Fonction de contrôleur - Politique sur l'administration de la
paye
1. Date d'entrée en vigueur
Le présent document contient le texte intégral de la politique
révisée qui est entrée en vigueur le 1er avril 1997.
Cette politique remplace la section 9.15 intitulée "Rôle et
responsabilités des agents financiers en ce qui a trait à
l'administration de la paye" du Guide d'administration
financière, version révisée d'avril 1991.
2. Objectifs de la politique
Veiller à l'établissement et à la mise en oeuvre de mesures de
contrôle adéquates touchant les opérations financières liées à la
paye et assurer l'efficience et l'efficacité du processus de la
paye dans le cadre de la gestion financière du ministère.
3. Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique de gérer la paye de façon
efficiente et efficace afin d'en assurer l'intégrité.
4. Application
La présente politique s'applique à toutes les organisations
réputées être des ministères au sens de l'article 2 de la Loi
sur la gestion des finances publiques (LGFP).
5. Exigences de la politique
Les ministères doivent établir des politiques et des
procédures qui garantiront :
- la conception et la mise en oeuvre de mesures de contrôle
financier adéquates dans le cadre du processus de paye
ministériel;
- l'élaboration de procédures comptables efficientes et
efficaces par l'agent financier supérieur, de concert avec les
gestionnaires supérieurs des ressources humaines, de manière à
garantir que tous les documents d'entrée de paye répondent aux
exigences de la politique sur la vérification des comptes, en ce
qui a trait aux articles 33 et 34 de la LGFP et du Règlement
sur les demandes de paiement;
- le traitement des dépôts directs en retard ou manquants
conformément au Règlement sur les mouvements de dépôt
direct, sans recourir aux avances de traitement en cas
d'urgence;
- la tenue de dossiers comptables appropriés et l'émission de
formulaires T4 Supplémentaire indiquant les montants versés aux
personnes embauchées localement au Canada et aux Canadiens qui
résident à l'extérieur du Canada qui assurent des services locaux
à l'État et qui ne sont pas payés par les bureaux de paye de
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
- la tenue, à l'égard des employés, de dossiers appropriés et
exacts sur les paiements et les avantages sociaux imposables afin
de respecter les exigences de présentation des informations
prévues dans la Loi de l'impôt sur le revenu et les lois
provinciales de l'impôt sur le revenu;
- le respect des éléments du cadre de contrôle qui figurent à
l'appendice B lorsqu'il y a délégation des pouvoirs financiers
prévus à l'article 33 de la LGFP au personnel des ressources
humaines.
6. Surveillance
a) Les ministères devront faire des examens et vérifier
périodiquement si la présente politique est respectée à
l'interne.
b) Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada surveillera
le degré d'efficacité de la politique en examinant les rapports
de vérification interne des ministères.
c) Les indicateurs de rendement doivent principalement porter
sur l'exactitude, l'efficacité et l'efficience des processus de
traitement et de consignation des opérations liées à la paye.
7. Références
7.1 Textes législatifs
- Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C.,
1985, chapitre F-11) articles 32, 33 et 34;
- Règlement sur les demandes de paiement, DORS/85-999,
modifié par les DORS/86-68, 93-258 et 96-135;
- Règlement sur les mouvements de dépôt direct,
DORS/84-974, modifié par les DORS/85-222, 85-1000, 86-732, 93-179
et 94-402;
- Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438,
modifié par le DORS/93-258, art. 2 (f).
7.2 Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada
Gestion des ressources humaines
Rémunération
- Suppléments s'ajoutant à la rémunération de base
- Recouvrement des montants dus à la Couronne
- Retenues sur la paye
- Administration de la paye - Généralités
Assurances et avantages sociaux connexes
- Indemnisation pour accident due travail
- Congé pour accident du travail
Droits des employés
- Directive sur la réinstallation
- Dispositions spéciales sur la réinstallation
Fonction de contrôleur
- Vérification des comptes (Politique sur la)
- Politique sur la gestion des créances (débiteurs)
- Politique sur la délégation du pouvoir
décisionnel
On peut consulter les publications précitées, sur support
électronique, au site Web du SCT sur le Réseau d'entreprise du
gouvernement (REG), le réseau interne du gouvernement fédéral, à
l'adresse suivante :
http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/
On peut également les consulter au site Web du SCT sur
Internet, à l'adresse suivante :
http://www.tbs-sct.gc.ca/
8. Demandes de renseignements
Pour tout renseignement concernant cette politique, veuillez
vous adresser à l'administration centrale de votre ministère. En
ce qui concerne l'interprétation de la politique,
l'administration centrale doit s'adresser au bureau suivant :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du Sous-contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Courrier électronique :
Internet : DCG-SCGInformation@tbs-sct.gc.ca
X400 : c=ca; a=govmt.canada; p=gc+TBS.SCT;
s=DCG-SCGInformation
Pour plus de renseignements concernant les enjeux des
ressources humaines des ressources humaines, l'administration
centrale doit s'adresser au bureau suivant :
Division des relations de travail et de la gestion des
ressources humaines
Direction des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 952-3206
Télécopieur : (613) 952-3009
Appendice A
Lignes directrices sur l'administration de la paye
1. Généralités
Les ministères doivent s'assurer :
- que le contrôle sur la garde et la distribution des chèques
et sur les relevés de paiement par dépôt direct est effectué par
une personne qui n'a aucun pouvoir de signature dans les secteurs
de la dotation, de la classification, de l'administration de la
rémunération, des opérations de dotation et des opérations liées
aux documents d'entrée de paye;
- que la personne chargée de la distribution des chèques et
des relevés de paiement par dépôt direct doit, à cette fin,
suivre l'orientation fonctionnelle donnée par l'agent financier
supérieur;
- lorsqu'il n'est pas possible de consigner individuellement
les engagements relatifs aux salaires et aux traitements, que les
procédures du ministère prévoient d'autres moyens de tenir compte
des répercussions de ces engagements (par exemple, les ministères
peuvent contrôler les engagements en multipliant le salaire moyen
d'une catégorie par le nombre total de postes dans cette
catégorie, tout en tenant compte de l'effet des conventions
collectives les plus importantes);
- que la vérification des données d'entrée de paye par
l'organisation financière n'est pas une répétition du travail
déjà effectué par le personnel des Ressources humaines. Elle
devrait toutefois comporter une vérification approfondie des
secteurs qui ont des responsabilités financières et des éléments
qui sont nécessaires au contrôle financier.
2. Formalités de départ
a) Afin de réduire le plus possible les possibilités qu'un
employé quitte la fonction publique fédérale avec des sommes
d'argent ou du matériel appartenant à l'État, (p. ex., avances
comptables en souffrance tels une avance de voyage, une avance
permanente, une avance de traitement en cas d'urgence, des fonds
de petite caisse, de la monnaie d'appoint, etc.; une carte
d'achat; une carte de voyage; une carte d'identité; un congé pris
en trop, etc.; du matériel, des outils, des manuels ou autres
articles empruntés), les ministères doivent établir un rapport et
une liste de vérification de départ obligeant les diverses
organisations comme les Ressources humaines, la Sécurité, la
Gestion du matériel, l'Administration, la Bibliothèque et les
Services financiers à donner leur accord avant qu'un paiement
final ne soit remis à l'employé.
b) Les organisations financières devraient toujours être les
dernières à donner leur accord de sorte que tous les autres
secteurs l'aient déjà fait et qu'aucune somme ne soit due à Sa
Majesté; seulement alors le paiement final devrait-il être fait.
Si le pouvoir délégué aux termes de l'article 33 de la LGFP l'a
été à un service ne relevant pas de l'agent financier supérieur,
ce service devrait être le dernier à donner son accord.
3. Accords relatifs aux détachements et aux échanges
a) Il faut établir et tenir à jour des procédures internes et
des dossiers convenables sur les accords relatifs aux
détachements et aux échanges de sorte que le recouvrement, tel
que prévu dans les accords respectifs, puisse être effectué.
b) Lorsqu'un employé est détaché auprès d'un autre ministère
fédéral, l'accord peut prévoir que les dépenses salariales,
notamment la quote-part des avantages sociaux que doit assumer le
ministère, seront remboursées par le ministère d'accueil (puisque
l'employé demeure sur la feuille de paye du ministère d'attache).
De même, les non-fonctionnaires ou les fonctionnaires provinciaux
ou municipaux affectés à l'administration fédérale continueront
d'être rémunérés par leurs employeurs habituels qui recouvreront
ensuite le traitement de ces personnes auprès du ministère
d'accueil. Toute différence de traitement sera assumée par les
employeurs habituels.
c) Lorsque le ministère d'accueil n'est pas disposé à payer
intégralement le salaire versé à l'employé, la différence est
assumée par le ministère d'attache.
4. Avances de traitement en cas d'urgence
Les ministères doivent faire des démarches immédiates pour
obtenir une avance de traitement en cas d'urgence lorsque le
chèque de paye habituel ne peut être remis à l'employé à la date
prévue. Pour plus de renseignements, veuillez consulter
Administration de la paye - Généralités, publié par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le
Règlement sur les avances comptables.)
5. Saisie-arrêt des traitements et des salaires
a) La version révisée de la Loi sur la saisie-arrêt et la
distraction des pensions a été proclamée le 19 février 1997
et est entrée en vigueur le 1er mai 1997.
b) La partie I de la Loi sur la saisie-arrêt et la
distraction des pensions permet aux créanciers et à d'autres
entités de saisir le traitement et toute autre forme de
rémunération des employés du gouvernement, de même que les sommes
dues à des particuliers dans le cadre de marchés de services.
c) Les ministères doivent nommer les agents de saisie qui
agiront comme intermédiaires pour tous les brefs de saisie-arrêt.
Dès qu'il reçoit un bref, l'agent de saisie doit immédiatement
établir :
- si la personne visée par le bref est bien un employé du
ministère, de l'organisme ou de la société d'État;
- si la personne travaille à contrat.
d) Lorsqu'une dette de l'État a été cédée ou qu'une
procuration ou un bref de saisie-arrêt est en vigueur, les
ministères doivent veiller à ce que le paiement soit remis au
cessionnaire, au procureur ou au créancier judiciaire, selon le
cas.
e) Les ministères disposent, pour remettre les sommes saisies
au tribunal ou au bureau indiqué dans le bref de saisie :
- dans le cas d'un traitement (employés), de 15 jours civils à
compter du dernier jour de la période de paye durant laquelle
elles sont retenues;
- dans le cas d'une autre rémunération, y compris les
honoraires ou autres indemnités de même nature (entrepreneurs),
de 15 jours civils à compter de leur saisie.
f) Les agents financiers doivent se familiariser avec les
procédures de saisie-arrêt de traitements. Ces procédures sont
décrites dans Retenues sur la paye, publié par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
g) Les agents financiers doivent en outre se familiariser avec
les procédures de saisie-arrêt de traitements des fonctionnaires
lorsque la saisie ne peut être effectuée par retenue sur la paye
dans le délai requis, ou lorsqu'il s'agit d'un paiement unique.
En outre, les agents financiers doivent se renseigner sur la
saisie-arrêt de sommes dues à un entrepreneur, dans le cadre d'un
marché de services personnels, et sur la marche à suivre pour
remettre au tribunal les sommes saisies. Ces procédures sont
décrites dans la directive pertinente du receveur général.
h) Les responsables de l'application des dispositions
législatives sur les saisies-arrêts doivent bien connaître la loi
et son règlement d'application, ainsi que les procédures connexes
décrites dans Retenues sur la paye, publié par le
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
6. Formulaires T4-A - Avantages imposables
a) Veuillez consulter Suppléments s'ajoutant à la
rémunération de base, publié par le Secrétariat du Conseil du
Trésor du Canada, pour connaître les montants à inclure dans les
formulaires T4-A.
b) Les organisations financières des ministères doivent tenir
des dossiers répondant aux exigences de préparation des
formulaires T4-A4. Il s'agit notamment de tenir des dossiers
comptables appropriés pour s'assurer que le formulaire T4-A4
Supplémentaire est remis à l'employé au plus tard le dernier jour
de février.
7. Indemnisation pour accidents du travail
a) Lorsque l'employé blessé touche son plein traitement au
cours de la période prédéterminée établie par l'employeur, il
doit remettre au receveur général toute rémunération de
remplacement provenant d'autres sources telle une commission
d'indemnisation des accidentés du travail, sauf si la
rémunération en question provient d'une assurance-invalidité
personnelle dont l'employé ou son agent a payé la prime. Selon
une décision de Revenu Canada, les sommes versées par une
commission d'indemnisation des accidentés du travail ne sont pas
imposables.
b) Pour obtenir d'autres renseignements sur les indemnités et
les congés pour accidents du travail, les ministères doivent
consulter Indemnisation pour accidentde travail et
Congé pour accident du travail, publiés par le Secrétariat
du Conseil du Trésor du Canada.
1. Généralités
a) Les articles 34 et 33 de la LGFP autorisent les
organisations à déléguer ces pouvoirs à des personnes
n'appartenant pas à l'organisation des finances. Dans la mesure
où le ministre désigne cette personne par écrit, elle peut
exercer ces pouvoirs au nom du ministre.
b) Les ministres et administrateurs généraux doivent déléguer
et transmettre les pouvoirs financiers d'une manière qui leur
permet de maintenir un contrôle sur les dépenses de fonds publics
grâce à une répartition appropriée des responsabilités.
c) Les ministères doivent établir des politiques et des
procédures pour s'assurer qu'un contrôle adéquat est exercé sur
les pouvoirs délégués et que les personnes détenant les pouvoirs
délégués comprennent bien leurs responsabilités.
d) Seules les personnes à qui des pouvoirs ont été délégués
officiellement peuvent exercer ces pouvoirs.
e) Le traitement doit faire en sorte que les pouvoirs délégués
soient authentifiés avant de poursuivre l'opération.
f) Les pouvoirs doivent être délégués aux titulaires de postes
désignés par un titre et non à des personnes désignées par leur
nom.
g) Nul n'est autorisé à exercer les pouvoirs délégués à un
poste avant que l'agent dont relève le titulaire n'ait
convenablement autorisé cette personne à le faire.
h) Les agents détenant des pouvoirs délégués ne peuvent
déléguer à nouveau ces pouvoirs.
2. Grands principes et éléments de la politique - Article 34
de la LGFP
a) Toute opération sur le Trésor (c.-à-d. paiement) doit être
vérifiée et attestée en vertu de l'article 34 de la LGFP.
b) La responsabilité première de la vérification des comptes
individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et
de certifier le bien-fondé de la demande conformément à l'article
34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l'exactitude
de la demande de paiement et de vérifier les comptes suivant les
règles. Dans les cas d'opérations relatives à la paye, en vertu
de l'article 34, la personne vérifie si :
- le bénéficiaire est admissible au paiement;
- les conditions pertinentes du marché ou de l'entente ont été
respectées;
- l'opération est exacte et le bon code financier est
indiqué;
- les lois, les règlements, les décrets et les directives du
Conseil du Trésor, notamment la politique sur les heures
supplémentaires, ont tous été respectés.
c) Le processus de vérification des comptes doit produire des
preuves tangibles de la vérification et permettre de savoir qui a
effectué chacune des étapes de la vérification.
3. Responsabilités - Article 33 de la LGFP
a) Les agents qui autorisent un paiement en vertu de l'article
33 de la LGFP doivent voir à ce qu'il existe un système de
vérification des comptes, conformément à l'article 34 de la LGFP,
et à ce que ce système soit utilisé comme il se doit et
consciencieusement.
b) Les pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP peuvent
être délégués à une personne ne relevant pas directement de
l'agent financier supérieur (AFS) du ministère. En pareils cas,
l'AFS, responsable de la qualité générale de la gestion
financière, conserve l'entière responsabilité de l'efficacité et
de l'efficience de la personne qui exerce les pouvoirs.
c) En conséquence, l'AFS doit établir la procédure à suivre et
vraisemblablement un programme de vérification pour s'assurer que
les pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP sont
exercés conformément aux normes et aux objectifs de contrôle du
ministère. De même, l'AFS doit s'assurer que tous les mécanismes
nécessaires sont en place pour que la personne détenant des
pouvoirs en vertu de l'article 33 de la LGFP puisse vérifier la
légalité du paiement et la disponibilité des fonds.
4. Responsabilités - Article 34 de la LGFP
a) Toute personne à qui des pouvoirs ont été délégués en vertu
de l'article 34 de la LGFP doit se voir remettre un ensemble
d'instructions ou de procédures à suivre pour s'assurer qu'elle
respecte toutes les exigences du ministère et les exigences
prévues dans la loi et les règlements.
b) Les agents à qui sont délégués les pouvoirs de payer en
vertu de l'article 33 de la LGFP doivent émettre ces instructions
et instaurer le système de vérification des comptes et les
contrôles financiers connexes.
5. Autres points
a) Deux autres principes doivent être respectés :
- les pouvoirs de signature accordés en vertu des articles 33
et 34 de la LGFP ne peuvent être exercés par la même personne à
l'égard d'un même paiement;
- nul ne peut exercer le pouvoir de dépenser (article 34 de la
LGFP) une somme dont il ou elle peut bénéficier personnellement,
directement ou indirectement.
b) Finalement, lorsque le receveur général a reconnu qu'une
dette de l'État a été cédée ou qu'un paiement fait l'objet d'une
procuration et que la cession ou la procuration est en vigueur,
une procédure doit être établie pour assurer leur traitement
adéquat.
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