Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre
crédits
Le projet d'éliminer le Guide d'administration financière (GAF) a été
approuvé. Nous avons l'intention de créer une source unique de référence
pour toutes les politiques de gestion financière.
Ce chapitre du volume «Fonction de contrôleur» comporte des sections
de l'ancien Guide d'administration financière. Dès que l'occasion se
présentera, ces politiques seront réécrites en suivant le nouveau format des
politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
Le 20 juin 1997, la Politique sur les imputations interministérielles et
les virements entre crédits a été ajoutée de façon à inclure la section 1
des Services aux autres ministères.
1. Services aux autres ministères
a) La présente section concerne la politique du calcul, de la facturation et
du recouvrement des dépenses engagées lors de transfert de biens ou de
services d'un crédit budgétaire à un autre (au sein d'un même ministère ou
entre ministères), politique qui vise à faciliter une répartition plus exacte
des coûts entre les programmes et à favoriser l'utilisation efficiente des
ressources disponibles au sein du gouvernement.
b) La Politique sur les imputations ministérielles et les virements
entre crédits a été élaborée parce que nous désirions mettre en place un
mécanisme visant la fourniture de biens et de services entre les ministères
où ces biens et services ne font pas partie intégrante des activités ou des
opérations continues d'un ministère et ne contribuent pas à la réalisation
de son mandat. De plus, ces opérations ne doivent pas constituer un secteur
d'activité normal et, dans ces cas-là, l'imputation ministériellle est
limitée aux menues dépenses du ministère, les rétablissant de fait à leur
niveau initial.
1.1 Coûts compris dans les transferts
a) On devrait percevoir des frais dans la plupart des transferts de biens ou
de services d'un crédit budgétaire à un autre. Toutefois, lorsque les frais
administratifs qui doivent être engagés pour facturer et recouvrer les coûts
d'un transfert sont excessifs par rapport à la valeur des biens ou des services
transférés, les ministères peuvent fournir ces derniers sans frais.
b) Par ailleurs, il important de noter que les transferts de coûts entre les
crédits budgétaires sont limités aux coûts d'accroissement. Il ne faudrait
donc pas facturer ni recouvrer les frais imputés ou fixes, étant donné que
ceux-ci sont compris dans le crédit du programme fournisseur de biens et de
services. Ces coûts font partie de l'autorisation de dépense accordée par le
Parlement pour réaliser les objectifs du programme. S'il était permis de
recouvrer et de porter au crédit de tels frais imputés ou fixes, on
contournerait l'autorisation du Parlement, car les fonds disponibles au crédit
dépasseraient le montant prévu dans le crédit parlementaire.
c) Les coûts d'accroissement, ce sont les coûts accrus que doit assumer un
fournisseur à même ses crédits par suite de la nouvelle obligation qu'on lui
fait de fournir des biens ou des services supplémentaires. Il peut notamment
s'agir de dépenses encourues pour le matériel, la main-d'oe uvre, les stocks,
les services consultatifs ou d'autres articles afférents à la fourniture de
biens ou de services. De nombreux articles de dépenses ne seront pas touchés
par la fourniture de ces biens ou de ces services additionnels et ne sont donc
pas compris dans les frais imputés sur le crédit du bénéficiaire. Les frais
qui sont déjà prévus dans un crédit alloué par le Parlement à un
fournisseur ne peuvent pas être recouvrés par ce dernier.
d) Dans la plupart des cas, les coûts d'accroissement se limitent aux coûts
de fonctionnement. Toutefois, les coûts d'immobilisation peuvent aussi
constituer des coûts d'accroissement, pourvu que ces immobilisations aient
été uniquement achetées afin de fournir des biens ou des services à un autre
crédit. On ne peut cependant pas considérer comme coûts d'accroissement la
dépréciation ou l'amortissement des biens immobiliers qui ont été utilisés
pour fournir lesdits biens ou services mais qui n'ont pas été acquis
expressément à cette fin.
1.2 Cas où les transferts de coûts ne sont pas compris
La présente politique ne s'applique pas dans les cas où la fourniture de
biens ou de services par un crédit budgétaire à un autre (au sein d'un même
ministère ou entre ministères) relève d'un loi particulière ou d'une autre
directive du Conseil du Trésor. Ces cas sont notamment les suivants :
- les crédits des ministères et organismes servent à financer des
organisations dont le rôle principal consiste à fournir des biens ou des
services à d'autres ministères gouvernementaux (c.-à-d., les organismes de
services communs) ou à d'autres crédits au sein du ministère ou de
l'organisme lui-même;
- une loi, un règlement ou un décret stipule qu'un tarif ou une redevance
doit être facturé et où il est peu pratique, voire illégal, d'établir une
redevance distincte pour des transactions internes du gouvernement;
- l'écoulement des biens excédentaires qui sont assujettis aux
dispositions de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne;
- les opérations financées à l'aide d'un fonds renouvelable et qui sont
alors assujetties aux dispositions de la Politique sur l'autorisation de
dépenser les recettes spéciales du chapitre 5-6 du volume Fonction de
contrôleur, du Manuel du Conseil du Trésor;
- plusieurs ministères se partagent un service ou une installation et où,
en vertu d'une directive du Conseil du Trésor, un ministère en assume les
frais et se les fait ensuite rembourser en partie par le ou les autre(s)
ministère(s) participants(s). Les coûts totaux devraient alors être
répartis proportionnellement entre les ministères suivant les dispositions
d'une entente écrite de partage des coûts.)
1.3 Nécessité d'un accord officiel
a) Un accord officiel doit être conclu par écrit entre le fournisseur et le
bénéficiaire avant la fourniture des biens ou des services en cause. (Si de
l'avis de l'administrateur général ou de son représentant, il y a une
situation d'urgence, on pourrait déroger à cette condition, mais une
confirmation écrite devrait être échangée dès que possible.) Cet accord
stipulera le mode de facturation et le recouvrement des frais encourus pour le
transfert des biens ou des services entre crédits.
b) Cet accord financier devrait être négocié par les gestionnaires
compétents des organisations en cause et devrait comprendre ce qui suit :
- une délimitation nette des responsabilités respectives des parties
intéressées;
- la date ou les date(s) de fourniture des biens ou des services;
- les coûts estimatifs prévus;
- les conditions de recouvrement des frais;
- toute autre condition jugée nécessaire.
1.4 Exigences en matière de comptabilité
a) On doit établir un système ministériel de comptabilisation qui permette
de déterminer les coûts d'accroissement relatifs aux biens ou aux services
fournis, de les expliquer et de faciliter leur transfert comme déduction du
crédit du bénéficiaire. Cette comptabilisation doit fournir tous les détails
nécessaires pour répondre aux exigences du chapitre 5-1 du volume,
Fonction de contrôleur, et du volume, Plan comptable, du Manuel du Conseil du
Trésor, et doit être sous une forme tout au moins vérifiable. (On
pourrait satisfaire à cette exigence en tenant, au niveau du ministère, des
comptes d'attente dans lesquels les détails des transactions seraient inscrits
jusqu'à ce que les biens ou services soient imputés sur le crédit du
bénéficiaire).
b) Lorsque les biens transférés en vertu de la présente politique sont
tirés de stocks qui ont été achetés au cours d'une année antérieure, le
recouvrement sera ajouté au crédit du fournisseur pour l'année où a eu lieu
le transfert afin de permettre le réapprovisionnement de ces stocks. Dans tous
les autres cas, les recouvrements seront ajoutés au crédit du fournisseur au
cours de l'année financière pendant laquelle les coûts d'accroissement ont
été assumés.
c) Le fournisseur doit inscrire le recouvrement dans le même crédit
budgétaire et le même article courant auxquels les frais originaux ont été
consignés. Pour affecter ces recouvrements au ministère fournisseur, on a
établi l'article économique 3472 intitulé, Recouvrement des coûts
d'accroissement d'autres crédits, et on l'a ajouté à l'article courant 15 de
l'article courant brut 12 de la liste type des articles de dépense. Cette
procédure vise à ramener à leur montant original tant le crédit dans son
ensemble que les articles de dépense courants, et en même temps à s'assurer
que les articles économiques comprennent le total des achats à l'extérieur du
gouvernement du Canada.
d) Le bénéficiare de ces biens et de ces services continuera de les imputer
à l'article courant 15. Pour effectuer ces transactions, nous avons établi
l'article économique 3471 intitulé, Recouvrement des coûts d'accroissement
d'autres crédits, au sein de l'article courant brut 12. Cet article devrait
être utilisé dans le cas des transferts de biens et de services entre crédits
budgétaires.
e) Dans les cas où le Parlement a autorisé le calcul net, y compris les
fonds renouvelables, les recouvrements devraient être encore portés au crédit
de l'article de dépenses courant quoi est habituellement utilisé pour les
recettes portées au crédit courant brut 13, à l'aide de l'article économique
16.
f) Les bénéficiaires de biens et de services d'organisations qui ont été
autorisées par le Parlement à utiliser le crédit net, y compris les fonds
renouvelables, imputera ceux-ci à l'article économique pertinent dans
l'article courant 15, Biens et services de sources internes. Pour effectuer ces
transactions, les articles économiques, qui portent les numéros 3302 à 3413
inclusivement, ont été créés à l'intérieur des articles courants bruts 01
à 11 et devraient être utilisés pour enregistrer les achats de biens ou de
services.
2. Utilisation des comptes d'attente des autres ministères du
gouvernement (AMG)
Par définition, un compte d'attente est un compte auquel s'inscrit
provisoirement une opération jusqu'au moment de l'affectation définitive de la
somme. À ce titre, les comptes d'attente d'un autre ministère du gouvernement
(AMG) ne constituent pas une autorisation parlementaire et ne peuvent donc pas
être utilisés pour autoriser le paiement sur le Trésor. Vous trouverez
ci-dessous la marche à suivre dans les cas suivants :
- la fourniture de biens ou services à un autre ministère ou le partage
de frais d'administration communs;
- l'achat de biens ou de services au nom d'un autre ministère;
- l'administration réelle du programme d'un autre ministère comme la
gestion d'une entente de contribution, et le paiement d'une contribution au
nom d'un autre ministère.
2.1 La fourniture de biens ou de services à un autre ministère
a) Si les biens ou les services sont fournis à un autre ministère, le
ministère qui fournit ces biens ou ces services ne devrait pas imputer les
paiements au compte d'attente d'un AMG. Comme nous l'expliquons ci-après, les
comptes d'attente d'un autre ministère du gouvernement doivent être uniquement
utilisés lorsqu'un premier ministère administre le programme d'un deuxième
ministère. Dans tous les autres cas, le ministère qui fournit des biens ou des
services devrait imputer les dépenses à ses propres crédits et recouvrer les
coûts d'accroissement auprès de l'autre ministère ou, dans le cas
d'organismes de services communs désignés, conformément à la politique
relative à ce service commun.
b) Aux fins de comptabilité et de contrôle, ainsi que pour séparer ces
opérations de celles qui constituent une utilisation ministérielle des
ressources, un ministère qui offre des biens ou des services à d'autres
ministères doit établir un compte auxiliaire distinct dans son crédit.
Toutefois, jusqu'à ce que le ministère soit remboursé, ces paiements
constituent une utilisation du pouvoir de dépenser et doivent être cumulés
avec les autres opérations de paiement afin que les dépenses du ministère ne
dépassent pas la somme de ses crédits.
2.2 Achat de biens ou de services au nom d'un autre ministère
À part la fourniture réelle de biens et de services, il y a des situations
où un ministère, avec des ressources restreintes, effectue des achats
importants de biens ou de services au nom d'un autre ministère, par exemple,
lorsque les commandes sont combinées afin d'obtenir une remise sur l'achat
d'une quantité importante. Dans les cas de ce genre, il y a trois façons
possibles de financer la transaction :
- structurer les marchés de telle sorte que la responsabilité d'effectuer
les paiements appropriés incombe au deuxième ministère, même si le premier
ministère est l'autorité qui est chargée du marché et de l'inspection.
Dans le cas des achats consolidés, le marché pourrait exiger que le
fournisseur facture séparément chaque ministère ou le ministère chargé de
l'inspection pourrait envoyer les factures approuvées au ministère qui est
responsable du paiement;
- le ministère au nom duquel les biens ou les services sont achetés peut
conclure une entente et faire une avance au ministère qui effectue l'achat
initial;
- les paiements pourraient être imputés à un compte d'attente du crédit
du ministère pour lequel le matériel est acheté. Pour ce faire, il faudrait
que le ministre de ce ministère délègue les pouvoirs de signer en vertu de
l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques à une
personne du ministère qui effectue l'achat.
2.3 Administration du programme d'un autre ministère
a) Lorsqu'un ministère administre effectivement le programme d'un autre
ministère du gouvernement (par exemple, l'administration et les paiements dans
le cadre d'un programme de subventions ou de contributions) ou engage des
dépenses pour un autre ministère (comme l'achat de biens et de services pour
un programme de l'autre ministère), dépenses qui ne relèvent pas du mandat du
ministère administrateur et qui ne peuvent donc pas être imputées aux
crédits de ce ministère étant donné que :
- l'article 3 de chaque Loi de crédits exige que les montants
autorisés qui doivent être versés ou imputés ne le soient qu'aux fins et
conformément aux conditions auxquelles le crédit est assujetti;
- l'alinéa 33(3)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques
interdit de demander un paiement qui ne peut pas être légalement imputé au
crédit.
b) Toutefois, comme il est mentionné ci-dessus, les ministères, les
organismes et les sociétés d'État devraient prendre note que le ministère
administrateur ne peut pas imputer des paiements au compte d'attente d'un autre
ministère du gouvernement et les recouvrer ensuite. Ainsi, lorsqu'un ministère
agit au nom d'un autre ministère et que les paiements dépassent la portée et
le but du crédit du ministère administrateur, ce dernier doit soit obtenir
l'autorisation d'imputer directement les frais au crédit de l'autre ministère,
soit, si on a recours à un compte d'attente de l'autre ministère, s'assurer
que les fonds sont transférés par l'autre ministère avant d'effectuer les
paiements. Il ne faut en aucun cas que le compte d'attente de l'autre ministère
ait un solde négatif (débiteur). De même, lorsqu'un ministère effectue un
paiement qui inclut la part que doit verser un gouvernement provincial,
municipal ou étranger dans le cadre d'un programme conjoint, le ministère doit
:
- obtenir l'autorisation du Parlement afin de faire une avance qui puisse
être recouvrée et qui soit égale à la part que doit verser le gouvernement
provincial, municipal ou étranger;
- obtenir du gouvernement provincial, municipal ou étranger une avance
suffisante correspondant à la part du paiement de ce gouvernement et la
déposer au Trésor.
3. Demandes de renseignements
Pour tout renseignement sur la présente politique, veuillez vous adresser à
l'administration centrale de votre ministère. En ce qui concerne
l'interprétation de cette politique, l'administration centrale devrait
communiquer avec :
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
L'Esplanade Laurier
300, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
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