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La présente politique entre en vigueur le 15 juillet 2005 et remplace les instruments suivants :
Le français et l'anglais sont les langues officielles du Canada pour les communications avec le public et la prestation des services. Le public a le droit de communiquer et de recevoir des services en français ou en anglais des bureaux désignés bilingues, y compris le siège ou l'administration centrale des institutions, les bureaux situés dans la région de la capitale nationale et tous les bureaux d'une institution qui est tenue de rendre compte de ses activités directement au Parlement. Ces bureaux offrent activement les communications et les services au public dans les deux langues officielles.
L'institution s'assure que le droit du public est respecté lorsque ce dernier communique ou reçoit des services d'un tiers agissant pour le compte de l'institution. Lorsqu'elle a recours aux médias pour communiquer avec le public, l'institution veille à ce que ses obligations linguistiques sont respectées. L'obligation de communiquer avec le public et de lui offrir des services dans la langue officielle de son choix a préséance sur les droits des employés en matière de langue de travail. Ces principes s'appliquent tels que définis dans les exigences de la politique.
La présente politique s'applique à toutes les institutions assujetties à la partie IV de la Loi sur les langues officielles (LLO), à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes, de la Bibliothèque du Parlement, du Bureau du Conseiller sénatorial en éthique et du Commissariat à l'éthique.
Les institutions visées doivent également appliquer les exigences suivantes :
Les institutions doivent aussi se conformer aux obligations en matière de langues officielles énumérées dans la liste des instruments de politiques connexes.
L'administrateur général est imputable de la mise en oeuvre de la présente politique dans son institution.
L'égalité de statut du français et de l'anglais est respecté lorsqu'un bureau communique ou offre des services au public dans les deux langues officielles. Ceci inclut les communications et services écrits et oraux. Les versions française et anglaise sont disponibles simultanément, sont de qualité égale et suivent l'ordre prévu.
Tout matériel produit par ou pour le compte de l'institution aux fins de diffusion à l'échelle nationale est dans les deux langues officielles. L'institution distribue le matériel à l'échelle nationale ou à grande échelle simultanément dans les deux langues officielles ou dans la langue officielle de préférence du public.
L'institution distribue des documents volumineux en choisissant le moyen le plus efficace pour joindre le public visé dans la langue officielle de son choix en tenant compte des exigences linguistiques de la LLO.
L'institution s'assure que tous les panneaux et enseignes identifiant ses bureaux sont dans les deux langues officielles.
Les moyens de signalisation comportant des mots, les avis écrits et les messages publics normalisés visant la santé ou la sécurité du public que l'institution utilise à l'intérieur ou à l'extérieur de ses bureaux sont dans les deux langues officielles.
Dans le contexte d'événements d'envergure nationale ou internationale ouverts au public, un bureau offre l'ensemble de ses communications et services au public dans les deux langues officielles lorsqu'il est soit :
L'institution s'assure :
Toute communication et prestation de services se fait dans la langue officielle choisie par le public ou dans les deux langues officielles lorsque la préférence linguistique est inconnue.
Un bureau désigné bilingue offre activement ses communications et services en français et en anglais. Des mesures appropriées sont prises afin d'indiquer clairement au public son droit de communiquer et de recevoir des services dans la langue officielle de son choix.
Un bureau désigné bilingue s'assure qu'un tiers qui agit pour son compte respecte les droits linguistiques du public. Le marché ou l'accord conclu avec un tiers comprend des clauses qui énoncent les obligations linguistiques du bureau auxquelles le tiers doit se conformer. Le bureau désigné bilingue veille à ce que les deux langues officielles soient de qualité égale dans les communications et services offerts par un tiers pour son compte.
Lorsqu'un bureau désigné bilingue a recours aux médias dans des cas non prévus à l'article 11 de la LLO, il communique avec le public dans la langue officielle de son choix de manière efficace. Lorsque le même type de média ne peut joindre le public visé dans la langue officielle de son choix de manière efficace, les communications sont dans des médias différents pour chaque langue. Le bureau désigné bilingue est en mesure de justifier et expliquer sa décision quant au choix des médias. (Information au sujet de l'article 30 de la LLO)
Un bureau unilingue communique avec le public et assure la prestation des services dans la langue officielle de la majorité de la population de la province ou du territoire où le bureau est situé. Le bureau s'assure que ces communications et services s'adressent exclusivement au public qu'il dessert.
L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) a la responsabilité de déterminer la façon d'évaluer le rendement et de suivre la mise en oeuvre de la politique dans les institutions.
Chaque institution est responsable de garder à jour ses dossiers et ses systèmes d'information et d'évaluer l'atteinte de ses résultats pour, sur demande, en faire rapport à l'AGRHFPC. Tout au moins, l'institution évalue :
Lorsqu'un cas de non-respect de la politique est identifié, l'institution en fait part à l'AGRHFPC et prend les mesures correctives appropriées.
Les dérogations aux politiques et directives du Conseil du Trésor (CT) peuvent faire l'objet d'une évaluation dont les résultats seront inclus dans le rapport annuel du président du Conseil du Trésor au Parlement.
Dans le cas des institutions dont le CT est l'employeur, le respect de la LLO et la promotion des objectifs qu'elle vise doivent être intégrés aux évaluations annuelles de rendement et influencer les cotes d'évaluation.
Le non-respect de la présente politique peut faire l'objet d'une plainte au Commissariat aux langues officielles en vertu de la partie IV de la LLO et peut faire l'objet d'un recours judiciaire à la Cour fédérale, Section de première instance.
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution.
Administrateur général : Ce terme est équivalent à « sous-ministre », « président-directeur général » ou à un autre titre qui correspond à ce niveau de responsabilité.
Bureau désigné bilingue : Un bureau est désigné bilingue s'il répond aux critères prévus dans :
que :
OU
Un bureau peut se présenter sous différentes formes, par exemple :
Une liste des bureaux désignés bilingues est disponible dans Burolis à l'adresse suivante : http://www.burolis.gc.ca. Burolis fournit les coordonnées de chacun des bureaux des institutions assujetties à la LLO. Vous trouverez aussi dans Burolis la justification quant à l'obligation de fournir les services dans les deux langues officielles, sous la section « Plus d'info », sous « Disposition ». Les codes dans cette section se réfèrent aux articles de la LLO ou du Règlement.
Bureau unilingue : Un bureau qui n'est pas tenu de communiquer avec le public ou de lui offrir l'ensemble de ses services dans les deux langues officielles en vertu de la Loi sur les langues officielles ou du Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services. Le bureau unilingue doit cependant se conformer à certaines obligations linguistiques, telles qu'établies dans la section « Obligations d'une institution et de ses bureaux » dans la Politique sur l'utilisation des langues officielles pour les communications avec le public et la prestation des services.
Capacité : En prévoyant, selon un agencement approprié, les ressources financières, matérielles et humaines nécessaires, incluant des postes et/ou fonctions bilingues et unilingues, le bureau peut fournir des communications et des services dans les deux langues officielles. Ceux-ci sont de qualité égale et disponibles simultanément.
Commissariat aux langues officielles : http://www.ocol-clo.gc.ca/home_accueil.asp?Lang=Francais
Communications avec le public : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/archives/hrpubs/ol-lo/chap1_1_f.asp
Diffusion à l'échelle nationale : Matériel destiné à être utilisé ou diffusé n'importe où au Canada.
Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques : Directive sur l'utilisation des langues officielles pour les communications électroniques.
Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web : Directive sur l'utilisation des langues officielles sur les sites Web.
Distribue des documents volumineux : L'institution distribue des documents volumineux dans la langue officielle de préférence du public. Lorsque la préférence linguistique est inconnue, la distribution dans les deux langues s'avère le meilleur moyen pour joindre le public dans la langue officielle de son choix. L'institution peut envoyer des documents volumineux seulement dans la langue officielle qui prédomine dans la province ou le territoire dans la mesure où elle respecte ses obligations en vertu de la Loi sur les langues officielles et du règlement afférent. L'institution élabore une stratégie de distribution en tenant compte entre autre :
Événements d'envergure nationale ou internationale : Telle une exposition, une foire, un jeu ou une compétition sportive au Canada ou à l'étranger.
1. Lorsque l'institution organise ou est l'hôte d'un événement d'envergure nationale ou internationale, elle prend les mesures appropriées pour informer le public que ses communications et services sont disponibles simultanément dans les deux langues officielles. L'égalité de statut du français et de l'anglais est respecté lorsque les deux langues officielles sont utilisées. Des mesures appropriées pour offrir au public le choix d'utiliser l'une ou l'autre langue officielle, sans en exclure d'autres, comprennent:
au
Québec et
ailleurs
au Canada.
Les institutions dont l'employeur n'est pas le Conseil du Trésor peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.
2. Lorsque l'institution participe à des événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du public, elle prend les mesures appropriées pour informer le public que ses communications et services sont disponibles dans les deux langues officielles. L'égalité de statut du français et de l'anglais est respecté lorsque les deux langues officielles sont utilisées. Des mesures appropriées pour offrir au public le choix d'utiliser l'une ou l'autre langue officielle, sans en exclure d'autres, comprennent:
au
Québec et
ailleurs
au Canada.
Les institutions dont l'employeur n'est pas le Conseil du Trésor peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.
Événements d'envergure nationale ou internationale à l'intention du grand public : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/archives/hrpubs/ol-lo/chap1_3_f.asp
Information au sujet de l'article 30 de la LLO: Cet article prévoit l'utilisation des deux langues officielles pour communiquer avec le public dans les circonstances prévues à la partie IV de la Loi sur les langues officielles (LLO). Il touche plusieurs types de communications susceptibles d'être établies entre des institutions et le public, dont les annonces publicitaires. Les points suivants permettront aux institutions de clarifier leurs obligations en vertu de l'article 30 :
1. Il importe d'abord de clairement identifier le public que l'on veut joindre. L'institution sera alors en mesure de déterminer si elle doit, selon les circonstances visées par la partie IV de la LLO, servir ce public dans les deux langues officielles. Par exemple si, dans une région donnée, les bureaux d'une institution doivent fournir leurs services au public dans les deux langues officielles, l'institution devra, pour joindre son public, communiquer avec celui-ci dans la langue officielle de son choix.
2. Il incombe à chaque institution de choisir la façon de communiquer efficacement avec le public dans la langue officielle de son choix. Le personnel de l'institution connaissant le public visé, le type d'information véhiculée, et la couverture des différents médias dans chacune des deux langues officielles détermine (dans le cadre d'une stratégie de marketing, par exemple) quel est le média le plus approprié (la presse écrite, la télévision, la radio, etc.) pour communiquer efficacement un message à un public donné dans la langue officielle de son choix. Le type d'information véhiculée influe aussi sur le choix du média. Par exemple, s'il s'agit d'une courte annonce ou d'un message urgent ou ponctuel, un média comme la radio ou la télévision pourrait joindre plus efficacement les deux groupes linguistiques. Dans un autre contexte, l'institution peut décider que la presse écrite est le média le plus efficace pour joindre le public dans la langue officielle de son choix, par exemple, une annonce de tarifs ou une publicité commerciale qu'on voudrait garder à portée de la main pour s'y référer. (http://www.hrma-agrh.gc.ca/ollo/links-liens/comm_f.asp)
3. On peut présumer que l'on utilisera généralement le même média pour communiquer avec les deux groupes linguistiques. L'article 30 n'exclut cependant pas la possibilité d'utiliser des médias différents pour chaque groupe linguistique (journaux dans une langue et radio dans l'autre) en autant qu'est assurée l'efficacité de la communication avec le public dans la langue officielle de son choix. La fréquence de diffusion peut également imposer l'utilisation de médias différents pour chaque langue.
4. Lorsqu'une institution utilise la presse majoritaire de langue officielle pour communiquer un message à la majorité de langue officielle, on ne devrait pas automatiquement présumer que la minorité de langue officielle lit également la presse majoritaire. On s'attend à ce que l'institution utilise la presse minoritaire de langue officielle pour communiquer ce message à la minorité de langue officielle. Si le public cible comprend les lecteurs de la presse minoritaire, il est fort probable que celle-ci soit le média le plus efficace pour communiquer avec ce public. Toutefois, des circonstances où la nécessité de communiquer une information rapidement ou selon une fréquence particulière peut mener à l'utilisation d'un média différent pour joindre le public dans la langue officielle minoritaire. De surcroît, l'institution aura dans certains cas à choisir entre des journaux de même langue. Bref, la décision de l'institution sera prise en fonction de circonstances précises.
En tout temps, l'institution doit pouvoir justifier sa décision en fonction d'une communication efficace avec le public dans la langue officielle de son choix. L'institution doit donc s'assurer que les mécanismes de contrôle en place permettent une mise en oeuvre adéquate de ses obligations linguistiques.
Informer le public : Fournir les coordonnées des bureaux désignés bilingues. Cette exigence peut être atteinte en ayant recours à Burolis ainsi qu'à la publication périodique des coordonnées dans les annuaires téléphoniques, les pages bleues, les sites Web et les journaux, etc.
L'article 11 : Les avis et annonces et tout autre texte que l'institution doit ou peut publier en vertu d'une loi du Parlement doivent être conformes aux exigences en matière de publication définies à l'article 11de la Loi sur les langues officielles.
Lorsqu'il a été déterminé qu'une loi ou qu'un règlement régissant une institution exige la publication des avis ou annonces, l'article 11 s'applique, sans égard à la demande importante.
La santé ou la sécurité du public : Les circonstances et les types de services visés se trouvent à l'article 8 du Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services à l'adresse suivante: http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/DORS-92-48/index.html
Liste des instruments de politiques connexes:
L'ordre prévu : L'ordre des langues officielles est conforme aux principes émis à l'annexe A de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque (PCIM) http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/sipubs/tb_fip/fip-pcim2_f.asp#Appendice%20A.
À titre d'exemple, ces principes s'appliquent à l'ordre des langues officielles dans la signature institutionnelle, un nom de domaine, un bloc signature ou un message écrit et oral :
Signature institutionnelle : Les deux langues officielles sont utilisées côte à côte et elles paraissent dans l'ordre suivant : le français à gauche pour un bureau situé au Québec et l'anglais à gauche pour un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais :
Affichez l'image pleine dimension
Anglais - Français :
Affichez l'image pleine dimension
À noter : sur un site Web, la signature Français-Anglais apparaît sur une page en français, et la signature Anglais-Français apparaît sur une page en anglais.
Nom de domaine : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
Français - Anglais : http://www.ainc-inac.gc.ca/
Anglais - Français : http://www.hrma-agrh.gc.ca
Bloc signature : Lorsque les deux langues officielles doivent être utilisées ensemble, elles paraissent dans l'ordre suivant : le français en premier pour un employé d'un bureau situé au Québec et l'anglais en premier pour un employé d'un bureau situé ailleurs au Canada.
Par exemple :
John Smith
Conseiller, Planification stratégique / Advisor, Strategic Planning
Patrimoine canadien / Canadian Heritage
Gatineau, Canada
Jean Tremblay
Advisor, Strategic Planning / Conseiller, Planification stratégique
Treasury Board Secretariat / Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa, Canada
Message écrit ou oral : Lorsqu'un message bilingue est envoyé à plusieurs destinataires, la première langue utilisée dans le message est le français pour une communication provenant d'un bureau situé au Québec et l'anglais pour une communication provenant d'un bureau situé ailleurs au Canada. Les messages écrits côte à côte sont à éviter puisqu'ils causent des problèmes d'accessibilité, par exemple, lors de l'utilisation de logiciel de synthèse vocale (un logiciel souvent utilisé par des personnes ayant une déficience visuelle).
Loi sur les langues officielles : http://lois.justice.gc.ca/fr/O-3.01/index.html
Marché ou un accord : Lorsqu'un bureau d'une institution assujettie à la partie IV de la Loi sur les langues officielles confie à un tiers la responsabilité d'offrir ses services ou de communiquer avec le public, il s'assure, au moyen d'un contrat ou d'un autre instrument juridique, que le tiers respecte les obligations linguistiques du bureau. Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information concernant les paiements de transfert, voir http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
Matériel: Toute information ou matériel administratif écrit ou oral de l'institution est dans les deux langues officielles, peu importe la méthode utilisée pour le diffuser ou le bureau qui le diffuse. Par exemple :
Ce matériel peut comprendre une version bilingue intégrale française et anglaise ou des versions séparées et équivalentes dans chaque langue officielle. Lorsque deux versions séparées sont produites, l'institution indique clairement sur le matériel unilingue qu'il est également disponible dans l'autre langue officielle. La version unilingue peut inclure un résumé du matériel dans l'autre langue officielle.
Offre active : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/archives/hrpubs/ol-lo/CHAP1_2_f.asp
Offre activement : Indique clairement, visuellement et verbalement, que le public peut communiquer avec un bureau désigné bilingue et en obtenir des services en français ou en anglais. Des mesures appropriées pour offrir le choix d'utiliser l'une ou l'autre langue officielle, sans en exclure d'autres, comprennent :
au
Québec et
ailleurs
au Canada.
Les institutions dont l'employeur n'est pas le Conseil du Trésor peuvent utiliser ce symbole ou un symbole comparable.
Personne responsable : http://www.hrma-agrh.gc.ca/ollo/common/Listinstitution_f.asp
Public : Toute personne, tout groupe de personnes (associations professionnelles ou autres) ou toute organisation ou entreprise (autre qu'une société d'État) au Canada ou à l'étranger, tout représentant d'un autre palier de gouvernement communiquant avec une institution ou recevant un service d'une institution, sauf les agents et employés des institutions assujetties à la Loi sur langues officielles lorsqu'ils s'acquittent de leurs fonctions.
Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/OffLang/CHAP5_2_f.asp.
En matière de communications avec le public et prestation des services : l'information s'adresse exclusivement à l'intention du public desservi par le bureau unilingue. Si ce n'est pas le cas, veuillez noter que :
En matière de langue de travail : l'information s'adresse exclusivement à l'intention des employés situés dans une ou des régions unilingues aux fins de la langue de travail et dont la langue de travail est la même. Si ce n'est pas le cas, veuillez noter que :
Tiers : En vertu de l'article 25 de la Loi sur les langues officielles, « Il incombe aux institutions fédérales de veiller à ce que, tant au Canada qu'à l'étranger, les services offerts au public par des tiers pour leur compte le soient, et à ce qu'il puisse communiquer avec ceux-ci, dans l'une ou l'autre des langues officielles dans le cas où, offrant elles-mêmes les services, elles seraient tenues [...] à une telle obligation ». Les marchés ou accords avec les tiers ne doivent pas être confondus avec les paiements de transfert (subventions et contributions). Pour obtenir de l'information concernant les paiements de transfert, voir : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp.
Utilisation des médias : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/archives/hrpubs/ol-lo/chap1_5_f.asp.
