacun des niveaux de la procédure de règlement des griefs. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 207 et 208 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, et aux articles 66 et 76 du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par ces Lois, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les renseignements concernant les griefs déposés en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique peuvent être partagés avec la Commission des relations de travail dans la fonction publique (voir les Fichiers de renseignements personnels centraux : Demande de prolongation de délai - CRTFP PCE 710, Demandes de prorogation du délai de présentation de griefs - CRTFP PCE 715, Médiation des plaintes/griefs - CRTFP PCE 726, Plaintes visées à l'article 190 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique - CRTFP PCE 730, et Demandes de révision - CRTFP PCE 793). Certaines plaintes peuvent être renvoyées à la médiation, au règlement ou à l'arbitrage de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (voir les Fichiers de renseignements personnels centraux : Griefs renvoyés à l'arbitrage - CRTFP PCE 791 et Renvoi de griefs individuels à l'arbitrage - CRTFP PCE 792). Dans ces cas, les renseignements peuvent être communiqués aux personnes qui sont nommées par la Commission des relations de travail dans la fonction publique ou par une institution gouvernementale pour servir de médiateurs, membres de jury ou arbitres. Les versions intégrales des décisions sont publiées sur le site web de la Commission des relations de travail dans la fonction publique. Dans certains cas, les renseignements peuvent être partagés avec la Commission canadienne des droits de la personne lorsqu'une partie à un grief soulève une question qui nécessite l'interprétation ou l'application de la Loi canadienne sur les droits de la personne dans le contexte d'une demande d'arbitrage du grief. L'information aggrégée peut être utilisée ou communiquée pour établir les rapports annuels. Certains renseignements sur les griefs peuvent également être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Dossier personnel de l'employé - POE 901 et Mesures disciplinaires - POE 911. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 926
Numéro du fichier : POE 910
Harcèlement
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels reliés aux plaintes de harcèlement. Outre le processus officiel, ce fichier décrit aussi les renseignements personnels reliés à tout processus de gestion de conflit non officiel. Les renseignements personnels peuvent comprendre le ou les noms des plaignants et des défendeurs, les coordonnées, les renseignements personnels de l'employé, le numéro d'identification d'employé, les renseignements biographiques, des renseignements sur l'équité en emploi, les renseignements médicaux, les signes distinctifs, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, ainsi que la date et la nature du harcèlement présumé.
Catégories de personnes : Les employés et les autres personnes qui travaillent pour une institution gouvernementale.
But : Les renseignements sont utilisés pour faire enquête sur les plaintes de harcèlement et les régler (y compris au moyen des processus de règlement rapide et de la médiation) et pour déterminer toute mesure appropriée découlant de la plainte, y compris les mesures disciplinaires. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Avec le consentement des intéressés, les renseignements peuvent être divulgués à des services de médiation tiers. Les allégations de plainte, les rapports préliminaires et définitifs doivent être divulgués au plaignant et au défendeur, conformément aux principes de l'équité de la procédure. Si la plainte est fondée, les plaignants peuvent se voir signifier verbalement si des mesures correctives ou disciplinaires seront prises comme suite à leur plainte. Avec le consentement des intéressés, les renseignements peuvent être partagés avec un conseil si la plainte est portée devant un tribunal ou une cour. Le cas échéant, les renseignements peuvent être divulgués aux responsables de la sécurité de l'institution (voir le Fichier des renseignements personnels ordinaire Incidents de sécurité - POU 939) et aux autorités de police lorsque des présumées violations du Code criminel du Canada ont peut-être été commises, comme dans les cas de voies de fait. Lorsqu'une mesure disciplinaire découle d'une enquête, les renseignements peuvent être versés/décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Mesures disciplinaires - POE 911. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 922 et NDP 926
Numéro du fichier : POE 919
Incidents de sécurité
Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à la sécurité physique, administrative et technique, notamment les plaintes concernant la sécurité et les infractions à la sécurité, les infractions à la protection des renseignements personnels, les évaluations des menaces et des risques, la violence en milieu de travail, le vol, la fraude, le vandalisme, les dommages accidentels, les situations d'urgence et de menace accrue, et les menaces à l'intérêt national du Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les attributs physiques, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements personnels de l'employé, les accusations criminelles et les renseignements sur les enquêtes, les renseignements financiers, les opinions ou les points de vue de, ou concernant, les individus, et la signature.
Remarque : Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent fournir le type d'incident, l'endroit et la date approximative de l'incident.
Catégorie de personnes : Le personnel d'institutions fédérales et d'autres personnes visées par des incidents de sécurité.
But : Les renseignements personnels sont recueillis pour signaler des incidents de sécurité, faire enquête et s'assurer que les vulnérabilités ont été cernées et que le risque de récidive est réduit. Pour nombre d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de diverses lois, notamment la Loi sur la gestion des finances publiques et conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, le Code criminel du Canada et la Loi sur la production de défense. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par ces Lois, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être communiqués à diverses entités, notamment le bureau de la sécurité du ministère, le bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère, la force publique compétente pour les incidents soupçonnés d'être des infractions criminelles, le Bureau du Conseil privé pour les incidents compromettant des documents confidentiels du Cabinet, le Service canadien du renseignement de sécurité pour les incidents comportant des menaces envers la sécurité du Canada, Sécurité publique Canada pour les incidents et les menaces touchant la disponibilité de biens et services critiques, le comité de santé et de sécurité et les agents de santé et de sécurité nommés en vertu du Code canadien du travail pour les incidents pouvant être considérés comme des « situations comportant des risques » ou causer des blessures à des employés, et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour les incidents qui ont une incidence sur les opérations du gouvernement ou qui pourraient nécessiter la révision de normes opérationnelles ou de documents techniques. Dans le cas des infractions à la protection des renseignements personnels, les renseignements peuvent également être communiqués au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Les renseignements peuvent être également partagés avec les agents et les gestionnaires des ressources humaines, au besoin, pour déterminer les mesures qui s'imposent et appuyer les décisions au sujet des mesures disciplinaires ou des enquêtes. Dans ce cas, peuvent également être partagée avec/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Mesures disciplinaires - POE 911, Dossier personnel de l'employé - POE 901, Enquête de sécurité sur le personnel - POU 917 et Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer - POU 907. Les renseignements peuvent également communiqués ou servir à l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée de conservation de certains types de dossiers administratifs courants par une institution fédérale, y compris la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 931
Numéro de fichier : POU 939
Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de soupçonner qu'un réseau électronique du gouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique d'utilisation des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse du protocole Internet, les listes de sites consultés et des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'institution gouvernementale et autres particuliers qui font usage des réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat, le personnel d'agence, les membres du public, le personnel ministériel ou les députés qui envoient des courriels à l'institution gouvernementale ou à des personnes de l'institution gouvernementale.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'état ou encore sur les tentatives délibérées ou non de personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme de nuire au fonctionnement des réseaux électroniques ou de les compromettre.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique d'utilisation des réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter des rapports à la direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 932
Numéro du fichier : POU 905
Langues officielles
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les inscriptions aux cours et les présences; des demandes de formation linguistique comprenant des données personnelles de base utilisées à des fins d'identification, comme la principale langue officielle de l'employé, sa date de naissance et son Code d'identification de dossier personnel; les résultats des examens de connaissance linguistique; les certificats formation et la correspondance concernant les qualifications de l'employé en matière de langues officielles. Le fichier peut également comprendre un double de la formule destinée au Système d'information sur les langues officielles. Les examens linguistiques, les dossiers concernant la formation et les exemptions sont joints au dossier personnel de l'employé.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Les renseignements décrits dans ce fichier ont pour but de fournir de la documentation nécessaire à l'administration des politiques en matière de langues officielles relatives aux employés de la Fonction publique fédérale. Il vise à justifier et à étayer les décisions touchant les qualifications en matière de langues officielles et les épreuves linguistiques, ainsi qu'à justifier le besoin en formation linguistique et à confirmer les réalisations des employés.
Usages compatibles : Étayer et justifier les décisions concernant chaque employé, en matière de questions de dotation, d'admissibilité à la prime au bilinguisme, de mutations et de promotions. Il permet également de déterminer le statut linguistique de l'employé et de vérifier l'administration des programmes relatifs aux langues officielles. Les renseignements peuvent être communiqués à la Commission de la fonction publique et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à des fins de recrutement et de dotation (voir les Fichiers de renseignements personnels centraux : Commission de la fonction publique : Dotation des cadres de direction — CFP PCE 746; et Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada : Banque de données sur l'équité en emploi —SCT PCE 739).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 923
Numéro du fichier : POE 906
Marchés de services professionnels
Description : Ce fichier décrit les renseignements contenus dans les ententes conclues entre les institutions gouvernementales, et une personne ou une société, afin de fournir des biens ou des services, de construire des ouvrages ou de louer des biens réels. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées (y compris le nom commercial), les renseignements biographiques, les renseignements sur les études, les renseignements financiers, les évaluations/analyses, le numéro d'assurance sociale, un autre numéro d'identification (p. ex. numéro d'entreprise), et la signature.
Catégories de personnes : Les personnes qui se représentent ou qui sont embauchées par l'entremise de sociétés privées (y compris les services de travail temporaire) qui ont répondu à des demandes de proposition et ont été embauchées dans le cadre de contrats ou d'offres à commandes avec des personnes et des institutions gouvernementales à titre de références professionnelles.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour gérer le processus de passation des marchés, qui comprend la demande et la réception des propositions, l'évaluation des soumissions, la sélection de l'entrepreneur, la préparation, la négociation, l'exécution, et l'attribution du marché, le décaissement de fonds pour les services, les produits livrables, ou les deux selon les spécifications du marché, ainsi que l'évaluation de l'exécution du marché. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu.
Utilisations compatibles : Les renseignements personnels sont utilisés pour tenir à jour un inventaire d'entrepreneurs éventuels. Les renseignements peuvent également être utilisés pour recouvrer les trop-perçus et les dettes à l'état et, le cas échéant, permettre d'exécuter des ordonnances de saisie-arrêt de salaire ou de distraction des fonds conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et au règlement connexe. Les renseignements peuvent être utilisés pour confirmer l'identité des entrepreneurs (le cas échéant) nécessaire à l'accès aux bases de données et sites web gouvernementaux et ministériels, ainsi qu'au prêt d'équipement et/ou de fournitures. Les renseignements, y compris le numéro d'assurance sociale et le numéro d'entreprise, sont divulgués à l'Agence du revenu du Canada dans les feuillets T1204 et supplémentaires T4A-NR (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclarations des renseignements (Infodec) – ARC PPU 150) et à la province de Québec (s'il y a lieu) aux fins de l'impôt. Les renseignements peuvent être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Comptes fournisseurs – POU 931 et Comptes clients – POU 932 pour l'administration des paiements. Certains renseignements sur les marchés de 10 000 $ ou plus, y compris le fait que l’entrepreneur est un ancien fonctionnaire qui reçoit une pension, conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique, peuvent être publiés dans les sites web des institutions, conformément aux procédures de divulgation proactive. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 99/004
Numéro de renvoi au document : NDP 912
Numéro du fichier : POU 912
Membres de conseils d'administration, de comités et de conseils
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée dans le processus d'identification et de sélection des personnes qui seront nommées aux conseils d'administration, comités et conseils de diverses institutions. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre les suivants : le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale, un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, des lettres de référence/de recommandation, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les candidats ainsi que les membres actuels et les anciens membres de conseils d'administration, de comités et de conseils, les membres de leur famille ainsi que les personnes dont le nom a été donné à titre de référence personnelle.
But : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés à l'appui de l'identification et de la sélection des personnes qui seront nommées membres d'instances de surveillance ou de gouvernance. L'information peut être utilisée pour conseiller le ministre ou le dirigeant de l'institution au moment de combler des postes qui sont actuellement vacants ou qui le seront dans un avenir rapproché et pour tenir un répertoire de candidats possibles. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des membres actuels et des anciens membres, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels), à des fins de planification et d'évaluation et dans du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site web de l'institution. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu pour l'Agence du revenu du Canada (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec) - ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 938
Numéro du fichier : POU 919
Mesures disciplinaires
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels reliés à la demande de normes disciplinaires dans la fonction publique fédérale et les pénalités connexes, y compris le licenciement, la suspension, la rétrogradation à un poste situé dans une échelle de traitement comportant un plafond inférieur et les sanctions pécuniaires qui peuvent être appliquées en raison de manquements à la discipline ou de mauvaise conduite dans les institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, les avis juridiques, les renseignements médicaux, la nature de la mauvaise conduite et la mesure disciplinaire, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et la signature.
Catégories de personnes : Les employés actuels et les anciens employés de l'institution qui font/ont fait l'objet de la mauvaise conduite présumée, les enquêtés, les médecins, les représentants ou agents négociateurs, et les témoins.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur une mauvaise conduite présumée dans les institutions gouvernementales, pour déterminer si des mesures disciplinaires sont requises et leur nature. Les renseignements sont également recueillis à l'appui des décisions sur la rémunération et les avantages sociaux, les présences et les congés, les transferts, les rétrogradations et les licenciements. Pour beaucoup d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis conformément à l'alinéa 12(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Certaines mesures disciplinaires peuvent également être décrites dans le fichier de renseignements personnels ordinaire Dossier personnel de l'employé - POE 901. Les renseignements concernant les griefs sont décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Griefs - POE 910. Le cas échéant, les renseignements peuvent être partagés avec les entités suivantes : 1) le Conseil du Trésor du Canada dans les cas de licenciements/rétrogradations, interprétation/application de cas associés à d'importantes questions jurisprudentielles, et d'autres cas isolés; 2) les organismes professionnels de réglementation, au besoin; et 3) les autorités de police en cas d'infraction criminelle présumée. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : (1) Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution. (2) Documentation concernant un employé particulier, y compris celle reliée à une mesure disciplinaire - le calendrier de suppression est celui indiqué dans les conventions collectives applicables ou au moins deux ans après la date de la mesure disciplinaire, en autant qu'aucune autre mesure disciplinaire n'ait été consignée dans l'intervalle. (3) Dans les cas où une mesure disciplinaire a été annulée, il incombe à l'institution de s'assurer que la documentation sur la mesure concernée est immédiatement supprimée.
Numéro ADD : 98/005
Numéros de renvoi au document : NDP 926 et NDP 946
Numéro du fichier : POE 911
Nominations par le Gouverneur en conseil
Description : Ce fichier renferme de l'information qui est recueillie à l'appui des nominations par le Gouverneur en conseil dans les institutions fédérales. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale, un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les titulaires actuels et les anciens titulaires des postes dotés par décret ainsi que les membres de leur famille.
But : Les renseignements personnels recueillis servent dans le processus d'identification et de sélection des personnes nommées par décret, comme les présidents et les chefs de la direction de sociétés d'état, les dirigeants d'organismes et les membres des conseils d'administration. Les candidats retenus sont nommés par décret, selon un processus géré par le Bureau du Conseil privé. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des titulaires actuels et des anciens titulaires des postes dotés par décret, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Le décret renferme des renseignements personnels sur la personne nommée, soit son nom au long, ses coordonnées, le poste auquel elle est nommée, la durée et la nature de la nomination et les conditions d'emploi (p. ex. rémunération, avantages sociaux, vacances, etc.). Cette information est fournie à l'institution par le Bureau du Conseil privé (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Dossiers du personnel du gouverneur en conseil - BPC PPU 020). De plus, ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels) et du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site web de l'institution. À l'occasion, le Bureau du Conseil privé reçoit des notes et des évaluations du rendement de certaines personnes (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Dossiers du personnel du gouverneur en conseil - BPC PPU 020). Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec) - ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le Coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 938
Numéro du fichier : POU 918
Plaintes déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne
Description : Ce fichier décrit les renseignements reliés aux plaintes déposées en vertu de la partie III de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les plaintes, conformément à la partie III de la Loi canadienne sur les droits de la personne, peuvent être déposées contre un organisme réglementé par le gouvernement fédéral et se rapporter à des allégations de pratiques discriminatoires fondées sur tout motif illicite. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les vérifications de casier judiciaire/antécédents criminels, les renseignements sur les études, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, des renseignements sur l'équité en emploi, la nature de la plainte, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, d'autres numéros d'identification, les renseignements médicaux, les signes distinctifs, et la signature.
Catégories de personnes : Les personnes et les représentants de personnes ou les groupes qui déposent une plainte, les défendeurs et les témoins.
But : Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la partie III de la Loi canadienne sur les droits de la personne, et sont utilisés pour enregistrer les plaintes de discrimination, pour enquêter sur le sujet et pour régler ces plaintes.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec le ministère de la Justice Canada afin de fournir une preuve lors de l'audition d'une plainte par le Tribunal canadien des droits de la personne, par la Cour fédérale du Canada et/ou la Cour suprême du Canada. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 926
Numéro du fichier : POU 933
Planification de la continuité des activités
Description : Ce fichier décrit les renseignements qui sont utilisés à l'appui des fonctions de gestion de la continuité des opérations, qui comprennent l'élaboration et l'exécution, dans les délais prévus, des plans, des mesures et des procédures afin de minimiser l'interruption des services et de la disponibilité des immobilisations en cas d'urgence ou d'interruption de service. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements personnels de l'employé, et les renseignements médicaux. Les renseignements personnels peuvent aussi comprendre les noms et les coordonnées des personnes désignées par les employés comme personnes avec qui communiquer en cas d'urgence.
Catégories de personnes : Les employés de l'institution gouvernementale; les ministres et le personnel exonéré ainsi que d'autres employés des bureaux des ministres ou ministres d'état; les personnes avec qui communiquer en cas d'urgence désignées par les employés; les fournisseurs de services et responsables des interventions d'urgence du secteur privé; ainsi que les autres responsables fédéraux, provinciaux ou municipaux avec qui il faut peut-être communiquer en cas d'urgence ou d'interruption de service.
But : Les renseignements personnels permettent de faire face à une urgence ou à une interruption de service et d'y répondre dans des délais convenables et de manière efficace; d'établir une liste d'employés, de responsables pertinents et de leurs coordonnées. Cette liste peut servir à communiquer avec ces personnes en cas d'urgence ou d'exécution du Plan de continuité des opérations. Certaines institutions peuvent aussi exiger que les superviseurs tiennent à jour une liste de subordonnés directs, de numéros de téléphone à la maison et des personnes à contacter en cas d'urgence désignées par les subordonnés directs. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques (conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement) et la Loi sur la gestion des urgences. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Lois il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être partagés avec d'autres institutions fédérales, provinciales et municipales, la police, les services d'incendie et les autres organismes d'intervention en cas d'urgence au besoin. Certains renseignements peuvent être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Dossier personnel d'un employé - POE 901 et Santé et sécurité du travail - POE 907. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution gouvernementale, et sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 928
Numéro du fichier : POU 903
Planification des ressources humaines
Description : Ce fichier décrit l'information liée à la gestion salariale et à la planification des ressources humaines, ce qui comprend les fonctions de compte rendu et d'établissement des prévisions. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, les renseignements sur l'éducation, le numéro d'identification de l'employé, les renseignements sur l'équité en emploi, les renseignements personnels de l'employé, et les opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus.
Catégorie de personnes : Les employés actuels et les anciens employés d'institutions gouvernementales, y compris les demandeurs d'emploi, les étudiants, les employés occasionnels et contractuels, et les participants à échanges Canada.
But : Les renseignements personnels sont recueillis pour évaluer les besoins actuels et à venir en ressources humaines et en salaires. Ces renseignements peuvent servir à diverses activités, notamment la planification de la relève, la gestion des installations, l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées, déterminer les taux de roulement et de postes vacants et le réaménagement de l'effectif. Pour nombre d'institutions, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, la Loi sur l'équité en matière d'emploi et la Loi canadienne sur les droits de la personne (article 16). Les institutions non assujetties à ces Lois doivent consulter leur coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Usages compatibles : En vertu de la Loi sur les restructurations et les transferts d'attributions dans l'administration publique, il se peut que des renseignements personnels soient communiqués à d'autres institutions gouvernementales advenant le transfert d'une section de la fonction publique. En outre, il est possible que des renseignements personnels soient communiqués aux administrations provinciales ou municipales, ainsi qu'à leurs institutions, ou encore à des institutions du secteur privé advenant la cession ou la privatisation d'un programme ou d'une activité. Il peut aussi arriver que certains renseignements concernant les employés soient partagés /décrits dans les fichiers de renseignements personnels ordinaires : Équité en emploi — POE 918; Dossier personnel d'un employé – POE 901; Rémunération et avantages — POE 904; Dotation — POE 902; Formation et perfectionnement — POE 905; et Langues officielles — POE 906. Les renseignements peuvent aussi être utilisés ou communiqués à des fins d'évaluation de programme.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la durée de conservation de certains types de dossiers administratifs courants par une institution fédérale, y compris la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Numéro ADD : Propre à l'institution
Numéro de renvoi au document : NDP 949
Numéro de fichier : POU 935
Présences et congés
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier peuvent comprendre des rapports sur les absences et les demandes de congé, ainsi que les certificats médicaux produits pour des congés de maladie. Sur tous ces documents, on doit inscrire le Code d'identification de dossier personnel et on doit également joindre la correspondance connexe aux présences et congés. Le dossier annuel portant sur les congés et les présences est joint au dossier personnel d'un employé. Certains renseignements relatifs aux congés et aux présences sont présentés sous forme de modules automatisés enregistrés dans des bases de données sur le personnel de l'organisme ou du ministère (systèmes présence/temps, congés et absences).
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Ces dossiers ont pour but d'étayer l'administration des congés et des présences des employés au sein des ministères et organismes fédéraux.
Usages compatibles : Consigner les congés autorisés et les jours de présence; étayer les décisions relatives à la rémunération et aux avantages, notamment en ce qui a trait aux congés et à la fin d'emploi; et déterminer quelle est l'utilisation des congés et le taux d'absentéisme.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 941
Numéro du fichier : POE 903
Programme de la reconnaissance
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent aux fonctionnaires qui ont été nommés pour des primes, dans le cadre du Régime du programme de la reconnaissance du gouvernement fédéral. Ces renseignements peuvent comprendre des curriculum vitae, des descriptions à l'appui de contributions méritoires concernant leurs fonctions, ou des suggestions pratiques en vue de l'amélioration des opérations de la Fonction publique, ainsi que des rapports de recommandations, dûment remplis.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires qui ont été nommés pour des primes, dans le cadre du Régime du programme de la reconnaissance.
But : Le fichier a pour but de déterminer les personnes qui ont été nommées pour des primes dans le cadre du Régime de la politique de reconnaissance du gouvernement fédéral.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ces dossiers sont utilisés pour établir des précédents au sujet des primes et pour fournir une vérification à rebours concernant les dépenses de fonds.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 940
Numéro du fichier : POE 920
Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel, le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de personnes et de membres de leur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéros ADD : 98/001 et 99/004
Numéro de renvoi au document : NDP 936
Numéro du fichier : POU 910
Rémunération et avantages
Description : Ce fichier décrit les renseignements reliés à l'administration de la rémunération et des avantages sociaux au sein des institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, la date du décès, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, et le numéro d'assurance sociale.
Catégories de personnes : Les employés actuels et les anciens employés des institutions gouvernementales.
But : Les renseignements personnels sont partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et sont utilisés pour verser les salaires et les allocations, et pour traiter les retenues et les ordonnances de saisie-arrêt de salaire et de distraction des fonds. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de diverses lois, y compris la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur l'indemnisation des agents de l'état, et la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Le numéro d'assurance sociale est recueilli conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada, et de la Loi sur l'assurance-emploi; pour certaines institutions, le numéro d'assurance sociale est partagé avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour créer le code d'identification de dossier personnel.
Utilisations compatibles : Les renseignements sont partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (voir les Fichiers de renseignements personnels centraux : Système de rémunération de la fonction publique - TPSGC PCE 705, et Banque de données sur les pensions de la fonction publique -TPSGC PCE 702). Les renseignements, y compris le numéro d'assurance sociale, sont divulgués à l'Agence du revenu du Canada (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Banque de données des déclarations des renseignements (Infodec) - ARC PPU 150) et à la province de Québec (s'il y a lieu) aux fins de l'impôt et des pensions. Les renseignements peuvent également être partagés avec le ministère de la Justice Canada pour administrer la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales, et la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions (voir les Fichiers de renseignements personnels spécifique à l'institution : Aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales - JUS PPU 125 et Greffe de la saisie-arrêt - JUS PPU 150. Les renseignements peuvent être partagés avec des fournisseurs de services tiers, pour certaines institutions. Certains renseignements sur la rémunération et les avantages sociaux peuvent également être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires : Dossier personnel d'employé - POE 901, Griefs - POE 910, et Mesures disciplinaires - POE 911. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 941
Numéro du fichier : POE 904
Santé et sécurité au travail
Description : Ce fichier décrit l'information qui est utilisée dans le but d'appuyer une activité reliée à le santé et à la sécurité du travail dans une institution gouvernementale, y compris la prévention des accidents et des blessures ou des maladies de nature professionnelle; une autorisation de congé payé associée à un accident du travail ou une maladie professionnelle; les services d'aide aux employés; les évaluations sur l'aptitude à retourner au travail; l'obligation de prendre des mesures d'adaptation; les évaluations de santé et de nature ergonomique; les plaintes relatives à la santé et à la sécurité; l'indemnisation des accidentés; la réadaptation et le recyclage. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, la nature de la plainte, les renseignements médicaux, les opinions et les points de vue sur, ou concernant, des individus, et la signature.
Catégories de personnes : Les employés actuels ou les anciens employés des institutions gouvernementales, y compris les employés occasionnels et les employés contractuels; les praticiens de la santé dans le secteur privé; les professionnels de la santé et de la sécurité; les préposés aux personnes qui ont besoin d'aide; membres de la famille qui font partie du même ménage et qui sont admissibles à des tarifs corporatifs pour les programmes de mieux-être; et les personnes désignées par les employés comme personnes à contacter en cas d'urgence.
But : L'information personnelle est utilisée pour l'administration des activités sur la santé et la sécurité au travail dans les institutions gouvernementales, ce qui comprend la promotion d'un milieu de travail sécuritaire et sain pour les employés et les autres personnes, la prestation de programmes de mieux-être au travail, la prévention des accidents, des blessures et des maladies professionnelles et, le cas échéant, la tenue d'enquêtes lorsque de telles blessures et maladies se produisent. Les renseignements peuvent être recueillis en vertu de l'alinéa 7(1)e) et du paragraphe 11.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques; des articles 114 et 240 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique; de la partie II du Code canadien du travail, et de la partie XVI du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail; de la Loi sur l'indemnisation des agents de l'état, et des directives du Conseil national mixte.
Utilisations compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués pour les raisons suivantes : appuyer les décisions relatives à l'indemnisation des accidentés du travail et au congé pour accident du travail; pour prévenir les blessures et les maladies ainsi que les incapacités qui découlent des conditions de travail ou qui sont aggravées par ces dernières; établir que les personnes exposées à certains risques professionnels connus sont capables de continuer de travailler sans que cela nuise à leur santé, à leur sécurité ou à celle des autres personnes; établir les conditions dans lesquelles certaines personnes atteintes de maladies ou d'incapacités connues sont capables de continuer de travailler dans des conditions contrôlées. Les renseignements peuvent être partagés avec les fournisseurs de soins de santé. Les renseignements peuvent être utilisés pour communiquer avec les personnes désignées par les employés dans les situations d'urgence. Les renseignements concernant les évaluations de la santé au travail et tous les renseignements médicaux personnels sont conservés par la Direction générale des services médicaux de Santé Canada en vertu du statut de confidentialité des renseignements médicaux (voir les Fichiers de renseignements personnels centraux : Dossiers médicaux de santé au travail - SC PCE 701 et Comité médical consultatif-Santé des fonctionnaires fédéraux - SC PCE 702). Les renseignements concernant les plaintes relatives à la santé et à la sécurité et les causes des accidents/blessures pour la prévention des accidents et la protection de la santé sont utilisés dans le but d'appuyer l'administration efficace de chaque activité de l'institution portant sur la santé et la sécurité; ces renseignements sont également divulgués au comité de santé et de sécurité au travail de l'institution. Les renseignements sont également utilisés pour traiter les paiements et les rejets de débit portant sur les demandes d'indemnisation des accidents du travail. Les renseignements reliés aux demandes d'indemnisation des accidents du travail, y compris les montants payés et la correspondance s'y rattachant, sont conservés par Ressources humaines et Développement des compétences Canada et sont partagés avec l'institution de l'employé touché et, le cas échéant, avec la commission de la santé et de la sécurité au travail provinciale ou territoire pertinente. Ressources humaines et Développement des compétences Canada conserve les renseignements relatifs aux montants d'indemnisation de l'employé, qui sont imputés aux institutions et distribués selon le principe du recouvrement des coûts (voir le Fichiers de renseignements personnels spécifique à l'institution: Dossiers sur l'indemnisation des employés de l'état - RHDCC PPU 032). Les renseignements peuvent également être partagés avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada, en particulier avec les agents de sécurité dans le cadre des enquêtes portant sur les accidents et le refus de travailler, et la stipulation des mesures correctives. Les renseignements peuvent être divulgué aux/décrits dans d'autres Fichiers de renseignements personnels ordinaires portant sur les activités des ressources humaines, notamment : Dossier personnel d'employé - POE 901; Présences et congés - POE 903; Aide aux employés - POE 916; Rémunération et avantages - POE 904; Griefs - POE 910. L'enquête et le règlement portant sur les accidents d'automobile sont également décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion - POU 908. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués pour la planification et l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la destruction finale de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/005
Numéro de renvoi au document : NDP 922
Numéro du fichier : POE 907
Services de bibliothèque
Description : Ce fichier décrit l'information sur les personnes qui utilisent les installations, les collections et les services de bibliothèques des institutions gouvernementales. Les services peuvent comprendre les prêts, les références et la recherche, ainsi que les services d'avertissement et de mises au courant, dont l'évaluation des demandes des clients quant aux nouvelles acquisitions. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, l'affiliation de l'organisme, le sujet de recherche, d'autres numéros d'identification, y compris le numéro de carte de l'utilisateur et sa date d'expiration, ainsi que le numéro de code à barres du client.
Catégories de personnes : Les employés à temps plein ou à temps partiel, les employés occasionnels ou à terme des institutions gouvernementales, les employés de diverses agences, les membres du grand public, les chercheurs et les employés des bibliothèques d'institutions ne faisant pas partie du gouvernement.
But : Les renseignements personnels sont utilisés dans le but d'appuyer la prestation des services de bibliothèque des institutions gouvernementales, comme la détermination des préférences des utilisateurs, la recherche selon les sujets, l'analyse des tendances des besoins informationnels, le traitement des prêts entre bibliothèques, et le contrôle de la circulation des documents.
Utilisations compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués pour l'évaluation des programmes.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 944
Numéro du fichier : POU 936
Stationnement
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels reliés aux demandes de permis de stationnement et aux détenteurs de permis de stationnement pour des propriétés louées par ou appartenant à des institutions gouvernementales. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées à la maison et au travail, les renseignements biographiques, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers, les renseignements médicaux (pour ceux qui demandent un stationnement pour les personnes handicapées), les renseignements d'identification du véhicule, les critères de tarification, et la signature.
Catégories de personnes : Les fonctionnaires fédéraux de l'institution, les passagers, les entrepreneurs ou les autres personnes, les propriétaires ou les représentants.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer les droits au stationnement, et autoriser les retenues à la source. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Lorsque la propriété appartenant au gouvernement ou non est endommagée, l'accident peut être signalé à la Gendarmerie royale du Canada (voir le Fichier de renseignements personnels spécifique à l'institution Protection du personnel et des biens de la Couronne - GRC PPU 055) ou à d'autres autorités de police, ou encore à la personne ou aux personnes qui sont responsables de la propriété ou qui la contrôlent. Les renseignements peuvent être partagés avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de retenue à la source (voir le Fichier de renseignements personnels central Système de rémunération de la fonction publique - TPSGC PCE 705). Les renseignements sur les retenues à la source peuvent être divulgués aux/décrits dans le Fichier de renseignements personnels ordinaire Rémunération et avantages - POE 904. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 901
Numéro du fichier : POE 914
Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur l'organisme/l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement, des personnes et des biens présents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est peut-être effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des événements passés, des incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 931
Numéro du fichier : POU 907
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité. Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans retard indu. L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 98/001
Numéro de renvoi au document : NDP 944
Numéro du fichier : POU 904
Vérification interne
Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels ayant trait à un programme de vérification interne d'une institution gouvernementale ou aux vérifications horizontales orientées, dirigées ou exécutées par le Bureau du contrôleur général (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada) ou par le Bureau du vérificateur général. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, la signature, le numéro d'identification d'employé, des renseignements financiers, le sexe, et les renseignements qui figurent dans les documents pertinents détenus par l'institution.
Remarque : Les renseignements personnels qui se trouvent dans les documents de l'institution peuvent être divulgués au Bureau du vérificateur général pour des études ou des vérifications.
Catégorie de personnes : Les employés et les anciens employés de l'institution, les entrepreneurs, les représentants d'entreprises.
But : Les renseignements personnels servent à mettre en œuvre le programme de vérification interne de l'institution. Dans certains cas, il se peut que le programme de vérification comporte une fonction d'enquête (p. ex. fraude, enquête). Pour nombre d'institutions, les renseignements sont recueillis conformément aux articles 7 et 16 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Usages compatibles : Il est possible que les renseignements soient communiqués au gestionnaire responsable et, dans certains cas, au Comité ministériel de vérification, au Comité de vérification du Conseil d'administration ou au Bureau du vérificateur général. Il se peut également que les renseignements soient partagés avec: 1) le service des ressources humaines, en ce qui touche les mesures disciplinaires (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Mesures disciplinaires - POU 911); 2) le service de sécurité (voir le Fichier de renseignements personnels ordinaire Incidents de sécurité - POU 939); 3) les organismes d'application de la loi et d'enquête s'il apparaît qu'une infraction criminelle a pu être commise; 4) aux experts conseils qui exécutent des travaux de vérification interne pour le compte du dirigeant principal de la vérification au sein de l'institution.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
Numéro ADD : 99/004
Numéro de renvoi au document : NDP 916
Numéro du fichier : POU 941
Voyages
Description : Ce dossier décrit les renseignements sur les employés qui se déplacent pour des activités officielles de leur institution. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, le numéro d'identification d'employé, les renseignements personnels de l'employé, les renseignements financiers et sur le passeport/visa, les antécédents de voyage, les demandes d'indemnité de voyages, le logement, les repas et les préférences. Les employés en voyages peuvent également être tenus de fournir la date de naissance et le sexe lorsqu'ils font des préparatifs de voyages.
Catégories de personnes : Les employés des institutions gouvernementales, les ministres, le secrétaire parlementaire, le personnel exonéré et les autres personnes (y compris les employés occasionnels et les employés nommés pour une période déterminée, le personnel temporaire, les bénévoles, les étudiants, les consultants et les entrepreneurs, ainsi que les témoins) qui se déplacent pour des activités officielles de leur institution, et leurs époux ou conjoints de fait et/ou personnes à charge.
But : Les renseignements personnels sont utilisés pour répondre aux besoins de déplacement des individus qui voyagent au nom de leur institution. Pour la plupart des institutions gouvernementales, les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques. En ce qui concerne les institutions qui ne sont pas assujetties par la Loi, il faut consulter le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution afin de déterminer l'autorité législative pour la collecte.
Utilisations compatibles : Les frais de déplacement engagés par le ministre, le secrétaire parlementaire, le personnel exonéré et les cadres supérieurs (c.-à-d. le sous-ministre, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint et les cadres équivalents) peuvent être divulgués de façon proactive sur les sites web des institutions gouvernementales. Certaines institutions peuvent partager les renseignements avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada pour établir le Profil du voyageur (voir le Fichier central de renseignements personnels central Initiative des services de voyages partagés (ISVP) - TPSGC PCE 706). Dans certains cas, les renseignements peuvent également être partagés avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (p. ex. délégations officielles à des événements organisés à l'étranger). Les renseignements peuvent être versés/décrits dans les Fichiers de renseignements personnels ordinaires Comptes créditeurs - POU 931, et Comptes débiteurs - POU 932. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d'évaluation des programmes et d'établissement des rapports.
Normes de conservation et de destruction : Pour des renseignements sur la durée de conservation d'un type précis de dossiers administratifs communs par une institution du gouvernement, y compris sur la suppression de ces dossiers, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
Numéros ADD : 98/001 et 99/004
Numéros de renvoi au document : NDP 934 et/ou NDP 935
Numéro du fichier : POU 909
Catégories de renseignements personnels
La section Description d'un fichier de renseignements personnels (FRP) décrit les renseignements personnels dans les dossiers auxquels se rapporte le fichier. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a établi les catégories suivantes de renseignements personnels qui donnent des exemples d'éléments particuliers de renseignements personnels dans chaque catégorie. Les catégories ont pour but de réduire le nombre d'éléments de renseignements personnels qui doivent être énumérés dans la section Description. Ces catégories représentent les renseignements personnels que la plupart des institutions recueillent et qui apparaissent maintenant dans plusieurs FRP enregistrés.
- Antécédents en matière de crédit (p. ex., rapports de solvabilité ou cote de crédit, privilèges fiscales, faillites, recouvrements par un tiers, etc.)
- Autres numéros d'identité (p. ex., permis de pêche, permis de conduire, etc.)
- Citoyenneté (p. ex., citoyen, immigrant reçu, etc.)
- Coordonnées (p. ex., au travail et/ou à domicile, dont adresses postale et électronique, numéros de téléphone, de télécopieur et de téléphone cellulaire, etc.)
- Date du décès
- Date de naissance
- Données biométriques (p. ex., groupe sanguin, balayage oculaire ou scan du visage, ADN, empreintes digitales ou empreintes de mains, etc.)
- Langue (p. ex., langue maternelle, langues officielles et d'autres langues, etc.)
- Lieu de naissance
- Lieu du décès
- Nom (p. ex., nom de famille, prénoms (premier, deuxième, ou plus), nom de fille, surnoms, pseudonymes, etc.)
- Numéro d'assurance sociale (NAS)
- Numéro d'identification d'employé (p. ex., le code d'identification de dossier personnel, le numéro matricule de la GRC, le numéro matricule des Forces canadiennes, etc.)
- Opinions et points de vue sur, ou concernant, des individus
- Photos
- Renseignements ayant trait à une carte de crédit
- Renseignements biographiques (p. ex., antécédents professionnels, curriculum vitæ, renseignements sur la famille, passe temps, intérêts, etc.)
- Renseignements financiers (p. ex., revenue, investissements, hypothèques, emprunts, ordonnances de saisie-arrêt, renseignements sur l'institution financière aux fins de dépôt direct, y compris le nom et le numéro de la succursale de l'institution financière, numéro(s) de compte, nom(s) figurant sur le compte, etc.
- Renseignements médicaux (p. ex., les incapacités physiques, les évaluations psychologiques, le groupe sanguin, les conditions médicales, etc.)
- Renseignements personnels de l'employé (p. ex., états des présences et des congés, avis de mesure disciplinaire, régimes de travail non conventionnels, décisions relatives à la rémunération et à l'aptitude au travail, qualifications au titre des langues officielles, salaire, déductions, niveau de sécurité, examens du rendement (évaluations), évaluations des jurys de sélection, y compris les notes d'évaluation provenant du comité de dotation en personnel, demandes de formation et de perfectionnement, et évaluations connexes, etc.)
- Renseignements sur l'équité en matière d'emploi (c.-à-d. renseignements sur les Autochtones, les membres des minorités visibles, les personnes handicapées, et les femmes.)
- Renseignements sur les études (p. ex., antécédents scolaires, établissement postsecondaire fréquenté, transcriptions, références, etc.)
- Sexe
- Signature
- Signes distinctifs (p. ex., taille, poids, couleur des cheveux et des yeux, marques physiques (cicatrices, tatouages, perçages corporels), etc.)
- Vérifications de casier judiciaire/antécédents criminels (p. ex., information relative aux vérifications de casiers judiciaires, enquêtes, chefs d'accusation, dates et lieux de déclaration de culpabilité, pardons, etc.)
