Préface

Idéalement, le conseil d'administration de toute société sans but lucratif devrait être composé de personnes qui font intervenir un large éventail de compétences et de connaissances spécialisées dans leur travail de gestion. Ainsi, c'est peut-être à propos si, lors de l'élaboration de ce document, nous avons pu profiter d'une gamme exceptionnelle de talent et d'expérience.

Le Guide à l'intention des administrateurs des sociétés sans but lucratif a été commandité par le Centre canadien de philanthropie, dans le cadre du travail de consultation d'Industrie Canada sur la réforme de la Loi sur les corporations canadiennes. Le projet a bénéficié de la contribution de nombreux employés d'Industrie Canada travaillant sous la direction de Lee Gill, dans un premier temps, puis de Gilles Gauthier. Eva Fried, Nicolas Lavoie et Veronica Wessels ont apporté leur soutien et donné une rétroaction, contribuant à ce que le texte soit aussi complet, accessible et exact que possible.

Le nom des collaborateurs figure au début de chaque chapitre. Cependant, ces mentions ne font peut-être pas justice à l'effort de collaboration qui a présidé à la réalisation de plusieurs chapitres. Collectivement, notre but était de produire le texte le plus convivial et détaillé que possible. Ce faisant, certaines sections qui avaient d'abord été élaborées pour figurer dans un chapitre se sont inévitablement retrouvées ailleurs dans l'ouvrage. Le fait que les personnes ayant oeuvré au projet aient accepté sans hésitation que l'on procède ainsi, sans exiger une reconnaissance individuelle de ces modifications, témoigne de leur professionnalisme et de leur engagement envers le projet.

La version définitive du texte qui se trouve devant vous n'aurait pu voir le jour sans la participation de Norah McClintock et David Stevens. L'oeil attentif de Norah a permis que le texte ne s'enlise jamais dans le jargon juridique, tandis que la perspicacité de David a fait en sorte que notre désir d'employer un langage simple ne compromette jamais l'intégrité juridique du document. De même, Paul Martel a enrichi le texte de renseignements essentiels sur le traitement des sociétés sans but lucratif et de leurs administrateurs en vertu du droit civil du Québec. Wioletta Wesolowski a signé la conception graphique impeccable de l'ouvrage.

Enfin, je voudrais souligner le dévouement de Peter Broder, mon collègue du Centre canadien de philanthropie, et coordonnateur de la rédaction de cet ouvrage, ainsi que le travail de Michael Anderson et Robert MacKenzie, respectivement de la Canadian Association of Society Executives et directeur de la Section du droit des organismes de bienfaisance et à but non lucratif, de l'Association du Barreau canadien, pour leur contribution et leur appui dans l'obtention du parrainage de cette publication auprès de leur organisation respective.

- Gordon Floyd
Vice-président, Affaires publiques
Centre canadien de philanthropie
Juin 2002

Introduction

LE BUT DU PRÉSENT OUVRAGE

Les administrateurs des sociétés sans but lucratif représentent, à l'instar des organisations qu'ils servent, un groupe diversifié. Les deux caractéristiques qu'ils ont probablement le plus souvent en commun sont qu'ils manquent de temps et qu'ils sont bien intentionnés. Cet ouvrage a été élaboré en gardant à l'esprit ces deux facteurs. Nous avons tenté de rédiger un texte qui aidera les administrateurs à faire du bon travail, tout en se protégeant contre les réclamations pouvant résulter de leurs actes ou de leurs décisions. Nous avons aussi tenté de le faire dans un style convivial qui ne nécessite pas une étude approfondie mais qui fait ressortir les aspects essentiels de ce que le lecteur devrait savoir.

Des questions et des listes de vérification sont incluses dans chaque chapitre pour aider le lecteur à assimiler les questions abordées dans le texte.

S'il atteint son objectif, cet ouvrage :

• fournira aux administrateurs des sociétés sans but lucratif des orientations qui, à la fois, les informeront sur leurs droits et obligations fondamentaux en vertu de la loi et mettront à leur disposition quelques outils simples pour les aider à exercer ces droits et à s'acquitter de ces obligations;
   
• permettra aux administrateurs éventuels d'acquérir une bonne compréhension de leurs responsabilités futures s'ils acceptent de siéger au conseil d'administration d'une société sans but lucratif, de même que des conseils sur les questions à poser afin de prendre une décision informée quant à l'opportunité d'accepter ou non cette responsabilité;
   
• fournira au personnel et aux bénévoles travaillant auprès d'un conseil d'administration un aperçu du rôle des administrateurs d'une société sans but lucratif, ainsi qu'un outil facile d'accès qu'ils pourront partager avec les membres de leur conseil d'administration et leurs collègues pour assurer une interprétation commune de qui fait quoi, comment et pourquoi.

Tout au long de cet ouvrage, nous avons visé à :

• employer une formulation aussi simple et non technique que possible;
   
• structurer l'information d'une façon accessible, en sections brèves et facilement assimilables;
   
• maintenir la concision du texte;
   
• faire tout ce qui précède sans compromettre l'intégrité de l'information présentée.

Cet ouvrage porte principalement sur les entités sans but lucratif constituées en société. Cela comprend, sans toutefois s'y limiter, des entités telles que les associations commerciales et communautaires, les clubs sportifs, les organismes de services de santé et de services sociaux, les organisations environnementales, les groupes artistiques, les congrégations religieuses, les organismes de développement international et les groupes de défense des droits de la personne et des libertés civiles. Sont toutefois exclus, les innombrables groupes informels, associations, fiducies, coopératives et autres entités qui sont constitués hors du cadre des lois fédérales ou provinciales sur les sociétés sans but lucratif.

Nonobstant les activités de la société qu'ils servent, les administrateurs des organismes constitués en société ont en commun l'obligation de superviser la gestion de leur société. De plus, ils sont soumis à d'autres obligations qui dépendent de la portée et de la nature des activités de leur société, ainsi que des obligations d'origine législative ou de common law liées à ces activités.

TERMES EMPLOYÉS DANS CET OUVRAGE

Définitions

Différents termes peuvent avoir des significations différentes pour différentes personnes. Par souci de clarté, le présent guide utilise les termes et définitions suivants :

• « Société sans but lucratif » signifie les entités constituées en société en vertu de la législation fédérale ou provinciale sur les sociétés sans but lucratif. Dans certains cas, mais pas toujours, ces sociétés sont des organismes de bienfaisance. L'alinéa 149(1)(l) de la Loi de l'impôt sur le revenu fédérale donne une définition des « organismes sans but lucratif », mais celle-ci exclut les organismes de bienfaisance [enregistrés] qui sont définis dans un autre article. Afin d'éviter toute confusion, nous n'utilisons pas, en règle générale, l'expression « organisme sans but lucratif ». L'expression « sans but lucratif » devrait être interprétée comme s'appliquant à l'aspect corporatif (sociétal), plutôt que fiscal, de l'organisation.
   
• Nous traitons principalement des sociétés créées en vertu des lois sur les sociétés sans but lucratif adoptées par les gouvernements fédéral et provinciaux. De nombreuses autres organisations ayant un caractère sans but lucratif ont été créées en vertu de lois spéciales, de lois d'intérêt privé ou d'autres textes de loi. Bien que certains des principes et des conseils présentés dans cet ouvrage puissent s'appliquer à ces organisations, leur gouvernance est aussi réglementée par les lois en vertu desquelles elles ont été créées. Les sociétés constituées en vertu de ces textes de loi sortent du cadre du présent texte.
   
• « Organisme de bienfaisance » signifie soit des entités qui ont été reconnues aux fins d'enregistrement comme oeuvre de bienfaisance en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, soit des entités dont les objets inciteraient les tribunaux à les traiter comme une oeuvre de bienfaisance aux fins de la loi. Bien que l'enregistrement d'une entité par l'Agence des douanes et du revenu du Canada déterminera si cette dernière a le droit d'émettre des reçus aux fins de l'impôt pour des dons, il est tout de même possible que les entités soient des « organismes de bienfaisance » pour d'autres fins, même si elles ne sont pas enregistrées. Si les tribunaux déterminent qu'à la lumière de leurs objets et activités, certaines entités sont des organismes de bienfaisance, leurs activités peuvent alors être assujetties aux lois provinciales réglementant les organismes de bienfaisance et aux règles de common law traitant de ces organismes.
   
• « Lettres patentes » signifie le(s) document(s) établissant les objets ou buts, déposé(s) auprès du gouvernement de la sphère de compétence où est établie la société.
   
• « Organisation » est un terme non juridique; de façon générale, il est employé pour désigner une association de personnes constituée aux fins de poursuivre un (des) but(s) commun(s). Une organisation peut être structurée légalement sous la forme d'une société, d'une fiducie, d'une coopérative ou d'une autre entité légale, ou encore être une association non constituée en personne morale. Étant donné que cet ouvrage est destiné aux administrateurs de sociétés, à moins d'indication contraire, l'emploi du terme organisation dans le texte devrait être interprété comme désignant les organisations non constituées en société.
   
• « Règlements administratifs » signifie les règles fondamentales de gouvernance d'une société. Dans certaines sphères de compétence, mais non toutes, le dépôt de ces règlements auprès du gouvernement est obligatoire.
   
• « Conseil d'administration » ou « conseil » signifie l'organe directeur de la société. Certaines institutions ou organisations peuvent utiliser des termes ou des titres différents pour identifier les personnes qui supervisent la gestion de la société. Cependant, « conseil d'administration » est l'expression la plus largement reconnue et acceptée.
   
• « Administrateur » signifie un membre d'un conseil d'administration. Le terme « administrateur » devrait être interprété comme signifiant tout membre du conseil dûment élu ou nommé. La plupart des lois sur les sociétés envisagent la possibilité que les administrateurs soient nommés d'office ou à titre honoraire. Certaines sociétés incorporent à leurs structures de gouvernance des dispositions restreignant les pouvoirs ou les attributions, par exemple le droit de voter, de certaines personnes affiliées à leur conseil d'administration. Étant donné que ces personnes demeurent éventuellement assujetties à la responsabilité, aucune distinction n'est faite entre elles et les autres « administrateurs » dans le texte.
   
• « Président(e) » signifie la personne qui préside le conseil d'administration ou un comité.
   
• « Directeur général » signifie la personne qui dirige les activités quotidiennes d'une société.
   
• « Membre » signifie une personne détenant des droits de vote dans une société.
   
• « Intéressés » signifie les membres d'une société et les autres groupes concernés par celle-ci. Cela peut englober (sans s'y limiter) les donateurs, le personnel, les bénévoles, les diplômés et les clients. Encore une fois, selon les pratiques de votre société, vous pourriez être familiarisé avec d'autres termes désignant certaines de ces fonctions.

Notions juridiques

Les lecteurs trouveront utile de se familiariser avec certaines notions juridiques que l'on retrouve tout au long du présent ouvrage.

• « Lois » ou « législation » est le terme généralement employé pour désigner les lois et règlements, fédéraux ou provinciaux, qui régissent la conduite de la société.
   
• « Common law » est l'expression désignant les conclusions des tribunaux qui régissent la conduite au-delà des exigences d'origine législative. Puisque la common law est constituée par les décisions collectives des juges, elle change et évolue sans cesse.
   
• « Jurisprudence » est le terme employé pour désigner les conclusions des tribunaux sur des points de droit particuliers ou, de façon plus générale (et contrairement au droit d'origine législative), à l'ensemble des conclusions judiciaires.
   
• « Responsabilité solidaire et conjointe » est l'expression décrivant deux façons distinctes dont peut s'appliquer la responsabilité (dont celle de payer des dommages-intérêts). Cela signifie que les administrateurs sont responsables, conjointement avec un ou plusieurs autres administrateurs, de même qu'individuellement, de verser des dommages-intérêts. Lorsque ce genre de responsabilité s'applique, une partie qui remporte un procès peut poursuivre un, certains ou l'ensemble des administrateurs pour faire exécuter le jugement.

À moins d'indication contraire, lorsque nous mentionnons une règle dans cet ouvrage, nous faisons référence à la législation fédérale sur les sociétés sans but lucratif, en l'occurrence la Loi sur les corporations canadiennes, et/ou les règles de common lawqui s'appliquent aux sociétés constituées en vertu de cette loi. Chaque province possède son propre texte de loi sur les sociétés sans but lucratif et même si, de façon générale, ces lois sont très similaires, elles comportent d'importantes différences. Il est donc souvent impossible d'énoncer de façon catégorique une règle qui s'applique dans toutes les sphères de compétence.

NOTRE APPROCHE

Exigences légales
Une partie de cet ouvrage porte sur ce que les administrateurs doivent faire, tandis qu'une grande partie a trait à ce que les administrateurs devraient faire; de plus, nous traitons à l'occasion de ce que les administrateurs peuvent faire. La jurisprudence concernant les sociétés sans but lucratif est relativement peu commune. Ainsi, même si de nombreux jugements ont été rendus sur des questions de conflits d'intérêts mettant en cause des administrateurs de sociétés à but lucratif, peu de jugements ont été rendus sur cette question dans le contexte des sociétés sans but lucratif. Cela signifie qu'il y a une importante zone grise où la ligne de démarcation entre ce qu'un administrateur doit faire et ce qu'il est autorisé à faire n'est pas claire. Ainsi, nous ne pouvons énoncer, de façon définitive, la norme juridique qui s'applique lorsqu'un administrateur d'un organisme de bienfaisance sans but lucratif est partie à une transaction touchant aux avoirs de la société. Lorsque la loi a été clarifiée - soit dans un texte de loi soit par les jugements des tribunaux - nous nous sommes efforcés de l'indiquer.

Bonnes pratiques en matière de gouvernance
Un récent rapport de l'Institut sur la gouvernance affirme qu'une bonne gouvernance comporte l'atteinte des résultats recherchés d'une façon compatible avec les valeurs démocratiques et la justice sociale. Le rapport énonce les éléments d'une bonne gouvernance :

Ce processus va manifestement bien au-delà du respect des exigences légales. Comment une société met en oeuvre ces divers éléments dépend de son mandat et de ses caractéristiques. Cependant, on peut dire qu'une société ne pourra avoir de bonnes pratiques en l'absence d'un engagement, d'une prise de décision compétente et d'une évaluation périodique.

Dans une procédure judiciaire, le respect d'une bonne pratique en matière de gouvernance n'offre pas nécessairement une défense complète. Cependant, lorsqu'une société ou un administrateur peut démontrer qu'il a suivi une pratique établie, conforme à une saine gouvernance, ou qu'il a choisi d'agir dans le but d'en arriver à une bonne gouvernance, cela constitue souvent un argument très persuasif en faveur de la société ou de l'administrateur.

Intendance
Les sociétés sans but lucratif peuvent jouir d'un traitement fiscal spécial, tandis que les organismes de bienfaisance enregistrés bénéficient d'un traitement fiscal encore plus généreux. Cela signifie que le public considère souvent qu'il a droit de regard sur la façon dont ces sociétés fonctionnent. Les préoccupations peuvent englober la concurrence déloyale que livre une société sans but lucratif à une entité à but lucratif, ou une mauvaise utilisation des dons reçus par un organisme de bienfaisance. Le cadre juridique et réglementaire pertinent traite, jusqu'à un certain point, de ces questions. Cependant, le conseil et les administrateurs doivent aussi être conscients que ces aspects donnent à leur société une image publique qu'elle n'aurait pas autrement.

De nombreuses sociétés sans but lucratif - et, en particulier, les organismes de bienfaisance - bénéficient d'une grande crédibilité auprès du public². À vrai dire, cette crédibilité est l'un des points forts du secteur. L'engagement d'une société à faire preuve de transparence est essentiel au maintien et au renforcement de la confiance du public à l'égard du secteur.

C'est lors de la défaillance d'une société que l'impact des décisions prises par le conseil d'administration sur la confiance du public ressort le plus nettement - nous pouvons tous citer des cas fortement médiatisés qui ont eu un retentissement négatif ces dernières années. Une plus grande ouverture n'aurait pas réglé les problèmes sousjacents dans plusieurs de ces cas, mais l'absence de divulgation a presque invariablement amplifié les dommages causés à la société.

Peu d'organismes sans but lucratif peuvent survivre à long terme s'ils n'ont pas le soutien d'au moins un segment du public. Outre les exigences légales, il y a une raison très pratique pour que les administrateurs de sociétés sans but lucratif agissent prudemment et avec toute la diligence nécessaire, et pour que les sociétés prennent l'engagement de faire preuve de la plus grande transparence possible dans leurs activités. La plupart du temps, le dynamisme à long terme d'une société dépendra de l'efficacité avec laquelle elle a su préserver la confiance du public.

Conclusion
Il n'est jamais risqué pour un administrateur de chercher à se conformer à l'esprit de la loi lorsque la lettre de la loi n'est pas assez claire, en agissant conformément aux bonnes pratiques de gouvernance ou en étant conscient de la façon dont une action ou une décision particulière serait perçue par le public. En réalité, cela est nécessaire pour que les sociétés sans but lucratif répondent aux exigences croissantes qui leur sont imposées sur les plans de l'intégrité, de la transparence et de l'obligation de rendre compte.