Relevé d'emploi sur le Web (RE Web)

Foire aux questions de l'assurance-emploi

1. En quoi consiste RE Web?

RE Web est une application qui permet aux employeurs canadiens de créer et d'imprimer des relevés d'emploi pour ensuite les transmettre électroniquement à Service Canada en utilisant la technologie Internet. Les applications incluent :

• Entrée en ligne des données dans RE Web: Les employeurs utiliseront des explorateurs disponibles sur le marché tels que Netscape Navigator et Internet Explorer pour remplir les formulaires de relevé d'emploi sur Internet et les transmette ensuite à Service Canada aux fins de validation électronique et de traitement. Les relevés d'emploi validés seront reconnus, recevront un numéro de série débutant par "W" et seront sauvegardés dans la base de données de Service Canada pour une période de six (6) ans. Les relevés d'emploi valides sauvegardés pourront être retrouvés et imprimés plus tard. La plateforme SAML assurera la confidentialité, l'intégrité et l'authentification des données échangées entre les employeurs et Service Canada avec l'utilisation d'Internet.
• Extrait des registres de la paie RE Web: Les employeurs avec un haut volume de relevés d'emploi pourront extraire les données de leur système de paie automatisé et transmettre des lots de relevés d'emploi à Service Canada sur Internet en utilisant des fichiers de transfert. L'auteur recevra un accusé de réception des transactions validées et rejetées. De plus, tout comme pour l'entrée en ligne, la plateforme SAML assurera la confidentialité, l'intégrité et l'authentification des données échangées entre les employeurs et Service Canada avec l'utilisation d'Internet.

2. Quand et qui peut utiliser l'application RE Web?

L'application RE Web de 53 semaines est actuellement disponible aux entreprises canadiennes qui ont au moins un numéro d'entreprise de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et qui répondent aux exigences du système. Si votre entreprise est à l'extérieur du Canada, votre filiale enregistrée et exploitée au Canada peut utiliser l'application RE Web.

Les comptables et aides-comptables qui souhaitent inscrire des clients peuvent aussi utiliser RE Web.

Si votre entreprise a conclu une entente avec un fournisseur de service de paye (FSP) pour qu'il émette des relevés d'emploi, Service Canada a élaboré un modèle de relevé d'emploi électronique pratique pour les FSP. Communiquez avec votre FSP pour savoir si le service est disponible.

Si votre entreprise utilise un logiciel de paye spécialisé pour émettre les relevés d'emploi, communiquez avec votre vendeur de logiciels pour vérifier si RE Web fait partie des applications comprises dans leur logiciel.

Nous ne sommes pas en mesure, à ce jour, de fournir le service de RE Web aux pêcheurs indépendants.

3. Qui est responsable de l'élaboration de cette application et comment puis-je y accéder?

Les applications ont été développées par Service Canada. Tous les employeurs intéressés à produire leurs relevés d'emploi avec cette nouvelle technologie devront d'abord être authentifiés et inscrits par Service Canada. Ils devront également obtenir un mot de passe électronique CléGC ou d’un partenaire de connexion, lequel pourra être utilisé avec RE Web et tous autres services en ligne du Gouvernement du Canada auxquels ils sont inscrits.

4. Où m'adresser pour de plus amples renseignements ou pour m'inscrire?

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le RE Web de 53 semaines ou pour vous inscrire en vue d'utiliser le système, veuillez communiquer avec votre Centre Service Canada.

5. Quel est l'équipement requis pour que le logiciel fonctionne?

• Accès Internet haute vitesse — compte tenu que l'accès Internet avec ligne téléphonique conventionnelle est trop lent pour permettre de transmettre correctement l'informations ;
• Adobe Acrobat Reader, version 5 ou plus récente ;
• Respect des exigences techniques minimales d’utilisation d’une CléGC ou d’un partenaire de connexion ;

6. Prévoyez-vous que j'entre moi-même l'information dans l'application?

Oui. Comme mentionné plus haut, les employeurs ont le choix d'entrer les données à l’aide du clavier ou d’un extrait des registres de paie. Pour ceux qui choisiront d’entrer les données au clavier, l'entrée par défaut des données invariables réduira le nombre d'entrées.

7. En quoi consiste l’extrait des registres de paie?

Les employeurs pourront extraire leurs données salariales en créant un fichier XML à partir de leur système de paye automatisé selon un format déjà défini. Grâce à l'application RE Web, vous pourrez choisir un fichier en particulier à partir de votre base de données et l'acheminer à Service Canada.

8. Qu'est-ce qui arrive après avoir rempli le relevé d’emploi en direct ou l’extrait des registres de paie?

Voici les prochaines étapes que vous pouvez vous attendre à voir en utilisant les deux outils principaux de RE Web:

• Le RE Web: Après avoir rempli le relevé d’emploi vous pouvez choisir soit de le sauvegarder en ébauche ou de le soumettre directement à Service Canada. Les relevés d’emploi validés sont reconnus, reçoivent un numéro de série commençant par "W" et sont sauvegardés dans la base de données de Service Canada pour une période de six (6) ans. Les relevés d’emploi valides sauvegardés peuvent être récupérés et imprimés plus tard, comme par exemple lorsqu'un employé vous demande un duplicata du relevé d’emploi parce qu'il a perdu l'original.
• L’extrait des registres de paie RE Web: Les employeurs avec un haut volume de relevés d’emploi peuvent extraire les données de leur système de paie automatisé et transmettre des lots de relevés d’emploi à Service Canada sur Internet en utilisant des fichiers de transfert. L'employeur peut visualiser à l'écran les relevés d’emploi : créés, réussis, échoués et rejetés. Une confirmation est émise lorsque le fichier est transféré avec succès.

Quelques définitions:

• relevés d’emploi créés : relevés d’emploi qui ont été soumis et ont passé avec succès la validation;
• relevés d’emploi réussis : relevés d’emploi qui ont été sauvegardés en tant qu'ébauche et ont passé avec succès la validation;
• relevés d’emploi échoués : relevés d’emploi qui ont échoué au moins un critère de validation;
• relevés d’emploi rejetés : relevés d’emploi qui ont un numéro d'entreprise de l'ARC invalide ou manquant.

9. Quelle grosseur de fichier puis-je envoyer lors de l’extrait des registres de paie?

Vous pouvez actuellement envoyer jusqu'à 1200 relevés d’emploi ou 2 Mo à la fois.

10. Dans quel format les données du relevé d’emploi sont-elles emmagasinées?

Les données du relevé d’emploi sont emmagasinées dans une base de données Oracle localisée à Service Canada. Seuls les employeurs enregistrés, autorisés et certifiés peuvent accéder à la base de données avec Internet.

11. Une interface peut-elle être écrite à partir des états de paie d'un employeur au logiciel RE Web?

Une interface peut être créée afin d'extraire les données de paie des employeurs. Service Canada fournira les spécifications du format requis pour créer l'interface.

12. Service Canada fournira-t-il ce service d'écriture de l'interface?

Non. Il existe un trop grand nombre de systèmes de paie, de matériel-logiciel et d'environnements opérationnels pour que Service Canada puisse considérer l'écriture de telles interfaces.

13. Comment les employeurs peuvent-ils accéder aux exigences de l'utilisateur?

La version des exigences techniques de l'utilisateur pour le relevé d'emploi de 53 semaines est disponible à travers le site Internet de Service Canada.

14. Les données d'une telle interface pourront-elles être manipulées librement et en utilisant le logiciel RE Web?

Les programmes d'entrées par clavier permettront aux employeurs de modifier les données transférées à partir d'une application de paie.

15. Si les données ont été manipulées par RE Web, sera-t-il possible de transférer les changements au système de paie des employeurs?

RE Web dispose d'une fonction d'importation qui permet d'extraire de l'information pertinente de la base de données RE Web à un fichier XML. Les employeurs pourront par la suite importer ces données à leur système de paie et pourront les utiliser pour modifier un relevé d'emploi dans un fichier en lot - format 53 semaines seulement. La disposition pour les fichiers importés en format XML est basée sur les exigences décrites à l'annexe C.

16. À quoi ressemble la nouvelle copie imprimée du RE Web de 53 semaines?

Le RE Web a exactement le même format que le présent formulaire imprimé en trois parties avec l'exception qu'il y a suffisamment d'espace dans le champ 15C pour 53 périodes de paye et que le numéro de série assigné au RE Web commence par la lettre « W ».

17. Le logiciel RE Web imprime-t-il le formulaire ainsi que les données, ou l'employeur doit-il posséder un inventaire spécial pour l'impression des données réelles seulement?

L'application du RE Web créera un fichier PDF qui contiendra les données qui seront présentées selon le format du formulaire du RE Web. Les employeurs pourront imprimer et voir le relevé d'emploi dans ce format ainsi que l'information inscrite à l'endos.

18. Une fois le relevé d'emploi imprimé, l'information peut-elle être visualisée à l'écran du RE Web?

Les relevés d’emploi avec des numéros de série sont conservés dans la base de données de Service Canada pour une période de six (6) ans. Ces relevés d'emploi peuvent être vus ou imprimés n'importe quand à l'intérieur de cette période. Les relevés d’emploi sans numéro de série sont indiqués comme étant des ébauches et sont conservés pendant une période de 15 jours dans la base de données de Service Canada. À l'intérieur de cette période, les employeurs ont le choix de transmettre et d'emmagasiner les relevés d’emploi ou de voir et d'imprimer les ébauches de relevés d’emploi. Après la période de 15 jours, tous les ébauches seront supprimés de la base de données.

En vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, les employeurs doivent conserver une copie de tous les relevés d’emploi transmis à Service Canada dans leurs registres et livres comptables pendant une période de six (6) ans. RE Web permet aux employeurs de conserver ces relevés d’emploi sous forme électronique.

19. Un relevé d'emploi peut-il être réimprimé suite à des problèmes d'impression? Doit-on alors émettre un nouveau numéro de série?

Un relevé d'emploi peut être imprimé aussi souvent que nécessaire. Le numéro de série demeure le même.

20. Un relevé d'emploi peut-il être modifié avec l'application RE Web? Si oui, comment est-il répertorié?

Si un employeur souhaite modifier un relevé d’emploi, il peut choisir « RE » dans le menu principal, puis la fonction Modifier ou modifier ses relevés avec un extrait des registres de paie en utilisant la fonction Importation et l'un des modèles de fichiers d'extrait des registres de paie pour 53 semaines. La fonction Modifier, du menu RE, apporte l'original du relevé d’emploi à l'écran et permet à l'employeur d'apporter les modifications et transmettre le relevé d’emploi modifié. Un nouveau numéro de série sera assigné au relevé d’emploi modifié. La modification en lot d'un relevé d’emploi permet à l'utilisateur de modifier les renseignements contenus sur le relevé d’emploi original, dans un fichier d’extrait des registres de la paie, en incluant le numéro de série original du relevé d’emploi que l'on modifie. Un nouveau numéro de série sera assigné au relevé d’emploi modifié.