Transfert automatisé protégé du relevé d'emploi (RE TAP) 4.0 - Guide de l'utilisateur

Le Transfert automatisé protégé des relevés d’emploi (RE TAP) est un système auquel ont recours de grandes compagnies, lesquelles sont principalement des fournisseurs de services de paie (FSP), pour transmettre de façon électronique et sécurisée des relevés d’emploi à Service Canada.

Si les numéros de série de vos RE débutent par la lettre « S », cela signifie qu’ils sont transmis au moyen du système, lequel est en mesure de transmettre simultanément un très grand nombre de RE.

À l’origine, le RE TAP a été conçu selon des règles de validation de base et avait pour objectif de permettre aux FSP et à leurs clients de produire des RE sous forme électronique. Plusieurs années plus tard, ce processus ayant fait ses preuves. Service Canada entama donc, en 2011, une analyse de la qualité des RE produits au moyen du RE TAP et des répercussions de celui-ci sur le traitement des demandes de prestations d’assurance-emploi.

L’analyse a révélé que pour produire des RE de meilleure qualité, le RE TAP doit s’appuyer sur un ensemble de règles plus rigoureuses. En décembre 2011, Service Canada a émis un nouvel ensemble de règles de validation, que les utilisateurs du RE TAP ont été tenus d’appliquer. L’amélioration du système vise à permettre de verser aux prestataires d’assurance-emploi leur paiement de façon plus rapide et efficace, en plus de réduire la nécessité, pour Service Canada, de communiquer par téléphone avec les employeurs pour obtenir de plus amples renseignements.

Bien que les règles de validation des RE soient nouvelles pour le système du RE TAP, toutes celles-ci s’appuient sur les lignes directrices établies dans le guide intitulé ‘Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi’.

Pour que votre transition se déroule sans heurt, nous avons élaboré le présent guide afin de vous aider à remplir vos RE adéquatement et de donner des précisions sur les nouvelles règles ajoutées par votre FSP à des fins de conformité avec la v4.0 du TAP.

Arrêt de rémunération et règle sans lacunes de plus de 30 jours

• Le RE TAP comporte désormais une nouvelle règle de validation qui vise particulièrement les employés n’ayant pas travaillé ou ayant subi un arrêt de rémunération pendant plus de 30 jours. Il s’agit de la règle sans lacunes de plus de 30 jours.
• La production d’un RE après un arrêt de travail ou de rémunération pendant au moins 30 jours permet de calculer avec plus de précision le montant des prestations d’assurance-emploi demandées. Lorsque vient le temps de calculer ce montant, dans certaines circonstances, il est possible de prolonger la période qui est prise en compte pour la détermination de la rémunération et/ou des heures assurables. Le fait de combiner plus d’un RE met à notre disposition plus de données (données consignées à la case 15C), ce qui peut réduire le nombre d’appels à effectuer pour obtenir des renseignements détaillés auprès des employeurs.

Qu’en est-il si mon employé ne travaille pas pendant 30 jours?

• Si votre employé n’a pas travaillé pendant 30 jours ou plus, vous devez produire un RE.
• La case 11 qui correspond au « Dernier jour payé » du RE devrait contenir la date à laquelle l’employé a travaillé, pour la dernière fois (il y a plus de 30 jours).
• Le RE devrait également indiquer les dernières périodes de paie consécutives précédant la dernière journée rémunérée (case 11).

De quelle façon dois-je remplir le RE?

Le RE devrait inclure la rémunération assurable jusqu’à concurrence et incluant le dernier jour pour lequel l’employé a été payé. Le RE ne devrait pas indiquer la période de 30 jours au cours de laquelle l’employé n’a pas travaillé ou n’a pas touché de rémunération assurable. La section Quand faut-il produire un RE du Guide Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi contient de plus amples renseignements sur les situations particulières justifiant l’application de la règle des sept jours et sur les cas dans lesquels vous devez produire un RE pour les employés à temps partiel et occasionnels.

Période d’emploi

Le RE TAP comporte maintenant une nouvelle règle de validation qui permet de vérifier les dates correspondant au Premier jour de travail, Dernier jour payé et Date de fin de la dernière période de paie. Il est important que les dates indiquant la période d’emploi soient exactes. L’exactitude des données permettra à Service Canada de déterminer convenablement la période d’emploi et l’admissibilité d’un employé qui demande des prestations d’assurance-­emploi.

Ces dates aideront également à déterminer le nombre de périodes de paie à l’égard desquelles des données doivent être consignées. Si les dates de la période d’emploi sont erronées, cela pourrait avoir une incidence sur le nombre de périodes de paie que l’on retrouve à la case 15C – Périodes de paye détaillées, ce qui pourrait, du même fait, causer des erreurs lors de l’émission.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la période d’emploi, veuillez consulter la section Période d’emploi du Guide Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi.

Raison d’émettre le présent RE

Des codes ont été prévus pour la plupart des situations dans la nouvelle liste des motifs de cessation d’emploi disponibles.

Il est important de remarquer que lorsque l’on a recours à ces codes, il n’est pas nécessaire de consigner des observations à la case 18, à moins que la valeur qui se trouve à la case 16, Raison d’émettre le présent RE, corresponde à « K00 – Autres » ou « K15 – Autres/Forces canadiennes – Ordonnances/règlements royaux ».

Nous avons élargi le nombre de codes correspondant aux raisons de cessation d’emploi dans le système RE TAP, ce qui permet à l’utilisateur de préciser la raison pour laquelle le RE est produit, de réduire les observations à la case 18 et le nombre d’appels téléphoniques effectués par le personnel de Service Canada pour obtenir des précisions sur la raison pour laquelle le RE a été produit. En sélectionnant le code le plus précis, vous contribuerez à réduire le nombre d’appels que vous recevrez de la part de Service Canada.

Case 16 – Codes de motif de cessation

Code	Description
A00	Manque de travail / Fin de saison ou contrat
A01	Faillite de l’employeur ou mise sous séquestre	NOUVEAU
B00	Grève ou lockout
D00	Maladie ou blessure
E00	Départ volontaire
E02	Départ volontaire / Pour accompagner un conjoint	NOUVEAU
E03	Départ volontaire / Retour aux études	NOUVEAU
E04	Départ volontaire / Raisons médicales	NOUVEAU
E05	Départ volontaire / Retraite volontaire Utiliser cette option pour un départ à la retraite volontaire; sinon, se référer aux codes G00 et G07	NOUVEAU
E06	Départ volontaire / Accepter un autre emploi	NOUVEAU
E09	Départ volontaire / Déménagement de l’employeur	NOUVEAU
E10	Départ volontaire / Prendre soin d’une personne à charge	NOUVEAU
E11	Départ volontaire / Pour devenir travailleur indépendant	NOUVEAU
F00	Maternité
G00	Retraite obligatoire
G07	Retraite / Approuvée dans le cadre d’un programme de compression du personnel	NOUVEAU
H00	Travail partagé
J00	Formation en apprentissage
K00	Autres
K12	Autres / Changement de la fréquence de paye	NOUVEAU
K13	Autres / Changement de propriétaire	NOUVEAU
K14	Autres / À la demande de l’assurance-emploi	NOUVEAU
K15	Autres / Forces canadiennes – Ordonnances/ règlements royaux	NOUVEAU
K16	Autres / À la demande de l’employé(e)	NOUVEAU
K17	Autres / Changement de fournisseur de service	NOUVEAU
M00	Congédiement
M08	Congédiement / Congédié avant la fin de la période de probation	NOUVEAU
N00	Période de congé
P00	Parental
Z00	Congé de compassion

Case 17 - Indemnités de départ

De nouvelles options ont été intégrées au système du RE TAP afin d’offrir un plus grand nombre de choix concernant la déclaration des sommes payées ou payables à la cessation d’emploi. Cet élargissement des options permet de s’assurer que Service Canada dispose de renseignements précis et en quantité suffisante pour bien évaluer la demande de prestations d’assurance-emploi. Ces choix additionnels permettent également de faire en sorte que l’employeur puisse nous fournir des renseignements sur les genres de sommes versées au moment de la cessation d’emploi ou après celle-ci. Service Canada sera mieux en mesure de répartir cette rémunération comme il se doit, en plus d’éviter d’avoir à communiquer avec l’employeur pour obtenir des précisions. Il est important de veiller à ce que les indemnités de cessation d’emploi payées ou payables soient incluses dans la rémunération déclarée aux cases « 15C – Période de paie 1 » et « 15B – Rémunération assurable totale ».

Case 17A – Paye de vacances

Ces options sont toutes nouvelles. Veuillez sélectionner le genre paye de vacances versée à l’employé.

• Déclarez toute paye de vacances que vous avez versée ou que vous verserez à l’employé en raison de la cessation d’emploi.
• Rappelez-vous d’inclure le montant de la paye de vacances déclarée pour la période de paie 1 aux cases 15C et 15B.

Vous pouvez sélectionnez seulement un des genres suivants (selon le genre choisi, vous serez peut-être tenu de saisir des dates et/ou des montants).

Case 17A - Types de paie de vacances et les champs obligatoires

Code	Description	Date de début	Date de fin	Montant	Assurable Si oui, le montant doit être inclus dans la case 15C PP1 et la case 15B
1	Incorporée à chaque paye	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Oui
2	Payée parce que ne travaille plus	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
3	Payée pour une période de vacances	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Oui
4	Date anniversaire (payée à la même date chaque année)	Optionnelle	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
Renseignements sur la paye de vacances

Case 17B – Jour(s) férié(s)

• Vous ne devez déclarer que des jours fériés qui ont été payés pour une journée postérieure à la date qui figure à la case 11.
• Si la cessation d’emploi est permanente, il n’y a aucune heure assurable correspondante. Si la cessation d’emploi n’est pas permanente, les heures assurables doivent être consignées.
• Le nombre d’heures que vous déclarez à la case 15A correspond généralement au nombre d’heures normalement travaillées par l’employé. Si vous n’êtes pas sûr du nombre d’heures à déclarer à l’égard d’un jour férié, veuillez communiquer avec l’Agence du revenu du Canada.
• N’oubliez pas d’inclure les montants correspondant à la paie des jours fériés sous la période de paie 1 aux cases 15C et 15B, puisqu’il s’agit de sommes assurables.

Case 17C – Autres sommes payées ou payables à la cessation d’emploi

• Faites mention de tout paiement, à l’exception du salaire régulier, que vous avez versé ou que vous verserez à l’employé en raison de la cessation d’emploi, comme dans le cas d’une indemnité de départ ou d’une indemnité de préavis.
• N’oubliez pas d’inclure tous les paiements assurables sous la période de paie 1 à la case 15C, ainsi que la case 15B.

Sélectionnez l’un des genres suivants (selon le genre choisi, vous serez peut-être tenu de saisir des dates et/ou des montants).

Case 17C – Codes pour les « Autres sommes » et les champs obligatoires

Code	Description	Date de début	Date de fin	Montant	Assurable Si oui, le montant doit être inclut dans la case15C PP1 et la case 15B
B05	Prime (Jours fériés)	Optionnelle	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B06	Prime (Pour récompenser le rendement/la productivité)	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B07	Prime (Événements particuliers)	Optionnelle	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B08	Prime (Engagement/Fin de contrat/ Fin de saison)	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B09	Prime (Départ ou retraite)	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B10	Prime (Fermeture)	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
B11	Prime (Autre)	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
E00	Indemnité de départ	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Non
G00	Gratifications	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
H00	Honoraires	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Non
I00	Crédits de congé de maladie	Optionnelle	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
J00	Ajustement rétroactif de paie	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
O00	Autre	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Oui
Q00	Participation aux bénéfices	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
R00	Indemnité de retraite/crédits de congé de retraite	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Non
S00	Règlement d’un différend	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Oui
T00	Heures supplémentaires accumulées payées	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui	NOUVEAU
U12	PSC Maternité/Parental/Compassion (complément)	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Optionnelle	Non	NOUVEAU
U13	PSC Mise à pied	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Optionnelle	Non	NOUVEAU
U14	PSC–Illness	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Optionnelle	Non	NOUVEAU
U15	PSC Formation	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Optionnelle	Non	NOUVEAU
Y00	Indemnité de préavis	Doit être en blanc	Doit être en blanc	Obligatoire	Oui
Renseignements sur les autres sommes

Codes qui ont été supprimés et qui ne sont plus disponibles 

A – Paiement à la date anniversaire – cette information doit être déclarée à la case 17A, au moyen de la nouvelle option Anniversaire (payée à la même date chaque année).
C – Continuation de salaire – si vous avez déjà eu recours à ce code pour déclarer une continuation du salaire, la marche à suivre appropriée consiste à produire le RE jusqu’à la fin de celle-ci (puisqu’il n’y a pas eu d’interruption de rémunération dans une telle situation).
W – Allocation d’assistance provinciale/Retrait préventif – ce genre de rémunération n’a pas à être déclaré aux fins de l’assurance-emploi.

Pour une description plus détaillée de chaque types de paiement payées ou payables à la cessation, veuillez svp vous référer aux lignes directrices établies dans le guide intitulé ‘Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi’.

Case 18 – Observations

L’augmentation du nombre de codes de raison associés à la case 16 et d’options associées à la case 17 vise à réduire le nombre d’observations reproduites à la case 18.

• Lorsque des observations sont fournies, le RE est retiré du système de traitement automatisé et doit être examiné manuellement par un agent de Service Canada.
• Pour faciliter le processus automatisé et accélérer le versement des prestations au client, nous tentons de limiter le plus possible le recours au champ Observations pour éviter que des renseignements soient consignés en double.
• Des observations peuvent être fournies relativement à des situations exceptionnelles, afin de préciser les renseignements qui figurent sur le RE.
• On doit éviter de fournir des observations qui reproduisent de l’information que l’on retrouve ailleurs sur le RE.

Case 19 – Congé de maladie, de maternité, parental, de compassion payé ou indemnités d’un régime collectif d’assurance-salaire

Des éclaircissements et de nouvelles options ont été ajoutés à la section des paiements spéciaux du RE. On fait dorénavant une distinction (aux fins de la déclaration) entre une indemnité d’assurance-salaire assurable et une indemnité d’assurance-salaire non assurable. On tient pour acquis que la personne qui produit le RE ne connaît peut-être pas les détails de ces paiements (à titre d’exemple, s’ils sont versés par une tierce partie) et donc, dans la plupart des cas, cette information est facultative. Cependant, cette case permet à la personne qui produit le RE de fournir un maximum de renseignements, afin de préciser si l’employé reçoit ou non une indemnité d’assurance-salaire. En cas de doute relativement à l’assurabilité de votre régime d’assurance-salaire, veuillez communiquer avec l’Agence du Revenu du Canada.

Les renseignements qui figurent à la case 19 nous aident à déterminer :

• à quel moment peut débuter le versement des prestations d’assurance-emploi;
• si nous pouvons supprimer le délai de carence;
• si l’employé reçoit ou recevra d’autres sommes d’argent (par ex., au titre de l’assurance-salaire) après son dernier jour de travail.

Si la cessation d’emploi est liée à un congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion et :

• si l’employé a reçu un congé de maladie payé à la date de son dernier jour de travail ou à une date ultérieure, le délai de carence peut être supprimé; ou
• si l’employé a récemment reçu une indemnité d’assurance-salaire (IAS), la date de début de la demande pourrait être antidatée de deux semaines, afin que les deux semaines d’IAS se trouvent en même temps que le délai de carence (puisque l’IAS reçue au cours de ce délai n’est pas considérée comme une rémunération). La date du début de la demande peut être antidatée de deux semaines de sorte que les deux dernières semaines de l’indemnité d’assurance-salaire coïncident avec le délai de carence (puisque l’on ne considère pas que l’indemnité d’assurance-salaire constitue des rémunérations durant le délai de carence).

Congé de maladie, de maternité, parental et de compassion payé

• La date du début du paiement correspond au premier jour pour lequel vous avez payé un congé de maladie, de maternité, parental ou de compassion.
• Le dernier jour du congé payé devrait correspondre à la date qui se trouve à la case 11.
• Si le montant varie, consigner une moyenne.

Indemnité d’assurance-salaire assurable

• La date de début du paiement correspond au premier jour pour lequel vous avez payé une assurance-salaire. La date de début peut précéder, être équivalente ou venir après le dernier jour payé inscrit à la case 11.
• Le dernier jour payé d’assurance-salaire devrait être équivalente ou venir après la date de début.
• Si le montant varie, consigner une moyenne.

Indemnité d’assurance-salaire non assurable

• La date du début du paiement correspond au premier jour d’assurance-salaire. La date doit être postérieure au dernier jour payé à la case 11.

Faites un choix parmi l’un des genres suivants (selon le genre, vous serez peut-être tenu de saisir un montant; les dates sont toujours facultatives et peuvent être consignées si elles sont connues) :

Case 19 – Paiements spéciaux

Code	Description	Date de début	Date de fin	Montant	Période
PSL01	Congé de maladie payé	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Optionnelle
WLI01	Indemnités d'assurance salaire (AE non assurable)	Optionnelle	Optionnelle	Optionnel	Optionnelle
WLI02	Indemnités d'assurance salaire (AE assurable)	Optionnelle	Optionnelle	Optionnel	Optionnelle	NOUVEAU
MAT01	Congé de maternité/parental/compassion payé (pas le complément)	Optionnelle	Optionnelle	Obligatoire	Optionnelle
Renseignements sur les paiements spéciaux

Qu’advient-il si j’ai produit un RE à l’aide d’une version antérieure du RE TAP?

Si vous devez modifier un RE produit avant la diffusion de la version 4.0 du TAP, il se peut que certains renseignements du RE initial soient rejetés lorsqu’ils seront soumis aux nouvelles règles de validation, au moment d’être modifiés, compte tenu des différences entre les versions. Pour obtenir de l’information en vue de vous aider à modifier un RE, veuillez consulter les renseignements qui précèdent et le Guide intitulé Marche à suivre pour remplir un formulaire de relevé d’emploi afin de vous assurer que tout renseignement inscrit au RE soit exact.

Si vous continuez d’éprouver de la difficulté à produire un RE modifié, veuillez communiquer avec votre fournisseur de services pour obtenir de l’aide sur l’utilisation du logiciel ou avec le Centre de services aux employeurs. Veuillez également communiquer avec le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693 (ATS: 1-855-881-9874) pour toute question concernant la production d’un RE.