Accueil / Publications en ligne / Rapports annuels / Rapport annuel 2000-2001 / Vue d’ensemble / Les réalisations de l’année /

Les réalisations de l’année

Conformité des fiches signalétiques

Le secteur Conformité des fiches signalétiques est la « branche scientifique » du Conseil. Nous aidons à informer les travailleurs au sujet des risques associés aux substances chimiques présentes dans les produits visés par des demandes de dérogation.

Nous analysons les fiches pertinentes et, dans certains cas, les étiquettes, pour veiller à ce qu’elles fournissent les renseignements de santé et de sécurité nécessaires pour répondre aux exigences du SIMDUT, fondées sur la Loi sur les produits dangereux, le Code canadien du travail, ainsi que les lois provinciales et territoriales en matière de santé et de sécurité au travail. Dans chaque cas, des évaluateurs scientifiques examinent les informations scientifiques les plus récentes concernant chacun des produits et/ou ses ingrédients, ainsi que leurs dangers connus à l’égard de la santé et de la sécurité. Ils conseillent les agents de contrôle, qui décident si la fiche signalétique est conforme aux règlements. Si la fiche n’est pas conforme, l’agent de contrôle ordonne formellement sa révision et assure le suivi. Environ 95 % des fiches signalétiques contrôlées depuis le début des activités du Conseil, en 1990-1991, présentaient des lacunes par rapport aux exigences du SIMDUT.

Objectifs et réalisations

Pour ce secteur d’activité, La trame du renouveau et le Plan de travail ont établi des objectifs concernant la consultation des intervenants, la simplification et l’amélioration du processus de contrôle des demandes, les normes de service et le développement du personnel. Nous avons réalisé des progrès importants sur tous ces points.

Amélioration du processus de contrôle

Nous avons presque achevé la mise au point d’un programme de préévaluation volontaire des fiches signalétiques. Le but est d’accélérer le contrôle, réduire le nombre d’ordres émis par des agents de contrôle et diminuer potentiellement le nombre d’appels. Le programme prévoit une nouvelle étape de préévaluation. Immédiatement après l’enregistrement d’une demande et avant le début du contrôle formel, nous verrons si la demande présente des lacunes techniques évidentes et nous indiquerons au demandeur la façon la plus simple d’y remédier.

Nous avons aussi incorporé au processus de contrôle un élément qui a fait l’objet d’un projet pilote. En effet, les demandeurs et les parties touchées ont maintenant la possibilité d’examiner et de commenter les avis de santé et sécurité préparés par nos évaluateurs scientifiques. Après cet examen, les demandeurs peuvent solliciter des éclaircissements et fournir des renseignements additionnels. Nous élaborons présentement des propositions qui pourraient conduire à des mesures législatives permettant aux demandeurs de conclure une entente de conformité, évitant ainsi le recours à un ordre formel. Nous espérons implanter ce programme au cours de l’année qui vient.

Un autre élément qui influence la durée du processus de contrôle est la disponibilité de renseignements complets concernant la composition d’un produit contrôlé. Bien que ces renseignements soient essentiels au processus de contrôle, il est parfois difficile et long de les obtenir du demandeur après l’enregistrement de la demande. Nous préparons une proposition de politique prévoyant le dépôt obligatoire de renseignements complets avant tout enregistrement de demande.

Infractions relatives aux fiches signalétiques et demandes de dérogation

Augmentation du nombre de demandes et établissement de normes de service

Durant la période de cinq ans commencée en 1994-1995, le Conseil a reçu en moyenne environ 185 demandes de dérogation par année. En 1999-2000, cependant, nous en avons reçu plus du double (394), et en 2000-2001 nous avons reçu 305 demandes, une hausse de plus du tiers par rapport à la moyenne des cinq années précédentes. Cette augmentation sans précédent de la charge de travail a entraîné un arriéré de 725 demandes. Les agents de contrôle du Conseil ont rendu 155 décisions au cours de l’année écoulée, une hausse de 82 % sur 1999-2000.

À l’automne 2000, le Conseil a reçu des fonds additionnels pour augmenter son personnel afin de traiter le surcroît de travail et réduire l’arriéré en cinq ans. Avec l’ajout d’agents de contrôle et d’évaluateurs et la mise en place de procédures plus modernes et efficaces, nous prévoyons porter à plus de 400 le nombre de demandes traitées chaque année. Nous continuerons de faire appel aux services du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST), dans la mesure du possible, pour suppléer à notre propre personnel.

Afin de former de nouveaux employés et de respecter les normes de service prévues dans le Plan de travail, nous avons élaboré un scénario standard décrivant les étapes du processus de contrôle d’une demande de dérogation. On y décrit chaque activité nécessaire et l’information à communiquer au demandeur à chaque contact prévu.

Services à la clientèle

Notre secteur Services à la clientèle aide les fournisseurs et les employeurs à protéger leurs renseignements commerciaux confidentiels tout en respectant leurs obligations en vertu du SIMDUT. Nous enregistrons formellement les demandes de dérogation, attribuons des numéros d’enregistrement et veillons à la sécurité des dossiers de demande. Les agents de contrôle rendent des décisions sur la validité des demandes en vertu de la Loi sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses. En outre, les Services à la clientèle conseillent les demandeurs et mesurent la satisfaction de la clientèle. Ils collaborent étroitement avec le secteur Conformité des fiches signalétiques dans leurs activités courantes et dans des projets spéciaux comme la révision du processus de contrôle.

Services courants

Les Services à la clientèle fournissent aux demandeurs (fournisseurs, fabricants, distributeurs ou employeurs) de l’information de première ligne sur le processus de demande et le rôle du Conseil. Les demandes de renseignements téléphoniques sont habituellement traitées en moins de 48 heures et les demandes écrites en moins d’une semaine. Nous avons reçu une centaine de demandes de renseignements durant l’année écoulée.

Toute demande de dérogation fait l’objet d’une vérification préalable. Elle est ensuite enregistrée. Nous lui attribuons un numéro d’enregistrement dans les sept jours suivant la réception d’un dossier complet. Sur requête expresse du demandeur, le Conseil peut enregistrer une demande en quelques heures, et l’a déjà fait. Lorsque sa demande est enregistrée, une entreprise peut importer ou vendre son produit dans l’attente de la décision du Conseil. Nous avons enregistré 305 demandes durant l’année écoulée.

Sur la foi de l’information présentée par le demandeur, les agents de contrôle acceptent ou refusent la demande de protection de renseignements commerciaux confidentiels.

Objectifs et réalisations

La trame du renouveau et le Plan de travail prévoyaient plusieurs objectifs pour ce secteur d’activité, notamment : la recherche active de nouveaux partenariats; l’amélioration de l’information aux clients, intervenants et partenaires; la réduction du fardeau de la preuve pour les demandes de confidentialité; et la modernisation du processus administratif.

Consultation des intervenants et initiatives de communication

Conformément à La trame du renouveau, qui prévoyait un mécanisme de consultation complète pour tout examen ou modification de programme, le Conseil a organisé son premier atelier d’intervenants à Ottawa le 15 juin 2000, sous le thème « Dialogue 2000 ». Le but de cette rencontre d’une journée était de fournir une information plus complète sur les exigences réglementaires en vue d’améliorer la qualité des demandes de dérogation. On faisait le point sur le programme de renouveau et il y avait une visite guidée de notre site Web ainsi que des exposés de notre personnel sur diverses activités du Conseil. Le présentateur de chaque exposé décrivait le processus actuel, expliquait les changements proposés et répondait aux questions. Dans leurs évaluations écrites, les 25 représentants de l’industrie et d’administrations publiques présents ont tous affirmé avoir hautement apprécié l’atelier pour sa qualité, sa pertinence et son utilité. Nous projetons d’organiser d’autres ateliers pour nous aider à maintenir des liens étroits avec nos intervenants et nos partenaires SIMDUT.

Au début de 2001, le Conseil a mené son premier sondage auprès des clients. Les demandeurs y ont exprimé un niveau élevé de satisfaction et plusieurs ont ajouté des commentaires écrits élogieux.

Au cours de la dernière année, nous avons aussi fait des efforts pour explorer les possibilités de partenariat et d’éducation avec des organismes ayant des intérêts et objectifs similaires, relativement au SIMDUT. Les initiatives envisagées vont de la distribution de sommaires de profils de toxicité, qui ont été préparés pour certaines substances chimiques, à une stratégie systématique pour mieux faire connaître notre mandat et nos services, y compris à l’industrie chimique américaine. Nous nous employons également à établir des liens opérationnels avec des organismes provinciaux et territoriaux de santé et de sécurité au travail (SST). Lors de leurs inspections sur les lieux de travail, les organismes SST pourraient aider à identifier des cas de demandes non produites concernant des produits déjà mis en vente; nous évaluons par ailleurs les divers types de services SIMDUT que nous pourrions offrir en retour à ces organismes.

Sur le plan international, nous avons fourni notre soutien à la délégation canadienne engagée dans les discussions sur l’harmonisation mondiale des exigences d’information en matière de risques chimiques.

Propositions de modifications législatives

Nous préparons des propositions de modifications au Règlement sur le contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses afin que les demandeurs puissent démontrer plus facilement que certains renseignements constituent des secrets commerciaux légitimes et devraient demeurer confidentiels.

Nous examinons aussi un cadre réglementaire qui permettrait la présentation de demandes pour des produits contrôlés destinés à des essais de commercialisation au Canada. Le Bureau de direction a chargé un groupe de travail tripartite de soumettre une proposition. Cet ajout à nos services pourrait nécessiter une modification législative.

Des outils plus modernes

Durant l’année écoulée, nous avons achevé la mise en place d’un logiciel plus moderne, efficace et convivial pour l’enregistrement, le suivi et la gestion des demandes.

Règlement des différends

Notre secteur Règlement des différends fournit à toutes les parties touchées par une demande un éventail d’options, y compris la discussion avec médiateur, pour régler toute question soulevée par une décision ou un ordre du Conseil. Nous collaborons avec le processus d’appel en cernant et en réglant les problèmes et plaintes, si possible, avant qu’un appel devienne nécessaire. Notre processus moins formel de règlement de différends parvient souvent à satisfaire toutes les parties de manière plus rapide et efficace qu’un appel, tout en étant moins coûteux. Nous prenons soin de fournir un service impartial qui favorise les consensus.

Au besoin, nous convoquons des commissions tripartites (industrie, travailleurs et gouvernement) pour traiter les appels ou différends aussi rapidement et efficacement que possible. Un appel peut porter sur la conformité d’une fiche signalétique, le rejet d’une demande, ou une requête pour que des renseignements commerciaux confidentiels soient transmis à titre confidentiel à une partie touchée, pour des raisons de santé et de sécurité au travail. Les demandeurs ont 45 jours pour faire appel à partir de la date de publication de la décision du Conseil dans la Gazette du Canada; la durée du processus d’appel varie selon la complexité du dossier. Nous comptons établir certaines normes en matière de délais dans le cadre de notre révision du processus.

Jusqu’à présent, 1 % des décisions concernant des demandes ont été portées en appel. Au total, 16 appels ont été déposés, neuf ont été menés à terme et sept ont été retirés par le demandeur avant la décision finale de la commission d’appel. Un seul appel a été entendu au cours de l’année écoulée.

Objectifs et réalisations

Nouveau cadre pour le règlement des différends

Le principal engagement de renouveau pour ce secteur d’activité était de repenser la manière dont le Conseil traite les différends avec ses clients. Au printemps et à l’été 2000, nous avons collaboré avec nos partenaires et nos intervenants pour analyser nos pratiques et améliorer l’ensemble du processus de règlement des différends. En plus d’améliorer le processus d’appel – étape ultime d’un différend – nous avons examiné le processus de contrôle, car c’est là que peuvent surgir les divergences de vues concernant la conformité d’une fiche signalétique associée à une demande de dérogation.

En octobre 2000, le Bureau de direction du Conseil a approuvé le cadre conceptuel ainsi élaboré, qui rend nos processus de contrôle et d’appel plus simples, transparents, efficients, équitables et participatifs – bref, plus axés sur le client. Nous avons commencé à appliquer l’approche générale lorsque cela est possible, et nous préparons des propositions pour les changements législatifs et administratifs, les lignes directrices et les programmes de formation nécessaires à une mise en œuvre complète.

Le nouveau processus de règlement des différends vise autant la prévention des différends que leur résolution au moyen d’une procédure d’appel efficace. Il prévoit des mesures pour identifier les problèmes dès que possible durant le processus de demande et pour les régler de façon équitable, rapide et efficiente. La démarche est fondée sur l’ouverture et la communication. Les nouveaux processus de contrôle et d’appel prévoient des contacts plus fréquents avec les demandeurs et les appelants, au moyen d’appels téléphoniques et de conférences – surtout au début des processus – pour leur fournir des renseignements et créer des occasions d’interaction favorisant la compréhension et la confiance. Les deux processus mettent l’accent sur le partage des renseignements, la participation du client et l’identification rapide des problèmes. Nous nous emploierons à fournir à toutes les parties des moyens pour régler les différends à l’amiable, dans un esprit de collaboration.

Services ministériels

Nos Services ministériels sont peu visibles de l’extérieur du Conseil, mais ils sont essentiels à la fois au processus de renouveau et au travail quotidien de l’organisme.

Ce secteur d’activité s’occupe des besoins en ressources humaines du Conseil, fournit le soutien administratif et assure la gestion des dossiers et des installations. Il gère le programme complet de sécurité qui protège les renseignements commerciaux confidentiels dans les locaux du Conseil. Le secteur administre aussi les finances du Conseil et fournit les services informatiques dont l’organisme a besoin.

Les Services ministériels s’occupent également de la planification stratégique, ce qui les place au cœur du processus de renouveau, et assurent les communications internes et externes. Ils sont ainsi responsables du site Web, lancé récemment, qui constitue un des principaux outils du Conseil pour rejoindre ses intervenants et le grand public.

Objectifs et réalisations

Nouvelle politique de recouvrement des coûts

Un de nos objectifs en matière de renouveau était d’actualiser notre structure de recouvrement des coûts pour la rendre conforme à la Politique sur le recouvrement des coûts et la tarification du Conseil du Trésor du Canada. Un des principaux éléments de cette politique fédérale est la distinction qu’elle établit entre bénéfices publics et bénéfices privés. Un bénéfice privé profite surtout à un particulier ou une organisation identifiable alors qu’un bénéfice public sert à l’ensemble des Canadiens. Les ministères et organismes fédéraux peuvent facturer des services qui donnent lieu à un bénéfice privé. Mais il ne doit y avoir aucuns frais pour les services qui fournissent aux Canadiens des renseignements sur les risques à la santé, sur la sécurité publique ou sur la protection de l’environnement. Les ministères doivent établir la distinction entre bénéfices publics et privés de concert avec leurs clients.

Au cours de l’année, nous avons examiné les dossiers de plus de 1 000 demandeurs en vue de déterminer les caractéristiques des diverses catégories, les profils de tarification, etc. Après avoir consulté les clients, nous avons proposé une nouvelle grille tarifaire conforme à nos objectifs. Nous proposons de facturer les services rendus par nos Services à la clientèle (qui procurent généralement un bénéfice privé à l’industrie) et de supprimer les frais des services associés à la Conformité des fiches signalétiques (services rendus dans l’intérêt public). La tarification révisée protégera l’intégrité des programmes, réduira les frais des clients et rendra le recouvrement des coûts aussi équitable, uniforme et transparent que possible. Ce système sera aussi plus simple à administrer, et plus flexible.

Site Web et autres initiatives de communication

Bon nombre des initiatives stratégiques de notre plan de renouveau prévoyaient le recours à Internet pour la livraison plus efficace et efficiente des programmes et services. La trame du renouveau a donc confié aux Services ministériels le mandat de créer un site Web en consultation avec nos clients. Le site est entré en ligne en mars 2000.

Le site tient compte des besoins et préférences des clients, mais aussi des lignes directrices du Conseil du Trésor, de la Loi sur les langues officielles et des besoins des personnes ayant une déficience. Nous avons été un des trois organismes gouvernementaux qui ont participé à un projet pilote d’accessibilité à un site Web; dans le cadre de ce projet lancé par le Conseil du Trésor et mené sous l’égide d’Industrie Canada, notre site a récolté des commentaires très favorables. Le Commissariat aux langues officielles nous a également félicités pour les qualités d’accessibilité linguistique et d’égalité visuelle de notre site. Celui-ci accomplit tant de choses avec si peu de ressources qu’il a été cité en exemple à d’autres ministères et organismes et a été présenté à plusieurs ateliers gouvernementaux.

Nous prévoyons permettre la présentation de demandes et le paiement de frais en ligne. Nous projetons également d’ajouter des fonctionnalités évoluées de sécurité et de recherche, des forums Internet, une base de données de sommaires de profils de toxicité, une liste d’erreurs communes de fiches signalétiques, ainsi que des modèles et des formulations types pour ces fiches. Afin d’accroître encore davantage notre imputabilité et notre transparence, et pour stimuler l’interaction avec nos partenaires et intervenants SIMDUT, nous affichons toutes nos nouvelles politiques, réglementations et procédures sur notre site Web.

De plus, les Services ministériels sont à mettre au point un bulletin de nouvelles en ligne. Ils soutiennent les Services à la clientèle dans leurs efforts de communication et ont fixé des normes de qualité pour toutes les publications externes du Conseil.

Développement du personnel

Dans le cadre du renouveau, chaque secteur d’activité doit investir dans le développement du personnel afin de maximiser la productivité et le rendement du Conseil. En mars 2001, les Services ministériels avaient implanté une nouvelle politique de formation pour aider gestionnaires et employés à établir des plans de formation et de développement. Une analyse ergonomique avait également été réalisée en vue d’assurer au personnel les outils optimaux et un environnement sécuritaire.

De nouveaux locaux sécuritaires pour le Conseil

Les bureaux actuels du Conseil étant insuffisants pour ses besoins à long terme, nous avons obtenu de nouveaux locaux au 427, avenue Laurier Ouest, à Ottawa, et le déménagement est prévu durant l’été 2001. Nous avons consulté la Sous-direction de la sécurité technique de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour nous assurer que les nouveaux bureaux seront conformes à la Politique sur la sécurité du gouvernement du Canada. Suivant les recommandations de la GRC, les nouveaux locaux comporteront des éléments de sécurité de pointe qui nous permettront de continuer à protéger les secrets commerciaux qui nous sont confiés, et de détecter et contrer toute activité illicite.

Questions financières

En collaboration avec la collectivité des finances de Santé Canada et le Groupe d’action financière des petits organismes qui fournissent le soutien pour nos activités financières, nous avons terminé les préparatifs en vue de passer à la comptabilité d’exercice dans le cadre de la stratégie d’information financière du gouvernement fédéral. Par le biais de l’Accord de partenariat sur les services ministériels, le Conseil reçoit un soutien important de Santé Canada, qui lui assure une expertise accrue, des services ministériels plus efficaces et une façon de maximiser l’emploi des fonds publics.

Au cours de l’année, nous avons obtenu des fonds destinés à l’embauche de personnel, à la fois pour régler l’arriéré de demandes et pour créer les postes d’agent financier et d’agent informatique. Nous avons aussi modernisé nos systèmes de rapports financiers et de rapports de projet.

Technologies de l’information

Nous avons augmenté la vitesse de transmission afin d’accélérer le transfert de documents à partir des bases de données de Santé Canada et nous veillons à ce que les normes actuelles de GI/TI soient prises en compte dans la conception de nos nouveaux bureaux.

Planification stratégique et élaboration de politiques

Chargés de la gestion des projets de renouveau, les Services ministériels ont mis en place des systèmes de suivi pour les projets du Plan de travail. Ils ont défini les exigences en matière de rapports (à des fins internes et pour les organismes centraux), les centres de responsabilités et les échéances, et conduisent régulièrement des évaluations pour assurer un haut niveau de rendement ainsi que l’intégrité des programmes. Ils veillent aussi à ce que le Conseil soit en mesure de traiter les questions importantes de politique soulevées par la mise en œuvre des initiatives de renouveau.