Politique sur les marchés

2. Lorsque les appels d'offres se font à l'échelle nationale ou proviennent d'un bureau ayant l'obligation de servir le public dans les deux langues officielles en vertu de la Loi et du Règlement, tous les documents usuels ou normalisés doivent être fournis dans les deux langues officielles (que l'on utilise les médias ou la télématique). Cette exigence s'applique aussi aux avis publics, aux énoncés de conditions, aux formulaires de base, aux appels d'offres, aux normes, aux descriptions d'articles et aux contrats.

Note :

Aux fins de cette politique, on entend, par normes, les normes produites par une institution fédérale, ou par un organisme public ou privé chargé de l'élaboration de normes, si elles sont disponibles dans les deux langues officielles au début du processus de la passation du marché.

3. Lorsque des documents non normalisés, tels des devis descriptifs, sont utilisés, il incombe à l'institution fédérale, c'est-à-dire à l'autorité contractante (ou au ministère client lorsqu'un organisme de service commun ne traite que le processus de passation du marché) de décider si ces documents doivent être disponibles dans les deux langues officielles afin de fournir l'information aux entrepreneurs dans la langue de leur choix, conformément à la Loi sur les langues officielles et au Règlement. Ainsi, l'institution fédérale peut ne communiquer les documents non normalisés ou spécifiques que dans une seule langue officielle si elle estime et peut justifier, à partir de renseignements pertinents touchant leur public et le marché, qu'ils ne seront requis que dans cette langue. S'il s'avère par la suite qu'il existe une demande importante pour de tels documents dans l'autre langue officielle, l'institution doit prendre les mesures nécessaires pour rendre les documents disponibles dans l'autre langue officielle. Dans certains cas, lorsque les devis descriptifs ne proviennent pas du Canada, ils ne sont pas traduits.

4. Lorsque les appels d'offres ne se font pas à l'échelle nationale ou lorsqu'un bureau d'une institution fédérale n'a pas d'obligations en vertu de la Loi et du Règlement, les documents relatifs au marché peuvent être rédigés uniquement dans la langue officielle de la majorité de la population concernée. Les opérations subséquentes seront également effectuées dans cette langue.

5. L'autorité contractante (ou le ministère client lorsqu'un organisme de service commun ne traite que le processus de passation du marché) est responsable de l'établissement des exigences, y compris en matière de langues officielles, ainsi que de la qualité de la langue des énoncés de modalités et de conditions, et des devis descriptifs. L'institution est aussi responsable d'offrir de façon active les services connexes au public au Canada dans la langue officielle de son choix, tel que le requièrent la Loi et le Règlement.

6. L'institution fédérale doit inclure les conditions pertinentes dans ses documents d'appels d'offres et dans ses contrats, afin de garantir que, lorsque le public est composé de membres des deux collectivités linguistiques, les entrepreneurs avec qui elle fait affaire observent les dispositions de la Loi et du Règlement et, le cas échéant, les politiques du Conseil du Trésor sur les langues officielles. Par exemple :

• Tout entrepreneur qui agit pour le compte d'une institution fédérale (voir article 25 de la Loi), dans un endroit où cette dernière devrait fournir des services ou communications au public, y compris les documents complémentaires tels que brochures, directives opérationnelles et d'entretien, nomenclatures dans les deux langues officielles, doit aussi les fournir dans les deux langues officielles.
• Lorsque le site d'un projet est dans un endroit où il existe une demande importante pour les services en français et en anglais en vertu de la Loi et du Règlement, les écriteaux doivent être dans les deux langues officielles.

7. Lorsqu'un organisme de services communs s'occupe de l'acquisition de biens ou services, l'institution fédérale (le client) doit lui fournir, dans les deux langues officielles, lorsqu'il y a lieu, les documents contractuels, notamment la réquisition, les devis descriptifs, les normes et les descriptions d'articles. Si elle ne le fait pas, l'institution fédérale doit être prête à démontrer que son approche est conforme à la Loi et au Règlement.